在職場里，我們經(jīng)常聽到管理者們抱怨，當(dāng)跟進(jìn)某項(xiàng)工作進(jìn)展時(shí)，很多員工的回答是“忘了”或 “等等，讓我想一下”類似這樣的。長期這樣下去，這樣的員工就會被管理者貼上“不靠譜”“執(zhí)行力差”的標(biāo)簽——根本原因就是，他們沒有把管理者交代的任務(wù)很好地執(zhí)行下去，也沒有及時(shí)地反饋，也就是，他們沒有具備“閉環(huán)思維”。
這個(gè)“閉環(huán)思維”來源于美國質(zhì)量管理專家休哈特博士提出的“PDCA循環(huán)”，也就是計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-處理的循環(huán)。所以閉環(huán)，不是指封閉，而是指循環(huán)。通過不斷的循環(huán)改進(jìn)，達(dá)到螺旋上升的發(fā)展途徑。
本質(zhì)上來說，閉環(huán)思維是信息從始到終的傳遞過程，而執(zhí)行力就是執(zhí)行者保質(zhì)保量按時(shí)完成管理者發(fā)起的工作指令、任務(wù)及要求的過程，也是信息的閉環(huán)過程。這里的管理者可以是上級，也可以是項(xiàng)目協(xié)調(diào)人，比如督辦，項(xiàng)目經(jīng)理等。整個(gè)閉環(huán)過程體現(xiàn)的就是我們常說的執(zhí)行力。但執(zhí)行力這個(gè)概念有點(diǎn)虛，到底什么是執(zhí)行力，怎么提高執(zhí)行力，每個(gè)人估計(jì)都有不同的理解，這里我介紹一個(gè)自創(chuàng)的提升執(zhí)行力四循環(huán)八步法給大家，在工作中很有實(shí)踐意義。
提升執(zhí)行力四循環(huán)八步法
四循環(huán) | 八步法 | 能力要求 | 要點(diǎn)解析 |
傳指令 | 1明確執(zhí)行指令 | 管理者：領(lǐng)導(dǎo)能力 | 管理者交代清楚任務(wù) （who/what/why/when/where/how） 許多企業(yè)之所以執(zhí)行力不強(qiáng)，是因?yàn)橐恍┕芾碚咄皇墙淮幌乱鍪裁矗瑓s不明確告訴下屬誰來做，要做到什么程度，用什么方法在什么時(shí)候完成。接受任務(wù)的人往往又不敢問，只好憑感覺去做，所以，在企業(yè)里“揣摩上意”很普遍 |
2清晰執(zhí)行任務(wù) | 執(zhí)行者：領(lǐng)悟能力 | 執(zhí)行者確認(rèn)任務(wù)清晰 執(zhí)行者在收到執(zhí)行指令后如果有不清晰的地方，務(wù)必第一時(shí)間和管理者確認(rèn)，不要模棱兩可，不懂裝懂，以免出現(xiàn)信息偏差，導(dǎo)致執(zhí)行方向錯誤 | |
列計(jì)劃 | 3排出執(zhí)行計(jì)劃 | 執(zhí)行者：計(jì)劃能力 | 執(zhí)行者：做好時(shí)間管理，明確目標(biāo)，克服拖延 時(shí)間，內(nèi)容，關(guān)鍵結(jié)果，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，責(zé)任人，協(xié)助人 |
4分清執(zhí)行順序 | 執(zhí)行者：經(jīng)濟(jì)頭腦 | 執(zhí)行者：要事第一原則 先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的“本末”、“輕重”、“緩急”，然后從重要的方面下手 | |
