現(xiàn)代酒店內(nèi)部控制機(jī)制探索
酒店內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程，是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志。酒店業(yè)建立內(nèi)部控制制度是為了使之成為一種內(nèi)在的約束機(jī)制，將經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作納入其中，讓全體員工自覺(jué)遵守并在規(guī)范中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造力，更有效地完成企業(yè)預(yù)定的目標(biāo)。
酒店服務(wù)具有無(wú)形性、不可存儲(chǔ)性、差異性和與消費(fèi)同時(shí)性等特點(diǎn)，這就較一般工業(yè)制造企業(yè)的管理控制加大了難度系數(shù)。為了減輕管理壓力，完善內(nèi)部控制體系是現(xiàn)代酒店絕對(duì)不能缺省的工作重點(diǎn)。一個(gè)酒店如果實(shí)行了完善的內(nèi)部控制機(jī)制，就會(huì)預(yù)防資產(chǎn)流失、預(yù)算失靈；還會(huì)避免企業(yè)所提供的會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性沒(méi)有最基本的保證，虛假信息泛濫；同時(shí)也能防止對(duì)企業(yè)管理者最基本的監(jiān)督手段缺失，堵住貪污腐敗的方便之門(mén)。此外，內(nèi)部控制機(jī)制的建立還可以降低酒店成本內(nèi)耗，使企業(yè)以低于同行業(yè)一般水平的成本優(yōu)勢(shì)擴(kuò)大自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
根據(jù)我國(guó)酒店企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)管理狀況，以及對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)和實(shí)施操作情況，筆者認(rèn)為非常有必要對(duì)酒店企業(yè)的內(nèi)部控制做一些較為細(xì)致地分析。所以本文就從國(guó)際上有關(guān)企業(yè)內(nèi)部控制理論的發(fā)展進(jìn)程出發(fā)，分析內(nèi)部控制在企業(yè)中的作用和重要性，再結(jié)合我國(guó)酒店企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)情況，進(jìn)行分析研究，其成果以期能夠給處于激烈競(jìng)爭(zhēng)中的眾多國(guó)內(nèi)酒店提供有關(guān)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行方面的啟示。
一、 內(nèi)部控制機(jī)制的概念
內(nèi)部控制是指組織為了提高經(jīng)營(yíng)效率和充分有效地獲取和使用各種資源，達(dá)到既定的管理目標(biāo)，而在內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、方法和程序。它的實(shí)質(zhì)是一種管理控制，是有效執(zhí)行組織策略的必要工具。
內(nèi)部控制的主體，就是內(nèi)部控制設(shè)計(jì)、執(zhí)行和考評(píng)的主體，是組織內(nèi)部的管理者、職能部門(mén)和相關(guān)的工作人員。其客體是組織內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)。為了控制客體，即控制組織內(nèi)部的一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、財(cái)務(wù)收支活動(dòng)和各種行政業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，就必須針對(duì)其具體環(huán)節(jié)，建立內(nèi)部控制制度，制定一套相互聯(lián)系、相互制約的程序和方法，使之能按照規(guī)定的預(yù)期目標(biāo)有秩序有效率地進(jìn)行。內(nèi)部控制以責(zé)任、牽制、程序、手續(xù)等項(xiàng)制度為控制依據(jù)，建立健全合理的組織機(jī)構(gòu)，明確部門(mén)和個(gè)人的職權(quán)范圍及其責(zé)任界限，規(guī)定授權(quán)處理程序及相互聯(lián)系、相互制約的辦事手續(xù)和方法。內(nèi)部控制的主要目的是為了領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，促使其認(rèn)真貫徹執(zhí)行管理部門(mén)制定的方針政策，準(zhǔn)確、可靠地取得各種經(jīng)營(yíng)管理信息，確保財(cái)產(chǎn)安全、完整，不斷提高經(jīng)營(yíng)管理水平，如期實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。
二、內(nèi)部控制在酒店經(jīng)營(yíng)管理中的現(xiàn)狀分析
1.現(xiàn)代酒店內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
