《番茄工作法圖解》 Staffan Noteberg（著）
介紹番茄工作法的操作：
一、開始之前：
1，在開始之前，堅(jiān)決拋開各種雜念，讓自己做到專注。
2，為活動(dòng)限定時(shí)間段，在固定的時(shí)間段里活動(dòng)單一，目標(biāo)單一，但是效果卻很驚人。
3，先分析真正的問題所在，即“我想達(dá)成什么效果”，讓自己只做最重要的事，專注于能帶來該結(jié)果的活動(dòng)。在開工前，先扭啟番茄鐘，稍后番茄鐘會(huì)響鈴，提醒自己停下來，重新考慮剛才所專注的活動(dòng)，是否仍然是重中之重。
4，明確“完成的番茄鐘數(shù)”不是拿來衡量工作能力的，沒有這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。它只是記錄你所付出的25分鐘連續(xù)的努力。
5，請(qǐng)嘗試堅(jiān)持使用常規(guī)方法，至少兩周內(nèi)不要做任何改動(dòng)。你需要親身經(jīng)歷，以便確切知道哪里適合你、哪里不適合。一段時(shí)間后，你可以根據(jù)個(gè)人情況進(jìn)行一些優(yōu)化。
6，休息：
a.休息時(shí)間的長(zhǎng)短，由自己決定。但是長(zhǎng)短應(yīng)該保持一致。
b.休息的主要目標(biāo)是讓大腦充電，并且對(duì)之前吸收的知識(shí)進(jìn)行后臺(tái)處理。因此，不要做對(duì)下一個(gè)番茄鐘會(huì)造成額外壓力的任何事情。
（如果休息時(shí)間過長(zhǎng)，就會(huì)讓你失去節(jié)奏，就會(huì)讓每個(gè)番茄鐘跟從頭開始新活動(dòng)一樣。
如果不肯休息，工作質(zhì)量就會(huì)下降，注意力也會(huì)受到影響，這些都得自己在當(dāng)天補(bǔ)償。
長(zhǎng)期休息和短息休息的隨意搭配，會(huì)讓你有點(diǎn)懶得扭啟番茄鐘。）
7，番茄鐘：
a.番茄鐘時(shí)間的長(zhǎng)短，有自己決定。但是長(zhǎng)短應(yīng)該保持一致。在長(zhǎng)短不一致的番茄鐘下所收集的數(shù)據(jù)沒有可比性。
b.周期越短，完成的次數(shù)越多。使用更短的周期，可以在過程中讓你更容易集中注意力。如果經(jīng)常遇到中斷，就應(yīng)該考慮縮短番茄鐘的長(zhǎng)度。
8，全力以赴不等于全面高產(chǎn)。每隔一段時(shí)間，從工作中跳出來，縱覽全局。
9，番茄工作法不僅適用于個(gè)人，也適用于團(tuán)隊(duì)。
二、使用番茄工作法的原因：
1，面對(duì)復(fù)雜，望而卻步。那些復(fù)雜、在一個(gè)25分鐘內(nèi)完不成的任務(wù)，往往會(huì)造成拖延。
2，無聊瑣事，越拖越久。不要總想著完成整件事情還得費(fèi)多少工夫，不完成則無回報(bào)。
3，小事忙活一天，大事一件沒辦。評(píng)估活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)，確保自己一直在做最重要的事。
4，最后期限，步步緊逼。番茄工作法，以25分鐘的短期為節(jié)奏，建立可持續(xù)發(fā)展步伐。
5，從休息回到工作，心智調(diào)整不過來。番茄工作法，以動(dòng)作為導(dǎo)向，條件反射養(yǎng)成習(xí)慣。
6，一錯(cuò)再錯(cuò)，不長(zhǎng)記性。番茄工作法，做到“記錄、處理和可視化”，回顧工作改進(jìn)流程。
7，沒想到一件事要做這么久。將活動(dòng)拆分為小項(xiàng)目，使其更加清晰。
8，沒想到一件事越做越復(fù)雜。在活動(dòng)進(jìn)行中，會(huì)經(jīng)常節(jié)外生枝冒出一些次要任務(wù)。
9，頭腦被各種想法占據(jù)。其他想法不停地冒出來，讓人難以集中于單項(xiàng)活動(dòng)。
10，時(shí)間都用來學(xué)習(xí)適應(yīng)復(fù)雜的工作方法。番茄工作法簡(jiǎn)單，具有可塑性，避免把它變成例行公事的表面文章。
