摘 要
作為企業(yè)三大職能之一的采購(gòu)，不但是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理的開端，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)。它的效率和質(zhì)量對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)以及整個(gè)生產(chǎn)活動(dòng)起著至關(guān)重要的作用。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，企業(yè)在抓好生產(chǎn)、營(yíng)銷和產(chǎn)品質(zhì)量等工作的同時(shí)，越來越重視從內(nèi)部節(jié)約挖掘潛力，努力降低成本。本文以A公司采購(gòu)處為例，通過分析其崗位和流程設(shè)置，來進(jìn)一步研究流程管理對(duì)于企業(yè)的重要性。
流程管理，是當(dāng)今世界上企業(yè)管理的有效形式之一，它規(guī)范了企業(yè)終端人員操作行為的路徑和方法，約束了管理人員的崗位行為。
流程管理能加強(qiáng)企業(yè)的制度管理，健全企業(yè)的采購(gòu)管理制度。采購(gòu)流程管理的設(shè)置和研究有利于提高公司的的采購(gòu)效率，明確崗位職責(zé)，有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，監(jiān)督和控制不必要的開支，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，并有效解決采購(gòu)中遇到的各種難題，在規(guī)范流程和提高產(chǎn)品質(zhì)量、按時(shí)支付等方面也有積極的作用。本文重點(diǎn)是想對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)流程中存在的一些問題做簡(jiǎn)單分析并提出行之有效的建議。
關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu)，流程管理，規(guī)范化，高效
目 錄
摘要…………………………………………………………………………………………Ⅰ
1 采購(gòu)相關(guān)理論 ……………………………………………………………………………1
1.1 采購(gòu)與采購(gòu)管理 …………………………………………………………………1
1.2 企業(yè)采購(gòu) …………………………………………………………………………1
2 企業(yè)采購(gòu)流程管理及其重要性 …………………………………………………………2
2.1 流程及流程管理的定義 …………………………………………………………2
2.2 采購(gòu)管理對(duì)于企業(yè)的重要性 ……………………………………………………2
3 傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程的缺陷分析及改進(jìn)措施 ……………………………………………3
3.1 傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程缺陷 …………………………………………………………3
3.2 傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程管理的改進(jìn)措施 ……………………………………………4
4 企業(yè)采購(gòu)流程管理的優(yōu)化建議及風(fēng)險(xiǎn)控制措施 ………………………………………6
4.1 企業(yè)采購(gòu)流程管理的優(yōu)化建議 …………………………………………………6
4.2 企業(yè)采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制 ……………………………………………………7
5 企業(yè)采購(gòu)流程管理中使用的主要電子管理系統(tǒng) ………………………………………9
5.1 無紙化辦公系統(tǒng)—OA……………………………………………………………9
5.2 最強(qiáng)大的企業(yè)管理系統(tǒng)--SAP……………………………………………………9
5.3 SAP和OA的整合………………………………………………………………… 9
結(jié)束語(yǔ) ………………………………………………………………………………………11
致謝 …………………………………………………………………………………………12
參考文獻(xiàn) ……………………………………………………………………………………13
1采購(gòu)相關(guān)理論
1.1 采購(gòu)與采購(gòu)管理
采購(gòu)根據(jù)環(huán)境的不同它可以有不同的定義。在狹義上，采購(gòu)可以被定義為企業(yè)購(gòu)買貨物和服務(wù)的行為；在更廣泛的角度上，采購(gòu)可以被定義為企業(yè)獲取貨物和服務(wù)的過程。然而，采購(gòu)過程不僅僅是一種活動(dòng)的終點(diǎn)，而是一系列跨越組織邊界的活動(dòng)的成功實(shí)現(xiàn)。所以，采購(gòu)的完整定義是為滿足用戶需求而獲取貨物和服務(wù)的所有必要活動(dòng)。
