你的秘書職責(zé)到9段了嗎？
—— 欣冠佳管理培訓(xùn)
昨天，楊總繼續(xù)給我們講《執(zhí)行力的培訓(xùn)》，在講課過程中，楊總在互動環(huán)節(jié)給在座的每一位員工出了一道模擬測試題——
題目：總經(jīng)理要秘書安排會議
模擬內(nèi)容：總經(jīng)理要求秘書在某時間安排開一個會議，要求在座的每位員工都把自己當(dāng)成是總經(jīng)理的秘書。
測試內(nèi)容：在這件事下，作為秘書你應(yīng)該怎么完成這項會議安排任務(wù)。要求用筆記錄下來，10分鐘記錄時間。
任務(wù)交代下來，很多時候，我們自認(rèn)為上級下達(dá)的任務(wù)我們完成了，就可以了，可是很多時候得不到上級的認(rèn)可呢？ 主要就在于，我們沒有把重心放到結(jié)果上，而是被“完成任務(wù)”迷惑了。其實在大多數(shù)情況下，對于我們想要的結(jié)果，不是辦不到，是因為我們沒有執(zhí)著地辦到。
"你要完成任務(wù)"！什么是任務(wù)？"請給我結(jié)果"！什么是結(jié)果？所有參會的人員都要通知，然后秘書自己也參加會議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但上級想要的結(jié)果是什么呢？下面是楊總公布的1-9段的秘書的不同做法。
一段秘書：發(fā)通知。用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。
二段秘書：抓落實。發(fā)通知之后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。
三段秘書：重檢查。發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參與，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況， 也讓總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書：勤準(zhǔn)備。發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書：細(xì)準(zhǔn)備。發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是
什么？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考。
六段秘書：做記錄。發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在 會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。
七段秘書：發(fā)記錄。會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議
的人員，或者其他人員。
八段秘書：定責(zé)任。將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)
后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總 經(jīng)理。
九段秘書：做流程。把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這給流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！
從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化。
