“經(jīng)理人”，名詞。
教科書上的定義：經(jīng)理人主管一組任務(wù)，或一家公司的某個單位，通常有一群下屬向他或她報告工作。
現(xiàn)代的翻譯：沖過走廊，拼命趕往下一個房間準(zhǔn)時開會，同時在移動設(shè)備上回復(fù)電子郵件。
少數(shù)人可能還是嚴(yán)格遵照教科書上的“經(jīng)理人”定義。若是這樣，那要恭喜你。不過，大部分經(jīng)理人不再有時間去管理向他們報告的下屬。
如果你這位經(jīng)理人，陷入令人備感挫折的循環(huán)，經(jīng)常需要取消一對一的面談、授權(quán)不佳，感覺和團隊疏遠(yuǎn)，你可能已經(jīng)感覺夠糟糕的了。我寫這篇文 章的目的，不是讓你更加難過。但是我要鼓勵你開始做一些事，不只履行你本身的責(zé)任，也培養(yǎng)一支出色的團隊。這些方法來自我擔(dān)任經(jīng)理人的時間教練，教授他們 如何無需工作更長時間、但卻能更有效領(lǐng)導(dǎo)團隊的經(jīng)驗。
你無法給別人自己沒有的東西。所以如果你覺得困惑混亂，你的團隊也會這樣。你需要騰出時間，弄清楚你希望從每次的互動得到什么；這表示要花 更多時間在優(yōu)先工作、準(zhǔn)備和后續(xù)工作上，少花時間開會。減少會議時間，你才有更多時間去思考戰(zhàn)略。雖然這需要整個團隊共同努力，但運用一些簡單的策略，你 也可以辦到。
第一，減少你接受的會議邀請數(shù)目。問問自己：你是不是已經(jīng)掉進一個常見的陷阱——把自己的日程表看成人氣競賽？你是不是用受邀參加會議的數(shù) 目多少，來衡量自己的價值？出席許多會議，你可能會感覺自己十分重要，但這卻不是分配時間的好方法。接受會議邀請之前，問問自己：“我真的需要出席嗎？” 如果答案為“否”，那就拒絕參加那次會議，或者從下列耗時少的策略中，選擇一個來用：
1.要求在會議前先看議程，以便將你的意見交給主持人，和與會者分享。（好處：這可能迫使主持人真的寫出議程?。?/font>
2.讓你團隊中的某個人出席，向大家說明團隊的立場。
3.要求開完會后給一份會議紀(jì)錄。
如果你仍然覺得不參加會內(nèi)心不安，或不好意思回絕任何會議的邀請，不妨用這種方式來調(diào)整問題：“如果開會那天我碰巧生病，會議需要改期 嗎？”如果答案為“否”，那么你很可能不必出席。如果你必須參加不少會議，但只是提供戰(zhàn)略性意見，不必協(xié)助戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行，那么你可以要求將你的討論部分放在會 議的最前面。在你那部分討論完畢之后，便可先行告退。
第二，減少你安排的會議次數(shù)──并且縮短時長。你安排的會議，是不是大部分時間都是你在講話──也許是向所有的人報告“最新狀況”，但與會 者都在有意無意間查看自己的手機？你預(yù)設(shè)的開會時間，是不是長達一個小時（或者更長）？如果是這樣的話，那么你需要調(diào)整“不確定的話，就安排六十分鐘的會 議”那種預(yù)設(shè)模式。不妨利用下面的方法，作為有效的替代策略：
新的預(yù)設(shè)模式應(yīng)該是選擇可以達成最終目標(biāo)、但“成本”最低的時間投資。能打一通電話處理好的事情，就不要開會。可以用一封電子郵件溝通的事 情，就不要打電話。如果你必須安排會議，不妨挑戰(zhàn)自己，看能不能開得越短越好。試試三十分鐘或甚至十五分鐘的會議，并將目標(biāo)設(shè)定為提早結(jié)束。如果你發(fā)現(xiàn)經(jīng) 常需要更多時間，將來還是可以增加會議的長度，但如果開會時更關(guān)注重點，通常就不需要延長時間。
建立起良好的會議模式之后，要求直屬下屬也遵循良好的會議程序：
1.可以通過電子郵件溝通、只是給其他人提供參考的事情，那就不要安排會議。只有在必須由團隊成員實時討論和做決策時才開會。
2.發(fā)出會議邀請時，也附上清楚的議程──不要在會議之前兩分鐘才送上議程，好讓每個人更容易判斷自己是否需要出席。
3.指定某個人詳細(xì)記錄討論過程、做出的結(jié)論、結(jié)論背后的依據(jù)。把會議紀(jì)錄發(fā)給經(jīng)理人，以及可能需要知道相關(guān)消息、卻不必出席的其他人。
最后，利用空出來的時間辦正事。一定要抓住多余時間，以免機會流失。在你從被動轉(zhuǎn)為主動出擊狀態(tài)時，新空出來的時間可能讓你覺得無所事事。 但既然你的日程表沒有被“急事”填滿，那就不妨加進真正該做的事。趕快這么做，以免又出現(xiàn)其他雜事占用這些可用的時間。騰出時間收發(fā)電子郵件、準(zhǔn)備會議資 料、和直屬下屬一對一見面，以及思考戰(zhàn)略。處理自己的事，應(yīng)該要像處理別人的事那樣投入，如此你（和其他人）才會相信你會完成該做的事，而且是準(zhǔn)時完成。
減少有你在場的會議次數(shù)，有助于你身邊的人做出合理的選擇，不必事事征求你的意見。這會自動減少你需要出席的會議次數(shù)，并且讓你的團隊產(chǎn)生更大的信心。如果你利用那些時間來打造戰(zhàn)略和訂定清晰的優(yōu)先級工作，你的團隊會做出正確的決定──不管你是否在會議室內(nèi)。
