摘要：項目管理辦公室作為項目管理公司不可缺少的部門，在國外已經(jīng)得到重視和研究，而國內(nèi)的項目管理公司還沒有認(rèn)識到組建項目管理辦公室的重要性，企業(yè)的發(fā)展由于沒有認(rèn)識到這個問題而停滯不前。[1]本文從PMO的背景、概念、功能和管理職能入手提出組建PMO的必要性。
關(guān)鍵字：項目管理辦公室；背景；概念；功能；管理職能；
引言：在過去的幾年中，人們歸于項目管理科學(xué)的興趣經(jīng)歷了巨大的復(fù)蘇，其理由：信息技術(shù)、信息服務(wù)和新產(chǎn)品開發(fā)組織已經(jīng)“發(fā)現(xiàn)”了項目管理。作為過去的建筑工具包和大型政府項目的傳統(tǒng)部分，如今只要上市周期壓縮成為問題時，項目管理總能激發(fā)大家的興趣，換句話說，它貫穿于現(xiàn)代市場。隨著各個行業(yè)努力壓縮產(chǎn)品生命周期、降低成本，并提高其可交付成果的質(zhì)量，就越來越多地求助于項目管理。
1背景：
1.1項目管理辦公室的現(xiàn)實項目管理培訓(xùn)
我們在前言中簡要提到了如今我們擁有的項目的統(tǒng)一管理問題的有力證據(jù)。大多數(shù)讀者可能熟悉令人消沉的技術(shù)項目失敗統(tǒng)計，自1994年以來，它一直被在馬薩諸塞州丹尼斯市的一個名為斯坦迪士集團國際有限公司的調(diào)研公司保留著。他們最近的調(diào)查表明，46％的信息技術(shù)項目超出了預(yù)算并且已過期；28％的信息技術(shù)項目完全失敗。另外一個調(diào)研引用了更為嚴(yán)酷的成功率：由財富500強公司承擔(dān)的信息技術(shù)項目中，只有24％會被成功地完成。
斯坦迪士公司不是可怕的項目統(tǒng)計數(shù)字的唯一來源。羅賓斯.吉奧尼亞有限公司在1999年所做的一次項目經(jīng)理調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，往往有90％的項目經(jīng)理低估了項目的規(guī)模與復(fù)雜性：將近一半（44％）的項目經(jīng)理超出經(jīng)費的10％到40％；只有16％的項目經(jīng)理始終如一地實現(xiàn)進(jìn)度規(guī)模的預(yù)期時間。
在建筑業(yè)（以項目管理來說，被普遍認(rèn)為是最成熟的行業(yè)），波士頓的波士頓中心要道/第三海灣隧道（深挖）項目，在項目起初，其估計成本為2.6億美元，但聯(lián)邦政府在2002年2月所做的估算把實際價格標(biāo)簽定在了13.6億美元上，此成本超出預(yù)算500％以上。
在咨詢領(lǐng)域，一些諸如德勤咨詢、安達(dá)信咨詢和SAP公司這些行業(yè)巨人在1999年變成了訴諸案的目標(biāo)，理由是一些公司對ERP和人力資源系統(tǒng)的執(zhí)行拖延這么多年感到憤怒，致使百萬計的公司超出預(yù)算，并且產(chǎn)生了一種依附于咨詢公司的文化。
加特納集團提出，作為公司的一個“戰(zhàn)略計劃假設(shè)”，到2004年，那些為項目管理建立了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（包括適當(dāng)管理之下的項目管理辦公室）的信息系統(tǒng)組織，將比那些沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的組織少經(jīng)歷達(dá)一半之多的項目成本，通常存在著170％至180％的預(yù)算超支。
這些為何如此重要？因為時間就是金錢：如果一個項目延誤了相當(dāng)于項目生命10％的時間，它就會損失大約30％的潛在利潤。賣肯錫公司的一次調(diào)研表明，當(dāng)高科技產(chǎn)品推遲上市的話，會損失稅后利潤的33％，但在準(zhǔn)時上市的情況下，只損失4％，即便它們有50％的預(yù)算超支。
在這些糟糕的統(tǒng)計數(shù)字中的好消息是，存在著改進(jìn)的趨勢。1999年斯坦迪士集團報道，項目失敗率正在下降。基于對1994年以來，某些行業(yè)的各種規(guī)模公司的23000個軟件項目的調(diào)查，研究表明項目成功率在上升，而成本與時間的超支則在下降。在1994年，只有16％的應(yīng)用開發(fā)項目達(dá)到了成功的標(biāo)準(zhǔn)，即準(zhǔn)時、符合預(yù)算，并且具備最初規(guī)定的所有特征。到1998％年，26％的項目獲得了成功。大型公司做出了最引人注目的改進(jìn)。在1994年，財富500強公司的項目達(dá)到準(zhǔn)時且符合預(yù)算的概率是9％，其平均成本是230萬美元；在1998年，相同項目的成功概率已升至24％，而平均項目成本則下降至120萬美元。
