用Org-mode實現(xiàn)GTD
有了Org-mode強大的任務(wù)管理功能，再配合其他一些Emacs插件，可以很容易實現(xiàn)個人時間管理（GTD）。 如果不了解GTD，這里 可以讓你在兩分鐘之內(nèi)對GTD有一個初步的認(rèn)識。
Table of Contents
1 如何進行GTD
如GTD精要 中所述，GTD包括收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行等環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)都需要工具的支持：
1.1 收集
任何需要關(guān)注的事件，如mail, 電話，IM，口頭交流，網(wǎng)頁，文檔，想法等，都有可能產(chǎn)生新的任務(wù)。收集環(huán)節(jié)要把這些需要關(guān)注的事件都記錄下來。
所以需要一個收集箱（Inbox)，能夠隨時快速啟用，記錄需要的信息 。
1.2 整理
在合適的時間梳理收件箱中的信息，拋棄掉沒用的垃圾和暫時不用考慮的參考信息，剩下的就是需要關(guān)注的任務(wù)。整理階段的三種處理方式是：
- 既不需要處理又無保留價值的信息，直接舍棄
- 不需要處理但有保留價值的信息，歸檔留存
比如，一篇有用的資料，以后可能會用到，需要歸檔已被查閱；一個很好的想法但由于時間、前提條件、考慮程度等因素不能馬上投入行動，需要記錄下來等等。
- 需要處理的信息，創(chuàng)建一個任務(wù)
根據(jù)以上三種情況，整理階段需要實現(xiàn) ：
- 刪除無用的信息
- 將信息歸檔
- 創(chuàng)建任務(wù)
1.3 組織
創(chuàng)建任務(wù)時，要有一個快速的判斷，包括what（做什么），who（誰來做），when（什么時候做），where（什么地點處理），why（為什么要做，可以用原始消息作為原因），how（如何做），how much（需要多長時間）。 這個判斷要非常迅速，并根據(jù)判斷的結(jié)果對任務(wù)進行組織，以便后來的處理和查詢，通常按照可以這樣的步驟分析：
- 該任務(wù)是否屬于一個項目？如果是，首先打上項目標(biāo)記
- 該任務(wù)能否在2分鐘完成？如果是，馬上處理，然后將任務(wù)標(biāo)記為“已完成”
- 根據(jù)重要性和緊迫性，為該任務(wù)劃分優(yōu)先級
- 該任務(wù)是否需要別人處理？如果是，通知對方，然后將任務(wù)標(biāo)記為“等待中”
- 需要自己處理的任務(wù)，馬上判斷處理的地點/場合，并標(biāo)記
- 對于能夠確定時間的任務(wù)（日程安排），標(biāo)記計劃處理時間，如果有截止日期，也標(biāo)記上
根據(jù)上述步驟，組織階段需要的功能包括 ：
- 將任務(wù)歸入不同的工作清單
- 為任務(wù)增加標(biāo)記
- 定義任務(wù)的完成狀態(tài)
- 為任務(wù)定義優(yōu)先級
- 為任務(wù)設(shè)定時間點
1.4 回顧
在合適的時機檢查所有的任務(wù)，根據(jù)實際情況進行處理。建議的做法包括：
- 每日回顧 每天早上首先查看當(dāng)日的日程表，然后檢查待辦任務(wù)清單，根據(jù)實際情況和當(dāng)日的時間安排，以及當(dāng)日的行程（地點），決定一天的工作計劃。
- 周期性回顧 可以是每周，每月或更長的時間周期?；仡櫼欢螘r間內(nèi)所完成的事情，做出總結(jié)；同時根據(jù)實際情況的變化，調(diào)整下一階段的計劃。
- 項目回顧 項目是一系列任務(wù)的組合，并且任務(wù)之間存在依賴關(guān)系。根據(jù)項目的時間點，在適當(dāng)?shù)臅r機回顧整個項目的相關(guān)任務(wù)， 進行總結(jié)或計劃。
可以遵循”六個高度檢視法“：
- 5萬英尺+：人生目的和價值觀（面臨重大變化和轉(zhuǎn)折時）
- 4萬英尺：3~5年的展望（建議每年檢視）
- 3萬英尺：1~2年的目標(biāo)（建議每季檢視）
- 2萬英尺：責(zé)任范圍（建議每月檢視）
- 1萬英尺：當(dāng)前的項目（建議每周檢視）
- 跑道：下一步行動（建議每日檢視）
前3個較低層次的內(nèi)容大多是針對事物當(dāng)前狀態(tài)（行動、項目、職責(zé)）， 再向上的層次則主要涉及指導(dǎo)方向、目標(biāo)取向等方面，需要在恰當(dāng)?shù)臅r機去關(guān)注需要關(guān)注的方面，長遠規(guī)劃，掌控愿景，保持全方位的平衡。
