管理新知 2008-07-13 16:24:06 閱讀1023 評(píng)論3 字號(hào)：大中小 訂閱
摘要：精細(xì)化管理，就是要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。實(shí)施精細(xì)化管理工作，是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，提高單位管理科學(xué)化的重要舉措，是創(chuàng)新辦公室管理方法和手段，提高干部隊(duì)伍整體素質(zhì)的具體實(shí)踐。本文針對(duì)辦公室工作這一特殊客體，從深刻理解精細(xì)化管理的內(nèi)涵出發(fā)，深入分析探討了辦公室工作精細(xì)化管理的客觀必要性、具體的工作思路以及有效實(shí)施辦公室工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素。
關(guān)健詞：辦公室 精細(xì)化 管理
辦公室是一個(gè)單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。隨著科學(xué)化、精細(xì)化管理理念在單位工作領(lǐng)域的不斷引入，辦公室工作面臨更多的壓力和挑戰(zhàn)。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到一個(gè)單位工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到單位的對(duì)外形象。做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來應(yīng)該思考和探索的一個(gè)問題。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進(jìn)科學(xué)化和精細(xì)化管理，加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密、督辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績(jī)效更加顯著。辦公室工作要結(jié)合實(shí)際，首先從完善崗位責(zé)任管理體系入手，從細(xì)節(jié)抓起，以各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)同化、實(shí)證化、精益化為逐一突破口，研究探索精細(xì)化管理的可行之路，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作全面高效地開展。
一、精細(xì)化管理的理論基礎(chǔ)
精細(xì)化管理是管理者用來調(diào)整產(chǎn)品、服務(wù)和運(yùn)營(yíng)過程中的技術(shù)方法，它以規(guī)范化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，把服務(wù)者的焦點(diǎn)專注到了滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。
（一）精細(xì)化管理的內(nèi)涵
精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國(guó)家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化；第二層次是精細(xì)化；第三個(gè)層次是個(gè)性化。
精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個(gè)管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理等等。服務(wù)精細(xì)化管理是以最經(jīng)濟(jì)的管理方式獲取最大的效益，達(dá)到組織可持續(xù)發(fā)展為目的的管理方式。要求服務(wù)管理的每一個(gè)步驟都要精心，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要精細(xì)，那么我們做的每一項(xiàng)工作都是精品。精心是態(tài)度，精細(xì)是過程，精品是成就。精細(xì)化管理在服務(wù)中是“用心服務(wù)，真心服務(wù)”的工作思想在管理中的具體體現(xiàn)，其目的就是把大家平時(shí)看似簡(jiǎn)單、很容易的事情用心、精心地做好。“認(rèn)真做能把事情做對(duì)，用心做才能把事情做好”，管理專家汪中求認(rèn)為：精細(xì)化的時(shí)代已經(jīng)到來、細(xì)節(jié)決定成敗。
（二）精細(xì)化管理的特征
隨著市場(chǎng)逐步走向成熟、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈和組織機(jī)構(gòu)對(duì)管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，粗放管理的諸多弊端日漸顯示出來，向科學(xué)、精細(xì)化化管理方式的轉(zhuǎn)變，成為一種必然的趨勢(shì)。作為一種高效、集約的管理方式，精細(xì)化管理具有以下特征：
1.強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性
科學(xué)管理就是盡量使每一個(gè)管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)化，而數(shù)據(jù)化則是精細(xì)化管理最重要的特征之一。在數(shù)據(jù)化、精確化的前提下，嚴(yán)謹(jǐn)成為一種習(xí)慣性的行為，在管理上的每一個(gè)執(zhí)行細(xì)節(jié)上都可以做到精確化、數(shù)據(jù)化。而這些數(shù)據(jù)化、精確性的資料可以成為管理者進(jìn)行決策的重要依據(jù)，是決策更具科學(xué)性和可操作性。產(chǎn)品和服務(wù)的高質(zhì)量不是粗放的管理模式可以創(chuàng)造出來的，而是要通過精細(xì)化的管理來實(shí)現(xiàn)。精細(xì)化管理不再像粗放型管理那樣采用“差不多”的說法，而更多的是要依靠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袨椤?/p>
2.改進(jìn)和完善管理流程
精細(xì)化管理需要在組織的流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)，所以不斷改進(jìn)和優(yōu)化流程是精細(xì)化管理的主要特征。我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)過渡到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之后，市場(chǎng)需求急劇擴(kuò)大，為國(guó)內(nèi)企業(yè)迅速成長(zhǎng)創(chuàng)造了良好的機(jī)遇。企業(yè)在抓住市場(chǎng)機(jī)遇迅速成長(zhǎng)之后，應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，把機(jī)會(huì)型增長(zhǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略型增長(zhǎng)，使企業(yè)在市場(chǎng)帶來的增長(zhǎng)逐漸減少或者消失之后，能夠順利地實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式的增長(zhǎng)，從精細(xì)化的管理中創(chuàng)造效益。任何單位都應(yīng)順應(yīng)外部環(huán)境的變化而相應(yīng)做出轉(zhuǎn)變，以建立完美的流程為中心，強(qiáng)調(diào)不斷的改善，實(shí)施精細(xì)化管理，以創(chuàng)造效益，提高效能。
3.強(qiáng)調(diào)持續(xù)不斷的改進(jìn)
精細(xì)化管理不是一蹴而就的，而是一個(gè)不斷完善、不斷提高的過程。精細(xì)化管理沒有固定的模式，也不能照搬別人的精細(xì)化管理模式，要從管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中不斷地總結(jié)，不斷地提升。別人的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，但絕不能簡(jiǎn)單地移植。所以，在精細(xì)化管理的過程中，需要克服兩種現(xiàn)象：一種是領(lǐng)導(dǎo)不重視，根本不想推行精細(xì)化管理；另一種是缺乏具體的操作步驟和方法，使精細(xì)化無法持續(xù)進(jìn)行下去。
