從稍後閱讀到各種筆記、資料庫(kù)服務(wù)，可以儲(chǔ)存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用：
稍後閱讀儲(chǔ)存了一堆永遠(yuǎn)不讀？
剪貼網(wǎng)頁收集了一堆從沒使用？
筆記日誌整理了卻還是難以找到？
我自己早期使用這類工具，也會(huì)有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現(xiàn)在，可以建立起一個(gè)「大量收集但用得到，簡(jiǎn)單整理但找得到」的使用邏輯。
這個(gè)方法如果跳脫特定數(shù)位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時(shí)，一定會(huì)做的三大關(guān)鍵步驟。
如果隨便亂收集資料，那麼資料庫(kù)就會(huì)充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當(dāng)下收集，很多資料卻又會(huì)很難再找回來。於是問題在於：「如何判斷自己什麼時(shí)候需要收集這份資料呢？」
第一個(gè)關(guān)鍵步驟是： Why ：
收集前問自己收集這個(gè)資料的明確使用目的是什麼？
只有能夠設(shè)定自己使用目的的資料才收集！
收集當(dāng)下最起碼要設(shè)定好使用目的。
例如當(dāng)我看到一篇不錯(cuò)的網(wǎng)頁文章、案例故事，想要「收集」時(shí)，我會(huì)問自己「（Why）為什麼要收集這個(gè)資料？」如果我能確定這個(gè)問題的答案就收集，如果不能確定就放棄。
能確定的意思是：
可以當(dāng)作時(shí)間管理課程的案例分析、可以成為筆記法新書的方法論參考、可以成為下一篇部落格文章的題材、可以成為育兒目標(biāo)中下一個(gè)要實(shí)踐的習(xí)慣。
不能確定的意思是：
覺得這篇文章寫得很好、覺得這篇文章可能以後哪一天會(huì)有用。
當(dāng)我能夠確定時(shí)，我會(huì)在收集當(dāng)下立刻「跟使用目的連結(jié)」，連結(jié)不用想得太難，可能是寫下一段話描述我的使用目也可以，或是修改筆記資料標(biāo)題變成需要的任務(wù)名稱。
當(dāng)我不能確定明確使用目的時(shí)，我會(huì)放棄這次的收集。你可能會(huì)覺得，這樣不會(huì)錯(cuò)失某些好資料嗎？是有可能，但當(dāng)無法設(shè)定使用目的時(shí)，這些資料在資料庫(kù)中就「無法處理」，而無法處理的資料會(huì)造成資料庫(kù)變成垃圾場(chǎng)。
這些資料其實(shí)就讓他們留在網(wǎng)路上，以後有需要用 Google 搜尋，其實(shí)意思跟搜尋資料庫(kù)中未處理、無法處理的資料是一樣的。
再進(jìn)一步思考，真的有辦法收集資料前都知道自己的目的嗎？我們可以從兩個(gè)角度來看：
先為生活、學(xué)習(xí)、研究設(shè)定目標(biāo)，太長(zhǎng)遠(yuǎn)或模糊的目標(biāo)也需要先設(shè)定階段性目標(biāo)，因?yàn)橄仍O(shè)定目標(biāo)，是一切整理的基礎(chǔ)。
研讀一份資料後，需要進(jìn)一步處理才有意義，而處理的關(guān)鍵就是設(shè)定出這份資料未來的使用目的。如果設(shè)定不出使用目的的資料，其實(shí)就是未處理資料，也是最容易製造混亂的資料。
整理資料時(shí)，如果出發(fā)點(diǎn)是資料分類，很容易變成分類愈來愈多愈複雜，但大量的、多層的分類反而讓自己無法搞清楚自己有什麼資料，增加找到資料的難度。於是問題在於：「資料到底要儲(chǔ)存、擺放到什麼位置比較好？」
從結(jié)果來說，當(dāng)然就是要擺放在「之後一定會(huì)使用的位置」，但怎麼樣的整理設(shè)計(jì)，可以算是之後一定會(huì)使用的位置呢？
第二個(gè)關(guān)鍵步驟 Where：
放在以任務(wù)為焦點(diǎn)的統(tǒng)整單位
放在專案流程中要使用的位置
「放在以任務(wù)為焦點(diǎn)的統(tǒng)整單位」：延續(xù)只有設(shè)定明確使用目的才收集資料的邏輯，那麼資料就一定跟某個(gè)具體任務(wù)有關(guān)，這時(shí)候，我們應(yīng)該以該任務(wù)為單位，把任務(wù)相關(guān)的資料統(tǒng)整在一起，避免分散：
常見分散情況是：把資料根據(jù)類型（例如根據(jù)郵件、文件、圖檔各自分類）、主題（例如根據(jù)資料關(guān)鍵字各自分類）、時(shí)間（例如寫單純?nèi)沼洠诸愒诓煌胤?。但這些不同地方的資料，明明是某個(gè)共通任務(wù)所用。
類型、主題、時(shí)間都「不是最後一定會(huì)使用的位置」，只有「未來要做的那個(gè)任務(wù)」才是最後一定會(huì)使用的位置。
舉例來說，當(dāng)我寫會(huì)議紀(jì)錄時(shí)，不是根據(jù)會(huì)議時(shí)間來分筆記，而是要把會(huì)議的討論、結(jié)論、行動(dòng)，直接整理到「各自所屬」的任務(wù)筆記中。會(huì)議筆記只是當(dāng)下紀(jì)錄，但整理的依歸是真正的任務(wù)筆記。
