用Office 2003推進(jìn)協(xié)同工作
ZDNet China
26/8/2005
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http://www.zdnet.com.cn/techupdate/software/skill/story/0,3800080971,39155072,00.htm[ZDNet China專稿]現(xiàn)在是該考慮Microsoft最新版的Office軟件最大的一個(gè)買點(diǎn)：微軟稱之為“整合協(xié)作”的時(shí)候了。在描述Office系統(tǒng)功能時(shí),微軟用了大量的篇幅來宣傳這一賣點(diǎn)。在列表首位的是meeting workspaces和document workspaces。這兩項(xiàng)功能建在Windows SharePoint Services（是現(xiàn)在使用的SharePoint Team Services的下一代產(chǎn)品）當(dāng)中，都是使用Office的應(yīng)用程序來共享文件和功能管理。在這個(gè)部分中，我們將會(huì)對(duì)這些功能進(jìn)行概述，列舉他們應(yīng)用的先決條件，并且?guī)椭銢Q定這些產(chǎn)品是否值得在你的機(jī)構(gòu)內(nèi)實(shí)施。
什么是SharePoint？
SharePoint是Microsoft基于Web協(xié)作技術(shù)的統(tǒng)稱。SharePoint 2.0 的產(chǎn)品將與Office 2003同時(shí)上市，包括兩款截然不同的產(chǎn)品：
Windows SharePoint Services是一套底層的數(shù)據(jù)庫和Web服務(wù)，它是作為Windows 2003中的可選擇安裝的部分。Windows SharePoint Services可以按照你得需求建立多個(gè)獨(dú)立的SharePoint網(wǎng)站。
SharePoint門戶服務(wù)器更為復(fù)雜，企業(yè)級(jí)的門戶是建立在Windows SharePoint Services上層的。它的作用是能夠讓你在企業(yè)中的跨越多個(gè)服務(wù)器上建立網(wǎng)站。
Microsoft 還沒有宣布第二代的SharePoint的價(jià)格或者是可行性的細(xì)節(jié)，但是有一件事情是非常清楚地：它將需要你安裝新的Windows 2003來作為運(yùn)行新的SharePoint服務(wù)器的基礎(chǔ)。如果你還記得你以前是怎么安裝以前的Outlook系列的情況，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)這兩個(gè)系統(tǒng)是非常相似的。你可以在任何版本的Windows上使用Office 2003，但是對(duì)于大多數(shù)有效的協(xié)作情況來說，你需要Windows SharePoint Services來讓你的協(xié)作組織更為有效?；蛘?，換句話來說，需要安裝Windows 2003作為你以后的SharePoint的基礎(chǔ)。
Meeting workspaces：有效的組織
在Microsoft Outlook 2003中的meeting workspace集成了SharePoint。要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的meeting workspace，只要在Outlook當(dāng)中傳送出一個(gè)會(huì)議請(qǐng)求的時(shí)候點(diǎn)擊meeting Workspace的按鈕就可以了。這樣將就針對(duì)會(huì)議請(qǐng)求直接打開一個(gè)meeting workspace的任務(wù)窗口，正想圖A中所展示的一樣，在這，你能夠在組的SharePoint server上創(chuàng)建一個(gè)新的workspace（這，或者在Office的其他地方，叫做組的網(wǎng)站）。
當(dāng)你發(fā)送一個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)的時(shí)候，其他的參加這將會(huì)收到一個(gè)網(wǎng)站鏈接，通過連接他們就能進(jìn)入meeting workspace了。
meeting workspace是一個(gè)很特殊的SharePoint站點(diǎn)類型，在默認(rèn)情況下，這個(gè)網(wǎng)站將分為會(huì)議題目，參加人員和議程幾個(gè)部分。你也可以通過點(diǎn)擊修改這個(gè)Workspace的超級(jí)鏈接來增加其他的部分（叫做SharePoint中的Web Parts）。在圖表B中，我們給workspace增加一個(gè)文件庫的Web Part，這樣能夠讓會(huì)議參加者能夠同時(shí)預(yù)覽會(huì)議相關(guān)的重要文件。點(diǎn)擊一個(gè)文件能夠讓你在相應(yīng)的Office 應(yīng)用程序中打開并且修改它。
meeting workspace是Office 2003中集成協(xié)作的原理的一個(gè)很好的范例
協(xié)作完成的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在SharePoint的站點(diǎn)當(dāng)中。
使用者可以通過他們自己的瀏覽器管理他們自身的網(wǎng)站，并不需要任何管理員的協(xié)助。
數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在Office的文件中并且可以在Office的應(yīng)用程序中進(jìn)行修改。
workspace能夠捕獲所有特殊任務(wù)和行為的方方面面。
