現(xiàn)代秘書(shū)工作是一個(gè)涵義很廣的概念，其工作范圍主要包括文書(shū)處理、公文擬寫(xiě)、會(huì)務(wù)工作、調(diào)查研究、信息收集整理、督辦反饋、會(huì)晤安排、信訪接待、機(jī)要保密以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)直接交辦的各項(xiàng)工作等。由于秘書(shū)工作是伴隨著集團(tuán)統(tǒng)治和領(lǐng)導(dǎo)群體的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，因此它的使命始終從屬于和服務(wù)于統(tǒng)治者和領(lǐng)導(dǎo)者。由于秘書(shū)工作被動(dòng)性特征突出以及秘書(shū)學(xué)界對(duì)秘書(shū)工作被動(dòng)性的強(qiáng)調(diào)，從而抑制和掩蓋了秘書(shū)工作的主動(dòng)性，秘書(shū)學(xué)研究人員與秘書(shū)工作者都充分認(rèn)識(shí)和非常注重秘書(shū)工作被動(dòng)性的本質(zhì)特征，但對(duì)秘書(shū)工作的主動(dòng)性認(rèn)識(shí)不夠，甚至有些忽視了秘書(shū)工作的主動(dòng)性，因而在秘書(shū)工作過(guò)程中出現(xiàn)“等、靠”等消極懈怠的現(xiàn)象。
一.現(xiàn)代秘書(shū)工作主動(dòng)性的特征
隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)變革日益激烈，社會(huì)現(xiàn)象日趨多元化，政務(wù)活動(dòng)錯(cuò)綜復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)的工作變得越來(lái)越龐雜。面對(duì)這種形式，現(xiàn)代秘書(shū)工作主動(dòng)性日益突出，其應(yīng)該具有如下幾點(diǎn)特征：
第一，創(chuàng)新性。面對(duì)日益復(fù)雜的事務(wù)活動(dòng)，秘書(shū)要向領(lǐng)導(dǎo)提供新情況、新信息、新方法、新謀略，要具有前無(wú)古人的獨(dú)到之處，在他人的基礎(chǔ)上具有新的見(jiàn)解、新
的發(fā)現(xiàn)、新的突破。
第二，前瞻性。在現(xiàn)代秘書(shū)工作實(shí)踐中，有相當(dāng)一部分活動(dòng)內(nèi)容是預(yù)測(cè)將要發(fā)生的事情，安排即將到來(lái)的工作，處理可能發(fā)生的問(wèn)題。這就要求秘書(shū)在思考安排未來(lái)工作時(shí)，有較強(qiáng)的洞察能力和預(yù)見(jiàn)性。這種預(yù)見(jiàn)性是一種有目的的科學(xué)預(yù)見(jiàn)，是建立在科學(xué)發(fā)展觀的基礎(chǔ)上，通過(guò)了解事物的過(guò)去和現(xiàn)在，分析事物之間的相互影響和因果聯(lián)系，從而推導(dǎo)出相應(yīng)的未來(lái)。秘書(shū)的科學(xué)預(yù)測(cè)，其成果越體現(xiàn)實(shí)際工作，那么它對(duì)工作的指導(dǎo)意義越大，失誤越小。
第三，積極性。積極性是指秘書(shū)在工作中能夠進(jìn)取向上、熱愛(ài)自己的這份工作的思想和表現(xiàn)。黑格爾說(shuō)過(guò)：“要是沒(méi)有熱情，世界上任何偉大事業(yè)都不會(huì)成功。”熱情就是一種積極性，就是要進(jìn)取向上，努力工作、敢于擔(dān)當(dāng)。秘書(shū)在工作中積極性高能極大的提高工作效率，甚至讓公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)。
第四，謀略性。在現(xiàn)代秘書(shū)工作中，努力適應(yīng)現(xiàn)代決策體制的需要，當(dāng)好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的“參謀助手”，是秘書(shū)工作強(qiáng)化參謀職能面臨的重大課題和新的使命。為了更好地創(chuàng)造性地發(fā)揮參謀作用，秘書(shū)在實(shí)踐中要立足于自覺(jué)積極主動(dòng)，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更謀領(lǐng)導(dǎo)之未謀，積極地關(guān)注和研究事關(guān)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重大問(wèn)題，積極主動(dòng)地策劃決策思路和工作方案，努力變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，在主動(dòng)服務(wù)中爭(zhēng)取更大作為。
二.怎樣在現(xiàn)代秘書(shū)工作中培養(yǎng)和提高主動(dòng)性能力
第一，具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新意識(shí)是現(xiàn)代秘書(shū)工作主動(dòng)性的出發(fā)點(diǎn)，也是從事創(chuàng)造性活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)。秘書(shū)工作的被動(dòng)性本質(zhì)特征，決定秘書(shū)多數(shù)時(shí)間坐在辦公室寫(xiě)報(bào)告、整理材料等等。這種情況容易導(dǎo)致秘書(shū)在思考問(wèn)題時(shí)，局限于周?chē)男√斓?，視野不開(kāi)闊，心態(tài)也安于現(xiàn)狀，甚至不思進(jìn)取?，F(xiàn)代社會(huì)決定秘書(shū)必須是既能做事又懂管理的高素質(zhì)、復(fù)合型人才，能為領(lǐng)導(dǎo)工作提供既具綜合性又具專(zhuān)業(yè)性、既具事務(wù)性又具思想性、既具常規(guī)性又具創(chuàng)新性的輔助服務(wù)。因此，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)是當(dāng)今秘書(shū)的必要準(zhǔn)備。秘書(shū)在實(shí)踐中要不拘泥于一些框框，不迷信權(quán)威，不屈于權(quán)力，敢于解放思想，打破常規(guī)，敢想、敢做、敢冒風(fēng)險(xiǎn)。