在2000年對美國項目管理辦公室的建設(shè)和使用概況調(diào)查為：在234個隨機變量中，113個已經(jīng)有了項目管理辦公室或是和項目管理辦公室類似的實體了。在這些抽樣中，絕大多數(shù)的項目管理辦公室建立于90年代中期到2000年這個階段（如圖1）。[1]
1.2 項目管理辦公室的理論背景
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目前很多組織在關(guān)注項目管理，把項目管理作為企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)。很多國內(nèi)企業(yè)已經(jīng)不僅僅是將重點放在提高項目經(jīng)理的個人技能上，而是將組織整體的項目管理能力建設(shè)作為今后的發(fā)展目標(biāo)。項目管理體系的建立，項目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發(fā)展組織項目管理能力的具體體現(xiàn)。另外還成立了項目的管理部門，如：項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等，對項目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項目管理辦公室。[2]
近十年來，國外對項目管理進(jìn)行了廣泛的理論研究并在多個行業(yè)進(jìn)行了大量實踐，項目管理已經(jīng)成為一種管理的新時代思想潮流。國外的經(jīng)驗證明，在項目管理公司的實際操作中，如果項目僅通過一種集權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)就不可能得到堅持和執(zhí)行，同時該項目管理公司的效率難以提高。鑒于PMO的理論和實踐在國外已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，而在國內(nèi)仍是一個新鮮事物。[3]
同樣在調(diào)查項目管理辦公室建立的動機情況為：抽樣中的大多數(shù)解釋建立PMO的動機是為了實現(xiàn)多目標(biāo)管理。最通常的回答列在表1中。
表1：項目管理辦公室建立的動機
動機
隨機（113）
特定（96）
改進(jìn)項目管理的所有元素（實施結(jié)果、經(jīng)驗學(xué)習(xí)和項目經(jīng)理的支持－減少“問題項目”的數(shù)量）
31.86％
61.46％
獲得一個普通項目管理的方法（方法、標(biāo)準(zhǔn)和記錄）
22.12％
26.04％
學(xué)習(xí)如何在多項目環(huán)境中更加有效率的使用人力資源和其他各種資源
14.16％
13.54％
確保和項目相關(guān)的能力和實施的培訓(xùn)
0％
10.42％
改進(jìn)質(zhì)量和客戶滿意度
11.5％
10.42％
項目管理和策略目標(biāo)的結(jié)合，發(fā)展競爭優(yōu)勢
8.85％
8.33％
通過內(nèi)部顧客、CEO和別的高級主管的領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)對項目管理積極的態(tài)度和經(jīng)驗
7.08％
0％
改變矩陣組織和多項目環(huán)境的復(fù)雜度
3.54％
0％
2．項目管理辦公室的概念
項目是為了完成或創(chuàng)造一個特定的產(chǎn)品或服務(wù)而做出的暫時性（Temporary）努力。盡管項目本身暫時的或獨一無二（Unique）的一個過程。但是項目管理過程在每個項目的全壽命期間卻是重復(fù)發(fā)生的，并且每個過程均是為了得到一個結(jié)果（完成/結(jié)束項目）而重復(fù)發(fā)生的行為、變化和功能的組合。項目管理辦公室就是為了項目的成功實施而創(chuàng)建或總結(jié)連續(xù)不斷的實踐經(jīng)驗。
國外不同的組織對PMO的概念有不同的定義和理解。
美國項目管理協(xié)會（PMI）對PMO的定義：PMO就是為創(chuàng)造和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而負(fù)責(zé)的組織元素，這個管理系統(tǒng)是為項目管理行為的有效實施和為最大程度的達(dá)到組織目標(biāo)而存在的。
美國Gartner公司認(rèn)為PMO是一個組織為了集成所有的項目經(jīng)驗而設(shè)計的一個共享資源。這種資源可以為組織各個部分服務(wù)。項目管理辦公室是在項目的分析、設(shè)計、管理和總結(jié)評價階段建立組織能力的一個關(guān)鍵來源。[3]
目前各界對于PMO的爭議一直沒有間斷，對于PMO的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：PMO是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時項目成功率是上升的。PMO是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。[2]
