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內(nèi)控體系建設(shè)線路圖

作者;麻蔚冰 原載于《首席財務(wù)官》2006年第1期

要想使企業(yè)的內(nèi)控管理體系真正發(fā)揮作用,就必須拋棄單純的監(jiān)督審計觀念,代之以監(jiān)督審計與服務(wù)并重。

   萬事開頭難,對于任何一家打算建立一套有效的、符合市場經(jīng)濟(jì)要求的內(nèi)控管理體系的企業(yè)或組織來說,其所面臨的困難和挑戰(zhàn)無疑是巨大的。應(yīng)《首席財務(wù)官》雜志社的邀請,筆者根據(jù)自己工作中的實踐經(jīng)驗,通過建立線路圖的方式簡要地與讀者分享一下集團(tuán)化管理的企業(yè)應(yīng)該如何建立符合自身要求的內(nèi)控管理體系。

以下,將對上述五個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)解讀。(見插圖:制定內(nèi)控體系線路圖概要,)。 




戰(zhàn)略制定

作為內(nèi)控管理的第一站,內(nèi)控戰(zhàn)略規(guī)劃的重要地位在于其對以后實施內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)的所有方面的影響。合理的戰(zhàn)略規(guī)劃可以使企業(yè)的內(nèi)控管理效率大幅度提高,確保企業(yè)的治理水平迅速達(dá)到所有者和管理層的預(yù)期目標(biāo)。

制定企業(yè)內(nèi)控戰(zhàn)略規(guī)劃具體應(yīng)該注意掌握以下幾個方面:

1.與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)保持嚴(yán)格一致

企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是制定企業(yè)所有具體業(yè)務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ),內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)也必須符合企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)確定的方向。當(dāng)前,關(guān)于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、原景、核心價值觀等的主流觀點基本上都是圍繞著如何發(fā)展成為一個有社會責(zé)任感的企業(yè)來確定的。

內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)通常可以按照企業(yè)希望達(dá)到的發(fā)展水平來確定。假如某企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)是在一定的期限內(nèi)成為本行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者并希望基業(yè)常青,那么其內(nèi)控體系的戰(zhàn)略目標(biāo)就必須為符合這一要求提供有力的支撐;既不能高于這個目標(biāo),也不能低于這個目標(biāo)。惟此,才能被企業(yè)內(nèi)所有利益相關(guān)者和運(yùn)營管理的所有參與者所接受。

此外,內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r分階段確定。例如在某個階段達(dá)到行業(yè)先進(jìn)水平;某階段達(dá)到國內(nèi)同行業(yè)先進(jìn)水平;某階段達(dá)到國際先進(jìn)水平等。

2.明確實現(xiàn)目標(biāo)的具體標(biāo)志

事先確定內(nèi)控戰(zhàn)略實現(xiàn)的具體標(biāo)志,既可以為企業(yè)制訂年度內(nèi)控工作計劃或績效考核目標(biāo)提供具體的依據(jù),也可以為日后評價本企業(yè)內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)狀況提供評價依據(jù)。

例如:某企業(yè)的內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)是達(dá)到本省同行業(yè)先進(jìn)水平。那么,企業(yè)就必須對本省的同行業(yè)內(nèi)控管理的基本情況有所了解。然后確定自己的評價標(biāo)準(zhǔn)或?qū)崿F(xiàn)標(biāo)志。評價標(biāo)準(zhǔn)可以具體設(shè)置為:企業(yè)內(nèi)控管理程序建設(shè)情況;內(nèi)控組織系統(tǒng)建設(shè)情況;內(nèi)控審計手段的先進(jìn)和有效程度;舞弊案件的損失指標(biāo);企業(yè)的風(fēng)險指標(biāo);全體員工對內(nèi)控管理的理解情況等等。