跟過程 | 5跟進(jìn)執(zhí)行過程 | 管理者：跟催能力 | 管理者：以身作則，跟蹤進(jìn)度，給予指導(dǎo)，解決困難 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)剡M(jìn)行后續(xù)追蹤，以確保負(fù)責(zé)計(jì)劃的人員能依照原定進(jìn)度完成當(dāng)初承諾的目標(biāo)，同時(shí)也能厘清執(zhí)行過程中的具體細(xì)節(jié)，并及時(shí)給下屬以指導(dǎo)，協(xié)助解決困難。同時(shí)，如果遇到外在環(huán)境發(fā)生變化，完善的后續(xù)追蹤也可使執(zhí)行者迅速靈活地應(yīng)變 |
6檢查執(zhí)行條件 | 執(zhí)行者：風(fēng)險(xiǎn)意識 | 執(zhí)行者：檢查執(zhí)行條件，確保可以執(zhí)行下去，可落地 執(zhí)行過程中資源是否足夠，有沒有變化點(diǎn)，是否需要支持，及時(shí)升級 | |
看結(jié)果 | 7反饋執(zhí)行信息 | 執(zhí)行者：交付能力 | 執(zhí)行者：主動反饋執(zhí)行進(jìn)展，有沒有落實(shí)，落實(shí)效果怎么樣？ 及時(shí)的反饋能體現(xiàn)一個(gè)人的工作態(tài)度，可以增進(jìn)溝通，使雙方信息對稱，在工作過程中減少不必要的曲折延誤，從而大大提高執(zhí)行的效率。 |
8考核執(zhí)行結(jié)果 | 管理者：公平性 | 管理者：有獎有罰，及時(shí)公平，物質(zhì)和精神 獎懲分明也是提高執(zhí)行力的有力杠桿。韋爾奇說過：要管好一個(gè)組織并不難，關(guān)鍵是給20%的優(yōu)秀員工不斷地加薪加薪，對10%的落后員工不斷地淘汰淘汰 |
第一個(gè)循環(huán)：明指令
第一步：明確執(zhí)行指令，就是由管理者交代清楚任務(wù)，怎么算清楚，這里有一個(gè)5W1H，也就是誰做？做什么？為什么做？到哪里做？什么時(shí)間完成？怎么做？這是執(zhí)行力的起點(diǎn)，考驗(yàn)的是管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力，也就是方向要正確，思路要清晰，許多企業(yè)之所以執(zhí)行力不強(qiáng)，是因?yàn)橐恍┕芾碚邚囊婚_始就沒有交代清楚任務(wù)，往往只是交代一下要做什么，卻不明確告訴下屬誰來做，要做到什么程度，用什么方法，在什么時(shí)候完成。接受任務(wù)的人往往又不敢問，只好憑感覺去做，結(jié)果可想而知。
所以，員工執(zhí)行力差并不一定是員工執(zhí)行的問題，也有可能是團(tuán)隊(duì)管理者從一開始就沒有明確方向，說清楚任務(wù)。如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力經(jīng)常出問題，那么這個(gè)團(tuán)隊(duì)的頭頭就要先自我反思一下，是不是在帶著團(tuán)隊(duì)打亂仗，瞎指揮或者壓根兒不指揮，而不是一出問題就劈頭蓋臉地罵員工。那往往是無能和不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。
第二步清晰執(zhí)行任務(wù)，就是執(zhí)行者確認(rèn)任務(wù)清晰，考驗(yàn)的是執(zhí)行者的領(lǐng)悟能力，這個(gè)領(lǐng)悟力不是要去猜，而是，一旦收到執(zhí)行指令后執(zhí)行者如果有不清晰的地方，務(wù)必第一時(shí)間和管理者確認(rèn)，不要模棱兩可，不懂裝懂，以免出現(xiàn)信息偏差，導(dǎo)致執(zhí)行方向錯誤。