回顧階段需要 ：
- 按時間段檢索任務(wù)
- 按項目檢索任務(wù)
- 處理任務(wù)間的依賴關(guān)系
1.5 執(zhí)行
根據(jù) 情境是否合適 、 時間是否夠用 、 精力是否充沛 、 任務(wù)是否重要 四個原則來決定要進行哪項任務(wù)。 因為經(jīng)過前面的步驟已經(jīng)周密嚴(yán)謹(jǐn)系統(tǒng)地考量過各項任務(wù)，所以此時只需要用直覺判斷即可?？梢詤⒖肌彼南笙薹▌t“：
- 給出任務(wù)的定性： 重要/不重要， 緊急/不緊急
- 按照”先輕重，再緩急“的原則，將任務(wù)按照”重要且緊急-重要不緊急-不重要但緊急-不重要不緊急“的順序排序
- 對于劃分到同一類型的任務(wù)，人為區(qū)分”高、中、低“的優(yōu)先級
- 處理原則：
- 重要且緊急：盡早動手，緩解壓力
- 重要不緊急：盡早計劃，逐步完成
- 不重要但緊急：尋求幫助，設(shè)定截止時間
- 不重要不緊急: 冷卻處理
每完成一項任務(wù)，就將該任務(wù)標(biāo)記為“已完成”，并歸檔。
為了幫助判斷，需要支持任務(wù)的篩選、搜索和排序 。
2 用Org-mode實現(xiàn)GTD
前面已經(jīng)列出了GTD工具應(yīng)該具備的功能，用Org-mode可以很好地實現(xiàn)這些功能，從而將Org-mode當(dāng)做GTD工具。
2.1 文件的劃分
Org-mode管理的基本單位是文件，盡管可以將所有的任務(wù)放到同一個文件中，但這樣不利于管理，所以要首先規(guī)劃文件的劃分。
我根據(jù)自己的需要，設(shè)計了6個文件：
- inbox 收件箱，用于收集未整理的信息
- task 待辦事項，記錄所有未完成的事項。但不包括項目內(nèi)容。
- Tasks 任務(wù)
- 沒有時間點的事項為“待辦事項”
- 有時間點的待辦事項為“日程安排”
- 有時間間隔的待辦事項為“周期性任務(wù)”
- Ideas 想法
- Tasks 任務(wù)
- finished 完成的任務(wù)會遷移到這里
- Tasks 完成的任務(wù)
- Journal 日志，按照時間范圍組織結(jié)構(gòu)，可以將完成的任務(wù)轉(zhuǎn)移到這里
- note 筆記，臨時存儲一些以后可能會用到的資料。note會逐步轉(zhuǎn)移到真正的筆記本中
- trash, 回收站，取消的任務(wù)，不需要的信息和資料等遷移到這里，等待刪除，按類型區(qū)分
- Tasks
- Ideas
- Notes
- project，項目，專門收集非單獨的，項目相關(guān)的事項。完成的項目實現(xiàn)不會遷移到finished中，項目日志和總結(jié)等都在這個文件中完成
- 每個項目一條，以項目名稱/簡稱作為標(biāo)簽
- 統(tǒng)一的標(biāo)簽：Proj
2.2 任務(wù)狀態(tài)
| 狀態(tài)(快捷鍵) | 完成狀態(tài) | 說明 | 回顧周期 |
|---|---|---|---|
| 無狀態(tài)標(biāo)示尚未開始整理，一般位于Inbox | |||
| TODO(t) | 最基本的任務(wù)狀態(tài)，現(xiàn)在要做，但還沒計劃做的時間 | ||
| NEXT(n) | 下一步行動，還未開始計劃 | ||
| SOMEDAY(s) | 想法，還沒決定是否開始行動 | ||
| Done(d) | 是 | 已經(jīng)完成，需要記錄完成時間和備注說明，轉(zhuǎn)移到finished.org | |
| Abort(a) | 是 | 取消的任務(wù)，需要說明取消原因，轉(zhuǎn)移到trash.org的相應(yīng)節(jié)點中 | |
| WAITTING(w) | 等待其他人完成 |
任務(wù)狀態(tài)在多個文件中都會使用，所以要在.emacs中定義（而不是單個.org文件中）
(setq org-todo-keywords '((sequence "TODO(t!)" "NEXT(n)" "WAITTING(w)" "SOMEDAY(s)" "|" "DONE(d@/!)" "ABORT(a@/!)") ))
2.3 標(biāo)簽設(shè)計
標(biāo)簽包括幾組：
- 情境標(biāo)簽，表明該任務(wù)應(yīng)該在何種環(huán)境下完成