采購(gòu)管理與采購(gòu)不完全是一回事，兩者之間既有區(qū)別又有聯(lián)系。采購(gòu)管理是對(duì)整個(gè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等活動(dòng)，是管理活動(dòng)，是面對(duì)企業(yè)的--不但面向企業(yè)全體采購(gòu)人員，而且也面向企業(yè)組織其他人員（進(jìn)行企業(yè)采購(gòu)的協(xié)調(diào)配合工作），一般由企業(yè)的采購(gòu)科或供應(yīng)科科長(zhǎng)來承擔(dān)。而相對(duì)來說，采購(gòu)只是具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，是作業(yè)活動(dòng)，一般由采購(gòu)人員承擔(dān)，只涉及采購(gòu)人員個(gè)人。采購(gòu)管理可以直接管到具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟、每一個(gè)作業(yè)活動(dòng)、每一個(gè)采購(gòu)員，采購(gòu)屬于采購(gòu)管理的一部分。
1.2企業(yè)采購(gòu)
企業(yè)采購(gòu)是當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下一種最主要最主流的采購(gòu)。企業(yè)是大批量商品生產(chǎn)的主體。為了實(shí)現(xiàn)大批量產(chǎn)品的生產(chǎn)，也就需要大批量商品的采購(gòu)。生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)，是以采購(gòu)作為前提條件的。沒有采購(gòu)，生產(chǎn)就不能進(jìn)行。企業(yè)的采購(gòu)不僅采購(gòu)數(shù)量多，采購(gòu)市場(chǎng)范圍寬，而且對(duì)采購(gòu)活動(dòng)要求特別嚴(yán)格。它要對(duì)全廠的需求品種、需求量、需求規(guī)律進(jìn)行深入的研究，要對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外眾多的供應(yīng)廠商進(jìn)行分析研究，還要對(duì)采購(gòu)過程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入研究和科學(xué)操作，才能完成好采購(gòu)任務(wù)、保證企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物資的適時(shí)適量供應(yīng)。
在世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，國(guó)外先進(jìn)企業(yè)早已意識(shí)到采購(gòu)管理的重要性，他們利用先進(jìn)的采購(gòu)技術(shù)、科學(xué)的采購(gòu)方法，給企業(yè)帶來了很大的經(jīng)濟(jì)效益和利潤(rùn)，而在國(guó)內(nèi)，對(duì)采購(gòu)管理的研究還很薄弱。企業(yè)采購(gòu)的目標(biāo)一般有以下幾點(diǎn)：
(a) 提供不間斷的物料流和物資流從而保障組織運(yùn)作；
(b) 使庫(kù)存投資和損失保持最??；
(c) 保持并提高質(zhì)量；
(d) 發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商；
(e) 當(dāng)條件允許的時(shí)候，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化；
(f) 以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)；
(g) 提高公司的競(jìng)爭(zhēng)地位；
2企業(yè)采購(gòu)流程管理及其重要性
2.1流程及流程管理的定義
關(guān)于流程的定義，有很多種解釋。但將流程的概念加以深化以后，就可以理解為：企業(yè)要做什么事情，取決于是否擁有或可供組合配置做此事所需要的資源；如果擁有或者可加組合配置相應(yīng)的資源，在所配置資源的平臺(tái)上，企業(yè)做事情的方法表現(xiàn)為企業(yè)的流程。因此，“流程是為滿足顧客的需求和實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身目標(biāo)，在企業(yè)的邏輯思維模式（企業(yè)與環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部等等的邏輯關(guān)系）指導(dǎo)和現(xiàn)有的資源能力的基礎(chǔ)上提供產(chǎn)品或服務(wù)等一系列活動(dòng)和過程?！币虼?，企業(yè)流程成為幾乎所有的績(jī)效提升項(xiàng)目關(guān)注的焦點(diǎn)。一個(gè)好的企業(yè)流程，至少應(yīng)該做到以下六個(gè)要素的協(xié)調(diào)流動(dòng)：工作任務(wù)的流動(dòng)、責(zé)任的流動(dòng)、目標(biāo)和績(jī)效指標(biāo)的流動(dòng)、時(shí)間的流動(dòng)、相關(guān)資源的流動(dòng)、信息的流動(dòng)等。
所謂流程管理，通俗地說，就是按照“流”的連續(xù)性、通暢、簡(jiǎn)捷原則對(duì)流程中的各個(gè)活動(dòng)和環(huán)節(jié)進(jìn)行緊密銜接、貫通、有機(jī)組合或集成，使之更快捷更有效率，也就是讓相關(guān)的要素能夠按照既定或者持續(xù)改進(jìn)的程序化方式進(jìn)行流動(dòng)。實(shí)際上，流程管理是一種管理過程和系統(tǒng)化方法，它以規(guī)范化地構(gòu)造卓越業(yè)務(wù)流程為核心，以持續(xù)地提高組織績(jī)效為目的，本身包含著并同時(shí)體現(xiàn)為豐富的技術(shù)和工具。
2.2采購(gòu)管理對(duì)于企業(yè)的重要性
首先，采購(gòu)成本占生產(chǎn)總成本的比例很大。若采購(gòu)價(jià)格過高，則會(huì)直接影響到產(chǎn)品的銷售和利潤(rùn)；若采購(gòu)價(jià)格過低，則會(huì)影響采購(gòu)的物料品質(zhì)，進(jìn)一步影響到產(chǎn)品的品質(zhì)，從而降低市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