所以這一步非常重要，相當(dāng)于執(zhí)行者對執(zhí)行任務(wù)再一次確認(rèn)，并反饋給管理者。有點(diǎn)類似于港片里的“Yes, Sir!”, 工作中有些上級會經(jīng)常強(qiáng)調(diào)，要對別人的任務(wù)或要求及時(shí)給予回復(fù)。可能有人對這個(gè)有異議，覺得回復(fù)一個(gè)“收到”有點(diǎn)形式或者官僚，其實(shí)是誤解了。重要的不是“收到”這兩個(gè)字，而是回復(fù)這兩個(gè)字相當(dāng)于告訴發(fā)起人：我讀了你的信息，也明白具體要求。這樣對別人也是一種反饋和尊重，否則別人壓根兒不知道你是不是讀了，有沒有疑義。當(dāng)然了，如果有疑問，當(dāng)場就坦誠地提出來。這才是上下級之間正確的溝通方式，也是靠譜的體現(xiàn)，有求必應(yīng)，有問必答，坦誠溝通。如果你有意見當(dāng)時(shí)不說，后面又不按上級的方向去執(zhí)行甚至陽奉陰違，那后果會非常嚴(yán)重，最終會讓上級來承受后果，請問有誰能接受這樣的下屬？
所以說，任何時(shí)候，只要上級還沒有最終決策，你都可以提意見，但一旦上級最終拍板，那就要堅(jiān)決地執(zhí)行下去，哪怕是你認(rèn)為錯誤的指令，你也要想辦法把它做正確。這才是一個(gè)絕對靠譜的做法。但是你想一想，在職場里，更多的時(shí)候，是上級的決策更加正確還是下級的呢？我想大家心中已經(jīng)有了答案。絕大部分情況下上級的決策都是正確的，否則你也做不了這個(gè)上級，尤其是在一些民營企業(yè)，絕大部分領(lǐng)導(dǎo)都是靠能力和業(yè)績晉升上來的，否則你壓根兒就待不住。
第二個(gè)循環(huán)：列計(jì)劃
第三步，排出執(zhí)行計(jì)劃，就是執(zhí)行者做好時(shí)間管理，明確目標(biāo)，克服拖延，需要考慮計(jì)劃六要素：時(shí)間，目標(biāo)，內(nèi)容，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，責(zé)任人，協(xié)助人。也就是我們?nèi)粘Ｕf的WBS分解。這一步考驗(yàn)的是執(zhí)行者的計(jì)劃能力。如果你能夠把一個(gè)計(jì)劃考慮得非常全面，就會給上級靠譜的印象，慢慢的上級也會放心把事情交給你做。
第四步分清執(zhí)行順序，執(zhí)行者要遵守“要事第一”原則，先分析事情的主要矛盾和次要矛盾，認(rèn)清事情的“本末”、“輕重”、“緩急”，然后從重要的方面下手。這一步考驗(yàn)的是執(zhí)行者的經(jīng)濟(jì)頭腦。你手里本來就有那么多事情，現(xiàn)在又收到一個(gè)新的任務(wù)，哪一件先做，哪一件后做，你要有一個(gè)判斷，因?yàn)槟愕馁Y源和時(shí)間是有限的，所以一定要把有限的資源投入到能產(chǎn)生最大產(chǎn)出的事情上，這就是經(jīng)濟(jì)頭腦，千萬不能本末倒置。每個(gè)部門每個(gè)人都有必保的“本”，任何時(shí)候都不能把“本”給丟了。比如采購經(jīng)理的“本”就是降本，采購執(zhí)行的“本”就是保供，供應(yīng)商管理的“本”就是供應(yīng)商要合規(guī)合格，不能出大簍子。任何時(shí)候如果把本丟了，那一切都會歸零，其他事情做得再好也沒什么意義，也很難得到上級認(rèn)可。上級會覺得你太缺少敏銳度太不靠譜了。
第三個(gè)循環(huán)：跟過程
第五步，跟進(jìn)執(zhí)行過程，就是管理者在執(zhí)行過程中要以身作則，了解進(jìn)度，看看有沒有進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，有沒有偏離目標(biāo)，下屬有沒有困難，如果有的話可以及時(shí)提醒，及時(shí)糾偏，及時(shí)指導(dǎo)，支持下屬解決困難。這一步考驗(yàn)的是管理者的跟催能力。
為什么要有這一步呢？有人說，管理者布置完任務(wù)之后，然后到點(diǎn)就撿現(xiàn)成的行不行？可以，但有個(gè)前提，執(zhí)行過程沒有任何意外，下屬能力也非常強(qiáng)，即使有問題下屬也會及時(shí)反饋，但這種情況非常少，這樣的員工也非常少，風(fēng)險(xiǎn)也非常大，一旦到點(diǎn)才發(fā)現(xiàn)問題就來不及了，所以管理者必須了解中間進(jìn)度，一方面保證任務(wù)及時(shí)正確交付，同時(shí)也要對下屬給予指導(dǎo)，是負(fù)責(zé)任的一種表現(xiàn)。這里說的跟過程不一定是跟蹤事情的具體細(xì)節(jié)，而是建立跟蹤機(jī)制，比如定例化會議調(diào)度某項(xiàng)重點(diǎn)工作，建立定例化跟蹤機(jī)制，有時(shí)候管理者哪怕是跟蹤10分鐘也會非常有效。
