邊緣秘書必須具備的五種能力
雷德亮 邢擁軍
邊緣秘書，顧名思義就不是真正的秘書職位或角色，而其所從事的工作，卻是要么在為領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話，要么在為單位搞寫總結(jié)，要么在為上級(jí)構(gòu)寫報(bào)告等等，他們盡管沒有秘書職稱，但工作性質(zhì)卻是典型的秘書，那么就權(quán)當(dāng)叫他們?yōu)檫吘壝貢?。如地方上的研究室成員、政工人員、綜合處室里的筆桿子，部隊(duì)里的組織、宣傳人員等，大多在從事著這種邊緣秘書工作。邊緣秘書要做好，其要求所具備的本領(lǐng)恐怕得遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于真正的秘書，至少不能僅僅局限于管理文書、協(xié)助處理工作而已。30多年的實(shí)踐體會(huì)，做好邊緣秘書至少要具備五種功能。
宏觀工作的把握能力。邊緣秘書是靠“玩筆桿子”吃飯的，其“泡制”出來的文章，有的是代表著一名領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)，有的是代表著一個(gè)單位的水平，為什么級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話，就得站在什么級(jí)別的層次上、視野中去點(diǎn)問題、提要求；為哪個(gè)單位撰寫材料，則要站在哪個(gè)單位的特點(diǎn)上，全方位、立體式地生筆開花?？梢?，要想使自己的材料有檔次，讓領(lǐng)導(dǎo)欣賞，上級(jí)認(rèn)可，就不能狹隘地僅僅局限于了解和掌握本處室、本部門的工作上，要注重對(duì)整個(gè)單位或系統(tǒng)的工作進(jìn)行全方位的了解和把握，如單位的年度工作思路、階段性工作重點(diǎn)、開展工作采取的主要措施、取得的主要成績，甚至于連突出的人、具體的事都要有所了解和把握，才能在所撰寫的文章中全局反映單位的面貌，且有骨頭有肉，生動(dòng)鮮活。另外，對(duì)于國家的大政方針、新觀點(diǎn)要隨時(shí)了解把握，如黨中央近來提出的科學(xué)發(fā)展觀、和諧社會(huì)、以人為本、執(zhí)政能力等，對(duì)這些新的觀點(diǎn)必須進(jìn)行及時(shí)學(xué)習(xí)、深刻理解和吃透實(shí)質(zhì)，才能使撰寫的文章有高度，不至于就事論事、平平沓沓；也才能有新意，不至于滿篇文章陳辭老調(diào)、庸俗無比，以此來體現(xiàn)單位的風(fēng)范和領(lǐng)導(dǎo)的素養(yǎng)，勢必皆大歡喜。
功底厚實(shí)的文字能力。文字工作是當(dāng)好邊緣秘書最重要的基本功。文字的體裁有很多，匯報(bào)材料、經(jīng)驗(yàn)材料算一類，研討文章、體會(huì)文章算一類，新聞報(bào)道中的消息、通訊、文章也各有不同，論文則又是一種類型，通知、總結(jié)也不相同等等，作為邊緣秘書，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用各種文體，才能隨時(shí)能夠拉得出、上得去、完成得好，否則就是個(gè)跛腳的二流邊緣秘書。當(dāng)然，文字工作是項(xiàng)艱苦的、清貧的、費(fèi)心費(fèi)力的差事，也是一項(xiàng)需要耐心長期磨練、不斷提高的本領(lǐng)。所以，現(xiàn)今許多年輕的同志急功近利，不愿在這上面賣力氣。從目前許多單位的現(xiàn)狀看，能夠拿得出手的、有文字功底的同志不能說沒有，但不多，因此一遇到重要的文字工作就抓瞎，該講的問題講不到點(diǎn)子上，該反映的工作反映不出去，該總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)不出來，在某種程度上制約了工作的發(fā)展。