11，只顧低頭干活，忘了抬頭看路。使用番茄工作法，每半小時(shí)休息一下，使大腦有機(jī)會(huì)吸收在上一個(gè)番茄鐘的所見所聞。因?yàn)榇竽X需要一點(diǎn)時(shí)間來工具記憶，識(shí)別模式，做出結(jié)論。
12，把預(yù)估當(dāng)作承諾?？偘压烙?jì)值當(dāng)作承諾，無論是對(duì)自己或者對(duì)同事，都會(huì)造成不必要的焦慮。
13，流程管理，紙上談兵。番茄工作法，做好“跟蹤”，即收集全體工作流程的真實(shí)數(shù)據(jù)，用于每天回顧，以改進(jìn)第二天流程。
14，牽著不走，打著倒退。量力而行地選擇當(dāng)天能完成的活動(dòng)。
15，完美主義，礙手礙腳。完美是另一種形式的拖延。
16，害怕失敗和批評(píng)。番茄工作法只屬于自己。
三、背景，從人類的生理分析番茄工作法實(shí)施的可能性
1，大腦的結(jié)構(gòu)分為四個(gè)層次：腦干、邊緣系統(tǒng)、皮層、額葉。腦干為我們提供可靠的條件反射機(jī)制。邊緣系統(tǒng)幫助我們進(jìn)行長(zhǎng)期記憶。大腦皮層使我們能夠認(rèn)知和思考。額葉讓我們能異想天開，也能發(fā)明創(chuàng)新。
2，左腦傾向于匹配，右腦傾向于直覺。
3，通過執(zhí)行一套相同的動(dòng)作和準(zhǔn)備程序，可以使大腦自我調(diào)整，進(jìn)行執(zhí)行某類事物的最佳狀態(tài)。
4，經(jīng)過某種訓(xùn)練，能學(xué)會(huì)某種反射。
5，重復(fù)的手勢(shì)和慣例能幫助大腦適應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)情況。
6，環(huán)境的頻繁變化會(huì)降低生產(chǎn)力。
7，節(jié)律的變更會(huì)導(dǎo)致頭腦混亂。
8，時(shí)間是持續(xù)和交替的，事態(tài)的不可預(yù)測(cè)行,會(huì)導(dǎo)致焦慮，焦慮會(huì)減低生產(chǎn)力。
9，變化是永恒的。對(duì)于導(dǎo)致重大影響的修改決定，我們需盡可能安排得晚一些，以延緩與之相關(guān)的成本產(chǎn)生，并為回到正軌爭(zhēng)取最大的機(jī)會(huì)。
10，在快速眼動(dòng)睡眠期間，大腦的一小部分會(huì)重放我們?nèi)粘Ｉ畹挠跋?，還會(huì)在所收集的各組記憶之間找出新的聯(lián)系，即大腦在沒有思考問題的時(shí)候（“脫機(jī)狀態(tài)”）能為我們提供新思路和新見解。
11，“相關(guān)記憶”能夠綜合概括個(gè)人原有知識(shí)，脫機(jī)狀態(tài)對(duì)它意義重大，包括快速眼動(dòng)睡眠時(shí)間，以及暫時(shí)放下待解決問題的片刻小憩。
12，休息，以獲得新的能量。不休息，后繼乏力，注意力集中不起來，因?yàn)榇竽X要彌補(bǔ)多巴胺產(chǎn)量的不足，從而增加了腎上腺素的生產(chǎn)。大腦需要定期的休養(yǎng)，即包括工作時(shí)間的短暫休息，也包括每天工作完成以后的較長(zhǎng)休息。
13，延遲回憶更容易記住不同含義的詞語(yǔ)，大腦通過聯(lián)想對(duì)記憶進(jìn)行編碼。可視化技術(shù)，如思維導(dǎo)圖，是理清聯(lián)想脈絡(luò)、服務(wù)長(zhǎng)期記憶的極佳工具。
14，正確的決策是意識(shí)和直覺之間的平衡。為了做出正確決定，需要簡(jiǎn)化問題，使其只包含重要事實(shí)和你有足夠能力進(jìn)行分析的領(lǐng)域。這些判斷有效與否，完全取決于我們的經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)訓(xùn)練和知識(shí)，而非其他因素。面對(duì)調(diào)整的靈活性，是基于我們跟蹤記錄的事實(shí)數(shù)據(jù)，不僅要用這些指標(biāo)調(diào)整進(jìn)程本身，而且要改善我們自己。