3.基于企業(yè)實際需要的準(zhǔn)確定位

所謂準(zhǔn)確定位的標(biāo)準(zhǔn)就是目標(biāo)必須與本企業(yè)的實際情況相符合,并清晰明了。例如一家小型企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)沒必要定的太高;實現(xiàn)標(biāo)志可以比較簡單;業(yè)務(wù)范圍可以適當(dāng)縮小。這樣,就可以以較低的成本投入達(dá)到預(yù)定的控制目標(biāo)。

4.明確內(nèi)控工作理念

這是開展企業(yè)內(nèi)控工作的基本準(zhǔn)則,否則不但內(nèi)控體系起不到應(yīng)有的積極作用,反而會成為企業(yè)發(fā)展的掣肘之物。例如建立寓監(jiān)督于服務(wù)之中的工作理念,就可以避免單純的監(jiān)督審計容易引起抵觸的缺陷;按照內(nèi)控五要素,建立全面預(yù)防風(fēng)險的原則,就可以為開展內(nèi)控工作提供具體的評價依據(jù)。

5.認(rèn)同

內(nèi)控戰(zhàn)略目標(biāo)確定過程必須經(jīng)過所有者或最高管理層的批準(zhǔn)和確認(rèn)。能夠在獲得高層批準(zhǔn)前,先征求下屬分、子公司管理層的意見并取得一致意見也是非常必要的。這些舉措可以為日后推行內(nèi)控管理減少阻力。


完成內(nèi)控戰(zhàn)略規(guī)劃后,我們就可以進(jìn)入下一站:

機(jī)構(gòu)設(shè)置

內(nèi)控機(jī)構(gòu)設(shè)置的主要工作包括:確定機(jī)構(gòu)名稱、層級、匯報對象、專業(yè)人員的具體名稱、工作崗位設(shè)置、工作內(nèi)容確定、人員選拔和素質(zhì)要求、工作的具體原則等。以下將主要討論組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、內(nèi)控工作的具體內(nèi)容和崗位確定。

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

目前中國規(guī)模較大的國有或上市公司,通常都會在監(jiān)督?jīng)Q策層設(shè)置監(jiān)事或獨立董事、董事會下的審計委員會;在運(yùn)營管理層則設(shè)置內(nèi)部審計部或監(jiān)察部等職能部門。應(yīng)該說已經(jīng)建立了內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)。但關(guān)鍵是這些機(jī)構(gòu)存在許多缺陷,這些問題構(gòu)成了當(dāng)前公司治理的主要障礙之一。具體表現(xiàn)如下:

*具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)缺失

比如,企業(yè)中通常沒有具體的執(zhí)行機(jī)構(gòu)為監(jiān)事或獨立董事的實現(xiàn)監(jiān)督職能提供硬件條件;這使得監(jiān)事或獨立董事的職務(wù)常常淪為一種對外形象功能,在人員安排上以安排退休前的資深領(lǐng)導(dǎo)為主。審計委員會通常也處于相同的情況,其獲得信息的來源主要是董事長和總經(jīng)理等高層管理者,無法真正履行其監(jiān)督職能。

*內(nèi)部審計部通常在工作范圍以及報告對象上處境尷尬

一般企業(yè)的審計范圍僅限于財務(wù)審計;其工作報告對象通常只是其監(jiān)督對象的財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理。筆者認(rèn)為,比較理想的內(nèi)控管理組織機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)在一定獨立性的條件下,能夠具體介入企業(yè)日常運(yùn)營管理工作。這一點應(yīng)當(dāng)和外部審計有所區(qū)別。一些像BP這樣的國際化大公司在其業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)中就使用了內(nèi)控部代替內(nèi)部審計部。表面看,只是名稱不同,但實際上卻有著非常大的區(qū)別。主要表現(xiàn)在:

A.獨立性程度不同

內(nèi)部審計部通常按照審計規(guī)則要求,為保持完全的獨立性不得介入企業(yè)的日常經(jīng)營活動。而內(nèi)控部則可以較深入地介入企業(yè)的日常經(jīng)營活動,了解更多的情況并提供管理咨詢服務(wù),從而達(dá)到寓監(jiān)督于服務(wù)之中的效果。