4.以人為核心
管理最核心的問題是人的問題，精細(xì)化管理更是強(qiáng)調(diào)以人為核心。筆者認(rèn)為，管理就是使有限的資源發(fā)揮最大的效能的過程。而在一個(gè)組織中人的資源是最重要的資源，要?jiǎng)?chuàng)造最大效率和效益，就必須使人的潛力得到最大程度的發(fā)揮。而如何最大程度地發(fā)揮人的潛力，則是管理中面臨的最大的難題，也是精細(xì)化管理面臨的最大的難題。
5.強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新
精細(xì)化管理以持續(xù)的自我改進(jìn)為特征，而創(chuàng)新則是自我改進(jìn)的永恒的主題。沒有創(chuàng)新，則談不到自我改進(jìn)，而精細(xì)化管理即強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷地否定自我，不斷地進(jìn)步。細(xì)節(jié)是一種創(chuàng)造，包含著把小事做細(xì)的精細(xì)化管理則強(qiáng)調(diào)非數(shù)據(jù)不精、非創(chuàng)新不細(xì)。沒有比較，可能我們無法界定什么是精細(xì)，什么是粗放。可以說，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展到今天，堅(jiān)持自主創(chuàng)新，改變粗放式的經(jīng)營(yíng)管理模式，實(shí)現(xiàn)由粗放型管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變，是一個(gè)不可回避的話題。
(三)精細(xì)化管理應(yīng)遵循的原則
1.數(shù)據(jù)化原則 做人要寬容，做事要嚴(yán)謹(jǐn)；寬容源于良知，嚴(yán)謹(jǐn)來自資料，這是普遍的社會(huì)法則。數(shù)據(jù)化原則強(qiáng)調(diào)用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)分析、用數(shù)據(jù)要求、用數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。它的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：用數(shù)據(jù)明確要求，讓員工知道怎樣做是正確的；用數(shù)據(jù)明確標(biāo)準(zhǔn)，讓員工知道做到什么程度是正確的；用數(shù)據(jù)明確目標(biāo)，讓員工知道任務(wù)的海拔高度，知道自己行程距離；用數(shù)據(jù)明確計(jì)劃，讓團(tuán)隊(duì)知道應(yīng)該怎樣走，知道怎樣分配資源，怎樣使用裝備；用數(shù)據(jù)檢討執(zhí)行，查找計(jì)劃與執(zhí)行的差距；用數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù)，找到管理中的漏洞。
2.操作性原則 規(guī)則的制定僅僅是第一步，其后必須增加兩方面的內(nèi)容，即規(guī)則實(shí)施細(xì)則及實(shí)施檢查細(xì)則。規(guī)則面前人人平等，要把遵守規(guī)則形成一種習(xí)慣。在具體工作實(shí)踐中，規(guī)則經(jīng)常被孤獨(dú)地掛在墻上，另一種表現(xiàn)是一些講不清的“特殊情況”。何謂特殊情況，是規(guī)則以內(nèi)的特殊？還是規(guī)則以外的特殊？解決的辦法一是把規(guī)則考慮得更細(xì)；二是去掉這種不能操作、又容易產(chǎn)生腐敗的表述。用要點(diǎn)代替廢話，是避免規(guī)則不具操作性的簡(jiǎn)單辦法，正確的做法有兩點(diǎn)：一是直入主題；二是有幾點(diǎn)就寫幾點(diǎn)，能做到幾點(diǎn)就寫幾點(diǎn)。
3.以人為本的原則 以人為本的思想貫穿到精細(xì)化管理的各個(gè)方面，通過有效激勵(lì)和約束，最大限度地發(fā)揮員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化。
4.過程控制的原則 對(duì)每一項(xiàng)工作職責(zé)和任務(wù)，明確工作鏈，繪制流程圖，搞好過程控制，推進(jìn)每個(gè)工作環(huán)節(jié)的精細(xì)化，確保實(shí)現(xiàn)辦公室整體精細(xì)化管理目標(biāo)。
5.精益求精的原則 以觀念創(chuàng)新引領(lǐng)思路創(chuàng)新和方法創(chuàng)新，樹立嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精的工作作風(fēng)，做到精于事前、細(xì)于過程，持續(xù)改進(jìn)。
6.方便考核的原則 工作目標(biāo)量化和具體化，對(duì)難以量化的目標(biāo)任務(wù)，根據(jù)情況認(rèn)定邊界考核條件，減少不確定因素在考核中的影響。
二、辦公室工作實(shí)施精細(xì)化管理的客觀必要性分析
辦公室是一個(gè)單位的綜合部門，辦公室工作是內(nèi)部行政管理的重要組成部分。目前辦公室工作面臨著許多新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，對(duì)辦公室工作的管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理理念和模式，以科學(xué)化精細(xì)化管理全面提升辦公室工作水平，促使辦公室在圍繞中心、服務(wù)大局、履行職責(zé)、發(fā)揮職能上取得更大成績(jī)。將精細(xì)化引入到辦公室管理是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作者討論的一個(gè)熱門話題，對(duì)于辦公室管理實(shí)踐也具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化精細(xì)化是提高辦公室管理工作整體效率的必由之路。
（一）辦公室工作的特點(diǎn)及當(dāng)前普遍存在的問題
辦公室既是一個(gè)單位的綜合管理部門，又是一個(gè)單位具體的辦事機(jī)構(gòu)，其工作關(guān)系千絲萬縷，錯(cuò)綜復(fù)雜，事務(wù)性的工作很多，處于一個(gè)單位工作的關(guān)鍵位置，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)，同時(shí)也承擔(dān)一部分對(duì)外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個(gè)方面。辦公室工作的特點(diǎn)大致可以概括為以下四點(diǎn)：一是原則性強(qiáng)，辦公室起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、連結(jié)內(nèi)外的樞紐作用，無論是執(zhí)行上級(jí)政策還是處理內(nèi)部事務(wù)，每項(xiàng)工作都具有極強(qiáng)的政策性和原則性。二是服務(wù)性強(qiáng)，辦公室所有工作都是圍繞單位中心工作展開的，服務(wù)于單位整個(gè)工作大局。三是突發(fā)性強(qiáng)，辦公室所具有的職能決定辦公室要經(jīng)常處理臨時(shí)性、突發(fā)性的事務(wù)，實(shí)際工作不確定因素多，對(duì)辦公室人員素質(zhì)要求較高。四是內(nèi)容繁瑣，辦公室工作涵蓋辦文辦事、來信來訪、調(diào)查研究、會(huì)務(wù)組織、協(xié)調(diào)服務(wù)、安全保衛(wèi)、后勤保障等諸多方面，涉及面廣，內(nèi)容繁雜。
辦公室為單位各項(xiàng)工作任務(wù)的圓滿完成做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)，但在實(shí)踐中辦公室管理仍然存在一些不足和問題：一是傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實(shí)的情況還不同程度地存在，難以實(shí)施科學(xué)的量化考核。在事務(wù)繁雜，辦公室工作人員有限的情況下，勢(shì)必影響辦公室的整體工作效率。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。
（二）推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理是辦公室職能的內(nèi)在要求
辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為中心工作服務(wù)、為單位基層工作服務(wù)，地位非常重要，其職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上決定和影響著整體工作的成效。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的獨(dú)特性：一是工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議籌備、信息回饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時(shí)，還要承擔(dān)許多臨時(shí)性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)，經(jīng)常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務(wù)方面，由于辦公室人員大量時(shí)間陷入在事務(wù)性工作中，深入實(shí)際不夠、掌握素材不多、調(diào)查研究不足、分析問題不透，導(dǎo)致調(diào)研工作脫離實(shí)際，無法為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供辦公室應(yīng)具有的參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查等職能。辦公室對(duì)整個(gè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著獨(dú)特的樞紐作用，每項(xiàng)工作都具有極強(qiáng)的政策性和原則性。這就決定我們必須把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，按照科學(xué)化、精細(xì)化管理的要求加強(qiáng)管理，以保證辦公室各項(xiàng)工作的高效有序。如在參謀助手方面，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策前有大量基礎(chǔ)性工作需要辦公室去完成，辦公室所做準(zhǔn)備性工作必須準(zhǔn)確無誤才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要保證準(zhǔn)備性工作準(zhǔn)確無誤就必須依靠科學(xué)的方法，從精細(xì)角度出發(fā)，學(xué)會(huì)信息的收集、整理和積累，把基礎(chǔ)性工作做扎實(shí)。三是工作影響面廣、責(zé)任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作職能的內(nèi)在要求，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動(dòng)中求主動(dòng)、在無序中求有序、在務(wù)實(shí)中求精細(xì)”。
（三）推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理是提高辦公室工作績(jī)效的主要途徑
近年來，辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)及辦文、辦會(huì)、辦事的質(zhì)量和水平都有了明顯提高。但用高標(biāo)準(zhǔn)來衡量，辦公室的工作還存在一些問題和不足：一是疏于政務(wù)、忙于事務(wù)。辦公室的主要精力為一些瑣碎的日常事務(wù)所牽扯，參政水平不高，領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用發(fā)揮得不夠充分。二是疏于管理、責(zé)任淡化。工作流程不夠精細(xì)，崗責(zé)體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在責(zé)任不落實(shí)、工作效率不高的問題。少數(shù)人的責(zé)任心不夠強(qiáng)，辦文、辦會(huì)、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時(shí)出一些低級(jí)差錯(cuò)，影響工作質(zhì)量和單位形象。三是疏于服務(wù)、忙于應(yīng)付。主要是工作的主動(dòng)性、創(chuàng)造性差，成天忙于應(yīng)付性的工作，“沉”得不夠。四是疏于學(xué)習(xí)、安于現(xiàn)狀。一些同志認(rèn)為自己的素質(zhì)在單位還過得去，不愿意花時(shí)間、動(dòng)腦筋搞學(xué)習(xí)，對(duì)本職工作得過且過。辦公室工作綜合性強(qiáng)，涉及面廣，每項(xiàng)工作的成敗和效率高低都直接影響其它工作的正常開展甚至影響到全局。另外突發(fā)性和臨時(shí)性的事務(wù)多，往往打亂辦公室正常工作安排，對(duì)辦公室人員的素質(zhì)和能力形成嚴(yán)峻考驗(yàn)。在這種情況下，如果不進(jìn)行科學(xué)化精細(xì)化管理，勢(shì)必出現(xiàn)工作分不清輕重緩急，丟三落四，效率低下，疲于應(yīng)付的情況。當(dāng)前，只有全面推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實(shí)不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為基層服務(wù)。
（四）辦公室工作性質(zhì)的服務(wù)性決定必須進(jìn)行科學(xué)化、精細(xì)化管理
辦公室工作雖然內(nèi)容繁雜，涉及面廣，但所有工作都是圍繞中心工作展開的，服務(wù)于整個(gè)工作大局。辦公室工作的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)，包括為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為內(nèi)部各部門服務(wù)，為全體員工服務(wù)甚至還有部分對(duì)外服務(wù)功能。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就是做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好的依據(jù)，把領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，使其能集中精力處理重大問題、解決主要矛盾。為內(nèi)部各部門服務(wù)就是要做好溝通與協(xié)調(diào)工作，努力使部門之間形成密切配合的關(guān)系，把各個(gè)部門聯(lián)接成一個(gè)步調(diào)一致的整體。為全體員工服務(wù)主要體現(xiàn)在后勤保障、安全保衛(wèi)等方面，這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作，要通過辦公室的服務(wù)解除員工的后顧之憂，使其能全身心地投入到本職工作中去。綜上所述，服務(wù)是辦公室工作的根本，提高服務(wù)質(zhì)量是辦公室工作的當(dāng)務(wù)之急。必須從科學(xué)化精細(xì)化管理入手，注重細(xì)節(jié)，換位思考，在服務(wù)好上級(jí)的同時(shí)，服務(wù)好基層，服務(wù)好群眾，把服務(wù)意識(shí)體現(xiàn)在辦公室的各項(xiàng)工作中，切實(shí)提高辦公室整體服務(wù)水平。
三、實(shí)施精細(xì)化管理，提高辦公室行政效能思路
將精細(xì)化引入到辦公室管理對(duì)于辦公室管理實(shí)踐具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化精細(xì)化是提高辦公室管理工作整體效率的必由之路。辦公室工作精細(xì)化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)從管理理念、工作流程、崗位職責(zé)、績(jī)效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方面著手，運(yùn)用科學(xué)理論和方法指導(dǎo)和推動(dòng)工作實(shí)踐，以全面實(shí)現(xiàn)辦公室工作精細(xì)化管理。
（一）推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理幾個(gè)理念選擇