15，調(diào)節(jié)器用來維護(hù)指定的參數(shù)指標(biāo)處再期望的水平。專注工作的過程中，應(yīng)當(dāng)只對(duì)相關(guān)指標(biāo)做持續(xù)記錄，并且事后再分析過往數(shù)據(jù)的同時(shí)展望未來。定期的回憶或回顧，才是專門用來分析調(diào)整的場(chǎng)合。
16，心流是一種創(chuàng)造性的狀態(tài)，它具有以下特點(diǎn)：明確的目標(biāo)；集中、專注、自我意識(shí)消失、時(shí)間感扭曲；直接和即時(shí)反饋；能力水平與面對(duì)挑戰(zhàn)的平衡；個(gè)人控制感；工作本身的內(nèi)在獎(jiǎng)勵(lì)；行為與認(rèn)知的合一。但是，心流狀態(tài)下會(huì)缺乏全局觀念，創(chuàng)造力與統(tǒng)籌力難以并存。因此要時(shí)常縱覽全局進(jìn)行戰(zhàn)略決策，部署行動(dòng)。
17，激勵(lì)是一種生理活動(dòng)加劇的狀態(tài)。不需要巔峰，但不要低估，只要保持一個(gè)可持續(xù)的步伐。
18，拖延是一種焦慮應(yīng)對(duì)機(jī)制，與啟動(dòng)或完成某項(xiàng)任務(wù)或決策有關(guān)。導(dǎo)致拖延的原因：a.其他人強(qiáng)迫你做一些事，違背你的意志。b.你給自己壓力，想要有完美的表現(xiàn)。C.害怕犯錯(cuò)誤或受批評(píng)。
19，太多的選擇，太多的取舍，太多的決策，會(huì)帶來焦慮，無法專心致志，而且做真正重要事情的時(shí)間反而太少。
四、執(zhí)行番茄工作法需要的工具
1，任何類型的計(jì)時(shí)器，如沙漏、手機(jī)的振動(dòng)鬧鈴、電腦軟件、電子手表等等。
2，鋼筆、鉛筆、熒光筆或彩色筆各一支
3，三張白紙或橫格紙，用途如下：
a 1.“活動(dòng)清單”表格：
列出最近要進(jìn)行的活動(dòng)，隨想隨填，不用排序，不必寫出具體做法，只寫活動(dòng)完成后的狀態(tài)，簡(jiǎn)言意賅，自己能看懂就行。
如果某件事必須在某個(gè)時(shí)間上完成，也可以標(biāo)上最后期限。
方法：活動(dòng)主題（名詞詞語(yǔ)）+想要實(shí)現(xiàn)什么（動(dòng)賓詞語(yǔ)）+時(shí)間。如：居家，客廳整潔，7:00pm。
同一張“活動(dòng)清單”表格可以用很多天，增加新的活動(dòng)，劃掉已完成的。
“活動(dòng)清單”表格的內(nèi)容不要拉得太長(zhǎng)，要時(shí)時(shí)更新，使它能夠符合實(shí)際。
這張表填滿后，應(yīng)檢查每個(gè)末完成的事項(xiàng)，如果活動(dòng)仍然有效，則將它們抄到一張新的“活動(dòng)清單”表格中，替換掉舊的表格。
a 2“進(jìn)度表格”，“活動(dòng)清單”表格的另一種形式：
表格前端填寫：姓名、年月份、活動(dòng)項(xiàng)目、日期。
每個(gè)活動(dòng)占一行。
當(dāng)這項(xiàng)活動(dòng)列為“今日待辦”活動(dòng)時(shí)，相應(yīng)在“進(jìn)度表格”相應(yīng)方格中畫“○”，位置在當(dāng)天日期那一列，所選擇的活動(dòng)那一行。
當(dāng)天工作結(jié)束做每日回顧時(shí)，如果某項(xiàng)活動(dòng)完成了，就在“○”里畫一個(gè)“☆”。
一段時(shí)間后，如果看到很多“○”，表示自己總是高估自己所能兌現(xiàn)的承諾；如果某個(gè)活動(dòng)有很多“○”，則可能需要分解它。
b.“今日待辦”表格：
填上今天日期，列出打算在今天進(jìn)行的活動(dòng)（在“活動(dòng)清單”表格上選擇重要活動(dòng)），按優(yōu)先級(jí)排列。