B.審計檢查范圍不同

雖然當(dāng)前的內(nèi)部審計部在審計范圍上也在力求突破傳統(tǒng)的財務(wù)審計,向運(yùn)營管理審計方面發(fā)展,但畢竟受到從業(yè)人員資格和工作背景的限制,無法真正實現(xiàn)其對運(yùn)營管理的有效監(jiān)督檢查。而內(nèi)控部由于在雇傭人員方面沒有局限性(非財務(wù)和審計資格的人員也可以參加內(nèi)控審計檢查工作),因此,可以做到對企業(yè)的全面運(yùn)營管理實行更有效的監(jiān)督檢查。

C.報告對象不同

內(nèi)部審計部通常只是向企業(yè)的CEO報告工作,向CEO負(fù)責(zé)。因此,許多涉及CEO本人利益的問題通常無法得到徹底解決,甚至根本無法解決。而內(nèi)控部則可以在向企業(yè)CEO報告工作的同時,還能直接向?qū)徲嬑瘑T會、甚至監(jiān)事或獨立董事報告工作。這在一定程度上保證了審計報告的真實可靠性。

基于上述分析,筆者認(rèn)為,比較理想的內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)可以這樣設(shè)置:

圖1中的紅色部分為企業(yè)所有者;草綠色部分為決策和運(yùn)營管理系統(tǒng);黃色部分則是監(jiān)督檢查系統(tǒng)。


2.確定內(nèi)控工作具體內(nèi)容

要實現(xiàn)對企業(yè)運(yùn)營管理的全面監(jiān)督檢查,最大限度保證監(jiān)督檢查的有效性,內(nèi)控工作主要應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

*組織開發(fā)和維護(hù)企業(yè)管理程序;

*組織開展企業(yè)風(fēng)險評估,建立運(yùn)營管理風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng);

*檢查評價企業(yè)授權(quán)管理體系;

*審計檢查企業(yè)運(yùn)營管理,包括年度例行審計和專項審計;

*組織開展各項調(diào)查,如利益沖突調(diào)查、內(nèi)部自查(ICRQ)、舞弊案件調(diào)查等;

*制定年度審計計劃,編制制定和修改審計指導(dǎo)(或評分審計);

*評價考核內(nèi)控人員的工作,審核下屬分、子公司內(nèi)控人員的任職資格并予以業(yè)務(wù)指導(dǎo);

*配合協(xié)助外部審計師工作并跟蹤檢查其管理意見書的落實情況;

*參加公司董事會、高層經(jīng)營管理會議,定期或不定期向CEO和董(監(jiān))事會、獨立董事報告運(yùn)營管理中存在的重大風(fēng)險;

*對企業(yè)重大管理決策提供咨詢意見;

*培訓(xùn)企業(yè)專業(yè)內(nèi)控管理人員和各級業(yè)務(wù)管理人員;

*管理企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)控網(wǎng)站和宣傳刊物(論壇);

*向董事會、CEO提出對分、子公司高級管理人員的獎懲意見和建議;

*與企業(yè)戰(zhàn)略投資者和有關(guān)政府機(jī)構(gòu)保持溝通;

*其他董(監(jiān))事會、獨立董事、審計委員會、CEO等安排的咨詢管理工作。

3.工作崗位設(shè)立

在集團(tuán)總部內(nèi)控部,工作崗位可以設(shè)置如下:

*內(nèi)控部總監(jiān)(部長、經(jīng)理等):內(nèi)控部總監(jiān)的工作主要就是組織和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的內(nèi)控體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)。內(nèi)控總監(jiān)通常應(yīng)該兼任集團(tuán)董事會的審計委員會成員。其工作除直接向集團(tuán)CEO報告外,同時也向集團(tuán)監(jiān)事會或獨立董事或?qū)徲嬑瘑T會報告。

*內(nèi)控經(jīng)理:協(xié)助內(nèi)控總監(jiān)開展工作。內(nèi)控經(jīng)理直接向內(nèi)控總監(jiān)匯報工作。

