讓審計(jì)報(bào)告更有影響力的6條建議
如果問(wèn)及內(nèi)部審計(jì)人員寫審計(jì)報(bào)告的理由，有些人可能會(huì)說(shuō)，這是為了溝通審計(jì)業(yè)務(wù)的目標(biāo)、范圍和結(jié)果；也有人可能會(huì)說(shuō)，這是為了描述審計(jì)發(fā)現(xiàn)并提出改進(jìn)建議。我認(rèn)為，寫內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的最終目標(biāo)，不是描述我們的發(fā)現(xiàn)或提出改進(jìn)建議，而是為了說(shuō)服讀者采取行動(dòng)。
影響讀者采取行動(dòng)是必要的。然而，并不是所有的內(nèi)部審計(jì)人員都能意識(shí)到，不同寫作風(fēng)格對(duì)實(shí)施乃至及時(shí)實(shí)施糾正措施有關(guān)鍵影響。報(bào)告的內(nèi)容讀者很輕易可以獲知，但激勵(lì)讀者采取行動(dòng)的因素是寫作風(fēng)格。例如，當(dāng)年美國(guó)陸軍作過(guò)一個(gè)測(cè)試，使用兩個(gè)不同版本的業(yè)務(wù)郵件要求收件人執(zhí)行相同的任務(wù)，結(jié)果顯示，那些收到認(rèn)真撰寫并極具感染力郵件的收件人，在收到郵件當(dāng)天就完成任務(wù)的概率是對(duì)照組的兩倍。
在我作為內(nèi)部審計(jì)人員的職業(yè)生涯中，我編寫或編輯了數(shù)百份內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，其中一些是好的，另一些則可能需要進(jìn)行新一輪的編輯。下面這些建議，可以幫助大家有效提升審計(jì)報(bào)告的影響力——它們不僅會(huì)改變報(bào)告閱讀者的觀念，而且會(huì)發(fā)出行動(dòng)的號(hào)召，從而達(dá)到目的。
01
讓報(bào)告變得更為簡(jiǎn)短
如果你看過(guò)司法部檢察長(zhǎng)(IG)關(guān)于聯(lián)邦官員如何處理希拉里·克林頓(Hillary Clinton)在擔(dān)任國(guó)務(wù)卿期間使用私人電子郵件服務(wù)器的調(diào)查報(bào)告，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它與一般的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告截然不同。它超過(guò)25萬(wàn)字的內(nèi)容，而建議部分直到500頁(yè)左右才開(kāi)始。
我既不評(píng)論這份報(bào)告的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，也不討論與這一事件相關(guān)的政治。作為一名前檢查官，我能體會(huì)到司法調(diào)查對(duì)細(xì)節(jié)的需要。審查的范圍令人生畏，問(wèn)題很復(fù)雜，業(yè)務(wù)的每個(gè)領(lǐng)域都充滿了爭(zhēng)議。但是，一定要尊重讀者的需求，對(duì)于一個(gè)大型的IG調(diào)查適用的風(fēng)格，可能并不適合于內(nèi)部審計(jì)部門?；苏粋€(gè)晚上嘗試(也失敗了)閱讀IG報(bào)告，讓我想起了偉大的溫斯頓·丘吉爾(Winston Churchill)的名言:“這份報(bào)告篇幅很長(zhǎng)，可以使自己遠(yuǎn)離被閱讀的風(fēng)險(xiǎn)?！?/span>
內(nèi)部審計(jì)人員可以吸取的教訓(xùn):(1)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告僅僅在滿足利益相關(guān)者需求時(shí)才最有說(shuō)服力;(2)如果我們用太多的信息漫灌讀者，那報(bào)告的影響力就會(huì)變小。報(bào)告中的每個(gè)單詞、每個(gè)思考甚至整個(gè)句子，如果不能直接說(shuō)明問(wèn)題，就應(yīng)當(dāng)考慮刪掉它。
02
讓報(bào)告變得更加平實(shí)
最好的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告是用更平實(shí)的詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)更繁雜的觀點(diǎn)，而不是用更繁雜的詞語(yǔ)表達(dá)更平實(shí)的觀點(diǎn)。當(dāng)我們使用清晰、直接和熟悉的語(yǔ)言時(shí)，我們的文章最有說(shuō)服力。這并不意味著讓我們的報(bào)告變得“膚淺”;平實(shí)的語(yǔ)言意味著清晰有效的溝通——與法律術(shù)語(yǔ)相反。正如我在之前的一篇博文《內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中不該說(shuō)的十件事》中提到的。如果這十件事聽(tīng)起來(lái)讓你印象深刻，意味著你的報(bào)告可能需要重寫。
令人信服的證據(jù)表明，通俗易懂的語(yǔ)言更容易在更短的時(shí)間內(nèi)被人閱讀、理解和關(guān)注。1989年，美國(guó)海軍對(duì)軍官進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)查，他們閱讀的商務(wù)備忘錄要么是簡(jiǎn)明平實(shí)，要么是官僚作風(fēng)。結(jié)果顯示，看到這份平實(shí)易懂備忘錄的官員們：
明顯有更高的理解力。
閱讀時(shí)間減少了17%到23%。
覺(jué)得沒(méi)必要再讀一遍備忘錄。