考慮全部做完的承諾是否合理，即確信這段時(shí)間內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。
每天早上這張表要換新的。
c.“記錄”表格：
記錄所采樣的流程指標(biāo)，以便對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)。
同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄。
4，若干卡片——“索引卡片”
a.每項(xiàng)活動(dòng)使用單獨(dú)的索引卡片。一張卡片描述一項(xiàng)活動(dòng)。
b.每次有新的活動(dòng)要加入“活動(dòng)清單”，就取出一張新卡片，然后用筆在卡片頂端寫上活動(dòng)主題，下一行寫活動(dòng)標(biāo)題。在標(biāo)題以下，可以添加簡(jiǎn)圖、電話號(hào)碼、網(wǎng)址，或任何與完成該活動(dòng)有關(guān)的信息。最后，預(yù)估它所需要花費(fèi)的番茄鐘數(shù)，畫上相應(yīng)數(shù)量的“□”。
c.每天早晨的計(jì)劃階段，挑出幾張卡片，形成“今日待辦”卡片疊，并按照優(yōu)先次序排列它們，最重要的活動(dòng)在最上面。
五、番茄工作者得一天具有以下5個(gè)階段
番茄工作法是一套典型的PDCA流程，即計(jì)劃、執(zhí)行、評(píng)估、應(yīng)用。
1，計(jì)劃：
（1）列出活動(dòng)：在一天的開始，從積壓的工作“活動(dòng)清單”表格中提取最重要的活動(dòng)，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當(dāng)天的自我承諾。
（2）預(yù)估：
a.原則：“今日待辦”表格是每天的承諾，所選出的活動(dòng)應(yīng)當(dāng)具有可行性。工作的總量應(yīng)當(dāng)是你通常在一天之內(nèi)能完成的，即所選出的活動(dòng)的預(yù)估番茄鐘總數(shù)不要超過你的番茄鐘日流量。
b.番茄工作法：
在“活動(dòng)清單”表格每個(gè)條目的右邊寫上“預(yù)估番茄鐘數(shù)”，在“今日待辦”表格每個(gè)條目的右邊寫上“實(shí)際番茄鐘數(shù)”。
因?yàn)榉宴姷脑有?，不能使用小?shù)，因此，如果一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估不夠1個(gè)番茄鐘，則可以在“活動(dòng)清單”上，這項(xiàng)活動(dòng)旁邊標(biāo)個(gè)“0”，表示時(shí)間花費(fèi)小于1個(gè)番茄鐘。
稍后在選擇活動(dòng)填入“今日待辦”表格時(shí)，可以將幾項(xiàng)這樣小于1個(gè)番茄鐘的活動(dòng)合并到一起，將他們寫在同一行，當(dāng)作一個(gè)活動(dòng)來對(duì)待。
如果一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估超過7個(gè)番茄鐘，說明它太復(fù)雜了，需要拆分這項(xiàng)活動(dòng)。拆開的每項(xiàng)小活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格中單獨(dú)占一行，各自有預(yù)估值。
如果本來預(yù)估這項(xiàng)活動(dòng)需要的若干個(gè)番茄鐘用完了，活動(dòng)還沒完成，就要做二次評(píng)估，猜測(cè)要完成這項(xiàng)活動(dòng)還需要多少個(gè)番茄鐘。以此類推。第一次預(yù)估畫“□”，二次預(yù)估畫“○”，三次預(yù)估畫“△”
c.實(shí)際可能出現(xiàn)的情況：
預(yù)估的“□”已經(jīng)填滿，但是活動(dòng)還沒完成；
預(yù)估的“□”剛好填滿，活動(dòng)也剛好完成；
預(yù)估的“□”還沒完全填滿，但是活動(dòng)已經(jīng)完成；