（1）必須圍繞樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀理念?？茖W(xué)發(fā)展觀，是黨提出的執(zhí)政理念。辦公室效能建設(shè)要遵從工作的要求，從發(fā)展理念、措施上全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀；著重圍繞目標(biāo)管理，實(shí)施過程控制；著重圍繞實(shí)施透明的監(jiān)督管理機(jī)制，不斷推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化、制度化、程序化；督促單位把貫徹上級(jí)精神同本單位的實(shí)際相結(jié)合，自覺按客觀規(guī)律辦事。
（2）必須圍繞為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。辦公室作為單位中樞，掌握著大量信息，辦公室干部作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，是辦公室的重要職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)決策的正確，對(duì)貫徹上級(jí)指示和決定，提高單位效率，促進(jìn)工作有效開展，有著舉足輕重的作用。
（3）必須圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強(qiáng)執(zhí)行力。辦公室工作不僅是管理，在新形勢(shì)下更體現(xiàn)在服務(wù)上。辦公室效能建設(shè)要圍繞服務(wù)大局，服務(wù)中心，服務(wù)重心，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，從目標(biāo)制定、工作計(jì)劃的實(shí)施，體現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。同時(shí)，具有上情下達(dá)和督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強(qiáng)有力的執(zhí)行力，是提高辦公室行政效能的載體。
（4）必須注重細(xì)節(jié)。管理體現(xiàn)細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗。辦公室行政效能建設(shè)，必須注重細(xì)節(jié)。我們?cè)谥贫冉ㄔO(shè)、工作流程的設(shè)計(jì)、績(jī)效考評(píng)體系、工作責(zé)任問責(zé)、經(jīng)費(fèi)管理、公文的運(yùn)行質(zhì)量、資源的運(yùn)用、節(jié)約型單位建設(shè)等，都要把細(xì)節(jié)貫穿于辦公室工作的方方面面、各個(gè)環(huán)節(jié)，使細(xì)節(jié)成為推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理、提高行政效能的基本理念。
（二）加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，提高素質(zhì)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，增強(qiáng)支撐精細(xì)化管理的能力
推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理，關(guān)鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務(wù)上叫得響、作風(fēng)上過得硬的辦公室干部隊(duì)伍。辦公室的工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，它不僅需要有很強(qiáng)的政治思想素質(zhì)和理論學(xué)術(shù)修養(yǎng)，還需要有較高的實(shí)際業(yè)務(wù)能力。所以這對(duì)我們辦公室的工作人員提出了很高的要求。辦公室要適應(yīng)新的形勢(shì)，提高素質(zhì)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室干部隊(duì)伍建設(shè)，為提高辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平提供強(qiáng)有力的組織保證和人才支持。辦公室人員要勤于學(xué)習(xí)、勇于實(shí)踐、善于總結(jié)、樹立良好的工作作風(fēng)著手，切實(shí)增強(qiáng)自身素質(zhì)，不斷提高做好新形勢(shì)下辦公室工作的本領(lǐng)。
要把加強(qiáng)辦公室工作人員的思想教育擺到突出位置，引導(dǎo)辦公室工作人員樹立正確的人生觀、價(jià)值觀、政績(jī)觀，強(qiáng)化道德責(zé)任意識(shí)。強(qiáng)化理論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。進(jìn)一步增強(qiáng)“三種意識(shí)”、提高“四項(xiàng)能力”、樹立“五方面作風(fēng)”：即增強(qiáng)把握規(guī)律的意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、精益求精的意識(shí)；提高輔助決策的能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實(shí)的能力、促進(jìn)和諧的能力；樹立理論聯(lián)系實(shí)際、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、雷厲風(fēng)行、清正廉潔的良好作風(fēng)，打牢效能建設(shè)的基礎(chǔ)。
（三）明確職責(zé)，優(yōu)化流程，建章立制，有序運(yùn)作。
明確職責(zé)，細(xì)化流程。首先，依職能辦事，確保崗位職責(zé)精細(xì)化。分解細(xì)化崗位職責(zé)，按章辦事，做到不越位，不缺位。其次，按流程律事。按照環(huán)節(jié)順暢、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化要求，建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財(cái)務(wù)、會(huì)議、信訪、網(wǎng)站等各方面管理工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互動(dòng)。最后，靠協(xié)調(diào)成事。做好“三個(gè)協(xié)調(diào)”：一是做好與上級(jí)單位的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取支持；與科室之間的協(xié)調(diào)，督辦落實(shí)；與其他部門的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取配合；與相對(duì)人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取理解。形成加強(qiáng)協(xié)作，協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。
科學(xué)設(shè)計(jì)辦公室各項(xiàng)工作流程、實(shí)現(xiàn)辦公室工作程序化是推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理的前提。辦公室處于單位工作的樞紐地位，各項(xiàng)工作聯(lián)系緊密，環(huán)環(huán)相扣，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會(huì)影響整體工作的進(jìn)展。因此，必須借鑒現(xiàn)代管理理論，按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，把握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)建立和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程，如建立信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、安全保密、單位財(cái)務(wù)、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。各項(xiàng)工作都依既定流程運(yùn)行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實(shí)施、反饋、評(píng)估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對(duì)策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計(jì)流程，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn)行。