*審計經(jīng)理(或內(nèi)部審計師):審計經(jīng)理負(fù)責(zé)運(yùn)營公司的內(nèi)部審計,包括年度例行審計和專項審計。審計經(jīng)理直接向內(nèi)控總監(jiān)匯報。

*風(fēng)險經(jīng)理:負(fù)責(zé)集團(tuán)風(fēng)險評估和運(yùn)營風(fēng)險預(yù)警;協(xié)調(diào)處理集團(tuán)保險業(yè)務(wù)。風(fēng)險經(jīng)理直接向內(nèi)控總監(jiān)匯報工作。

*內(nèi)控總監(jiān)助理:負(fù)責(zé)協(xié)助內(nèi)控部所有內(nèi)勤工作。直接向內(nèi)控總監(jiān)報告工作。

在分、子公司一級,內(nèi)控機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置可以根據(jù)該公司的實際規(guī)模比照集團(tuán)內(nèi)控部方式設(shè)置。也可以根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的實際狀況簡化處理,如只設(shè)立內(nèi)控經(jīng)理崗位而不設(shè)內(nèi)控部。但是,無論是否設(shè)置內(nèi)控部,內(nèi)控經(jīng)理的報告對象都應(yīng)該是公司總經(jīng)理和公司監(jiān)事;在業(yè)務(wù)上接受總部內(nèi)控部的指導(dǎo),惟此,才能夠保證其工作的獨立性和審計結(jié)果的客觀性。

企業(yè)在具體決定設(shè)置內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)控人員數(shù)量時,應(yīng)充分考慮本企業(yè)的實際條件和需要,建立起精干并充滿活力的內(nèi)控組織系統(tǒng)。完成組織機(jī)構(gòu)設(shè)置后,我們將進(jìn)入下一站:


系統(tǒng)培訓(xùn)

任何企業(yè)在推行某個新的管理方法前,最大的問題就是如何快速、有效地轉(zhuǎn)變?nèi)藗円呀?jīng)習(xí)慣了的各種傳統(tǒng)工作方法和思路。由于采用現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控管理的具體操作方法將直接影響到企業(yè)現(xiàn)有的權(quán)力結(jié)構(gòu),這就意味著會遇到巨大的阻力。為此,企業(yè)內(nèi)控管理人員必須要對所有相關(guān)利益者進(jìn)行系統(tǒng)的內(nèi)控培訓(xùn),在系統(tǒng)運(yùn)行之前,把阻力減到最小。培訓(xùn)的內(nèi)容主要有:編制培訓(xùn)資料、確定培訓(xùn)計劃以及實施培訓(xùn)。

1.編制培訓(xùn)資料

*通過各種渠道收集內(nèi)控管理資料和各種案例。內(nèi)控案例應(yīng)當(dāng)以本企業(yè)已經(jīng)發(fā)生的事件為主,適當(dāng)選用社會案例;

*根據(jù)本企業(yè)實際情況,篩選資料;

*使用各種演示手段,組織編排演示文本,電子版本和紙質(zhì)版本;

*培訓(xùn)資料應(yīng)盡量使用各種案例解釋各種概念。

2.確定培訓(xùn)計劃

*確定培訓(xùn)對象

內(nèi)控培訓(xùn)對象應(yīng)該包括企業(yè)董(監(jiān))事、CEO、CFO等全體高層管理人員和普通管理人員。普通管理人員中應(yīng)當(dāng)包括庫房保管、司磅人員、質(zhì)量檢驗人員、保衛(wèi)干事等敏感崗位的操作人員。

*培訓(xùn)方法

脫產(chǎn)專門培訓(xùn)和現(xiàn)場在崗培訓(xùn),單獨溝通交流培訓(xùn)以及工作交流培訓(xùn)等多種形式。

*確定培訓(xùn)的目標(biāo)和具體實施的時間以及考核評價培訓(xùn)效果。內(nèi)控培訓(xùn)應(yīng)該和企業(yè)的其他培訓(xùn)計劃相結(jié)合。

