會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。
筆者在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會(huì)議記錄的質(zhì)量問(wèn)題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會(huì)議記錄本內(nèi)無(wú)目錄。特別是不填寫(xiě)會(huì)議議題時(shí)，在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對(duì)案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。
二、記錄不完整。有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人；有些會(huì)議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒(méi)有記全名；有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì)議內(nèi)容；有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒(méi)有記錄會(huì)議的議題等，使人很難了解會(huì)議的全貌。
三、會(huì)議記錄本沒(méi)有按工作性質(zhì)分開(kāi)。如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì)議記錄本（聯(lián)席會(huì)議例外），給保管和利用帶來(lái)不便。
四、會(huì)議記錄本不固定。有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁(yè)就再也不用了；更有甚者，每次開(kāi)會(huì)時(shí)臨時(shí)找?guī)讖埜宓陀涗洠^(guò)后就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書(shū)寫(xiě)材料不符合歸檔要求。有的會(huì)議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書(shū)寫(xiě)潦草，不利于會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長(zhǎng)久保存。
為了提高檔案質(zhì)量，筆者認(rèn)為做會(huì)議記錄應(yīng)該注意以下問(wèn)題：
一、使用固定的會(huì)議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會(huì)議記錄本，按會(huì)議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì)議的時(shí)間順序規(guī)范、完整地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄本前三頁(yè)應(yīng)寫(xiě)有目錄，包括會(huì)議日期、內(nèi)容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會(huì)議記錄人應(yīng)把每次會(huì)議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
二、按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分：
1、會(huì)議基本情況。包括會(huì)議名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)時(shí)間（要寫(xiě)明年、月、日及會(huì)議開(kāi)始時(shí)間）、會(huì)議地點(diǎn)、出席人（人數(shù)不多的會(huì)議要把出席者的姓名都寫(xiě)上，注明其他人員全部到會(huì)；人數(shù)過(guò)多的會(huì)議可只寫(xiě)出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會(huì)議主持人宣布開(kāi)會(huì)前寫(xiě)好。
2、會(huì)議內(nèi)容。包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)， 記錄時(shí)必須聚精會(huì)神，邊聽(tīng)邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。
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