業(yè)秘書作為秘書工作的重要組成部份，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在做好發(fā)展決策、市場運作、經(jīng)營管理及辦公室日常工作等方面，發(fā)揮著積極作用。在市場經(jīng)濟新形勢下，我國企業(yè)的經(jīng)營管理和決策遇到前所未有的復(fù)雜性、多變性、競爭性，這就對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀一一企業(yè)秘書提出了更高要求，筆者認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)秘書應(yīng)該具備以下素質(zhì)：
一、基本的職業(yè)素養(yǎng)
(一)科學(xué)的世界觀是秘書人員必備的基本素質(zhì)。秘書首先要具有較高的政治覺悟和黨性觀念，堅定的政治立場，工作中自覺以黨的路線、方針、政策和國家法律法規(guī)為準(zhǔn)繩。其次，要樹立正確的價值觀，增強責(zé)任感和事業(yè)心，把秘書工作當(dāng)作完善社會主義市場經(jīng)濟體制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，處理好國家利益、企業(yè)利益和個人利益的關(guān)系。
(二)秘書人員必須具備良好的職業(yè)道德。良好的職業(yè)品德是秘書人員必備的基本素養(yǎng)。1、一名合格的秘書必須做到：禮貌而不居高臨下，誠實而不弄虛作假，參謀而不自以為是，謙虛而不傲上凌下，謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾，公正而不見風(fēng)使舵，原則而不論是道非，敬重而不阿諛奉承，適應(yīng)而不委自尊大，本分而不炫耀示人。2、樹立正確的苦樂觀是秘書人員職業(yè)素養(yǎng)的組成部分。秘書工作的苦和累是眾所周知的。但從苦和累中得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們的理解和肯定，從苦和累中為企業(yè)和職工間接地創(chuàng)造效益，雖然工作很瑣碎，很辛苦，但秘書人員通過辛勤的勞動，鍛煉了自己的手和腦，提高了自己的業(yè)務(wù)水平和能力。由于秘書工作總是同繁、雜、忙、累聯(lián)在一起，所以秘書必須具有開朗、樂觀、幽默的個性，這樣才能以飽滿的熱情和充沛的精力去從事本職工作。3、強烈的服務(wù)意識是秘書人員職業(yè)素養(yǎng)的基本要求。一要善于高層次服務(wù)。企業(yè)秘書要有較強的理論思維能力，諸如能預(yù)見，善歸納；能分析，善綜合；能比較，善鑒別；能領(lǐng)會，善發(fā)揮。在工作中就要具備調(diào)查研究、捕捉信息的功夫，寫出的材料要高質(zhì)量，提出的問題和建議要有份量，進(jìn)深要做到準(zhǔn)確有度。二要善于超前服務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作需要經(jīng)常作出超前決策，企業(yè)秘書也必須相應(yīng)地為領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)。三要善于創(chuàng)造性服務(wù)。在為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀過程中，要善于發(fā)現(xiàn)新問題，提出新見解；在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰寫中，要力求形成自己的風(fēng)格和特色。四要善于嚴(yán)謹(jǐn)周到服務(wù)。因為一言一行、一舉一動以及對每一個工作細(xì)節(jié)的處理都關(guān)系極大，因此要求企業(yè)秘書人員有嚴(yán)謹(jǐn)周到的工作作風(fēng)。
二、完備的知識結(jié)構(gòu)
隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，對企業(yè)秘書人員的知識要求越來越高，現(xiàn)代企業(yè)秘書向復(fù)合型人才方面發(fā)展，其所具備的知識要求系統(tǒng)化、金面化。
(一)扎實的基礎(chǔ)知識和理論知識。是現(xiàn)代企業(yè)秘書必備的本領(lǐng)和基本功，是秘書人員順利成長的階梯，是不斷走向成功的源泉。目前，現(xiàn)代企業(yè)秘書必須注重學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，注重理論聯(lián)系實際，在實踐中掌握科學(xué)的世界觀和方法論，將市場經(jīng)濟體制下的新情況、新問題上升到一定的理論高度加以概括和總結(jié)，正視改革過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。一般應(yīng)具備法律學(xué)、市場學(xué)、價格學(xué)、預(yù)測學(xué)、消費心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟法學(xué)、行政管理學(xué)、運籌控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等方面的知識。目前最為急需的是，一要盡快學(xué)習(xí)和掌握WTO的基本規(guī)則，熟悉其法律體系；二要注重按國際慣例的實際操作并積累相關(guān)運作經(jīng)驗；三要具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平以及處牌涉外文書的能力，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。
(二)熟練的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識。現(xiàn)代企業(yè)秘書必須通曉本企業(yè)的業(yè)務(wù)，熟悉本企業(yè)的經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略、及時收集、處理與本企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)、供、銷、科技、資金、市場等信息，了解國家宏觀調(diào)控方面的信息以及國內(nèi)外經(jīng)濟動向等，熟悉與本企業(yè)有關(guān)的基本法規(guī)、特定規(guī)章。舉例說，如果該秘書是在電信企業(yè)做秘書，就要了解熟悉黨和國家改革開放的大政方針和重大政策，了解熟悉信息產(chǎn)業(yè)、通信行業(yè)、電信體制改革等具體政策，熟悉“電信條例”、“消費者權(quán)益保護法”、“勞動法”、“合同法”等，只有這樣，才能保證從事的工作符合法律法規(guī)所設(shè)定的“游戲規(guī)則”。另外，秘書要有豐富的企業(yè)經(jīng)營管理知識，包括一般的企業(yè)經(jīng)營管理理論知識和所在企業(yè)的經(jīng)營管理知識，通曉本企業(yè)行政、財務(wù)、統(tǒng)計、管理、市場、營銷、戰(zhàn)略、信息等方面的知識，努力成為現(xiàn)代商務(wù)型、復(fù)合型人才。