辦公室工作的制度化和規(guī)范化程度直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和在社會(huì)上的形象。辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的紐帶和橋梁，工作任務(wù)重、頭緒多、內(nèi)容雜。為確保辦公室各項(xiàng)工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建立一套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項(xiàng)工作及辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序?？茖W(xué)健全的規(guī)章制度可使辦公室工作人員各司其職，團(tuán)結(jié)共事，提高辦公室整體執(zhí)行力，促進(jìn)辦公室工作科學(xué)化精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。要健全從政務(wù)服務(wù)到事務(wù)管理，從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)等辦公室各方面的工作制度。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。
對(duì)于有關(guān)辦公室各項(xiàng)事務(wù)的工作流程、人員崗責(zé)、監(jiān)督考核等方面好的做法，有必要以制度的形式固定下來，做到用制度管人辦事。首先，建立工作日志制度，提高辦公室干部統(tǒng)籌安排工作的能力和科學(xué)利用時(shí)間的水平，減少疏漏。其次，建立AB崗制度。在相近崗位之間，實(shí)行頂崗或互為備崗的制度，防止出現(xiàn)“缺位”。第三，完善績(jī)效考核制度。實(shí)行分工負(fù)責(zé)，量化考核，引入激勵(lì)機(jī)制，月統(tǒng)計(jì)季通報(bào)，年終匯總，按考核情況進(jìn)行評(píng)先評(píng)優(yōu)。
（四）定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)對(duì)等，嚴(yán)格考核。
辦公室崗位眾多，大部分是具體的事務(wù)性工作, 如果沒有明確的崗位職責(zé)，容易造成工作交叉重疊，或者出現(xiàn)互相推諉，某些工作出現(xiàn)空白，無人過問落實(shí)的情況。必須按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全完善辦公室工作的崗責(zé)體系。要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。要明確界定崗位職責(zé)，形成具體的崗位工作規(guī)范，制訂詳細(xì)的“崗位操作手冊(cè)”，使各個(gè)崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責(zé)，熟悉本職業(yè)務(wù)，確保嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。落實(shí)崗位責(zé)任制的實(shí)質(zhì)是明確劃分辦公室每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實(shí)到具體個(gè)人身上，并采取相應(yīng)的措施保證各項(xiàng)工作任務(wù)的落實(shí)，做到崗位到人，責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室每個(gè)成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。
崗位責(zé)任制的落實(shí)離不開嚴(yán)格的監(jiān)督考核，監(jiān)督考核是辦公室各項(xiàng)既定管理制度得到貫徹執(zhí)行的基本保證，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有利于實(shí)現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)化精細(xì)化管理。首先，嚴(yán)格的監(jiān)督考核可以實(shí)時(shí)了解各部門、人員在規(guī)章制度、工作任務(wù)以及計(jì)劃進(jìn)度等方面的落實(shí)情況，有利于進(jìn)行評(píng)比表彰，建立約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，達(dá)到激勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，嚴(yán)格獎(jiǎng)罰的目的。其次，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有利于抓進(jìn)展找差距。對(duì)工作計(jì)劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實(shí)、進(jìn)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督考核，可以確保每一項(xiàng)工作都得到具體落實(shí)和實(shí)施。對(duì)工作啟動(dòng)慢，未能按計(jì)劃完成工作等情況，嚴(yán)格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問題所在，找出差距，從而及時(shí)改進(jìn)工作方式方法。
（五）抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，推進(jìn)辦公室工作精細(xì)化管理
1.堅(jiān)持服務(wù)中心、輔助決策。 辦公室圍繞中心工作，發(fā)揮職能作用，集中體現(xiàn)在輔助決策上。輔助決策就像一條紅線，把辦公室的參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障和督促檢查這五項(xiàng)職能貫穿起來，形成一個(gè)整體。比如，決策前，要深入基層，調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有價(jià)值的參考資料；利用辦公室信息網(wǎng)絡(luò)健全、信息渠道通暢的有利條件，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供決策信息；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好重要文稿起草工作；對(duì)重大問題適時(shí)提出對(duì)策性建議和處理預(yù)案。決策中，要搞好上下、左右、內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和審核把關(guān)，提高決策的效率。決策后，要搞好決策的宣傳，抓好決策的組織實(shí)施和督促檢查，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，反饋問題，促進(jìn)決策的不斷完善。總之，服務(wù)中心、輔助決策是檢驗(yàn)辦公室精細(xì)化管理水平高低的關(guān)鍵所在。