其次，科學(xué)的采購(gòu)周期可提高企業(yè)資金的使用率。合理的采購(gòu)數(shù)量與適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，既能保持企業(yè)合理的庫(kù)存，也可以避免車間因缺少原物料而導(dǎo)致停產(chǎn)。
最后，采購(gòu)部門按市場(chǎng)的變化隨時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。一方面，采購(gòu)人員購(gòu)買新的物料替代舊物料，以提高品質(zhì)，降低成本；另一方面，采購(gòu)部門在了解市場(chǎng)變化趨勢(shì)的情況下，將信息反饋給企業(yè)決策層及直接相關(guān)請(qǐng)購(gòu)人，在市場(chǎng)價(jià)格上調(diào)時(shí)，以舊的價(jià)格采購(gòu)適當(dāng)囤貨。在市場(chǎng)價(jià)格下降時(shí)，只需采購(gòu)能滿足生產(chǎn)的物料數(shù)量，在價(jià)格回落時(shí)重新調(diào)整采購(gòu)策略。
采購(gòu)對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也具有極其重要的作用。一方面，科學(xué)規(guī)范的采購(gòu)流程不僅能降低產(chǎn)品生產(chǎn)本錢，而且也是質(zhì)量的保障；另一方面，采購(gòu)能保證經(jīng)營(yíng)資金的合理使用和控制，從而運(yùn)用有限的資金開展的有效企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。因此，企業(yè)必須對(duì)采購(gòu)管理加以足夠的重視與研究，以科學(xué)的采購(gòu)管理為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展提供足夠的動(dòng)力。
3傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程的缺陷分析及改進(jìn)措施
3.1傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程缺陷
傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)?fù)ǔＶ饕ㄒ韵聵I(yè)務(wù)流程（如下圖所示）：
由于公司體制、機(jī)制、管理等方面的原因，傳統(tǒng)采購(gòu)存在著一些較明顯的缺陷，主要包括以下幾個(gè)方面：
（1）信息共享
傳統(tǒng)采購(gòu)模式由于部門之間的信息私有化，采購(gòu)信息沒有實(shí)現(xiàn)有效共享，包括采購(gòu)與供應(yīng)商之間、企業(yè)采購(gòu)部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實(shí)施者之間。
（2）采購(gòu)和供應(yīng)商之間的合作關(guān)系不穩(wěn)定
傳統(tǒng)的采購(gòu)模式主要是以臨時(shí)的或短期的合作模式為主，造成了競(jìng)爭(zhēng)多于合作，進(jìn)而導(dǎo)致了采購(gòu)過程的不穩(wěn)定。
（3）訂單難以跟蹤
傳統(tǒng)的采購(gòu)模式在由采購(gòu)訂單生成到入庫(kù)請(qǐng)款過程中，訂單發(fā)貨、驗(yàn)收、請(qǐng)款等動(dòng)作均無法進(jìn)行及時(shí)有效的跟催。
（4）采購(gòu)計(jì)劃與需求無法達(dá)到一致
傳統(tǒng)采購(gòu)作業(yè)模式不能有效的根據(jù)生產(chǎn)需要來組織采購(gòu)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡，并與企業(yè)的庫(kù)存投資和策略相一致。
（5）權(quán)限制約不夠嚴(yán)謹(jǐn)
采購(gòu)事務(wù)的授權(quán)、簽發(fā)、批準(zhǔn)、執(zhí)行和紀(jì)錄沒有進(jìn)行職務(wù)等級(jí)分類，容易導(dǎo)致暗箱操作。
（6）缺少對(duì)供應(yīng)商的定期考核和管理
傳統(tǒng)的采購(gòu)模式不滿足應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)必須尋求更科學(xué)合理的采購(gòu)模式。新型的采購(gòu)流程管理模式采取供應(yīng)鏈管理策略，改進(jìn)與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，強(qiáng)調(diào)合作的概念，并且隨著采購(gòu)的品種、數(shù)和頻率的增加，協(xié)同合作的作用將越發(fā)明顯，包括：企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作、企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作。企業(yè)要實(shí)施高效的采購(gòu)行為，需要設(shè)計(jì)開發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等部各業(yè)務(wù)部門的配合，并及時(shí)維護(hù)物料、供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格等相關(guān)信息，只有這樣才能以最合理的價(jià)格采購(gòu)到所需的物料、合適的數(shù)量并實(shí)施正確的交付。