(三)廣博的邊緣學(xué)科知識?，F(xiàn)代企業(yè)秘書工作性質(zhì)決定其涉及面廣，接觸的層面大，這就要求秘書人員不論那一方面的知識都要懂一些，要盡可能掌握一些如國際關(guān)系、軍事、公共關(guān)系、文學(xué)、人文歷史、藝術(shù)、數(shù)理、科學(xué)方法等邊緣學(xué)科知識。
三、新型的工作技能
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，為適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，企業(yè)秘書工作必須向改革型、經(jīng)濟型、外向型轉(zhuǎn)變，因此，現(xiàn)代企業(yè)秘書必須具備以下工作技能。
(一)較強的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新能力。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)秘書人員應(yīng)該圍繞“企業(yè)一市場”這個軸心自覺而廣泛地開展調(diào)研活動。首先，要找準(zhǔn)企業(yè)與市場的復(fù)合點，諸如經(jīng)營管理、企業(yè)改革、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場營銷等環(huán)節(jié)定期開展調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供必要的依據(jù)。其次，要以企業(yè)進(jìn)入市場參與競爭為主攻方向，圍繞企業(yè)工作中心的重點難點，深入開展調(diào)查，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策。再次，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，以企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)考慮的問題為課題，使調(diào)研真正為領(lǐng)導(dǎo)所需要。另外，作為現(xiàn)代企業(yè)秘書，在市場競爭中應(yīng)該強化創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力，力爭在工作崗位上有新發(fā)明、新發(fā)現(xiàn)、新開拓，能夠?qū)Σ煌瑢哟?、不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的服務(wù)對象，不斷提供新創(chuàng)意、新設(shè)想。要大膽地對所謂“司空見慣”或“完美無缺信息”和“權(quán)威性信息”提出逆向思維意見。要敢于面對新世紀(jì)的挑戰(zhàn)，大膽樹立搶先爭勝的競爭觀念，大膽設(shè)想，提出超前見解，提高思維的創(chuàng)造性。要有銳意改革的意識和積極改革的創(chuàng)新，勇于開拓，推動本企業(yè)的發(fā)展。景程教育編輯整理
(二)較強的綜合分析協(xié)調(diào)能力。要提高對客觀事物的觀察能力和對具體問題的分析能力，就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書無論是觀察問題還是分析問題都必須以系統(tǒng)的觀點作指導(dǎo)，從整體性原則出發(fā)，將諸多具有內(nèi)在聯(lián)系的能夠反映整體的各種因素串聯(lián)起來，從中提煉出可以體現(xiàn)整體精神的精要論點，科學(xué)闡述新意義上的整體內(nèi)涵。綜合協(xié)調(diào)是現(xiàn)代企業(yè)秘書的基本職能，較強的協(xié)調(diào)能力是對企業(yè)秘書高效、高速完成任務(wù)的要求。這種協(xié)調(diào)能力表現(xiàn)在：要講究協(xié)調(diào)的方式、藝術(shù)、效果、效率。不論是對外關(guān)系的協(xié)調(diào)、對上下級工作的協(xié)調(diào)、對部門之間的協(xié)調(diào)，還是對上下矛盾的協(xié)調(diào)，都應(yīng)建立在平等的基礎(chǔ)之上，善于運用簡捷的方法，力爭短時間內(nèi)處理好矛盾，以達(dá)到事半功倍的效果。要把握好協(xié)調(diào)的準(zhǔn)則，既要堅持始終維護企業(yè)利益的原則，又要采取靈活多樣的協(xié)調(diào)手段，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造自好的環(huán)境。
(三)現(xiàn)代信息的應(yīng)用能力。隨著現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的發(fā)展，以數(shù)據(jù)庫為中心的辦公自動化系統(tǒng)的運用引起了辦公方式的新變化，使用自動化信息工具是提高信息工作效率的重要途徑，除了微機電腦打字機等基本信息工具外，以計算機管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)建立起來的決策支持系統(tǒng)，有效地提高領(lǐng)導(dǎo)的決策能力，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策。這些現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用，有效地改變企業(yè)秘書人抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效率和管理水平。
(四)敏銳的信息捕捉能力。領(lǐng)導(dǎo)能否對錯綜復(fù)雜、不斷變化的客觀情況作出反應(yīng)，并適時決策，很重要的一點是掌握核心信息是否及時，它要求秘書眼觀六路、耳聽八方、網(wǎng)開四面、身入其境，具有聞信而動、廣集博采的信息抽提能力以及信息靈敏度，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅能迅速準(zhǔn)確地判別核心信息的價值，而且能及時高效地處理和反饋核心信息。在學(xué)習(xí)上不肯鉆研的人是不會提出問題的；在事業(yè)上缺乏突破力的人是不會有所創(chuàng)新的
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