項目管理辦公室根據(jù)其功能和本身的要求可以分為三個級別：項目控制辦公室、業(yè)務(wù)單元項目辦公室、戰(zhàn)略項目辦公室。[4]
PMO可以是臨時機構(gòu)，也可以是永久機構(gòu)。臨時機構(gòu)往往用來管理一些特定項目，如企業(yè)購并項目。永久性PMO適用于管理具有固定時間周期的一組項目，或者支持組織項目的不斷進(jìn)行。[5]
3．項目管理辦公室的功能和職能
項目經(jīng)理圈子
項目管理辦公室的功能主要有以下6中：開發(fā)和維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項目管理培訓(xùn)。[1]
表2是基于96個特定組織所做有關(guān)項目管理辦公室功能和服務(wù)的調(diào)查
表2：項目管理辦公室功能和服務(wù)的概要
特定組織（96）
開發(fā)并且維護(hù)PM標(biāo)準(zhǔn)和方法
100％
提供項目管理的咨詢和指導(dǎo)
79.17%
提供和安排PM培訓(xùn)
70.83％
項目行政支持
70.83％
人力資源和全員協(xié)助
28.13%
項目歷史文檔
64.58%
3.1開發(fā)和維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法
這方面包括組織架構(gòu)的設(shè)計；標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序的制定；項目管理的方法、技術(shù)和工具的研究；實施并維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法。[3]
項目辦公室最低限度是開發(fā)項目管理方法論，它可能負(fù)責(zé)的其他過程包括：系統(tǒng)開發(fā)生命周期、軟件開發(fā)生命周期、過程開發(fā)生命周期以及產(chǎn)品開發(fā)生命周期。項目辦公室中的這一領(lǐng)域也起到了標(biāo)準(zhǔn)保管者的作用。創(chuàng)建一套世界級的過程和方法論，還需要利用項目經(jīng)理在從事項目工作中所學(xué)到的經(jīng)驗和教訓(xùn)。有關(guān)經(jīng)驗教訓(xùn)、方法和過程穩(wěn)當(dāng)?shù)臋n案文件是項目辦公室使整個組織 方法論標(biāo)準(zhǔn)化的主要貢獻(xiàn)之一。項目辦公室還應(yīng)建立并管理局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，通過它們，標(biāo)準(zhǔn)和模板可以被交換、計劃、估算、進(jìn)度安排、可交付成果和項目狀況可通過項目辦公室的網(wǎng)站或局域網(wǎng)站被綜合、溝通。[4]
由于具有組織內(nèi)部項目管理專家的一系列文件，因此一個項目管理辦公室能夠開發(fā)和維護(hù)一套標(biāo)準(zhǔn)和方法。這些標(biāo)準(zhǔn)程序應(yīng)該足夠具體去提供指導(dǎo)而不是過于詳細(xì)到抑制創(chuàng)造力。以下是一些代表性的領(lǐng)域，每個領(lǐng)域都被反映在調(diào)查工具里：目標(biāo)規(guī)劃、變更管理、風(fēng)險評估、文件標(biāo)準(zhǔn)和項目收尾。[1]
3.2項目歷史文檔管理
項目管理辦公室能提供一個集中的檔案文件，這種文件系統(tǒng)地收集和保存了例如像教訓(xùn)和摸板此類的項目知識。代表性的領(lǐng)域包括項目實施的記錄，例如：現(xiàn)狀報告、變化分析和基準(zhǔn)計劃的變更、風(fēng)險列表和別的風(fēng)險管理文件、基于優(yōu)先成功的和不成功的項目以及經(jīng)驗教訓(xùn)的數(shù)據(jù)的信息。[1]
項目支持通常包括大量的數(shù)據(jù)錄入，而數(shù)據(jù)是項目控制活力的源泉。在有些案例中，關(guān)鍵項目的狀態(tài)必須每天更新。了解可視室中的進(jìn)度安排與修改的變更，需要最新信息的主要干系人就能確切地看到項目“實時”所處的位置。[4]
3.3提供項目行政支持
隨著項目數(shù)量和規(guī)模成長壯大，相關(guān)的行政需要也在膨脹。行政工作經(jīng)常不直接反映在可交付項目上，也因此能代表一個核心團隊的分散狀態(tài)。代表性的工作領(lǐng)域包括維護(hù)項目的修復(fù)或是網(wǎng)址、在發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)的報告上的協(xié)助、為會議和標(biāo)準(zhǔn)以及PM軟件的協(xié)助提供“戰(zhàn)爭空間”。[1]