第六步，檢查執(zhí)行條件，當(dāng)然跟過程這個(gè)循環(huán)還需要執(zhí)行者一起參與，就是執(zhí)行者在執(zhí)行過程中檢查執(zhí)行條件，確保方案可執(zhí)行，措施可落地，比如檢查資源是否足夠，有沒有變化點(diǎn)，是否需要支持，是否需要升級？這就需要執(zhí)行者本人要有風(fēng)險(xiǎn)意識，同時(shí)要懂得向上管理和借助資源。當(dāng)自己搞不定的時(shí)候一定懂得借助別人的資源，包括上級，平級甚至是公司外的資源，因?yàn)槟愀悴欢ú⒉淮韯e人搞不定，至少上級掌握的資源要多，辦法也更多，但如果你不及時(shí)升級，有問題也不吭聲，最后等到暴雷就晚了。
所以說，有問題及時(shí)升級，不是什么丟人的事情，反而會讓上級覺得，你這個(gè)人懂得利用資源來解決問題，也是靠譜的表現(xiàn)。當(dāng)然這里面有一個(gè)度，不是說一有困難就升級，而是要本人先盡最大努力，想盡一切辦法之后再來升級。如果事事升級時(shí)時(shí)升級，上級會覺得你工作能力有問題。這里需要提醒一下。
第四個(gè)循環(huán)：看結(jié)果
第七步，反饋執(zhí)行結(jié)果，就是執(zhí)行者主動反饋執(zhí)行進(jìn)展，有沒有落實(shí)，落實(shí)效果怎么樣？及時(shí)的反饋能體現(xiàn)一個(gè)人的工作態(tài)度，可以增進(jìn)溝通，使雙方信息同步，在工作過程中減少不必要的曲折延誤，從而大大提高執(zhí)行的效率。這一步考驗(yàn)的是執(zhí)行者的交付能力，所謂交付能力，就是拿到結(jié)果并把結(jié)果反饋給管理者的能力。
很多時(shí)候員工執(zhí)行完任務(wù)，結(jié)果也非常好，但就是沒有反饋，只有他自己知道，非要等到上級來追問才反饋，這種員工也叫不靠譜。因?yàn)榧词鼓愎ぷ髂芰υ購?qiáng)，干得再好，但總是不及時(shí)反饋，結(jié)果也是歸零，沒有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會放心把工作交給這樣的員工。所以這一步至關(guān)重要，要養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，永遠(yuǎn)在上級問起之前就反饋，如果工作很重要，還要不厭其煩地反饋階段性進(jìn)展，不讓上級追問，消除上級的焦慮。這才是一個(gè)靠譜的職場人。
最后一步，考核執(zhí)行結(jié)果，就是管理者要有獎有罰，及時(shí)公平地進(jìn)行物質(zhì)或精神上的激勵。這也是提高執(zhí)行力的有力杠桿。這一點(diǎn)在很多民營企業(yè)里體現(xiàn)得非常明顯。一件事執(zhí)行得好不好，跟有沒有考核有很大關(guān)系，但最好是事前公開考核規(guī)則，事后要兌現(xiàn)，不能是空頭支票。
這就是整個(gè)四循環(huán)八步法的內(nèi)容。整個(gè)過程就是一個(gè)PDCA大循環(huán)，里面又分四個(gè)小循環(huán)，從管理者明確執(zhí)行指令開始，到管理者考核執(zhí)行結(jié)果結(jié)束，中間有管理者和執(zhí)行者各司其職。所以執(zhí)行力和管理者及執(zhí)行者都有關(guān)系，兩者形成一個(gè)管理閉環(huán)，體現(xiàn)的是管理者和執(zhí)行者極度負(fù)責(zé)、極度信任、極度靠譜的執(zhí)行文化。