在Office 2003，Document workspaces提供了一個(gè)文件中心（要比會(huì)議中心要更好）的協(xié)作方式。一個(gè)document workspace是被設(shè)計(jì)用來幫助一群用戶協(xié)作修改一個(gè)或者多個(gè)文件的功能。Office 2003讓你簡(jiǎn)單的向document workspace傳送一個(gè)Word, Excel,或者是PowerPoint的文件，這樣就可以和其他的用戶以ad-hoc的方式進(jìn)行協(xié)作。當(dāng)你邀請(qǐng)其他人員來協(xié)助你設(shè)計(jì)和組織項(xiàng)目的時(shí)候，你可以很簡(jiǎn)單的創(chuàng)建一個(gè)document workspace，即使你從來沒有直接使用過SharePoint，你都可以很簡(jiǎn)單的創(chuàng)建完成。
你能夠不用離開你的Office文件就可以創(chuàng)建一個(gè)document workspace。例如，如果你需要打開一個(gè)Word文檔，你可以選擇從工具菜單中選擇共享一個(gè)Workspace。這將打開一個(gè)共享的Workspace任務(wù)窗口。這個(gè)任務(wù)窗口打開的同時(shí)，還會(huì)打開一個(gè)用戶突出標(biāo)記，并且把你在workspace名稱和位置中從其他用戶當(dāng)中突出出來。
作為創(chuàng)建Document Workspace的一部分，你的文件會(huì)被存儲(chǔ)在SharePoint服務(wù)器上，在那里還保存著其他的用戶信息，項(xiàng)目信息和在document workspace中的其他信息。任何document workspace的用戶都能夠從服務(wù)器上直接打開需要的文件，或者復(fù)制一份拷貝到他或她自己本的硬盤上面來進(jìn)行相關(guān)的工作。這個(gè)共享的Workspace任務(wù)窗口（顯示在圖C當(dāng)中的）包含一個(gè)指向document workspace的鏈接（廣告位是這個(gè)項(xiàng)目中的一個(gè)workspace的名稱）和六個(gè)標(biāo)記。
你可以在你的瀏覽器中使用這個(gè)鏈接打開document workspace。從左到右，這些標(biāo)記位由他們各自的一些功能。
狀態(tài)：顯示警告信息和其他的狀態(tài)消息
用戶：顯示workspace中的用戶
任務(wù)：顯示workspace中的任務(wù)，匯集了他們的狀態(tài)和是誰生成的這個(gè)項(xiàng)目
文件：顯示workspace中的文件（盡管一個(gè)workspace開始是使用單一一個(gè)文件的，但是你可以隨意增加你想要加入的文件）
鏈接：顯示workspace中的超級(jí)鏈接
文件信息：允許你察看是誰最后修改的文件并且還有文件改動(dòng)的歷史信息。
一個(gè)document workspace能夠讓你簡(jiǎn)單的建立一個(gè)圍繞一個(gè)特殊文件或者一些特殊文件進(jìn)行協(xié)作的工作組。這些內(nèi)置的標(biāo)記能夠讓你甚至不用打開SharePoint就可以使用SharePoint的功能進(jìn)行相關(guān)的工作。如果你需要一些更多深入的SharePoint功能（比如討論組），那你就要在你Web瀏覽器上的一個(gè)點(diǎn)擊就可以從文件越到真實(shí)的 workspace當(dāng)中了。
那么這樣做值嗎？
SharePoint的能力，和他與Office 2003深層次的集成在一起，這種改變是非常令人印象深刻的。除了我們?cè)谶@篇文章中突出了一些增加的功能，另外SharePoint還提供了一個(gè)Web的接口屆面和一個(gè)完整的對(duì)象模型，這意味著你可以把其他很小規(guī)模開發(fā)行為簡(jiǎn)單的與其他的商業(yè)流程整合起來。如果你的生意還包括文件的互換和舉辦會(huì)議，那么SharePoint所推崇的會(huì)議和文件workspace將會(huì)讓你獲得實(shí)際的利益。除了組織所有在同一地方發(fā)生的項(xiàng)目或者會(huì)議所需要相關(guān)的信息，workspaces 還會(huì)通過幫助你在服務(wù)器上保留一個(gè)每一份文件的單一備份的形式來實(shí)現(xiàn)磁盤存儲(chǔ)這些文件的需求。這樣做就可以很好的節(jié)約硬件成本。
但是還要記?。簺]有Windows SharePoint Services是沒有協(xié)作的，并且沒有Windows 2003也就沒有Windows SharePoint Services，不要根據(jù)對(duì)你以往以前版本的Windows所具備的經(jīng)驗(yàn)就能夠讓你很好的安裝并且管理一個(gè)Windows 2003服務(wù)器做出錯(cuò)誤的假設(shè)。在新版本中有很多新的功能，并且許多舊的功能已經(jīng)被轉(zhuǎn)移到其他地方或重新設(shè)計(jì)。你將即使你只想在現(xiàn)有的條件下增加一個(gè)獨(dú)立的SharePoint服務(wù)器，你還是需要一些練習(xí)時(shí)間來熟悉新的環(huán)境。
在你購買之前測(cè)試你設(shè)備
幸運(yùn)的是，Microsoft正在可以測(cè)試所有相關(guān)部件變成一很簡(jiǎn)單的事情。你可以通過Microsoft的網(wǎng)站，向微軟索要Windows 2003評(píng)估版的拷貝，并且，當(dāng)你這樣做的時(shí)候，你還能夠同時(shí)申請(qǐng)一個(gè)Office 2003 beta測(cè)試版。如果協(xié)同工作非常吸引你，我們建議率先部署三個(gè)到五個(gè)測(cè)試環(huán)境還是比較合適的，建立一些虛擬的賬戶和常見一些workspaces。然后考慮如何找出適合你企業(yè)的工作流，并且是否在時(shí)間和硬件上節(jié)省的價(jià)值能夠超過在軟件上的費(fèi)用。只有在你得到了足夠的相關(guān)信息之后才能夠做出是否上馬的決定。（責(zé)任編輯：
張嵐）
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