但我們必須開始問問自己：召開這次會(huì)議的目的是什么？如果最終無法就一些議題或任務(wù)達(dá)成一項(xiàng)決定，這就不能稱之為“會(huì)議”(meeting)，而只能算是一場(chǎng)講座(lecture)、簡(jiǎn)報(bào)(presentation)或推銷。它的目的只在于達(dá)到種共識(shí)(不管是什么)或喚醒某人的自我。
我們還必須讓會(huì)議人數(shù)降低到6人或6人以下，才能真正提升效率，因?yàn)槌^6個(gè)人以上的會(huì)議往往不利于做出決策。為什么是6人呢？根據(jù)可靠的管理基本原則，一個(gè)人最好不要帶超過5名以上的直接下屬。只要管理超過5個(gè)人，就容易出亂子、缺少協(xié)調(diào)或決策不佳。同樣的管理法則也適用于開會(huì)。如果某項(xiàng)決策需要跨部門共同進(jìn)行，還是應(yīng)該盡量保持有必要共同達(dá)成決定的5或6個(gè)人參與即可。
一旦這5或6人作出決定后，要提交給其他更多的部門時(shí)便可透過電子郵件，或在沉悶的會(huì)議室中以PowerPoint進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)──這時(shí)就不要把它當(dāng)做是一項(xiàng)會(huì)議了。
你可能會(huì)問，那么可能牽涉到20人以上的會(huì)議該怎么辦呢？團(tuán)隊(duì)主管或部門主管總是必須針對(duì)開發(fā)計(jì)劃、業(yè)績(jī)或財(cái)報(bào)進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)?。∵@些其實(shí)不稱為會(huì)議，而只能算是另一種形式的簡(jiǎn)報(bào)。如果最終未能達(dá)到某項(xiàng)決策，那就不算是一場(chǎng)會(huì)議。
如果一定要進(jìn)行這些大型的簡(jiǎn)報(bào)/說明會(huì)，盡量先制定出一些基本規(guī)則：
必須有一項(xiàng)明確的重點(diǎn)或目標(biāo)：如開發(fā)計(jì)劃的進(jìn)度或更新、成果簡(jiǎn)報(bào)，以及新產(chǎn)品發(fā)布等。
在進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)前先分發(fā)議程數(shù)據(jù)供檢閱；
必須先約定好會(huì)議時(shí)間，盡量不超過60分鐘，但以30分鐘為佳。
指派會(huì)議主持人，負(fù)責(zé)維持會(huì)議議程順利進(jìn)行以及打斷任何的自我推銷或以自我為中心的言論。
它們不產(chǎn)生決策。在這類會(huì)議的所有決定得到事先與主決策者真正的會(huì)議上作出。
在這一類簡(jiǎn)報(bào)會(huì)中通常不會(huì)有任何決定產(chǎn)生。所有的決定都由主要的決策者在這些說明會(huì)/發(fā)布會(huì)前預(yù)先開會(huì)做出決策了。
只進(jìn)行有限度的討論。與會(huì)者以最有力的方式發(fā)表個(gè)人的最新進(jìn)展或發(fā)現(xiàn)。
有節(jié)制地使用投影片，重點(diǎn)說明所發(fā)布的訊息或決策，以及下一階段的任務(wù)與決定。
會(huì)議中嚴(yán)禁使用智能型手機(jī)、平板計(jì)算機(jī)或筆記本電腦檢查郵件或上網(wǎng)。
當(dāng)然還有其他方法可維持會(huì)議節(jié)奏緊湊以及準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。例如，您可以要求所有的與會(huì)者站著開會(huì)，同時(shí)，發(fā)言時(shí)間不超過三分鐘。(不過，隨著各地文化不同，許多公司可能覺得這并不是個(gè)好主意……)。
下一頁：供貨商的會(huì)議最沒效率？項(xiàng)目經(jīng)理人常陷于達(dá)成共識(shí)的兩難
根據(jù)我多年來的經(jīng)驗(yàn)，我發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)線以及產(chǎn)品經(jīng)理最能夠讓會(huì)議有效率地進(jìn)行。一般供貨商的會(huì)議最沒效率，而計(jì)劃經(jīng)營主管則介于二者之間。我猜測(cè)是因?yàn)楫a(chǎn)線經(jīng)理人知道時(shí)間就是金錢，所以他們更實(shí)事求是。供貨商總想著銷售，因而讓開會(huì)逐漸陷于迂回曲折──多半都是惠而不實(shí)的對(duì)話。項(xiàng)目經(jīng)理人則常常陷于必須達(dá)成共識(shí)(天知道為什么)的兩難，因而常常想得到大家的肯定，但大家都知道這是不可能達(dá)到的。
以我所在的公司營運(yùn)總監(jiān)為例，他往往能夠讓會(huì)議進(jìn)行的十分緊湊且有效率。與會(huì)的每個(gè)人都有3分鐘的時(shí)間報(bào)告工作進(jìn)度。如果有人提出了不相關(guān)的問題打斷發(fā)言者，就會(huì)被要求把問題留到他自己的發(fā)言時(shí)間再提出來。
再舉另一個(gè)極端的例子，我最近參加了廠商項(xiàng)目經(jīng)理舉辦的每周計(jì)劃進(jìn)度“會(huì)議”(通常是遠(yuǎn)程會(huì)議的形式)。但他迂回的言論讓與會(huì)者感覺漫無目的地圍繞著議題打轉(zhuǎn)。當(dāng)然，事實(shí)上是他很喜歡在取成一些響應(yīng)以前先營造出輕松的環(huán)境，以便與大家套好關(guān)系。但這讓我想盡快逃離這場(chǎng)會(huì)議，并且把他列為“黑名單”。
讓我們杜絕不具生產(chǎn)力的會(huì)議吧！讓小組能以最短的時(shí)間做出決定，也給工程師保留更多時(shí)間完成實(shí)際的任務(wù)。
在你所參與的會(huì)議中，哪些情況相當(dāng)有效率？或者，您遇過什么樣的會(huì)議讓人想逃？請(qǐng)分享您的經(jīng)驗(yàn)。
翻譯：Susan Hong
聯(lián)系客服
