分享一下我的早會(huì)、周會(huì)和月會(huì)管理經(jīng)驗(yàn)20131226
上午十點(diǎn)左右，無意之中打開微信，看到一個(gè)多年的老同事剛發(fā)的一個(gè)微信，有照片（一群人正襟危坐在偌大的辦公室內(nèi)，拿著筆記本認(rèn)真記錄），有文字（晨會(huì)仍在進(jìn)行中……）
這個(gè)微信讓我想分享一下我的早會(huì)、周會(huì)和月會(huì)管理經(jīng)驗(yàn)，拋磚引玉來交流。
我個(gè)人的理解是一個(gè)企業(yè)的例行管理靠三個(gè)計(jì)劃和三個(gè)會(huì)議來進(jìn)行管理的。其中三個(gè)計(jì)劃就是年度工作計(jì)劃表、月度工作計(jì)劃表和周工作計(jì)劃表。而三個(gè)會(huì)議則是早會(huì)、周會(huì)、月會(huì)。
這三個(gè)例行會(huì)議的管理首先就是要提高會(huì)議效率，不能打持久戰(zhàn)。所以我提出了“5分鐘早會(huì)，90分鐘周會(huì)， 120分鐘月會(huì)”的管理要求，主要目的是大家要會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備并做好會(huì)前的溝通和協(xié)調(diào)，避免在會(huì)議上進(jìn)行過多的討論甚至爭執(zhí)。
對(duì)于早會(huì)，我的目的很單純，就是點(diǎn)人頭，到齊了嗎？然后統(tǒng)一目標(biāo)，上路開工，投入工作狀態(tài)。所以，我的早會(huì)有幾點(diǎn)：第一，開會(huì)時(shí)間不能太長，9點(diǎn)上班，每天早上9：05開始，盡可能在5分鐘之內(nèi)結(jié)束，如有特殊新增的且需全體成員參與的重要工作，可適當(dāng)延長，但最長不超過20分鐘。第二，輪流主持，每個(gè)人都要對(duì)會(huì)議主持有一個(gè)切身體會(huì)，以避免常見會(huì)議中的遲到、不主動(dòng)、不認(rèn)真、不積極、散漫等行為的發(fā)生。期望大家能夠準(zhǔn)時(shí)、認(rèn)真、開放，切實(shí)體味尊重與被尊重是相互的。第三，會(huì)議主持人要在會(huì)議結(jié)束10分鐘之內(nèi)將當(dāng)日會(huì)議紀(jì)要（EXCEL版）放在內(nèi)部OA系統(tǒng)上，大家隨時(shí)都可以看。第四，早會(huì)內(nèi)容主要集中在今日重點(diǎn)工作安排，同時(shí)要求每個(gè)人當(dāng)日下班自己主動(dòng)到OA系統(tǒng)上更新自己當(dāng)日工作的完成情況，力求做到日事日畢。第五，原則不鼓勵(lì)坐著開早會(huì)，期望大家站立開會(huì)，第一時(shí)間不長，第二站著精神狀態(tài)好些，對(duì)身體也好些。第六、磨刀不誤砍柴工，凡是工作日，一定堅(jiān)持開早會(huì)，讓大家養(yǎng)成一個(gè)良好的工作習(xí)慣，并在堅(jiān)持中持續(xù)改善。
有關(guān)周會(huì)，我的看法是周會(huì)就是對(duì)當(dāng)月工作進(jìn)度的一個(gè)階段性總結(jié)，是一個(gè)更短期的PDCA循環(huán)，看進(jìn)度、做調(diào)整、做改善。同時(shí)，主管也可以根據(jù)本周的主要問題點(diǎn)和員工標(biāo)桿行為進(jìn)行案例引申點(diǎn)評(píng)，做一些企業(yè)文化建設(shè)的分享交流，來統(tǒng)一大家的思想和認(rèn)識(shí)。所以，我的周會(huì)一般有幾個(gè)特點(diǎn)：第一，每周上班的第一天，時(shí)間是下午14:00—15：30，有主管或者其代理人主持；第二，設(shè)定專人做好會(huì)議紀(jì)要，并在當(dāng)日下班前放在OA系統(tǒng)內(nèi)，大家隨時(shí)可以看到；第三，周會(huì)的主要內(nèi)容就是上周工作進(jìn)度簡述，本周重點(diǎn)工作展望，需要大家協(xié)助的工作事項(xiàng)，每人5分鐘左右。同時(shí)主管可以做一些企業(yè)文化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分享交流。第四，每個(gè)人每周上班第一天，需要根據(jù)月度工作計(jì)劃、客戶需求、年度工作目標(biāo)等來確定本周重點(diǎn)工作計(jì)劃并有助理匯總成周工作計(jì)劃在內(nèi)部公告欄張貼公布。