項目辦公室的打造設(shè)計到企業(yè)管理諸多領(lǐng)域，設(shè)計到企業(yè)中多個環(huán)節(jié)、多個部門、多種文化和多種因素。所以，它是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一個組織來統(tǒng)一意志，合力推進(jìn)。這一過程中，管理者尤其是高層管理者的作用將是這一目標(biāo)能否實現(xiàn)的關(guān)鍵因素之一。正因為跨部門的信息共享設(shè)計到了企業(yè)內(nèi)部管理制度的轉(zhuǎn)變、流程的調(diào)整、權(quán)利的再分配等，項目辦公室的打造是“一把手”工程正成為大家的共識。其應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起打造項目辦公室中的推動作用。[6]
3.4提供人力資源協(xié)助
隨著組織通過項目實施他們的任務(wù)，高質(zhì)量項目管理的需求已經(jīng)增長了。項目辦公室在人力資源方面需要提供了服務(wù)，比如：識別合適的人去管理一個項目，并且此人要具有對于項目合適的技能；管理實施評估方面數(shù)據(jù)的收集；從組織外招募項目成員；對于特別認(rèn)同的獎勵的準(zhǔn)予。[1]
3.5提供項目管理咨詢和指導(dǎo)
隨著組織在項目管理方面的成熟，對于項目管理方法的策略性的要求就更高了。一個項目管理辦公室通過提供以下領(lǐng)域的管理做出貢獻(xiàn)：使用項目管理方法論；對風(fēng)險事件做出反應(yīng)；指導(dǎo)在某個狀態(tài)下項目成功必須采用的唯一的措施；團隊分享項目經(jīng)理們的會議。[1]
整個組織應(yīng)把項目辦公室看作致力于項目管理的專家的資源。市場部的事件計劃團隊領(lǐng)導(dǎo)者（可能沒有豐富的項目管理經(jīng)驗）可以向項目辦公室尋求項目啟動幫助和建議。項目辦公室顧問就必備事項提出忠告和概念性的理解。他們不僅僅清楚地理解項目管理科學(xué)，更透徹地理解計劃與管理項目的藝術(shù)，因此可以在很多方面提供建議，如團隊建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)力、溝通、與客戶或供應(yīng)商談判、問題解決、促進(jìn)等。
項目專家經(jīng)常與項目經(jīng)理及時常經(jīng)理一起工作以開發(fā)外部工作建議。既然有些情況下建議未經(jīng)討論即被接受，建議范疇所涉及的時間及成本估算就必須準(zhǔn)確。所以很有必要在項目生命周期中早于慣例的事段內(nèi)做出更多的計劃。如果項目計劃是健全的且估算是準(zhǔn)確的，簽約項目的收益性則能較有把捂地被預(yù)測出來。項目指導(dǎo)者與顧問的角色是把他們所獲得的知識傳授給項目經(jīng)理及項目團隊，使他們在現(xiàn)有的和將來的項目中工作得更好。[4]
3.6提供或安排項目管理培訓(xùn)
隨著在項目基礎(chǔ)中投入資源的增多，項目管理培訓(xùn)的需求也就相應(yīng)地增大。一個項目管理辦公室能和人力資源部門一樣在技能設(shè)置方面充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)角色，培訓(xùn)包括：基于項目管理的培訓(xùn)；與軟件、財政支持相關(guān)的培訓(xùn)；一對一的指導(dǎo)。[1]
項目辦公室是項目經(jīng)理和團隊培訓(xùn)的中心焦點，它確定了高績效項目經(jīng)理所需的能力，以及高級管理人員意識和團隊成員參與。典型情況下，項目辦公室參與到特定項目管理培訓(xùn)供應(yīng)商的工作中，以使培訓(xùn)被調(diào)整為針對于組織的文化與方法論的標(biāo)準(zhǔn)化課程。
盡管培訓(xùn)部門是企業(yè)培訓(xùn)的協(xié)調(diào)者，但項目辦公室提供項目管理的主題專門知識。項目辦公室確定所需的適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)并參與培訓(xùn)者的評選工作。項目辦公室還確認(rèn)了為達(dá)到最高績效所需的知識、能力水平及培訓(xùn)課程。[4]
總之，PMO是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源[2]。PMO更易于監(jiān)控趨勢和注意全局問題。它處于一個更好的位置來向高級管理層提供信息和報告，并對沖突問題的解決提出建議。[7]組織可以根據(jù)不同的需要建立不同形式的項目管理辦公室。并且在在組織不同的時期要對項目管理辦公室進(jìn)行不同的優(yōu)化和改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)bbs.mypm.net
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