3.2傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)流程管理的改進(jìn)措施
（1）確定長(zhǎng)期客戶需求
根據(jù)公司中長(zhǎng)期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、戰(zhàn)略成本分析和
市場(chǎng)預(yù)測(cè)，確定公司產(chǎn)品的長(zhǎng)期市場(chǎng)需求和發(fā)展變化的趨勢(shì)。制定物料接收政策，主要制定物料接收的原則和政策，包括：自有或者租用存儲(chǔ)設(shè)備、采用第三方供應(yīng)商、檢驗(yàn)流程、再加工原則、返回和報(bào)廢原則、危險(xiǎn)物品的處理、數(shù)量差異情況的處理辦法等等。
（2）進(jìn)行采購(gòu)預(yù)測(cè)
確定供應(yīng)服務(wù)和生產(chǎn)、存儲(chǔ)設(shè)備的能力，主要包括：數(shù)量、質(zhì)量、成本和其他屬性。這個(gè)活動(dòng)還要將經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)換為對(duì)采購(gòu)和供應(yīng)的要求，例如對(duì)化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的
需求，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的技術(shù)要求，對(duì)存儲(chǔ)能力的要求等等。進(jìn)行供應(yīng)市場(chǎng)分析：供應(yīng)市場(chǎng)分析是制定供應(yīng)戰(zhàn)略的重要步驟，主要基于采購(gòu)調(diào)查的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
（3）確定采購(gòu)計(jì)劃
基于公司的采購(gòu)戰(zhàn)略制定采購(gòu)計(jì)劃用以完成采購(gòu)的戰(zhàn)略目標(biāo)要求。采購(gòu)計(jì)劃制定應(yīng)該包括：對(duì)不同類型物料的計(jì)劃、市場(chǎng)變化對(duì)采購(gòu)物料的影響、采購(gòu)的優(yōu)先級(jí)、選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和確定長(zhǎng)期的供應(yīng)商名單等活動(dòng)。進(jìn)行采購(gòu)可行性分析：根據(jù)初步的采購(gòu)計(jì)劃，確定物料采購(gòu)的可行性和一些具體的實(shí)施方法，主要包括：確定供應(yīng)商的供應(yīng)能力、調(diào)查外包情況、采購(gòu)區(qū)域的劃分、能否通過自己制造完成等等。
（4）確定供應(yīng)商名錄
根據(jù)公司產(chǎn)品市場(chǎng)、生產(chǎn)技術(shù)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應(yīng)商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行排序，產(chǎn)生供應(yīng)商名單。確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量：根據(jù)不同物料和選定的供應(yīng)商，確定最經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)批量，使采購(gòu)物料的成本和價(jià)值相匹配。
（5）確定關(guān)鍵件的備選計(jì)劃
首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。對(duì)于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴(yán)格滿足對(duì)物料的各種要求。
（6）確定物料庫(kù)存目標(biāo)
根據(jù)不同物料的需求情況和公司庫(kù)存對(duì)資金占用等的要求，確定每種物料的安全目標(biāo)庫(kù)存，并制定目標(biāo)庫(kù)存的管理原則和方法。
（7）確定物料接收的檢驗(yàn)程序
根據(jù)公司整體的質(zhì)量管理手冊(cè)，確定物料檢驗(yàn)的程序和檢驗(yàn)的內(nèi)容。
4企業(yè)采購(gòu)流程管理的優(yōu)化建議及風(fēng)險(xiǎn)控制措施
4.1企業(yè)采購(gòu)流程管理的優(yōu)化建議
通過分析傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)的流程，我們看到有諸多缺陷，因此有必要提出更好的優(yōu)化建議來完善企業(yè)采購(gòu)的流程管理：
（1）不斷改進(jìn)采購(gòu)流程
采購(gòu)業(yè)務(wù)流程效率的高低對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力有直接的影響。傳統(tǒng)的采購(gòu)流程是生產(chǎn)管理人員制定出生產(chǎn)計(jì)劃后。再由物資采購(gòu)部門編制采購(gòu)計(jì)劃，還要經(jīng)過層層審核，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂貨。由于流程較長(zhǎng)，流經(jīng)的部門較多，常常出現(xiàn)脫節(jié)、反復(fù)、效率低下的現(xiàn)象，導(dǎo)致一項(xiàng)業(yè)務(wù)要花費(fèi)較多的時(shí)間才能完成。這種流程已經(jīng)不是硬現(xiàn)代企業(yè)高效率營(yíng)運(yùn)的要求，尤其是在今天供應(yīng)鏈管理的環(huán)境下。