有關(guān)月會(huì)，我認(rèn)為月會(huì)重點(diǎn)是當(dāng)月每個(gè)人的績效述職會(huì)議，同時(shí)也是年度工作目標(biāo)完成的一個(gè)PDCA管理循環(huán)。我開的月會(huì)的幾個(gè)要點(diǎn)是：第一，月會(huì)一般在每月上班的第一周第一天（最好是每月5日之前），具體時(shí)間為下午14:00—16：00，必須有主管主持。第二，月會(huì)的主要內(nèi)容包含上月工作進(jìn)度及改善（依照績效指標(biāo)完成情況、重要工作項(xiàng)目進(jìn)度、客戶需求滿足情況，內(nèi)部可以提供一個(gè)參考模版）；本月重點(diǎn)工作計(jì)劃，對(duì)公司或團(tuán)隊(duì)成員的需求內(nèi)容。 每人8--10分鐘； 最后，有一項(xiàng)是企業(yè)文化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)交流分享或“用以致學(xué)”心得分享（主管或主管指定一人，既然對(duì)優(yōu)秀者的一種鼓勵(lì)，也是對(duì)其他人員的一種啟發(fā)，更重要的是可以創(chuàng)建一種學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)氛圍）。第三，會(huì)議設(shè)定專人負(fù)責(zé)做好會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)將《會(huì)議紀(jì)要》電子郵件形式發(fā)各參會(huì)人員，重要的《會(huì)議紀(jì)要》還需會(huì)議參與人簽字，會(huì)議紀(jì)要電子版在內(nèi)部OA 系統(tǒng)公布，原件交相關(guān)人員歸檔保管。第四，會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)會(huì)議決議事項(xiàng)的進(jìn)度追蹤，及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)工作進(jìn)度，并在下次會(huì)議開始之前將上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況通報(bào)給與會(huì)人員。第五、每月第一周，周會(huì)和月度工作總結(jié)、本月工作計(jì)劃會(huì)議整合一起召開。第六，每個(gè)人每月25日要和主管討論確定下月重點(diǎn)工作計(jì)劃。此月度計(jì)劃要在每月最后一周最后的2個(gè)工作日內(nèi)匯總成內(nèi)部月度行事歷并張貼公布在內(nèi)部公告欄。
沒有規(guī)矩，不成方圓。所以，為了保證會(huì)議的高效，對(duì)于月會(huì)會(huì)的議紀(jì)律，一般我提出以下要求：第一，會(huì)議組織人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù)（手機(jī)靜音，不來回走動(dòng)、報(bào)告收繳等），準(zhǔn)備簽到表，組織參會(huì)人員簽到。第二，參會(huì)人員提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行簽到。會(huì)議開始時(shí)，組織人收回簽到表。會(huì)后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會(huì)時(shí)間）、未到人員。第三，參會(huì)人員如不能按時(shí)出席，需提前1個(gè)小時(shí)向會(huì)議組織人請(qǐng)假。第四，如應(yīng)出席人因故不能出席，需指派代理人員參加，并提前告知會(huì)議組織者。
會(huì)議管理是企業(yè)管理中最常見的一種管理工具和管理手段，只要堅(jiān)持貫徹執(zhí)行，管理必然會(huì)逐步走向規(guī)范，效率也必將會(huì)逐步提升。
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