3.實施培訓(xùn)

對于董(監(jiān))事、CEOCFO、公司總經(jīng)理等高級管理人員,通常采用單獨交流的方式介紹內(nèi)控管理的要點;

對于專業(yè)內(nèi)控管理人員則需要進(jìn)行全面的脫產(chǎn)專門培訓(xùn)并結(jié)合其他在崗和工作交流培訓(xùn);

對于其他普通管理人員則以短期脫產(chǎn)集中培訓(xùn)結(jié)合現(xiàn)場其他在崗培訓(xùn)。

在整個受訓(xùn)的人群中,對高級管理人員的培訓(xùn)是整個培訓(xùn)的重點。鑒于財務(wù)總監(jiān)在內(nèi)控體系中的重要性,企業(yè)在考慮選聘財務(wù)總監(jiān)時,應(yīng)當(dāng)盡可能選擇具有內(nèi)控工作背景的財務(wù)人員。國際上的一些著名企業(yè)如GE公司,其選拔的財務(wù)總監(jiān)通常是來自從事過內(nèi)部控制(內(nèi)部審計)工作的人員。具有從事內(nèi)控(內(nèi)部審計)工作背景的人員將成為未來財務(wù)總監(jiān)的重要來源。

有關(guān)內(nèi)控培訓(xùn)方面的工作,如果企業(yè)限于自身培訓(xùn)力量和其他考慮,通??梢晕衅渌麑I(yè)管理公司的專家來協(xié)助進(jìn)行。這種培訓(xùn)通常限于集中的脫產(chǎn)培訓(xùn)。但日常培訓(xùn)主要還得依靠企業(yè)內(nèi)部力量完成。當(dāng)企業(yè)完成了以上的內(nèi)控培訓(xùn)工作后,就可以進(jìn)入下一站:


作業(yè)實施

嚴(yán)格地說,自從企業(yè)策劃內(nèi)控戰(zhàn)略開始,就可以看作是進(jìn)入了內(nèi)控作業(yè)的實施階段,這里指的是具體實施內(nèi)控作業(yè)階段。內(nèi)控作業(yè)的內(nèi)容主要包括:

1.制定企業(yè)內(nèi)控管理程序,或者運(yùn)營管理程序

內(nèi)控的實質(zhì)就是法制化、程序化管理。內(nèi)控管理程序與傳統(tǒng)的企業(yè)管理程序的最大區(qū)別是以系統(tǒng)的方法設(shè)計業(yè)務(wù)流程并且事前就充分考慮規(guī)避各種潛在的管理風(fēng)險。因此,內(nèi)控部門在組織各職能部門編制內(nèi)控管理程序時應(yīng)當(dāng)首先對所有的業(yè)務(wù)流程中存在的各種潛在的風(fēng)險進(jìn)行評估并且在程序設(shè)計中予以規(guī)避。這里包括組織牽制、授權(quán)系統(tǒng)確定、政策規(guī)定等等。制定企業(yè)內(nèi)控管理程序應(yīng)當(dāng)充分考慮與企業(yè)現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系的兼容問題。

2.評估檢查企業(yè)的授權(quán)管理系統(tǒng)

任何一家企業(yè)無論是否有內(nèi)控管理,一定存在一套授權(quán)管理系統(tǒng)。但問題是這些存在的授權(quán)管理系統(tǒng)是否科學(xué)、清晰合理,是否存在越權(quán)和越級的潛在風(fēng)險。這就需要內(nèi)控專業(yè)人員對系統(tǒng)進(jìn)行評估并提出修改調(diào)整意見。內(nèi)控人員需要與公司的CEO、CFO以及人力資源部和各業(yè)務(wù)部門共同合作,對現(xiàn)有的崗位職責(zé)進(jìn)行調(diào)整。崗位職責(zé)在內(nèi)控管理中屬于一般授權(quán)管理。建立臨時特別授權(quán)管理制度。