邊緣秘書必須在文字上下功夫，尤其是年輕同志更是如此。一是要多學(xué)。誰也不是與生俱來就會(huì)玩筆桿子的，唯一的出路就是靠學(xué)習(xí)，要多向文字較好的同志學(xué)習(xí)，多學(xué)習(xí)研究一些上級(jí)下發(fā)的文件，多學(xué)一些文字基本功，從中領(lǐng)悟文字的運(yùn)用方略；二是要多看。多看材料，多看報(bào)紙，認(rèn)真研究一下他人文章中的段落結(jié)構(gòu)、文字運(yùn)用、觀點(diǎn)抽象提煉，從中領(lǐng)悟?qū)懽魇址ǎ蝗嵌嗑?。有的同志一讓搞材料就發(fā)怵，如果長期不搞就長期學(xué)不會(huì)，只有多磨練、多動(dòng)筆才能有所進(jìn)步。
文章起草的快速能力。邊緣秘書的大多材料起草工作都有一個(gè)準(zhǔn)備過程，受理任務(wù)后能夠有時(shí)間構(gòu)思文章框架、尋找素材、認(rèn)真起草、精心閱改。然而，又有不少材料是突然布置、幾小時(shí)或隔夜就要的，在時(shí)間緊迫、要求高的情況下，是最能考驗(yàn)筆桿子的時(shí)候。記得有一次剛在家看完新聞聯(lián)播，接到主管領(lǐng)導(dǎo)的救急電話，說明天一上班單位一把手要給省委常委會(huì)作匯報(bào)去，今天晚上務(wù)必把匯報(bào)材料整出來。由于單位那些工作我都心中有數(shù)，原計(jì)劃開通宵夜車，結(jié)果五個(gè)多小時(shí)就出籠了，不僅跟著干的主管領(lǐng)導(dǎo)滿意，而且一把手也很滿意，匯報(bào)的效果還不錯(cuò)，弄了個(gè)滿堂彩。我認(rèn)為要做到召之即來、來之能干、速戰(zhàn)速?zèng)Q，主要做到九個(gè)字：多積累、快構(gòu)思、速動(dòng)筆。多積累。一方面是平時(shí)從素材上多收集、多了解，基本上要能達(dá)到“哪些部門的工作也了解、哪些部門的要事都清楚”，另一方面就是要積累撰寫任何文體的本領(lǐng)，關(guān)鍵時(shí)候才不至于掉鏈子。快構(gòu)思。領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)后，要先從體裁上定位，然后計(jì)劃寫幾個(gè)層次上，每個(gè)層次準(zhǔn)備裝什么內(nèi)容，如何表述，應(yīng)當(dāng)能夠立即羅列出來。一次上級(jí)來了個(gè)代表團(tuán)，飯前領(lǐng)導(dǎo)要講幾句，需兩小時(shí)之內(nèi)寫出來。我立即勾列出表示歡迎、介紹本單位座落方位、工作特色、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、旅游去處、歡迎光臨等程式，實(shí)際上也就是個(gè)祝酒詞，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)很滿意，還成為本單位歷次祝酒的通用詞。速動(dòng)筆。就是按照所構(gòu)框架，緊緊圍繞每個(gè)層次的觀點(diǎn)，快速地去組織材料、撰寫文字，從而盡快使草稿出籠成型。認(rèn)真細(xì)致的求精能力。許多材料出手后，其實(shí)并不錯(cuò)，之所以同事看了搖頭、領(lǐng)導(dǎo)閱了皺眉，問題就出在不夠精益求精上，要么句子不通暢，要么錯(cuò)白字接二連三，要么所論問題半途而廢。記得在部隊(duì)任宣傳處長時(shí)，因?yàn)槭录?，?duì)干事寫出的材料沒顧上把關(guān)，就直接呈送領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果不一會(huì)兒，領(lǐng)導(dǎo)就把我叫去一頓數(shù)落，而且上綱上線，認(rèn)為對(duì)他的講話是敷衍應(yīng)付。