2.以推行績(jī)效管理為切入點(diǎn)。 現(xiàn)代政府管理的核心問題是提高績(jī)效。西方發(fā)達(dá)國(guó)家非常重視政府績(jī)效管理。美國(guó)布什政府于2003年開始推行部門績(jī)效“報(bào)告卡”制度，設(shè)立績(jī)效基準(zhǔn)和等級(jí)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)部門績(jī)效管理水平的提高。我國(guó)也非常重視績(jī)效管理，提出要開展政府績(jī)效評(píng)估，建立行政問責(zé)制度。辦公室推行科學(xué)化、精細(xì)化管理，要按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績(jī)效考核，為提高管理水平提供可靠保障。工作中要注意做到五個(gè)結(jié)合：一是定量與定性考核結(jié)合。二是綜合與分類考核結(jié)合。三是內(nèi)外結(jié)合，既進(jìn)行內(nèi)部考核，又讓辦公室以外的部門或人員參與進(jìn)行評(píng)價(jià)。四是今昔結(jié)合，對(duì)不好量化的工作，可用以往年度完成工作的數(shù)量和質(zhì)量作參考，對(duì)當(dāng)年的業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)。五是人機(jī)結(jié)合，充分運(yùn)用綜合辦公信息系統(tǒng)，自動(dòng)生成相關(guān)考核信息，并輔之以必要的人工考核。六是考用結(jié)合，重視考核結(jié)果的應(yīng)用，以考促管，改進(jìn)工作。
3.努力將辦公室精細(xì)化管理上升為一種文化。 行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧曾經(jīng)進(jìn)行了為期8年的試驗(yàn)，測(cè)試除了經(jīng)濟(jì)利益以外的其他因素對(duì)工人行為的影響。他得出的結(jié)論是工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”，而且是“社會(huì)人”，精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對(duì)工人的行為方式起著特殊的決定作用。這給予我們的重要啟示是，推行辦公室工作精細(xì)化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員大力實(shí)施精細(xì)化管理，辦公室人員要努力做到圍繞中心、服務(wù)大局，愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)，雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。
（六）轉(zhuǎn)變方式，實(shí)施辦公室工作精細(xì)化管理
研究探索精細(xì)化管理的可行之路，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作全面高效地開展。筆者認(rèn)為，要達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)，必須切實(shí)完成以下幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變：
1.崗位責(zé)任管理方式的轉(zhuǎn)變。
實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，首先要實(shí)現(xiàn)崗位責(zé)任粗放式向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變。規(guī)范化管理是辦公室的基礎(chǔ)性工作，而精細(xì)化管理是規(guī)范化管理工作的具體化和可操作形式，按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，辦公室首先要健全和完善了各項(xiàng)工作的崗責(zé)體系。目前大部分辦公室只是大體劃定了辦公室的主要工作職責(zé)范圍。這些工作誰去做、何時(shí)完成、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么、誰負(fù)責(zé)檢查考核等均不明確。針對(duì)此種狀況，辦公室首先從崗位管理制度上變粗放式為精細(xì)化。根據(jù)工作職能和流程，明確界定崗位職責(zé)，形成具體的崗位工作規(guī)范，使每位工作人員都能夠全面了解崗位職責(zé)，熟悉本職業(yè)務(wù)，同時(shí)在工作中也便于對(duì)照?qǐng)?zhí)行，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。
2.工作要求的轉(zhuǎn)變
實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要實(shí)現(xiàn)工作要求由一般性強(qiáng)調(diào)到量化、限時(shí)完成的轉(zhuǎn)變。辦公室隨機(jī)性、突發(fā)性工作較多，對(duì)質(zhì)量、時(shí)效性要求很強(qiáng)。以前辦公室在工作上對(duì)各崗位人員提出的只是一般籠統(tǒng)性要求，只作泛泛的強(qiáng)調(diào)，安排和管理缺乏科學(xué)性；經(jīng)常出現(xiàn)有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上網(wǎng)、聊天打發(fā)時(shí)間的現(xiàn)象。這種情況不但會(huì)極大的挫傷上進(jìn)心強(qiáng)職工的工作積極性，還會(huì)助長(zhǎng)某些職工的懶惰、不求上進(jìn)等不良風(fēng)氣。實(shí)行量化到人、限時(shí)完成就能很好地解決這一問題。
（1）變工作安排臨時(shí)抓為按崗位明確規(guī)定到人
工作事前無計(jì)劃臨時(shí)抓的弊端很多，臨時(shí)安排的任務(wù)不一定在承辦人崗位職責(zé)范圍內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)又不好當(dāng)面推脫，雖然表面上接受了任務(wù)，但因?yàn)槭诸^還有其他任務(wù)或是其他原因心里上很不情愿，這樣必然缺乏責(zé)任感，能拖則拖，逼到時(shí)限了馬虎應(yīng)付了事，質(zhì)量自然可想而知了。現(xiàn)在將辦公室每個(gè)崗位職責(zé)精細(xì)化分解為一項(xiàng)項(xiàng)具體工作，任務(wù)安排到人頭，明確這就是其崗位工作，令其無法借口推諉，從而提高工作質(zhì)量、效率。同時(shí)這樣也方便績(jī)效考核，促進(jìn)職工增強(qiáng)工作責(zé)任感，
（2）變崗位工作模糊為精細(xì)、量化到人
以前辦公室在工作中，因崗位工作范圍、內(nèi)容模糊不明確，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作交叉的“三角地帶”，致使工作推諉扯皮，得不到真正的落實(shí)。通過制定并完善精細(xì)化崗位職責(zé)，分別向辦公室主任、副主任、秘書、司機(jī)、檔案管理等崗位人員下達(dá)了具體工作任務(wù)，明確了各自工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定、時(shí)間要求，辦公室的每個(gè)人都明確自己的工作任務(wù)是什么，何時(shí)該做什么，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等。每個(gè)人通過日清日結(jié)工作日志，制定出本周的工作計(jì)劃，記錄好每天工作的實(shí)施、完成情況及存在的問題，對(duì)自己及科室里的工作心中有數(shù)，提前做好準(zhǔn)備，保證了各項(xiàng)工作高效率高質(zhì)量的完成。
（3）變工作任務(wù)時(shí)限模糊為責(zé)任到人限時(shí)完成
隨著科學(xué)的進(jìn)步和時(shí)代發(fā)展的步伐，只有快捷、高效地做好辦公室全面工作，才能不辱使命為單位整體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保證。辦公室在制定本科室每月的目標(biāo)任務(wù)時(shí)均有明確的時(shí)限要求，從事每項(xiàng)工作的人也都清楚自己的工作時(shí)限，完成時(shí)間只能提前，不得拖延。
（4）變推諉扯皮為高效優(yōu)質(zhì)完成
通過崗位職責(zé)和工作時(shí)限的精細(xì)化，辦公室人員都非常清楚各自崗位職責(zé)、任務(wù)，知道自己應(yīng)做的工作不能無故把“皮球”踢給別人，干不好就得自己承擔(dān)責(zé)任。通過嚴(yán)格的精細(xì)化考核辦法，使職工的崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)進(jìn)一步得到增強(qiáng)，工作和自己相比有了較大的提高，和同行相比有了明顯的進(jìn)步。
3.任務(wù)落實(shí)的轉(zhuǎn)變