第二，具有發(fā)展的、戰(zhàn)略的眼光。善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是現(xiàn)代秘書(shū)主動(dòng)性的力量源泉。在這個(gè)飛速發(fā)展的新時(shí)代，“領(lǐng)導(dǎo)、上司對(duì)中高級(jí)秘書(shū)的要求已不僅僅是收集、篩選、整理、提供信息，還要求秘書(shū)能分析、研究信息，準(zhǔn)確把握社會(huì)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)形勢(shì)，提出和擬制多種方案，幫助上司選擇目標(biāo)，確定任務(wù)，制訂出達(dá)到目標(biāo)、完成任務(wù)的具體步驟、方法、措施、時(shí)間，以及人力、物力、財(cái)力、信息、技術(shù)的投入與分配，甚至能預(yù)測(cè)成果及下一步如何發(fā)展，預(yù)測(cè)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施等等。”要求秘書(shū)要能“聽(tīng)取意見(jiàn)，監(jiān)視環(huán)境，反饋輿論，預(yù)測(cè)趨勢(shì)，評(píng)估效果，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和上司面對(duì)復(fù)雜多變的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境?！笨梢?jiàn)，作為領(lǐng)導(dǎo)工作不可或缺的、有機(jī)的組成部分，現(xiàn)代秘書(shū)工作與領(lǐng)導(dǎo)工作在本質(zhì)上市一樣的，都具有鮮明的管理屬性，這也就決定現(xiàn)代秘書(shū)工作要具有突出的主動(dòng)性。秘書(shū)要提高自己的主動(dòng)性能力，就必須把自己鍛煉成為一個(gè)目光敏銳、善于捕捉信息的觀察員。秘書(shū)作為參謀和助手，不僅要了解社會(huì)情況，更要了解領(lǐng)導(dǎo)的在想什么，在干什么，只有這樣才能創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，增強(qiáng)輔助領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，更好地發(fā)揮參謀助手的作用。
第三，具有科學(xué)、合理、開(kāi)放、立體的知識(shí)結(jié)構(gòu)。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，尤其是新興行業(yè)不斷涌現(xiàn)、知識(shí)更新的速度不斷加快，秘書(shū)和秘書(shū)工作必然面臨全新的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理的現(xiàn)代秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的綜合性，也更突顯出秘書(shū)工作的主動(dòng)性。因此，現(xiàn)代秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，適應(yīng)現(xiàn)代秘書(shū)工作的新形勢(shì)。知識(shí)全面就容易發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，找出新方法，多角度考慮問(wèn)題，能利用多種途徑解決新問(wèn)題。所以，廣博而扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)對(duì)現(xiàn)代秘書(shū)工作能力提升，構(gòu)成了至關(guān)重要的前提條件。精深的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)和廣泛的臨近學(xué)科知識(shí)，以及關(guān)于政治、經(jīng)濟(jì)、法律等方面的新知識(shí)，不斷更新，防止老化，才能更好地表現(xiàn)出現(xiàn)代秘書(shū)工作的主動(dòng)性。
第四，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)、溝通能力。秘書(shū)部門(mén)在企事業(yè)單位處在一個(gè)特殊的樞紐位置，在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用，這是任何業(yè)務(wù)部門(mén)無(wú)法代替的?！坝捎谒幍臉屑~地位，使它成為除機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人之外唯一了解全面情況的機(jī)構(gòu)。由于它能從組織系統(tǒng)的整體利益出發(fā)，對(duì)各部門(mén)的行動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，把各部門(mén)的工作有機(jī)地聯(lián)系在一起，從而提高了組織系統(tǒng)的整體效能?！狈N程度上講，秘書(shū)部門(mén)就是協(xié)調(diào)部門(mén)，現(xiàn)代秘書(shū)的一些工作如傳達(dá)信息、召開(kāi)會(huì)議、接待信訪、溝通督查等工作本身就具有協(xié)調(diào)的作用。現(xiàn)代秘書(shū)可以通過(guò)多觀察、多思考、多分析，善于傾聽(tīng)，善于體諒，通過(guò)熟悉各項(xiàng)法律法規(guī)和政策，熟悉各類(lèi)人際關(guān)系等途徑提高協(xié)調(diào)、溝通能力。
總之，無(wú)論是秘書(shū)學(xué)研究人員還是秘書(shū)工作者都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)和非常注重現(xiàn)代秘書(shū)工作主動(dòng)性。作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，為其提供輔助管理和綜合服務(wù)的秘書(shū)，全程參與領(lǐng)導(dǎo)者管理的過(guò)程，共同實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，這都決定現(xiàn)代秘書(shū)工作必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為前提和基礎(chǔ)，并以領(lǐng)導(dǎo)的工作為核心與其相生相伴。所以我們一直強(qiáng)調(diào)，秘書(shū)要充分地發(fā)揮主動(dòng)性，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之謀，與領(lǐng)導(dǎo)在思想上保持同頻共振。由于篇幅有限，只貼出目錄部分，需要完整文檔的朋友可以關(guān)注本頭條號(hào)“易企管理”，轉(zhuǎn)發(fā)本文并私信小編免費(fèi)獲得。
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