我感到十分委曲，可人家指著紅線劃出的白字和丟三落四問題，只得認(rèn)錯(cuò)。此后，我記取教訓(xùn)，無論工作多忙，只要是過自己手、簽自己字的材料都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，逐字逐句地把關(guān)，類似的批評(píng)再也沒有重復(fù)過。其實(shí)那名干事平時(shí)寫的材料并不錯(cuò)，就是粗糙大意，不精不細(xì)。因此，寫材料草稿出來按說已經(jīng)是完成了任務(wù)的95%，精心修改兩遍也就大功告成了，而許多筆桿子就是在這個(gè)時(shí)候放棄再作沖刺的，結(jié)果是功敗垂成。我以為，要做到文章的精益求精，草稿出來后，要把住三關(guān)：把住內(nèi)容關(guān)。一方面要認(rèn)真審閱所草擬的內(nèi)容與所論述的觀點(diǎn)扣題是否緊湊，千萬不能出現(xiàn)偏題跑題問題。另一方面要注重內(nèi)容的厚實(shí)性，使文章的內(nèi)容給人以厚重的感覺，才更具力量。把住語句關(guān)。就是要注重語言的通暢、文字的優(yōu)美、句子的樸實(shí)，讓人讀起來朗朗上口，聽起來順耳。把住文字關(guān)。文字水平是一篇文章的裝飾，如果白字連篇，就是裝飾的最大污點(diǎn)。漢字復(fù)雜多音，文字水平再高也難免出現(xiàn)用字不準(zhǔn)的問題，因此，文稿出來后最好先找同事給過過目，起碼能把白字給消滅一部分。有此三關(guān)，文章就出不了大格。
淡薄名利的脫俗能力。邊緣秘書不能與真正的秘書相比，真正的秘書整天圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，天南海北，考察開會(huì)，剪彩講話，酒綠燈紅，更有著試圖與領(lǐng)導(dǎo)靠攏的人又在先圍著秘書轉(zhuǎn)，人家真正的秘書根本就用不著去埋頭苦做文章，那些費(fèi)其腦力、勞其經(jīng)骨的寫作苦力，只好落在了邊緣秘書的頭上。如何不負(fù)重望，當(dāng)好邊緣秘書？我以為，要記住三句話：一是耐得住寂寞。事實(shí)證明，搞文字工作就得整天要埋頭在辦公室，識(shí)文嚼字，探討問題，容不得有時(shí)間去想吃喝玩樂，參與熱熱鬧鬧的場合。相反，如果渴求或者熱衷于這種場所的人，趁早也別走邊緣秘書的的路子，否則也是活受罪。二是淡泊名利。當(dāng)邊緣秘書，只有為別人做衣裳的份兒，別指望你的材料好，寫作水平高就能給你一官半職的好事，切記材料好哪是領(lǐng)導(dǎo)水平高、單位工作力度大的原故，你只是給動(dòng)了動(dòng)筆而已。你可能寫篇稿子還有稿費(fèi)，但為領(lǐng)導(dǎo)和單位寫東西，別指望能得到一分的補(bǔ)助，因?yàn)檫@是邊緣秘書份內(nèi)的工作，工資里邊已經(jīng)包涵了加班加點(diǎn)所應(yīng)有的報(bào)酬。三是要有吃苦耐勞的精神。為了一篇文章、一個(gè)講話、一個(gè)報(bào)告，有時(shí)要得急，就要通宵達(dá)旦地開夜車，什么時(shí)間搞不出來，什么時(shí)間別想睡覺；有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真，一份材料三遍五遍的修改屬正常，十遍八遍地修改也不為過，其中需要有很大的耐性和忍性，倘若吃不得這份苦，可別上邊緣秘書這條船。
當(dāng)然，做好邊緣秘書需要具備的能力還有許多，但據(jù)我30多年的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有以上五點(diǎn)，足以當(dāng)個(gè)比較合格的邊緣秘書，不信就走著瞧。
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