實(shí)行辦公室工作的精細(xì)化管理，要完成任務(wù)落實(shí)由不定時(shí)督查到定時(shí)績(jī)效考核的轉(zhuǎn)變。在以往的辦公室工作中，辦公室領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做沒做完、進(jìn)展情況和存在的問題、個(gè)人執(zhí)行任務(wù)的質(zhì)量如何等沒有一個(gè)量的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏制度上的約束。有時(shí)因?yàn)閳?zhí)行人沒有及時(shí)進(jìn)行反饋和匯報(bào)，致使一些工作因銜接不力而出現(xiàn)工作上的疏漏等問題。辦公室采用“四變四為”法促進(jìn)辦公室全員積極履行崗位職責(zé)，保證各項(xiàng)工作的高效、及時(shí)完成。
（1）變主任工作督催制為個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制
主任督催雖然能促使職工及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，但同時(shí)也會(huì)傷及某些同志的自尊心，會(huì)起到一定的負(fù)面作用。但辦公室工作千頭萬緒，辦公室主任不可能面面俱到，沒有時(shí)間對(duì)自己安排布置的任務(wù)嚴(yán)盯死守，如果經(jīng)辦人不將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室領(lǐng)導(dǎo)，待出現(xiàn)問題或結(jié)果提交時(shí)間超過了工作時(shí)限時(shí)就可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動(dòng)或者出現(xiàn)工作疏漏。個(gè)人主動(dòng)回報(bào)制度是變被動(dòng)工作為主動(dòng)，經(jīng)辦人事情辦理后，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況、反饋辦理意見，使每件事情有始有終，有因有果，避免工作差錯(cuò)。
（2）變職工被動(dòng)接受檢查為個(gè)人自查在先組織檢查在后
辦公室以前在工作檢查上都是職工被動(dòng)接受檢查。對(duì)檢查出的問題，有的職工整改不認(rèn)真、不徹底，有的問題下次檢查時(shí)仍然出現(xiàn)或根本未改。現(xiàn)改為個(gè)人自查后科室再檢查，每個(gè)職工要逐日認(rèn)真填寫日清日結(jié)工作日志，對(duì)照本人精細(xì)化崗位工作職責(zé)要求，逐條逐項(xiàng)查漏補(bǔ)缺，抓緊時(shí)間整改完善；對(duì)工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)或預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的情況提出對(duì)策，供領(lǐng)導(dǎo)決策。檢查只是促進(jìn)工作的一個(gè)手段，最終目的是把工作做好。實(shí)踐證明：個(gè)人自查在先、組織檢查在后比職工單獨(dú)被動(dòng)接受檢查效果明顯好得多。
（3）變粗放式考核為精細(xì)化考核
所謂精細(xì)化考核，就是廢除無分制粗放型考核，改為參照上級(jí)和本級(jí)規(guī)范化管理工作考核辦法和標(biāo)準(zhǔn)，采用百分制對(duì)每個(gè)專業(yè)的精細(xì)化崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按周、按月公開考核到崗到人。嚴(yán)格執(zhí)行制定出的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)際考核得分衡量每個(gè)人崗位日常工作的好差，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后。通過考核，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，調(diào)動(dòng)每位職工的工作積極性，促使每個(gè)精細(xì)化管理點(diǎn)都能達(dá)到規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，真正發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，達(dá)到精細(xì)化管理的目標(biāo)。
（4）變口頭泛泛批評(píng)為管理手段的經(jīng)濟(jì)化
口頭批評(píng)，對(duì)因特殊原因或一時(shí)疏忽沒有做好工作的自覺性較高者有效，而對(duì)缺乏工作責(zé)任感、事業(yè)心的不求上進(jìn)者，根本起不到作用。實(shí)行崗位工作任務(wù)完成業(yè)績(jī)、個(gè)人日常量化任務(wù)與年終考核掛鉤制度。比如宣傳工作，科室與每個(gè)人年初均要簽訂宣傳目標(biāo)任務(wù)，并將總?cè)蝿?wù)分配到每月完成。實(shí)行管理手段的經(jīng)濟(jì)化，就是對(duì)月末完不成分配指標(biāo)的個(gè)人從經(jīng)濟(jì)上對(duì)個(gè)人進(jìn)行扣罰，從而提升職工自覺履行職責(zé)的自覺性，達(dá)到實(shí)施精細(xì)化管理的初衷和目的，全面優(yōu)質(zhì)高效完成崗位職責(zé)任務(wù)。
四、有效實(shí)施辦公室工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素及建議
(一)有效實(shí)施精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素
1.從最高領(lǐng)導(dǎo)做起
作為領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)該首先要保證做正確的事，然后才能正確地做事。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者來說，除了制定發(fā)展戰(zhàn)略、做出管理決策外，關(guān)注實(shí)際工作執(zhí)行中的細(xì)節(jié)也是他們最重要的工作。領(lǐng)導(dǎo)者只有腳踏實(shí)地，積極了解并參與一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)的執(zhí)行，才能夠準(zhǔn)確及時(shí)地發(fā)現(xiàn)既定目標(biāo)是否能夠?qū)崿F(xiàn)？會(huì)遇到哪些阻力？并根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整策略，及時(shí)修正偏差。實(shí)施精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)作用并不是要求領(lǐng)導(dǎo)一定要事必躬親，而是要明察秋毫，對(duì)一些重要的細(xì)節(jié)比他人觀察得更周密更細(xì)致，并能在某些細(xì)節(jié)的操作上做出榜樣，并形成一種威懾力，使每個(gè)員工都不敢馬虎。只有這樣，組織的工作才能真正做細(xì)，精細(xì)化管理才能得到有效實(shí)施。
2.管理層明確職責(zé)
管理層責(zé)、權(quán)、利是否明確對(duì)精細(xì)化管理的推行影響較大，因此，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)部門職能清晰、權(quán)責(zé)到位，權(quán)力層層有、任務(wù)個(gè)個(gè)擔(dān)、責(zé)任人人負(fù)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)分工，界定好所有管理者應(yīng)盡的責(zé)任，讓每個(gè)員工都明確自己的崗位職責(zé)，杜絕工作中推諉、扯皮等不良現(xiàn)象，保證精細(xì)化方案的有效實(shí)施。
3.重視監(jiān)督檢查
精細(xì)化管理是一套完整的體系，是一個(gè)封閉的管理系統(tǒng)，由“制定—實(shí)施—監(jiān)督”三大必不可少的環(huán)節(jié)構(gòu)成。有了好的管理方案、制度，也明確了職責(zé)，也有人去實(shí)施，但是面對(duì)各種變化，總存在實(shí)施不力，措施不到位的問題，因此一旦失去了監(jiān)督，方案、制度就會(huì)流于形式。要保證辦公室精細(xì)化管理的有效實(shí)施，必須認(rèn)真檢查實(shí)施效果，建立回饋機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中的各種問題，并進(jìn)一步加以改善提高。其中，檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)，盡可能量化。檢查方式可以多種多樣，以求反應(yīng)真實(shí)客觀的情況。辦公室真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，形成精細(xì)文化，那么每位員工將自發(fā)把“精細(xì)化”作為習(xí)慣。