3.潛在利益沖突調(diào)查

為保證內(nèi)控管理的組織牽制原則得到有效的實施,當(dāng)前的主流非家族經(jīng)營管理的企業(yè)通常需要在處理日常業(yè)務(wù)中避免產(chǎn)生雇員與企業(yè)發(fā)生利益沖突的情況。為此,企業(yè)內(nèi)控管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)計一套利益沖突調(diào)查文件并提出規(guī)避潛在利益沖突發(fā)生的具體措施。然后組織下屬企業(yè)開展全面的利益沖突調(diào)查,最后根據(jù)調(diào)查結(jié)果提出處理意見,包括替代控制措施。

4.編制年度內(nèi)控審計指導(dǎo),實施內(nèi)控審計

無論是內(nèi)部審計還是內(nèi)控審計,都應(yīng)當(dāng)在審計前制定審計指導(dǎo)。編制審計指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)依據(jù)一般內(nèi)部審計準(zhǔn)則要求結(jié)合本企業(yè)實際情況和需要編制。具體的審計項目應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)控五要素(內(nèi)控框架)進(jìn)行分類。這里需要再次強(qiáng)調(diào),內(nèi)控審計和傳統(tǒng)的內(nèi)部審計在審計范圍上不同,包括了財務(wù)之外的其他運(yùn)營管理工作,如職工安全與環(huán)境保護(hù),質(zhì)量管理和生產(chǎn)現(xiàn)場管理,6S管理,6西格瑪管理、精益生產(chǎn)等內(nèi)容,因此,在設(shè)計內(nèi)控審計指導(dǎo)時應(yīng)當(dāng)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分的合作,保證審計項目和審計資源配置的合理性。為便于對各下屬企業(yè)的內(nèi)控管理進(jìn)行客觀橫向比較,內(nèi)控審計指導(dǎo)可以同時附帶建立評分系統(tǒng)。這樣,內(nèi)控審計人員在審計檢查過程中可以提出客觀科學(xué)的評價結(jié)果。

在完成對所有下屬公司的年度審計后,內(nèi)控管理人員就可以對各企業(yè)的實際情況進(jìn)行量化分析比較,為分析企業(yè)的管理風(fēng)險提供客觀依據(jù)。內(nèi)控審計指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)管理風(fēng)險變化情況,定期進(jìn)行調(diào)整更新。實施年度內(nèi)控審計,通常可以要求下屬企業(yè)內(nèi)控人員參加,通過交叉審計對下屬企業(yè)內(nèi)控人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

5.組織風(fēng)險評估

控制管理風(fēng)險是內(nèi)控的根本目的。因此,企業(yè)內(nèi)控部應(yīng)當(dāng)定期對各下屬企業(yè)的管理風(fēng)險進(jìn)行評估。管理風(fēng)險評估應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行全面的規(guī)劃。包括確定風(fēng)險評估的對象(各種業(yè)務(wù)程序和處理環(huán)節(jié)),風(fēng)險種類的確定,風(fēng)險等級的評定,評估人員的組成,評估表格的設(shè)計,評估結(jié)果分析等。風(fēng)險評估是開展內(nèi)控工作的基礎(chǔ),也是制訂內(nèi)控管理程序的重要依據(jù)。各個企業(yè)由于所處行業(yè)不同,地域不同,競爭程度不同,產(chǎn)品種類不同,其管理風(fēng)險也有很大的不同。突出重點,抓住高風(fēng)險項目,是平衡企業(yè)控制風(fēng)險和投入成本的重要手段。