企業(yè)要研究在滿足自身整體戰(zhàn)略要求的前提下，運(yùn)用一定的信息技術(shù)作為支持平臺(tái)，通過采購(gòu)作業(yè)流程的重組來不斷提高采購(gòu)作業(yè)的效率。還要指出的時(shí)，采購(gòu)流程作為一個(gè)不斷前進(jìn)的過程，企業(yè)對(duì)此要有充分的認(rèn)識(shí)和持續(xù)改進(jìn)的決心。面改進(jìn)采購(gòu)流程、增強(qiáng)采購(gòu)能力的有效路徑在于轉(zhuǎn)變觀念，加快信息化發(fā)展，提高工作流的運(yùn)行效率、資金的流通速度，更快更好地了解和滿足顧客需求。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效采購(gòu)的基礎(chǔ)，它應(yīng)具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。
（2）建立適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略的采購(gòu)組織
優(yōu)秀的采購(gòu)流程需要有相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來支撐，這種組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是扁平化的，并支持先進(jìn)的采購(gòu)模式。要想成功的建立采購(gòu)組織，最關(guān)鍵的因素是獲得高層管理者的支持。高層管理者要認(rèn)識(shí)到，采購(gòu)是企業(yè)的一項(xiàng)重要職能，無論一個(gè)企業(yè)的狠心競(jìng)爭(zhēng)力是服務(wù)、銷售還是生產(chǎn)，管理采購(gòu)成本和供應(yīng)來源對(duì)于企業(yè)的成長(zhǎng)和獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)時(shí)非常重要的。因此，需要建立和構(gòu)架有效的采購(gòu)組織，對(duì)企業(yè)的基本要求給與持續(xù)滿足，并在建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)方面發(fā)揮重要作用。企業(yè)將其采購(gòu)組織納入到企業(yè)作戰(zhàn)略的一個(gè)重要組成部分，為采購(gòu)組織設(shè)定積極長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)，并且要投入各種資源建立能達(dá)到這一目標(biāo)的采購(gòu)組織。
（3）應(yīng)用供應(yīng)鏈管理思想實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)
目前世界上許多先進(jìn)的企業(yè)正在采購(gòu)領(lǐng)域研究和應(yīng)用供應(yīng)鏈管理來保持他們的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。我國(guó)企業(yè)也應(yīng)加快供應(yīng)鏈管理思想在采購(gòu)管理中的研究與應(yīng)用，來提高我國(guó)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。在實(shí)施供應(yīng)鏈管理方面，準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)思想的應(yīng)用將起到重要的促進(jìn)作用。如前文所述，準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)的核心內(nèi)容是選擇合適的供應(yīng)商和質(zhì)量可能改制，從而達(dá)到減少庫(kù)存、縮短前置期、提高貨物的質(zhì)量、降低企業(yè)的采購(gòu)總成本等目的。實(shí)施準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)的一個(gè)重要前提是觀念的轉(zhuǎn)變，特別是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變過去那種企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)多于合作的觀念。要致力于與企業(yè)的重要供應(yīng)商建立一種戰(zhàn)略合作關(guān)系，建立“雙贏”機(jī)制。
（4）協(xié)同采購(gòu)
傳統(tǒng)的采購(gòu)模式不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，必須用新的采購(gòu)模式一一協(xié)
同采購(gòu)取而代之。這種新型采購(gòu)模式采取供應(yīng)鏈管理策略，改進(jìn)了與供應(yīng)商之間
的關(guān)系，強(qiáng)調(diào)協(xié)同的理念，而且，隨著采購(gòu)的品種、數(shù)量和頻率的增加，協(xié)同的
作用將越發(fā)明顯，包括：
a）企業(yè)內(nèi)部協(xié)同
企業(yè)要實(shí)施高效的采購(gòu)行為，需要企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的協(xié)同配合，包括設(shè)
計(jì)開發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門等，并適時(shí)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)，
如物料、供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格等，只有這樣才能以合理的價(jià)格采購(gòu)到所需的物料、