有調(diào)查表明我國(guó)的企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)，內(nèi)部控制尚處于較低階段，只是具有某些基本的內(nèi)部控制操作，而疏于內(nèi)部控制制度建設(shè)，比較重視供產(chǎn)銷(xiāo)環(huán)節(jié)的程序控制，但易忽視內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的整體調(diào)整；較重視對(duì)事務(wù)的控制，卻忽視對(duì)行為者的控制。而一些股份制企業(yè)或合資企業(yè)，其內(nèi)部控制水平雖具有一定的代表性，但在控制環(huán)境、會(huì)計(jì)責(zé)權(quán)控制和內(nèi)部審計(jì)等方面還比較薄弱，有待改進(jìn)，而這幾方面在內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中均居重要地位。盡管調(diào)查不包括酒店企業(yè)，但是相關(guān)問(wèn)題同樣存在于酒店企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理之中。綜觀我國(guó)酒店內(nèi)部控制機(jī)制的現(xiàn)狀，存在問(wèn)題還是很多，有些酒店雖然建有內(nèi)部控制制度但卻不能有效實(shí)施而成為形式，造成酒店舞弊現(xiàn)象嚴(yán)重，一些員工甚至管理人員利用管理上的漏洞，以不同方式牟取私利，甚至是大范圍的集體舞弊，卻不能有效及時(shí)的控制和糾正。我認(rèn)為最主要的原因是：
(1)沒(méi)有形成完善的、有效的酒店內(nèi)部控制系統(tǒng)及內(nèi)部控制管理制度。
(2)沒(méi)有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督的主導(dǎo)作用。
(3)酒店的各級(jí)管理人員及員工對(duì)酒店內(nèi)部控制不夠重視或缺乏管理水平。
2.酒店企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的分析
控制環(huán)境是對(duì)建立，加強(qiáng)或削弱內(nèi)部控制制度發(fā)生影響的各項(xiàng)因素。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的認(rèn)識(shí)存在一個(gè)誤區(qū)：即將其誤認(rèn)為內(nèi)部控制系統(tǒng)賴以存在的內(nèi)外部環(huán)境，其實(shí)，控制環(huán)境本身就是內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分，它直接影響著內(nèi)部控制觀念，組織形式和質(zhì)量，是整個(gè)內(nèi)部框架的基礎(chǔ)，決定著其他控制要素能否發(fā)揮作用，是內(nèi)部控制其他要素作用的基礎(chǔ)。
3.現(xiàn)代酒店內(nèi)部控制機(jī)制實(shí)施局限性
內(nèi)部控制貫穿酒店管理的全過(guò)程，對(duì)保證酒店?duì)I業(yè)收支的可靠性、保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全性、保持正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行的有效性所起到的作用是顯而易見(jiàn)的。但是內(nèi)部控制只能提供給管理人員以達(dá)到目的的合理保證，而不能保證它會(huì)預(yù)防或察覺(jué)所有舞弊。因?yàn)閮?nèi)部控制有其固有的局限性，在施行時(shí)還會(huì)有許多無(wú)法預(yù)料的因素出現(xiàn)，所以在制定制度時(shí)應(yīng)該充分考慮，否則會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)許多負(fù)面影響。內(nèi)部控制的局限性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)串通舞弊會(huì)使內(nèi)部控制失效。內(nèi)部控制的一條重要原則就是實(shí)行不相容職務(wù)分離，以加強(qiáng)相互牽制、相互檢查、減少自己作弊、自己掩蓋的機(jī)會(huì)，從而防止差錯(cuò)和弊端的發(fā)生。但是，如果擔(dān)任不相容職務(wù)的有關(guān)人員，兩人或多人互相串通勾結(jié)、營(yíng)私舞弊，這種控制機(jī)制就毫無(wú)用處了。例如，收銀員與餐廳服務(wù)人員互相勾結(jié)、共同作弊，則收銀員與服務(wù)員之間的互相制約毫無(wú)意義了，發(fā)生的舞弊也難以檢查出來(lái)。
(2)有意、無(wú)意的各種人為因素也會(huì)影響內(nèi)部控制的正常效能。在執(zhí)行控制程序時(shí)，執(zhí)行程序的人員誤解指令，馬虎、疏忽或故意做錯(cuò)等各種人為因素也會(huì)使控制程序的執(zhí)行發(fā)生錯(cuò)誤。例如，稽核人員工作馬虎或有意出錯(cuò)等，都會(huì)影響內(nèi)部控制的效果。如果有人動(dòng)機(jī)不純，欺上瞞下，故意繞過(guò)某些預(yù)先制定的控制程序，也將導(dǎo)致內(nèi)部控制失靈。
(3)高級(jí)管理人員故意舞弊會(huì)使內(nèi)部控制失效。例如，酒店負(fù)責(zé)人蓄意違反酒店的制度，指示或暗示下層截留收入、虛報(bào)費(fèi)用，則內(nèi)部控制從根本上就失去了作用。
(4)控制措施和程序本身的局限性會(huì)影響控制的可靠性。一般地說(shuō)，控制措施和程序一般都是為那些重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)類(lèi)型而設(shè)計(jì)的，而對(duì)一些不正常的或未能預(yù)料的業(yè)務(wù)類(lèi)型則可能起不到控制作用。