d.出現(xiàn)事前預(yù)估與時(shí)間所花工夫之間不一致的可能原因：
做預(yù)估的方法或能力有待改進(jìn)；
工作開始后，又出現(xiàn)新情況、新問題，使得環(huán)境發(fā)生變化。（但是可以通過訓(xùn)練和監(jiān)控，積累做預(yù)估的經(jīng)驗(yàn)和技巧。）
e.優(yōu)點(diǎn)：認(rèn)知來自于統(tǒng)計(jì)推斷。如果每天的成果可以進(jìn)行量化，它就大致相當(dāng)與未來的處理能力。通過測(cè)量每天的番茄鐘數(shù)，你甚至可以不斷對(duì)番茄鐘數(shù)進(jìn)行微調(diào)，來保持一個(gè)平均速度。
2，跟蹤：
（1）確定當(dāng)天活動(dòng)后，扭動(dòng)25分鐘的番茄鐘，當(dāng)當(dāng)天活動(dòng)的第一項(xiàng)開始進(jìn)行。在每一個(gè)番茄鐘內(nèi)，你要收集一些過程指標(biāo)。
（2）番茄工作法：
a.前瞻記憶：在番茄鐘開始之前，為避免一頭扎進(jìn)不太重要的活動(dòng)，要記得定期評(píng)估活動(dòng)的重要程度?；厮萦洃涥P(guān)注的是過去的事情，前瞻記憶幫我們記住未來要做的事情。
b.執(zhí)行：“當(dāng)下清單”是一個(gè)虛擬表格，在“今日待辦”表格上用熒光筆標(biāo)注當(dāng)前活動(dòng)，即當(dāng)前此刻關(guān)注的事情。然后扭動(dòng)番茄鐘開始進(jìn)行此項(xiàng)活動(dòng)。
在番茄鐘內(nèi)，你就應(yīng)當(dāng)只關(guān)心這25分鐘，關(guān)鍵不在當(dāng)前活動(dòng)是否能在當(dāng)前番茄鐘內(nèi)完成，關(guān)鍵是在這一刻你盡了全力。
c.放下：不要為了完成活動(dòng)，在響鈴之后又多花5分鐘時(shí)間繼續(xù)工作。番茄鐘一響，就該放下工作，頂多再寫一個(gè)速記紙條，來標(biāo)記當(dāng)時(shí)的思路。
d.直接和即時(shí)反饋：每當(dāng)完成一個(gè)番茄鐘后，放下工作，為剛才25分鐘的工作做評(píng)價(jià)，然后休息。
e.常規(guī)休息：每完成了一個(gè)番茄鐘，就在相應(yīng)活動(dòng)旁白畫個(gè)“x”，然后休息5分鐘。在休息期間，不可以思考上一個(gè)番茄鐘或下一個(gè)番茄鐘的工作，而是讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。
f.階段性休息：將4個(gè)番茄鐘為一組，4個(gè)番茄鐘后一個(gè)階段性休息，通常以15~30分鐘的消遣。
g.休息之后，要決定繼續(xù)進(jìn)行同一項(xiàng)活動(dòng)，還是切換到另一項(xiàng)。切換是因?yàn)橹匾潭扔兴淖?，或者上一?xiàng)活動(dòng)已完成。如果要修改計(jì)劃行程表，要鬧應(yīng)當(dāng)處于全局觀狀態(tài)。
h.不要在番茄鐘進(jìn)行中切換到另一項(xiàng)活動(dòng)，也不要再一個(gè)番茄鐘中間停下休息，這會(huì)讓你失去節(jié)奏，它所跟蹤的數(shù)據(jù)也無法與其他番茄鐘匹配比較。
如果番茄鐘進(jìn)行一半，你當(dāng)前的工作已經(jīng)完成，就用剩下的時(shí)間進(jìn)行“過度學(xué)習(xí)”，可以再回顧一下所做的或重復(fù)一下所學(xué)的，看看剛才的工作是否可以改進(jìn)，或者透過字里行間發(fā)現(xiàn)新結(jié)論……直到番茄鐘響鈴。
3，記錄：在一天結(jié)束事，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格，顯示工作方式。
a.記錄每天完成的番茄鐘數(shù)、活動(dòng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容及其數(shù)目。
