你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境，我們必須在愈來愈少的時間內(nèi)，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡單”是最好的應(yīng)對原則。
現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標(biāo)，總是浪費時間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。而目標(biāo)清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出幾種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考?！?/p>
1. 問清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯誤的機會。
通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個目標(biāo)對你的工作會有什么樣的影響？這個目標(biāo)對你的意義是什么？當(dāng)你厘清了所有的問題后，再開始工作?！?/p>
你必須理清的問題包括：
——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？
目標(biāo)清楚不是要對方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個目標(biāo)對你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營運策略與目標(biāo)，你可以問說：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”
舉例來說，如果公司預(yù)計提升10%的營業(yè)額，那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標(biāo)或是個別業(yè)務(wù)員必須達到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標(biāo)?！?/p>
——可否建議我，要從哪個地方開始？
你要知道的不是工作細節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應(yīng)該先確認好哪些事項，才能開始進行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等?！?/p>
——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達成？
可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過去的經(jīng)驗，曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機會。
——有哪些可用的工具與資源？
你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度?！?/p>
2、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦？”有研究顯示，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的資料不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多?！?/p>
其實，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。“內(nèi)容精簡、切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策，”這是詹森訪問多位資深主管對于演示文稿內(nèi)容的要求時，所得到的一致結(jié)論?！?/p>
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。如果你是老板的話，你會做出什么樣的決定：新產(chǎn)品上市的最佳時機是什么時候？該不該跟隨競爭對手降價，還是要逆勢操作？
此外，向老板報告時，要能精準(zhǔn)的掌控時間，你要有心理準(zhǔn)備，在報告的過程中必定會被打斷，老板可能得先接個電話，或是提出一些問題，必須花時間說明與討論。所以，如果你有30分鐘的時間，只要準(zhǔn)備10分鐘的報告內(nèi)容，不僅可以避免超出時間，而且可以替老板省下更多的時間，更能顯現(xiàn)出你的工作效率?！?/p>
如果報告的主題是關(guān)于長期的規(guī)劃，要記?。哼^去以及未來的90天是最重要的。如果你要制作10頁的演示文稿，報告未來一年的年度規(guī)劃，未來90天的計劃應(yīng)該占9頁的內(nèi)容，需要詳細的說明，至于其余的部分只要1頁就可以?！?/p>
此外，如果你希望得到老板的支持，必須清楚、直接、而且是簡明扼要。不要讓老板覺得你只是想偷懶，把責(zé)任推給老板。舉例來說，如果你希望老板支持你的提案，你應(yīng)該列舉已經(jīng)完成的工作項目，而后提出未來30到60天之內(nèi)需要老板協(xié)助的事項：例如，他可能要參加哪些會議、參加會議的人員有哪些、他需要公開向所有員工宣布哪些事項等等。
3、當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變
通常，上司對于你的意見通常會有以下5種可能的回答：
——完全同意：“我完全同意你的看法，也會全力支持你。”
——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷。”
——不置可否：“我不同意你的看法，原因是…不過很謝謝你的意見。”
——不同意：“就照我的方法做。”
——完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其它人有這樣的想法。”
如果你發(fā)現(xiàn)，在溝通的過程中，上司的回答多半是前三種情況，就表示他是可以溝通的，愿意接受別人的想法。如果多半屬于最后兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人。總是聽不進別人的意見、沖動做出決策、不愿意反省、只為了個人的利益或權(quán)力……不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹?！?/p>
如果真的遇到這樣的上司，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇，你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照上司的意見做事；或是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。你可以有以下的做法：
——微笑點頭。你已經(jīng)決定不會將所有的精力投入在這家公司，只當(dāng)這是一份工作，做好份內(nèi)的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部份，你寧愿花更多的時間在家庭或是自己的興趣上?！?/p>
——尋求其它發(fā)聲管道。你仍然相信這家公司，也認為這是不錯的工作環(huán)境，只是遇到了不好的上司。所以你還希望再做一些努力：公司內(nèi)是否有其它的管道可以讓你的想法或是建議被公司其它的人或是更高階的主管聽到，例如全體員工大會等?！?/p>
——準(zhǔn)備轉(zhuǎn)換跑道。你已經(jīng)知道問題是無法解決的，也許是這家公司不愿意解決，或是缺乏健全的制度與管道，這時你應(yīng)該當(dāng)機立斷，轉(zhuǎn)換新的環(huán)境。
4、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源
在經(jīng)營成本的壓力下，要向公司爭取更多的資源，可不是一件簡單的事情。尤其是碰到錢的問題，事情似乎就變得復(fù)雜許多。即使經(jīng)過無數(shù)次的討論或是精確的計算，成功的機會卻是少之又少?！?/p>
然而，多半時候，爭取預(yù)算成功與否并非僅是關(guān)于錢的問題，它更是人際關(guān)系與信任的問題。如果老板信任你可以真正解決問題，為公司創(chuàng)造利益，自然而然可以得到你要的預(yù)算。但是如果他對你沒有足夠的信任，即使公司有再多的盈余或者只是爭取一小筆的預(yù)算，都很困難?！?/p>
不要只看到錢的問題，如果你一直陷入數(shù)字游戲當(dāng)中，情況對你永遠是不利的。公司必須面對嚴(yán)酷的經(jīng)濟壓力，永遠是希望可以用更少的錢，創(chuàng)造更多。
老板對你的信任來自于你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題？
——無法依照原定計劃完成?！?br> ——無法掌控情況，對于未來感到不確定?！?br> ——希望員工能夠做得更多，減少更多的成本。
當(dāng)你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你的說服理由，這是最有效的。例如，“如果再增加兩個人，只需要6個星期，就可以按照預(yù)定計劃完成。”
而且，不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達成目標(biāo)。所以，你的重點在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間愈短愈好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少的預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功機率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機會可高達八成以上?！?/p>
4、專注工作本身，而不是績效評估的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
績效評估本身立意良好，我們每個人都應(yīng)該隨時知道自己的工作績效如何。只是多數(shù)企業(yè)的情況是，績效被過度操作，有各種不同的名目，還有復(fù)雜的計算。主管根本沒有足夠的時間做深入的評量，最后只是淪為數(shù)字游戲?！?/p>
公司真正的目標(biāo)是擴大控制、減少成本，績效考核制度讓公司有合法的借口可以開除不勝任的員工。員工為了保住工作，只想著該怎么讓自己的成績好看一些?！?/p>
事實上，你根本不必把精神花費在這些數(shù)字游戲上，不要因為公司今天要考核外語能力，所以你開始自費上課惡補；某一天公司決定加入提案企劃能力的考核項目，你又開始煩惱該怎么辦。這樣只會讓你疲于奔命，結(jié)果卻適得其反。
要有好的績效，你的出發(fā)點是工作本身，而非績效評量。你只要想到以下的問題：該怎么把這件事情做好？你必須加強自己哪方面的能力？當(dāng)你順利完成目標(biāo)、有了具體的成果，自然會有好的評量結(jié)果。你要做的只有以下兩件事情：
——至少每個月詢問你的上司：“我做得如何？”盡量提出具體的問題，例如“老板對于我所排定的進度是否有什么意見？”“我想會議流程非常順暢，你認為還有地方要改進的嗎？”
你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的績效評估，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望?！?/p>
——至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整？”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所訂下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必要做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些?！?/p>
當(dāng)你做到以上兩件事情，便可以隨時了解自己的工作績效，以及確認自己是在處理應(yīng)優(yōu)先完成的事項，自然可以達成