- @Office 辦公室
- @Home 在家
- @Computer 有計算機的時候
- @Call 打電話
- @Way 在路上或外出
- @Lunchtime 午休時間
- 分類標(biāo)簽
- 所有的項目具有標(biāo)簽”project“
- 其他的分類自行定義
2.4 TODO 屬性設(shè)計
2.5 初始化文件
為了使上面的設(shè)計能夠生效，對于有些文件需要進行初始化，增加配置信息。還可以包含一些例子。
- task.org
- finished.org
- project.org
2.6 定義轉(zhuǎn)接（Refiling）
使用文件管理GTD，一定會需要將標(biāo)題從一個節(jié)點移動到另一個節(jié)點。
org-mode 提供的 C-c C-w 可以方便地在同一文件內(nèi)移動節(jié)點。
對于不同文件之間的移動，也可以通過 配置來實現(xiàn)快速移動，下面是一個例子：
'(org-refile-targets (quote (("newgtd.org" :maxlevel . 1) ("someday.org" :level . 2)))) 通過這樣的設(shè)定，可以表示出「someday.org」文件中第二階層的標(biāo)題和「newgtd.org」文件中第一階層的標(biāo)題。
TODO
3 使用場景
3.1 快速收集信息
GTD工具通常會定義一個Inbox，用于快速記錄想法、任務(wù)。萬能的Inbox工具是紙和筆，之前我也嘗試過gmail、EverNote和doit.im, 但都感覺不夠敏捷。 而Emacs 下的org-mode + remember-mode 能夠滿足我的要求。
最新版的Org(>6.36)集成了remember.el，可以快速捕獲信息，通過預(yù)定義的模板進行分類，并能夠保存相關(guān)的附件。
盡量使用Emacs完成更多的功能有利于收集（如www，mail，im，read)
3.1.1 快速啟動
在emacs中使用命令 M-x org-remember, 會打開一個新的buffer，輸入一些內(nèi)容之后輸入命令C-c C-c，就會將內(nèi)容保存到文件中（默認(rèn)是~/.notes）。 如果查看~/.notes文件，會看到類似下面的內(nèi)容：
** Mon Apr 16 10:32:38 2012 (使用org-remember創(chuàng)建)使用org-remember創(chuàng)建/home/********/orgmode3_GTD.org** Mon Apr 16 10:34:41 2012 (另一個測試)另一個測試/home/*******/tmp
org-remember會自動創(chuàng)建一些條目，包括時間，輸入的注釋內(nèi)容以及當(dāng)時Emacs打開的文件名。
盡管這樣已經(jīng)比手工打開一個文件并輸入一些內(nèi)容要迅速許多，但我們還可以做到更快：
- 可以定義org-remember命令的快捷鍵，比如C-c c(這個快捷鍵應(yīng)該是org菜單中最快捷的)：
(define-key global-map "\C-cc" 'org-remember)
- 如果不習(xí)慣一直開著Emacs并且覺得Emacs打開太慢，還可以使用Emacs的Server/Client模式。 $ emacsclient -e "(remember-other-frame)"
3.1.2 模板定義
org-remember支持模板，可以通過快捷鍵選擇事件的類型，生成特定格式的記錄，并插入到指定容器的指定位置。其格式是： （名稱，快捷鍵，內(nèi)容模板，文件，父節(jié)點）
我的事件定義如下：
| 事件（快捷鍵） | 容器 | 模板 |
|---|---|---|
| New(n) | inbox.org | 收件箱，收集未整理的信息 |
| Task(t) | task.org | 待辦事項，所有未完成的事情 |
| Calendar(c) | task.org | 日程安排，具有明確時間的待辦實現(xiàn)，可以是周期性任務(wù) |
| Idea(i) | task.org | 想法，愿望 |
| Note(r) | note.org | 筆記，最終會被移到真正的筆記本 |
| Project(p) | project.org | 項目任務(wù) |
對應(yīng)的模板配置：