6.內(nèi)控問題調(diào)查(ICRQ

為保證企業(yè)內(nèi)控管理得到有效執(zhí)行,各企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)除了要接受總部的內(nèi)控審計和外部審計外,還應(yīng)當(dāng)定期或不定期舉行自我檢查。自我檢查的主體是各分、子公司總經(jīng)理和各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。分、子公司的內(nèi)控管理人員牽頭組織實施??偛績?nèi)控部通常應(yīng)當(dāng)根據(jù)上年度審計發(fā)現(xiàn)的問題,結(jié)合最新企業(yè)風(fēng)險變化情況等,編制企業(yè)年度內(nèi)控問題調(diào)查提綱發(fā)給各分、子公司供其參考。分、子公司內(nèi)控人員可以根據(jù)本企業(yè)實際情況和需要,對自查內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。企業(yè)內(nèi)控問題調(diào)查表,應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)管理風(fēng)險變化情況和以前年度審計發(fā)現(xiàn)的普遍弱點進(jìn)行調(diào)整。

7.舞弊案件調(diào)查

舞弊問題對企業(yè)造成的損失是造成企業(yè)效益下降甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)的重要原因。因此,預(yù)防舞弊風(fēng)險當(dāng)然也就成為企業(yè)內(nèi)控管理的主要內(nèi)容。舞弊問題產(chǎn)生的后果,通??梢杂秘泿艛?shù)量來反映。舞弊損失數(shù)量是企業(yè)內(nèi)控管理工作績效考核的重要指標(biāo)。內(nèi)控人員應(yīng)當(dāng)定期或不定期對企業(yè)發(fā)生的舞弊案件進(jìn)行調(diào)查并分析匯總舞弊發(fā)生的原因,為管理者采取預(yù)防措施提供依據(jù)。對于國內(nèi)企業(yè),特別是國有企業(yè)來說,舞弊案件通常由監(jiān)察部或紀(jì)檢委負(fù)責(zé)調(diào)查。但是,對于沒有這些機(jī)構(gòu)的外資企業(yè)或上市公司來說,就需要由內(nèi)控部和內(nèi)控人員介入調(diào)查。內(nèi)控部每年應(yīng)當(dāng)對企業(yè)發(fā)生的舞弊情況進(jìn)行匯總分析并為管理層提出相應(yīng)的預(yù)防措施。

8.評價考核內(nèi)控工作

評價考核企業(yè)內(nèi)控人員的工作包括兩部分。首先是內(nèi)控人員績效完成情況。根據(jù)每年與內(nèi)控人員簽定的績效協(xié)議,對其工作進(jìn)行考核評價;其次,對內(nèi)控管理完成好的企業(yè)內(nèi)控人員進(jìn)行表彰。為保證內(nèi)控人員工作的相對獨立性和權(quán)威性,內(nèi)控部將對下屬分、子機(jī)構(gòu)的內(nèi)控人員招聘和解雇提出意見。

9.參加公司董事會會議,對下屬企業(yè)總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)在執(zhí)行內(nèi)控政策和遵循授權(quán)管理方面的情況提出獎懲建議

參加公司的重要決策會議,對重大項目實施提出管理風(fēng)險控制方案。例如內(nèi)控先行的概念。眾所周知,萬丈高樓平地起,無數(shù)失敗的案例表明,造成一個好項目日后失敗的眾多原因中,沒有預(yù)先建立嚴(yán)格的內(nèi)控體系并按照程序規(guī)定操作是其中最重要的原因。

10.組織保險業(yè)務(wù)

購買企業(yè)保險,除了能夠彌補(bǔ)各種突發(fā)事件給企業(yè)造成的損失外,同時也具有預(yù)防管理風(fēng)險的作用。要做好企業(yè)內(nèi)控工作,除了利用內(nèi)部資源外,保險業(yè)務(wù)也可以成為促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控管理的有效工具。如何選擇購買保險項目,如何事先準(zhǔn)備預(yù)防保險事故發(fā)生以及如何準(zhǔn)備保險索賠資料等,都和企業(yè)內(nèi)控管理有重要的關(guān)系。