合適的數(shù)量并實(shí)施正確的交付。
b）企業(yè)與外部的協(xié)同
采購(gòu)不僅需要企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同，更需要與外部的協(xié)同，即與供應(yīng)商在庫(kù)存、
需求等方面信息的共享。企業(yè)可以根據(jù)供應(yīng)鏈的供應(yīng)情況調(diào)整計(jì)劃及執(zhí)行的過程。
同時(shí)，供應(yīng)商可以根據(jù)企業(yè)的庫(kù)存、計(jì)劃等信息調(diào)整供應(yīng)計(jì)劃。
c）實(shí)現(xiàn)從“為庫(kù)存采購(gòu)”到“為訂單采購(gòu)”的轉(zhuǎn)化
在供應(yīng)鏈管理?xiàng)l件下，采購(gòu)活動(dòng)以訂單驅(qū)動(dòng)方式進(jìn)行，這種方式可以準(zhǔn)時(shí)響
應(yīng)客戶的需求，降低庫(kù)存成本，進(jìn)而改變了傳統(tǒng)的以庫(kù)存補(bǔ)充為目的的采購(gòu)模式。
d）加強(qiáng)對(duì)外部資源的管理
有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，減少供應(yīng)商數(shù)
量，與供應(yīng)商建立一種長(zhǎng)期的、互惠的合作關(guān)系，進(jìn)而摒棄傳統(tǒng)采購(gòu)管理的不足：
缺乏合作、缺乏柔性和對(duì)需求的快速響應(yīng)能力。
（5）運(yùn)用IT技術(shù)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)加強(qiáng)管理
有效利用協(xié)同采購(gòu)模式解決企業(yè)管理中的采購(gòu)問題，必須依賴于強(qiáng)有力的技術(shù)手段。IT技術(shù)與先進(jìn)管理模式的結(jié)合有效解決了采購(gòu)問題。對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)實(shí)旄管理是信息快速傳遞、共享的基礎(chǔ)。采購(gòu)數(shù)據(jù)主要包括物料數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)和采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)。應(yīng)該建立對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的唯一性錄入、動(dòng)態(tài)更新和維護(hù)的機(jī)制。健全的采購(gòu)數(shù)據(jù)可以快速地尋找并評(píng)價(jià)供應(yīng)商、詢購(gòu)、形成采購(gòu)訂單、審批、跟蹤采購(gòu)情況。
4.2企業(yè)采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)控制
企業(yè)采購(gòu)的過程中時(shí)刻有風(fēng)險(xiǎn)存在，因?yàn)樵诹鞒坦芾碇薪^不能忽視采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制：
（1）利用信息對(duì)企業(yè)采購(gòu)決策風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制
任何一個(gè)正確的決策都必須建立在充分信息的基礎(chǔ)之上，信息的充分掌握可以提高決策方案的正確度，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。但是信息資料常常分布在不同的時(shí)間和空間中，作為采購(gòu)人員要有敏銳的洞察能力。
（2）應(yīng)建立與完善企業(yè)內(nèi)管理制度，加強(qiáng)教育，提高素質(zhì)
建立與完善內(nèi)部制度與程序，加強(qiáng)對(duì)員工尤其是采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和警示教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從根本上杜絕人為風(fēng)險(xiǎn)。
（3）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程的管理和監(jiān)督審查
加強(qiáng)對(duì)物料需求計(jì)劃，物資采購(gòu)計(jì)劃的管理。要對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)、調(diào)查預(yù)測(cè)是否存在偏離實(shí)際的情況和采購(gòu)數(shù)量、目標(biāo)、時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃是否有保證等進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和審查，保證做到計(jì)劃準(zhǔn)確，監(jiān)管及時(shí)有效。
（4）同時(shí)還要做好采購(gòu)合同的管理
要對(duì)采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行的進(jìn)行適時(shí)審查。通過審查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象；需要時(shí)還要提請(qǐng)當(dāng)事人對(duì)缺少的必備條款予以補(bǔ)充，對(duì)顯失公平的內(nèi)容予以修改，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。對(duì)于合同履行過程中各種異義客觀存在，必須及時(shí)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，盡可能的降低風(fēng)險(xiǎn)。（5）建立穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，與上游供應(yīng)商聯(lián)盟來對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制