可以延伸參考：「如何整理會(huì)議筆記更有效率？不要留下會(huì)議筆記」。
「放在專案流程中要使用的位置」：如果說資料以任務(wù)為單位統(tǒng)整，那麼他的排序方式就應(yīng)該是跟著專案的執(zhí)行流程來排序。如果說可以建立目標(biāo)的計(jì)畫表與行動(dòng)清單，那麼資料就應(yīng)該跟目標(biāo)行動(dòng)清單有一致的排序方式，而不是另外有一個(gè)屬於資料的整理方式：
常見的狀況是，專案有一個(gè)計(jì)畫表，需要的資料又有另外一個(gè)資料庫(kù)，結(jié)果兩者之間往往無法直接連動(dòng)，當(dāng)要採(cǎi)取下一步行動(dòng)時(shí)，要到資料庫(kù)中搜尋資料，卻又第一時(shí)間找不到，漸漸的許多資料根本無法在目標(biāo)執(zhí)行過程好好利用。
資料只有「被再次拿出來使用時(shí)」才有價(jià)值。而這個(gè)會(huì)再次使用的時(shí)刻，就是某個(gè)目標(biāo)的某個(gè)行動(dòng)需要這個(gè)資料的時(shí)刻。所以我們要根據(jù)這個(gè)原則整理、排序資料。
舉例來說，簡(jiǎn)單一點(diǎn)的情況是，我收集了要規(guī)劃旅行的各種資料，最好的排序方式應(yīng)該是根據(jù)準(zhǔn)備期間要用的資料、旅行期間要用的資料、可能的備案來排序，這樣收集資料時(shí)可以很明確知道資料要擺放在什麼位置，要使用時(shí)，只要跟著專案執(zhí)行流程依序使用即可。
舉例來說，進(jìn)階一點(diǎn)的情況是，我收集了許多要撰寫的部落格文章題目，這些大多數(shù)尚未撰寫的資料，要如何排序呢？我可以依照企劃發(fā)想中、構(gòu)思論述中、測(cè)試實(shí)驗(yàn)中、整理草稿中、最後完成中，來排序，這樣一來，這些資料將會(huì)有一個(gè)強(qiáng)化的提醒機(jī)制，可以提醒我在不同進(jìn)度、時(shí)機(jī)中，有哪些可以取用的資料。
但是有時(shí)候資料擺放時(shí)間久了，就算之後要用時(shí)找回來了，但看著當(dāng)初的筆記，卻好像完全不認(rèn)識(shí)一樣，即使資料找到了，卻忘記如何使用？於是最後這些資料雖然整理到位，但還是許多的死資料，等到找到時(shí)發(fā)現(xiàn)怎麼不像當(dāng)初想像得那麼有用？於是問題在於：「如何讓資料活起來，變成一個(gè)活性的資料庫(kù)？」
第三個(gè)關(guān)鍵步驟是： Ｗrite
寫出自己的思考大綱
寫出自己的行動(dòng)清單
執(zhí)行中持續(xù)撰寫修改
收集資料主要是作為參考、引用、證據(jù)的用途，最後的任務(wù)成果往往不是資料本身，而是自己要?jiǎng)?chuàng)造的新東西。
這無論對(duì)應(yīng)到寫論文，還是做一份工作企劃，甚至日常工作任務(wù)，其實(shí)都適用。所以，資料本身不能只畫重點(diǎn)或摘要。
常見的情況，以工作任務(wù)來說，文件檔案收集齊全，但真的要執(zhí)行任務(wù)時(shí)，卻做錯(cuò)步驟，或是忘記如何使用，漏掉需要的關(guān)鍵修改。
但是資料只有「自己知道如何使用」，才有價(jià)值，而這代表在收集資料時(shí)，也必須把自己的思考模式、行動(dòng)清單帶入，要不然這份資料只要時(shí)間一久，就會(huì)變成「陌生資料」。
另外，自己的思考模式與行動(dòng)清單是會(huì)改變的，所以一份好的資料，應(yīng)該會(huì)在執(zhí)行任務(wù)的過程中不斷修改，也只有保持更新修改的資料，才會(huì)是「最接近現(xiàn)在的自己」的「可用狀態(tài)」。（真實(shí)案例可以參考：如何整理學(xué)習(xí)筆記系統(tǒng)？不是堆積資料心得，5年食譜筆記為例）
這是我目前在建立資料庫(kù)、知識(shí)庫(kù)過程的 3W資料收集法：
Why
為什麼收集這個(gè)資料，確認(rèn)使用目的
Where
以任務(wù)為單位統(tǒng)整，放在專案流程需要的位置上
Write
寫下自己的思考與行動(dòng)，在執(zhí)行的過程修改
最後，補(bǔ)充一個(gè)反思。那麼，如果我就是想要博物誌的收集，難道不行嗎？我目前就是沒有目標(biāo)，只想收集覺得未來好像有用的東西不行嗎？
當(dāng)然，我也知道這樣的資料收集方法，或許無法適用所有情況，尤其這裡針對(duì)的主要是「?jìng)€(gè)人使用」的資料庫(kù)、知識(shí)庫(kù)，而非要製作公眾使用的資料庫(kù)。在我多年的實(shí)踐中，用在：
專案、任務(wù)的資料整理。
寫作計(jì)畫的資料整理。
生活習(xí)慣的資料整理。
技能學(xué)習(xí)的資料整理。
閱讀成長(zhǎng)的資料整理。
等等
都是確實(shí)有幫助的，也提供大家參考。
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也誠(chéng)摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程：「高效能職場(chǎng)筆記法」，同樣有帶入相同的筆記資料整理方法論。
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