文章來源：http://www.winfreeinfo.com/vnews238.html
讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”；部門領(lǐng)導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業(yè)績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進行緊密的結(jié)合。
再來看一下企業(yè)當前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務流程日益復雜，業(yè)務與業(yè)務之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。
企業(yè)選擇OA的黃金四步曲：
第一步，選擇性價比高的數(shù)據(jù)庫及平臺，一般MYSQL數(shù)據(jù)庫和IBM的Lotus平臺搭建的OA系統(tǒng)比較好，安全性、可擴展性各方面都比較好。
第二步，OA的主體功能要齊全。包括:公告通知、文件傳送、電子通訊薄、日程安排、工作日記、工作計劃、個人(公共)文件柜、網(wǎng)上申請和審批、電子簽章、電子郵件、手機短信、個人考勤、人事管理、會議管理、規(guī)章制度、投票等。這些功能貫穿了企業(yè)的日常辦公要素。盡量除掉華而不實、利用率低的閑置功能，只要有自己實用的功能就行。
第三步，要易用性強的OA。最好每項功能都一目了然，用戶無須任何專業(yè)培訓即可自動上手，并快速熟練運用。系統(tǒng)還應讓用戶方便的設置權(quán)限和自定義工作流。維護性上管理員無需任何專業(yè)知識就可以靈活設置欄目，并直接進行系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的備份和恢復。終身免費升級和服務也是必不可少的。
第四步，價格適中。太便宜不好，這樣的軟件往往功能上有欠缺，太貴了很多功能不實用。中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點選擇一個實用、適用、易用、易擴展、性價比高的軟件（如偉峰OA），只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來最大的回報。