企業(yè)要控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的是與供應(yīng)商建立并保持良好的合作關(guān)系。與供應(yīng)商聯(lián)盟可以降低供應(yīng)成本，建立穩(wěn)定的原材料供應(yīng)渠道。建立良好的合作關(guān)系，首先要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步考察，在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)、規(guī)模、銷售業(yè)績(jī)、研發(fā)等進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，并做出整體評(píng)估。
5企業(yè)采購(gòu)流程管理中使用的主要電子管理系統(tǒng)
采購(gòu)模式落后和信息不暢是企業(yè)采購(gòu)存在的根本問題，加強(qiáng)采購(gòu)流程規(guī)范管理，采用IT技術(shù)與先進(jìn)的扁平化管理模式（特別是SAP等系統(tǒng)的應(yīng)用）可以有效解決采購(gòu)問題。由于采購(gòu)物資幾乎要占用企業(yè)的70～90%的資金，形成企業(yè)50～80%的生產(chǎn)成本，而且采購(gòu)物資所形成的庫(kù)存往往也是企業(yè)的負(fù)擔(dān)。因此加強(qiáng)采購(gòu)流程規(guī)范管理對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效、規(guī)范生產(chǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益是十分重要的。
5.1無紙化辦公系統(tǒng)——OA
OA——辦公自動(dòng)化，是Office Automation的簡(jiǎn)寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公，目的是提高效率。如果將企業(yè)比作人的生命體，那么OA系統(tǒng)就是人體中的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，傳遞領(lǐng)導(dǎo)理念、指令，協(xié)調(diào)全身肌肉、四肢和諧運(yùn)行，愉快工作，使企業(yè)充滿生命力和戰(zhàn)斗力，為企業(yè)提供一種管理新境界。總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。
5.2 最強(qiáng)大的企業(yè)管理系統(tǒng)——SAP
SAP起源于Systems Applications and Products in Data Processing，是一個(gè)基于客戶/服務(wù)機(jī)結(jié)構(gòu)和開放系統(tǒng)的、集成的企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是目前全世界排名第一的ERP軟件。
SAP具備功能性、集成化、靈活性、開放性、用戶友好、模塊化、可靠、低成本高效益、國(guó)際化、服務(wù)全面等優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。SAP的功能覆蓋企業(yè)的財(cái)務(wù)、后勤（工程設(shè)計(jì)、采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)銷售和質(zhì)量等）和人力資源管理、SAP業(yè)務(wù)工作流系統(tǒng)以及因特網(wǎng)應(yīng)用鏈接功能等各個(gè)方面。既可以單獨(dú)使用，也可以和其它解決方案相結(jié)合。從流程導(dǎo)向的角度而言，各應(yīng)用軟體間的整合程度越高，它們帶來的好處就越多。
5.3SAP和OA的整合
眾所周知，SAP系統(tǒng)當(dāng)然構(gòu)思宏大、嚴(yán)謹(jǐn)，適合許多行業(yè)，但是它的優(yōu)點(diǎn)也就造就了它的缺點(diǎn)，它的功能強(qiáng)大也就意味著它的復(fù)雜程度之高，所以管理SAP系統(tǒng)是一項(xiàng)花費(fèi)金額高且極具挑戰(zhàn)性的工作。
現(xiàn)在企業(yè)眾多審批流程都在OA上運(yùn)行，比如報(bào)銷審批、請(qǐng)借款審批、預(yù)算審批、采購(gòu)訂單審批、SAP主數(shù)據(jù)審批等，在企業(yè)辦公協(xié)同業(yè)務(wù)方面發(fā)揮著巨大作用。SAP是企業(yè)ERP平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程的管理。在企業(yè)ERP平臺(tái)中，由于SAP在工作流