11.培訓(xùn)企業(yè)高級管理人員

內(nèi)控工作的一個重要內(nèi)容就是培訓(xùn)企業(yè)高級管理人員,特別是財務(wù)總監(jiān)。實踐表明,有財務(wù)背景的專業(yè)人員在得到內(nèi)控審計培訓(xùn)后,通常可以很好地勝任企業(yè)財務(wù)總監(jiān)的工作。從事過一定時期的內(nèi)控審計工作后,通常就有機(jī)會得到作為一名合格財務(wù)總監(jiān)所需要具備的許多條件。比如良好的職業(yè)道德、敏銳的風(fēng)險意識、出色的溝通技巧、較多的處理疑難問題的經(jīng)驗等等。

12.內(nèi)控工作報告

企業(yè)內(nèi)控部工作報告對象將包括董(監(jiān))事、CEO和總經(jīng)理等人。內(nèi)控工作報告有定期和非定期兩種。定期報告主要是定期分析企業(yè)總體內(nèi)控狀況,當(dāng)前存在的高風(fēng)險問題,各種審計結(jié)果,以及針對薄弱問題提出的改進(jìn)意見和建議。好的內(nèi)控人員可以成為企業(yè)董事長、CEO的安全事務(wù)助理。

由于打破了內(nèi)部審計師的工作范圍,可以列入實施內(nèi)控作業(yè)的項目還可以增加。這里特別要提出的是內(nèi)控服務(wù)的觀念。我們通常所說的寓監(jiān)督于服務(wù)之中就是為了體現(xiàn)這一觀念。它從本質(zhì)上改變了傳統(tǒng)的內(nèi)部審計觀念。從實踐經(jīng)驗來看,如果要想使企業(yè)的內(nèi)控管理體系真正發(fā)揮作用,就必須拋棄單純監(jiān)督審計的觀念,代之以監(jiān)督審計與服務(wù)并重。內(nèi)控服務(wù)的內(nèi)容主要應(yīng)當(dāng)以提供管理咨詢意見和建議為主。


走完了以上路程,我們的行程即將結(jié)束,下面將進(jìn)入最后一站:

檢查評估

根據(jù)內(nèi)控五要素的解釋,檢查和評估是內(nèi)控框架體系的一部分。這里的檢查評估除了日常對企業(yè)各個業(yè)務(wù)操作的檢查評估外,也包括對正在實施的內(nèi)控系統(tǒng)的檢查評估。內(nèi)控部和外部審計師(也包括將來社會上成立的獨立的內(nèi)控體系評估機(jī)構(gòu))將構(gòu)成檢查評估的主體。進(jìn)入本站的主要工作內(nèi)容有:

1.內(nèi)部自我檢查評估

由集團(tuán)內(nèi)控部負(fù)責(zé),對企業(yè)已經(jīng)實施的各項內(nèi)控工作進(jìn)行全面的檢查和評估。從戰(zhàn)略規(guī)劃和年度內(nèi)控工作計劃開始,到組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)營情況,再到培訓(xùn)工作和實施內(nèi)控作業(yè),進(jìn)行全方位的檢查評估,然后提出改進(jìn)措施。

2.外部審計師的評估

根據(jù)《公司法》規(guī)定,所有企業(yè)都應(yīng)當(dāng)通過外部審計機(jī)構(gòu)的年度審計。外部審計師在實施審計時,為規(guī)避其審計風(fēng)險,通常要對被審計對象的內(nèi)控體系進(jìn)行檢查評估。因此,獲得外部審計師的評價意見和建議,將從另外的角度為企業(yè)改進(jìn)內(nèi)控管理體系提供重要的依據(jù)。

3.企業(yè)為獲得更為專業(yè)的內(nèi)控評價意見,也可以邀請具有一定資格的其他獨立第三方對企業(yè)進(jìn)行檢查評估

以上介紹的建設(shè)內(nèi)控管理體系線路圖,源自筆者工作中的體會,希望能夠給國內(nèi)眾多推行內(nèi)部控制的企業(yè)提供一些參考。文章的敘述順序是為了方便介紹,其間并沒有絕對的先后關(guān)系,許多工作在實際操作中可以并行操作。有心建立內(nèi)控管理體系的讀者完全可以自行研究出最適合自己的道路。

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