許多內(nèi)部審計(jì)師使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid等級(jí)測(cè)試等工具來(lái)確定他們的報(bào)告是否可讀。這些測(cè)試可以在網(wǎng)上免費(fèi)獲得。如果你使用Microsoft Word準(zhǔn)備報(bào)告，你也可以選擇在檢查完拼寫和語(yǔ)法后顯示有關(guān)閱讀水平的信息。
內(nèi)部審計(jì)人員可以吸取的教訓(xùn)：在營(yíng)銷材料中，很少看到官僚主義語(yǔ)言或法律術(shù)語(yǔ)，這是有原因的：平實(shí)的語(yǔ)言能更好地推銷觀點(diǎn)。即使你所有的利益相關(guān)者都有能力閱讀和理解博士論文，這并不意味著他們想去讀這類文章。如果你的文章既不浮夸，又沒(méi)有不必要的繁復(fù)，更非充滿了技術(shù)詞匯，那么你的文章更有可能具有說(shuō)服力。
03
讓報(bào)告的重點(diǎn)更加突出
我們需要讓忙碌的高管們更容易閱讀、吸收并根據(jù)我們的工作成果采取行動(dòng)。讓報(bào)告變得更為簡(jiǎn)短是有幫助的，但我們還必須組織我們的報(bào)告，讓最重要的觀點(diǎn)脫穎而出。
消息樣式的標(biāo)題、副標(biāo)題和標(biāo)注框可以吸引他人注意到報(bào)告中最重要的信息。不要猶豫使用例子、表格、顏色、圖表或圖片來(lái)修飾和強(qiáng)調(diào)重要的問(wèn)題。還可以考慮使用內(nèi)容摘要、目錄和/或索引來(lái)幫助讀者輕松地在報(bào)告中找到信息。對(duì)于較長(zhǎng)的報(bào)告，內(nèi)容摘要是必不可少的。
內(nèi)部審計(jì)人員可以吸取的教訓(xùn)：不同的利益相關(guān)者有不同的需求，我們需要幫助每個(gè)讀者快速訪問(wèn)到他們需要的特定信息。如果關(guān)鍵信息被細(xì)節(jié)所淹沒(méi)，我們的文章就不會(huì)有說(shuō)服力。
04
不要忽視細(xì)節(jié)
曾經(jīng)收到過(guò)包含拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤的簡(jiǎn)歷或商業(yè)計(jì)劃書嗎?對(duì)于發(fā)送這類郵件的個(gè)人或公司，你可能會(huì)三思而行。審計(jì)報(bào)告也是如此。如果文章中出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤、語(yǔ)法或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤，讀者可能會(huì)覺(jué)得你不注重細(xì)節(jié)，更糟糕的是，他們會(huì)認(rèn)為你的工作不夠認(rèn)真。哪怕只是一個(gè)小小的錯(cuò)誤，都會(huì)對(duì)你的可信度造成負(fù)面影響。這可能不公平，但如果你的報(bào)告中有錯(cuò)誤(粗心或其他)，你理性的論點(diǎn)可能會(huì)落空。
內(nèi)部審計(jì)人員可以吸取的教訓(xùn)：注重細(xì)節(jié)。如果你因?yàn)楹雎粤俗罨镜臇|西而失去了信譽(yù)，你就很難有說(shuō)服力。
05
語(yǔ)言更加客觀公正
我們都試圖不帶偏見(jiàn)，但有時(shí)我們忽略了我們的話的含意。如果我們想讓讀者接受我們的想法，我們的語(yǔ)氣需要客觀——即使我們傳達(dá)的是負(fù)面信息。
在《清晰、影響、速度：提交重要的審計(jì)報(bào)告》(Clarity, Impact, Speed: deliver Audit Reports That Matter)一書中，我的好朋友薩莉·卡特勒(Sally Cutler) 提供的以下幾個(gè)例子，從管理層的角度來(lái)看，可能會(huì)顯得不必要的偏見(jiàn)或負(fù)面影響。
偏見(jiàn)和更負(fù)面的表達(dá):
審計(jì)客戶未能編制文件以證明符合政策。
接受詢問(wèn)時(shí)，經(jīng)理們對(duì)供應(yīng)商核查過(guò)程給出了相互矛盾的解釋。
無(wú)偏見(jiàn)和更積極的表達(dá):
未能提供證明文件以證明該政策的符合性。
管理人員對(duì)供應(yīng)商驗(yàn)證過(guò)程有不同的解釋。
內(nèi)部審計(jì)人員可以吸取的教訓(xùn)：我們無(wú)法通過(guò)讓別人感到敵意或防御來(lái)說(shuō)服別人。如果我們的報(bào)告看起來(lái)有偏見(jiàn)或不公平，客戶很可能會(huì)忽視我們的存在。
06
記住5C法則
IIA的專題研究《編寫審計(jì)報(bào)告》針對(duì)意見(jiàn)和建議描述了5C法則：
-標(biāo)準(zhǔn)(應(yīng)該是什么)。
-條件(當(dāng)前實(shí)際狀態(tài)如何)。
-原因(兩者存在區(qū)別的原因)。
-后果(當(dāng)前條件的影響后果)。
-糾正行動(dòng)計(jì)劃/建議。
即使你使用了5C法則，你的報(bào)告也可能沒(méi)有說(shuō)服力。但是如果沒(méi)有這五個(gè)C，你成功的幾率就會(huì)直線下降。你對(duì)潛在后果的描述尤其重要：一句表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹斑@將導(dǎo)致……后果”，表明誰(shuí)將受益，他們將如何受益，以及為什么受益。通常，如果用面向業(yè)務(wù)的術(shù)語(yǔ)描述結(jié)果，使用可度量的元素和特定的時(shí)間框架，說(shuō)服力就會(huì)增強(qiáng)。例如，如果金錢、安全或程序完整性受到威脅，您就應(yīng)該這樣說(shuō)。
我的這些建議，可以讓內(nèi)部審計(jì)報(bào)告更有說(shuō)服力。相信您還有其他建議。期待您的觀點(diǎn)。
文章來(lái)源：理查德錢伯斯
文章選?。哄X荷云、李博文
本文編輯：張蕾
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