程方面不是很友好，一般企業(yè)CIO主管會(huì)考慮把工作流放在OA平臺(tái)上來運(yùn)行，發(fā)揮各自平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，使OA與SAP兩個(gè)系統(tǒng)件進(jìn)行協(xié)同作業(yè)。SAP主要用來記錄和管理企業(yè)主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要向各個(gè)業(yè)務(wù)部門流轉(zhuǎn)，就可以通過業(yè)務(wù)接口抽取，然后在OA平臺(tái)來審批，審批完成可以把數(shù)據(jù)狀態(tài)反饋SAP，也可以直接生成SAP所需要憑證。另外在OA平臺(tái)中也可以通過業(yè)務(wù)接口抽取SAP數(shù)據(jù)，通過OA與ERP協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了OA審批流與SAP業(yè)務(wù)流的雙向交換，真正實(shí)現(xiàn)信息流與業(yè)務(wù)流的整合。
致 謝
感謝這篇論文所涉及到的各位學(xué)者。本文引用了數(shù)位學(xué)者的研究文獻(xiàn)，如果沒有各位學(xué)者的研究成果的幫助和啟發(fā)，我將很難完成本篇論文的寫作。
感謝我的同學(xué)和朋友，在撰寫論文的過程中給予我很多素材，并在此期間提供熱情的幫助。
由于我的學(xué)術(shù)水平有限，所寫論文難免有不足之處，懇請(qǐng)各位老師和學(xué)者批評(píng)、指正！
結(jié) 束 語(yǔ)
在國(guó)內(nèi)，企業(yè)采購(gòu)管理的作用已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所重視，并已認(rèn)識(shí)到采購(gòu)管理對(duì)經(jīng)營(yíng)的成功具有重大貢獻(xiàn)，采購(gòu)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心環(huán)節(jié)，是獲取利潤(rùn)的主要來源，在企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量保證、供應(yīng)鏈管理及經(jīng)營(yíng)管理中起著極其重要的作用。采購(gòu)的地位已經(jīng)不僅僅是保供應(yīng)的后勤保障部門，而是已經(jīng)在企業(yè)中具有舉足輕重的價(jià)值、供應(yīng)和質(zhì)量地位。采購(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)也主要在以下幾個(gè)方面：
（1）全球采購(gòu)，是采購(gòu)活動(dòng)范圍擴(kuò)張的必然趨勢(shì)和最高境界。建立全球采購(gòu)系統(tǒng)，已成為標(biāo)準(zhǔn)化商業(yè)行為。中國(guó)企業(yè)進(jìn)入全球采購(gòu)的比例將會(huì)不斷增加。中國(guó)企業(yè)要進(jìn)入全球采購(gòu)市場(chǎng)，關(guān)鍵的是要熟練掌握采購(gòu)技術(shù)，熟悉聯(lián)合國(guó)、各種國(guó)際組織、各國(guó)政府采購(gòu)法的細(xì)則，了解采購(gòu)市場(chǎng)對(duì)所采購(gòu)商品的設(shè)定規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀國(guó)際采購(gòu)人才。
（2）隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間的采購(gòu)交易活動(dòng)在網(wǎng)上進(jìn)行。采購(gòu)方和供應(yīng)方通過電子網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，使復(fù)雜繁瑣的采購(gòu)業(yè)務(wù)和管理從此變得的簡(jiǎn)便、高效、透明，而且還節(jié)省大量采購(gòu)資金。有專家預(yù)測(cè)，在未來10年，國(guó)際貿(mào)易額的1/3將通過互聯(lián)網(wǎng)完成。美國(guó)通用、福特、克萊斯勒等三家汽車公司每年2500億美元的零部件采購(gòu)全部在網(wǎng)上進(jìn)行，國(guó)內(nèi)的著名企業(yè)海爾，著名的石油化工企業(yè)中石油、中石化、中海油，著名的鋼鐵企業(yè)寶鋼，都在實(shí)施網(wǎng)上采購(gòu)，并取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益。
有效的采購(gòu)管理將是企業(yè)在21世紀(jì)一個(gè)重要的競(jìng)爭(zhēng)武器，我國(guó)企業(yè)必須加快提高自己的采購(gòu)管理水平，以提高自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，才能在未來的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。采購(gòu)流程的改造和優(yōu)化是加強(qiáng)采購(gòu)管理的一個(gè)方面的內(nèi)容，它是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)過程；同時(shí)對(duì)采購(gòu)流程的優(yōu)化研究也是一個(gè)實(shí)際的操作過程，需要有豐富的采購(gòu)工作實(shí)踐作為基礎(chǔ)。由于作者水平有限，加上時(shí)間和篇幅所限，本文在論述企業(yè)如何進(jìn)行適應(yīng)供應(yīng)鏈管理的采購(gòu)流程改造和優(yōu)化時(shí)，僅提出了改造的大概方法和相關(guān)措施，并沒有對(duì)改造的步驟和手段進(jìn)行深入研究?？梢哉f，這只是對(duì)采購(gòu)流程的初步研究。研究的過程是一個(gè)不斷深入和發(fā)展的過程，也是一個(gè)理論和實(shí)踐相結(jié)合的過程，對(duì)采購(gòu)管理的優(yōu)化需要經(jīng)受實(shí)踐工作的檢驗(yàn)，并在實(shí)踐中進(jìn)一步修正和完善。
參 考 文 獻(xiàn)
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