(org-remember-insinuate) (setq org-directory "~/Documents/Dropbox/0.GTD/") (setq org-remember-templates '(("New" ?n "* %? %t \n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/inbox.org" ) ("Task" ?t "** TODO %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Tasks") ("Calendar" ?c "** TODO %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Tasks") ("Idea" ?i "** %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Ideas") ("Note" ?r "* %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/note.org" ) ("Project" ?p "** %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/project.org" %g) )) (setq org-default-notes-file (concat org-directory "/inbox.org"))
使用模板參數(shù)能帶來很多便捷。比如上面的Project模板，在收集的時候能夠根據(jù)選擇的項目名稱，自動將任務(wù)插入到對應(yīng)項目的條目下面。
常用的模板元素：
| 元素 | 說明 |
|---|---|
| %? | 輸入文字 |
| \n | 插入換行符 |
| %i | 插入選擇區(qū)域 |
| %a | 當(dāng)前光標(biāo)所在標(biāo)題的鏈接 |
| %t | 插入日期 |
| %T | 插入日期和時間 |
| %g | 從目標(biāo)容器的標(biāo)簽中選擇 |
| %G | 從全局標(biāo)簽中選擇 |
| %t | 輸入日期時間 |
模板的詳細說明可以參考這里。
3.2 TODO 查看日程表
在 Emacs 配置文件 .emacs 定義日程表快捷鍵：
(define-key global-map "\C-ca" 'org-agenda)
C-c [ 將當(dāng)前文件加入日程表，C-c a a 本周事件 t 顯示所有事件 m 查詢標(biāo)簽 L 當(dāng)前緩沖區(qū)時間線 s 查詢關(guān)鍵詞 T 查詢帶 TODO 關(guān)鍵詞的項 M 查詢帶 TODO 關(guān)鍵詞的標(biāo)簽 q 退出日程表
可以將多個 org 文件從日程表加入、移除，或者將日程表鎖定在當(dāng)前 org 文件的某個分支： C-c [ 將當(dāng)前文件加入日程表。如果已加入，移動到前面 C-c ] 將當(dāng)前文件從日程表中移除 C-c C-x < 鎖定到當(dāng)前樹(只顯示當(dāng)前樹的事件) C-c C-x > 解除鎖定
3.3 TODO 每日計劃
- State "TODO" from ""
3.4 TODO 按狀態(tài)查詢
- State "TODO" from ""
3.5 TODO 按標(biāo)簽搜索
- State "TODO" from ""
3.6 TODO 工作記錄
- State "TODO" from ""
3.7 TODO 階段總結(jié)
- State "TODO" from ""
3.8 TODO 項目統(tǒng)計
- State "TODO" from "" 統(tǒng)計每類任務(wù)劃分的時間
C-c C-x C-r (clocktable)
3.9 TODO 文檔任務(wù)
- State "TODO" from ""
C-c [ 將當(dāng)前文件加入日程表
3.10 TODO 導(dǎo)出和打印
- State "TODO" from ""
4 擴展
4.1 同步
由于前面已經(jīng)將GTD文件目錄設(shè)置在Dropbox目錄下，所以可以自動實現(xiàn)同步，包括pc，mac，mobile。
iOS和Android上面都有MobileOrg，移動設(shè)備上的GTD也就解決了。
4.2 TODO 導(dǎo)出可打印版本
- State "TODO" from ""