b.記錄每個(gè)番茄鐘執(zhí)行前、后與期間的地點(diǎn)、時(shí)間段、狀態(tài)及其類型、原因、次數(shù)和效果，如中斷、拖延、專注度等。
c.記錄“計(jì)劃外緊急”活動(dòng)項(xiàng)數(shù)，觀察這些指標(biāo)，可以評(píng)價(jià)自己的計(jì)劃能力。
d.記錄“計(jì)劃外”活動(dòng)項(xiàng)數(shù)，如果多的話，說明在早晨計(jì)劃階段漏了很多事情，考慮不全面。
e.記錄適合自己的番茄工作法，如精神獎(jiǎng)勵(lì)類型、計(jì)時(shí)器類型、在工作中休息一次的時(shí)長(zhǎng)、對(duì)工作習(xí)慣進(jìn)行反思的時(shí)刻等等。
4，處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。
a.計(jì)算平均每項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù)。如果數(shù)字很大，就要試著拆分活動(dòng)，使之成為更小、更易于管理的部分。
b.計(jì)算一項(xiàng)活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格停留的平均時(shí)間，即從記下該活動(dòng)到它得到處理的時(shí)間。
c.改進(jìn)番茄工作法，創(chuàng)造一個(gè)屬于自己的番茄工作法。
5，可視化：即寫思維導(dǎo)圖日記。最終你要將信息以某種方式（如，思維導(dǎo)圖）組織起來，從中找出改進(jìn)流程的思路，并在自我調(diào)整的過程中每天回顧。
六、中斷
1，我們需要將專注、排序和休息時(shí)間段交錯(cuò)安排，以獲得一個(gè)可持續(xù)的步伐。
2，中斷后果：
a.每一次干擾都會(huì)使我們的大腦工作臺(tái)上的原始信息丟失。
b.如果你總是在追趕已知的需求，最終所有長(zhǎng)期活動(dòng)都要排再末期。
c.由于不斷地被迫花精力接收和評(píng)估新的信息，導(dǎo)致活動(dòng)無法正常進(jìn)行。
3，中斷類型及其策略：
（1）自己造成的“內(nèi)部中斷”
a.含義：即直覺向心智發(fā)出信號(hào)，告訴自己去做當(dāng)前專注活動(dòng)以外的事情。
b.可能原因：
覺得當(dāng)前的活動(dòng)過于復(fù)雜，或不夠重要。
擔(dān)心成果的質(zhì)量，以及接下來要面對(duì)的指責(zé)。
在徹底弄清楚整件事如何完成之前，不想開始。
c.策略：首先接受它，然后記錄它，然后立即繼續(xù)你手頭的工作，避免真的被打擾。
（2）別人造成的“外部中斷”
a.含義：即有人找你詢問或請(qǐng)你幫忙，并且等你答復(fù)的事情。
b.提醒：別把番茄工作法當(dāng)成拒絕幫助他人的理由。在對(duì)方接受的范圍內(nèi)。建議他盡量往后安排。用稍后的番茄鐘重新計(jì)劃中斷事件，而不要在當(dāng)前直接處理。
c.策略：
告知：“我手頭有事，正忙?！?br>
協(xié)商：“周五再幫你做，行嗎？”
計(jì)劃：寫下活動(dòng)名稱，稍后為它計(jì)劃未來的番茄鐘。
答復(fù)：按照承諾辦事，不然得話，下次別人就沒法信任你了。
（3）番茄工作法：
1，遇到“中斷事件A”，在“今日待辦”表格下方的“計(jì)劃外緊急”表格里填上一行“事件A”，即納入計(jì)劃或刪除。
2，然后，在“今日待辦”表格當(dāng)前活動(dòng)的右邊，畫上一個(gè)撇號(hào)（’），表示內(nèi)部中斷，做跟蹤。
3，如果“事件A”一開始就沒打算今天辦，就把它寫到“活動(dòng)清單”表格上，在它的右邊畫上一個(gè)“U”號(hào)，表示這是“計(jì)劃外事件”，并且標(biāo)一個(gè)最后期限。