4.學(xué)會(huì)控制成本
精細(xì)化管理對(duì)組織最大的貢獻(xiàn)在于成本控制，一個(gè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的組織一般都能夠把成本控制到最優(yōu)，因?yàn)楣芾淼木?xì)化能夠優(yōu)化流程、提高質(zhì)量、降低不必要的損耗。
5.善于采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)
與泰勒制的科學(xué)管理相比，現(xiàn)代的精細(xì)化管理最大的差異就是電子化手段的應(yīng)用。就是計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字電視、數(shù)字通信、email等電子產(chǎn)品和服務(wù)的普及和廣泛應(yīng)用。辦公室在實(shí)施精細(xì)化管理的過程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中的應(yīng)用。精細(xì)化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流，針對(duì)這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場(chǎng)也推出了數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件包。辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理必須依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段的支持，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運(yùn)作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要?，F(xiàn)代信息技術(shù)可以減少很多工作的中間環(huán)節(jié)，有利于提高辦公效率，降低行政成本。科學(xué)的程序設(shè)計(jì)可以使辦公室各項(xiàng)工作銜接緊密、疏而不漏，有效提高辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理程度。
（二）有效實(shí)施精細(xì)化管理的建議
1.制定并執(zhí)行好精細(xì)化管理方案
辦公室要根據(jù)實(shí)際，通過自我診斷，充分發(fā)現(xiàn)存在的問題，按照“精細(xì)”的思路，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的精細(xì)化管理實(shí)施方案，以點(diǎn)到線，由線到面逐步分階段進(jìn)行，每階段實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改修改體系，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理工程在辦公室中的作用。確定精細(xì)化方案要兼顧總目標(biāo)和階段子目標(biāo)，既要規(guī)劃精細(xì)化工程的總體方案，也要設(shè)計(jì)好階段性的計(jì)劃和具體方案，并建立專門的組織，制定相應(yīng)的計(jì)劃、步驟和措施，分階段性實(shí)施和推進(jìn)精細(xì)化管理。
2.規(guī)范管理制度
管理精細(xì)的組織在管理制度方面具有共同的特點(diǎn)，那就是具有規(guī)范性的管理制度，以及成功地執(zhí)行了規(guī)范性的管理制度，而且自身的管理制度在不斷的、穩(wěn)定的創(chuàng)新、優(yōu)化過程中，不斷提高規(guī)范性管理制度的實(shí)施質(zhì)量。在實(shí)施精細(xì)化管理前，辦公室要整理出一個(gè)系統(tǒng)、完整、全面、細(xì)致的規(guī)章制度體系，作為精細(xì)化管理依規(guī)辦事的依據(jù)。辦公室管理制度的表現(xiàn)形式或組成包括組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明、專業(yè)管理制度、工作或流程等管理制度類文件。在規(guī)范性實(shí)施管理制度的過程中，可把重點(diǎn)放在制度的實(shí)施、檢查方面，并將自檢和互檢相結(jié)合。這樣一來，人人都自覺查看自己所管的責(zé)任范圍和關(guān)聯(lián)部門，一旦發(fā)現(xiàn)問題，馬上解決和調(diào)整。
3.用標(biāo)準(zhǔn)化推動(dòng)精細(xì)化
工作標(biāo)準(zhǔn)是辦公室工作人員的行為指南和考核依據(jù)。缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)，往往使辦公室工作人員與辦公室整體工作方向不統(tǒng)一，造成大量的人力物力資源浪費(fèi)。制定標(biāo)準(zhǔn)盡量做到數(shù)字化，要與考核聯(lián)系起來。辦公室實(shí)施精細(xì)化管理要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，把辦公室內(nèi)所有定編、定崗、參數(shù)、定額等都?xì)w納出來，存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且盡可能把這些管理標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量化。
4.不斷創(chuàng)新，深化精細(xì)化管理
創(chuàng)新存在于細(xì)節(jié)之中，細(xì)節(jié)是創(chuàng)新之源。通過細(xì)節(jié)的創(chuàng)新可能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)辦公室工作的持續(xù)不斷的改善，從而獲得巨大的成效。在實(shí)施精細(xì)化過程中，最為重要的是要有規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識(shí)。規(guī)范性方法是基本性的、不可或缺的條件、要求、手段，創(chuàng)新的方法與技巧是在規(guī)范性的基礎(chǔ)上發(fā)展的要求和手段規(guī)范是精細(xì)的表現(xiàn)形式，精細(xì)是創(chuàng)新的方向和動(dòng)力。精細(xì)的境界是將管理的規(guī)范性與創(chuàng)新性很好的結(jié)合起來。
結(jié)束語(yǔ)
精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，按照科學(xué)化、精細(xì)化管理的要求，加強(qiáng)自身建設(shè)，推進(jìn)管理創(chuàng)新，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、崗責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密、保障更加有力、服務(wù)大局的績(jī)效更加顯著。精細(xì)化管理是被實(shí)踐證明的先進(jìn)管理模式。辦公室工作要緊密結(jié)合本單位工作實(shí)際，努力把在辦公室搭建成一個(gè)服務(wù)的平臺(tái)、公共關(guān)系的平臺(tái)、管理的平臺(tái)、監(jiān)督的平臺(tái)。通過本文的探討分析，可以發(fā)現(xiàn)在辦公室工作中實(shí)施精細(xì)化管理不僅具有客觀必要性，而且具有一定的可行性、指導(dǎo)意義和現(xiàn)實(shí)意義。
本文撰寫于2008年7月，在撰寫過程中查閱了大量資料，在此向原作者的辛勤工作致謝。由于本人知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)有限，本文難免出現(xiàn)一些不足、錯(cuò)誤乃至遺漏，敬請(qǐng)斧正為謝！
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