4，如果當(dāng)前進(jìn)行的活動(dòng)被放下，無論是暫時(shí)的還是長(zhǎng)期的，當(dāng)前番茄鐘都必須作廢。它就不能算數(shù)，也不應(yīng)該畫“x”。若是將幾小段加起來算成一個(gè)番茄鐘，就會(huì)失去了達(dá)到節(jié)奏的目的，也就太容易屈服于中斷的誘惑。
5，如果想要減少中斷，首先要實(shí)事求是，弄清所遇到中斷的類型和數(shù)量。
七、收件箱清零
1，原則：
a.從頂部開始
b.一次處理一件事
c.不允許將事情放回收件箱
2，處理：
a.如果做出的答復(fù)所需的時(shí)間不超過一分鐘，立即答復(fù)。
b.如果可以稍后委托他人做，立刻進(jìn)行委托。
c.如果某封郵件需要親自處理，但所需的時(shí)間較長(zhǎng)，不該立即開始，而是將它記入“活動(dòng)清單”表格，將郵件移到存檔文件夾，把這件事從腦子里放下。
d.如果某項(xiàng)活動(dòng)不能馬上進(jìn)行，是因?yàn)橐移渌双@得更多信息，處理方式與委托類似，將問題發(fā)給那個(gè)人，然后將該郵件移到存檔文件夾。
e. 每次問自己，這封郵件今后能否對(duì)自己有所幫助，如果沒有，立即刪掉它。
八、問自己
（1）一次只做一件事
1，什么讓你半途而費(fèi)？
2，在哪些地方讀書，更容易讓你集中精力？
3，你是怎樣逃避做無聊瑣事的？
4，通常哪些類型活動(dòng)會(huì)讓你花費(fèi)的時(shí)間超過預(yù)期？
5，你的時(shí)間是否經(jīng)常被事務(wù)型活動(dòng)填滿，即使有更重要的事要辦？
（2）背景
6，在一份耗費(fèi)腦力的活動(dòng)上你能專注多久？
7，你的私人生活和職業(yè)生活的節(jié)奏是怎樣的？
8，對(duì)于考驗(yàn)記憶的游戲，你能玩得好嗎？
9，你上一次拖延是什么時(shí)候？為什么？
10，你做決定的時(shí)候是憑直覺還是憑意識(shí)？如何平衡？
（3）方法
11，你是否有過一個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的工作清單并深受其害？
12，你的靜神獎(jiǎng)勵(lì)是什么？
13，哪種計(jì)時(shí)器適合你？
14，你在工作當(dāng)中多久休息一次？
15，你在什么時(shí)間對(duì)工作習(xí)慣進(jìn)行反思？
（4）中斷
16，你在工作中經(jīng)常被哪類中斷困擾？
17，當(dāng)有人拿毫不相干的問題煩你的時(shí)候，你會(huì)怎么做？
18，你在什么時(shí)間沒法專心做事？
19，你總是能夠記得按照承諾答復(fù)對(duì)方嗎？
（5）預(yù)估
20，你通常能按照每天的計(jì)劃完成工作嗎？
21，你是否經(jīng)常修改自己的預(yù)期？
22，要將你承諾過的事情全部完成，你知道需要多久嗎？
23，你所預(yù)估的活動(dòng)時(shí)間，最長(zhǎng)要花多久？以天、小時(shí)還是分鐘計(jì)？
24，你所預(yù)估的活動(dòng)時(shí)間，最短要花多久？以天、小時(shí)還是分鐘計(jì)？
（6）應(yīng)變
25，你在哪些事務(wù)型工作中使用筆和紙？
26，你上班時(shí)在哪個(gè)時(shí)間段打電話和發(fā)電子郵件？
27，你通常多久休息一次？
28，你什么時(shí)候會(huì)長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)專注工作，而不是休息？
29，你如何在工作中使用索引卡片？
（7）團(tuán)隊(duì)
30，你們開會(huì)用多長(zhǎng)時(shí)間？
31，在兩人搭配工作期間，你們多久休息一次？
32，在團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作期間，你們多久休息一次？
33，哪些類型的工作不適合兩人搭配完成？
34，即使有人沒準(zhǔn)備好，你們的會(huì)議仍然會(huì)開始嗎？
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