(5)控制的成本效益會(huì)限制酒店內(nèi)部控制效能的發(fā)揮。酒店實(shí)施內(nèi)部控制，應(yīng)遵循成本效益原則，即實(shí)行內(nèi)部控制的成本要與其產(chǎn)生的效益相適應(yīng)。在現(xiàn)實(shí)生活中，要設(shè)計(jì)并實(shí)行一個(gè)不可能發(fā)生錯(cuò)誤和弊端的十全十美的內(nèi)部控制，花費(fèi)的代價(jià)通?？赡芤^(guò)所得到的好處。另外，在一些規(guī)模較小的酒店，由于管理人員少，對(duì)各職能部門(mén)及人員進(jìn)行精細(xì)的劃分，往往也受到一定的限制。在大酒店，增加一名管理人員往往不成什么問(wèn)題，而在小酒店，增加管理人員的費(fèi)用與整個(gè)酒店相比所占的比重較大，因此，在這樣的小酒店中進(jìn)行精細(xì)職責(zé)劃分，往往是不切合實(shí)際的。
三、建立和完善酒店內(nèi)部控制機(jī)制
1.完善財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置，強(qiáng)化內(nèi)控制度
筆者根據(jù)桂林某星級(jí)大酒店的實(shí)際情況，對(duì)財(cái)務(wù)部組織進(jìn)行了細(xì)致分析，為其建立了酒店財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)流程圖，主要分成了四個(gè)模塊即：會(huì)計(jì)核算、現(xiàn)金收入、成本控制、商品采購(gòu)。業(yè)務(wù)流程的設(shè)置既便利了財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，也體現(xiàn)了內(nèi)部有效控制。酒店實(shí)行收支兩條線，會(huì)計(jì)核算模塊與現(xiàn)金收入模塊存在著互相核對(duì)的作用，而成本控制對(duì)商品采購(gòu)業(yè)務(wù)也起著監(jiān)督作用。各業(yè)務(wù)流程中的各個(gè)崗位職責(zé)明確、資格要求清楚，對(duì)各個(gè)崗位日常工作范圍作了十分詳細(xì)的規(guī)定，使各崗位的工作制度化，不會(huì)因人員的變動(dòng)而影響，也有利于分清責(zé)任，便于對(duì)各個(gè)崗位工作進(jìn)行考核和監(jiān)督。
2.財(cái)務(wù)控制及時(shí)，成本控制成效顯著
在經(jīng)營(yíng)成本控制上，以計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用為輔助手段，實(shí)行嚴(yán)格、細(xì)致的定額管理，員工的效益與定額執(zhí)行情況直接掛鉤，成本控制效果顯著。以餐飲部為例，對(duì)每道菜式成本利潤(rùn)率都有詳盡、嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn)，在每周、每月、每季的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檢討會(huì)上都會(huì)對(duì)酒店各項(xiàng)定額成本執(zhí)行情況進(jìn)行考核、監(jiān)督，確保將各項(xiàng)成本支出控制在限定目標(biāo)之內(nèi)。
依托酒店先進(jìn)的管理軟件，再加上精干的員工隊(duì)伍，現(xiàn)在酒店可在當(dāng)天及時(shí)結(jié)出全天收入、支出的詳細(xì)情況，各個(gè)部門(mén)每天的收支實(shí)際情況、預(yù)算執(zhí)行情況等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的情況。酒店管理層每天上午即可掌握前一天酒店經(jīng)營(yíng)各方面的情況，可及時(shí)實(shí)行調(diào)整，確保了成本事中控制措施的有效性。
在具體運(yùn)作上，每周五酒店高層會(huì)同財(cái)務(wù)及其他各部門(mén)召開(kāi)碰頭會(huì)，對(duì)企業(yè)運(yùn)行情況進(jìn)行小結(jié)。每月初即對(duì)上月成本費(fèi)用發(fā)生情況進(jìn)行認(rèn)真檢討，及時(shí)考核上月預(yù)算執(zhí)行情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題作立即采取針對(duì)性改進(jìn)措施。每季度對(duì)成本費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況作一次全面分析總結(jié)。對(duì)酒店成本的控制、評(píng)價(jià)及修正周期短，措施得力，有效地保證了全年成本費(fèi)用控制計(jì)劃的貫徹落實(shí)。
3.實(shí)施人才培訓(xùn)，注重人力資源開(kāi)發(fā)與人力成本控制
在人力資源管理上，實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)管理，具有鮮明特色。具有機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人員精干的特點(diǎn)，員工隊(duì)伍具有年輕化、專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)。在人力成本控制上，采取倒金字塔式管理，級(jí)差大。具體措施是對(duì)數(shù)量少的高級(jí)員工適用高待遇，而對(duì)其他大眾化的員工采用低薪的方式，既保證了酒店經(jīng)營(yíng)管理的高效運(yùn)行，又節(jié)約了大量人力成本，留住了一批管理精英，避免在一些國(guó)企酒店因薪酬過(guò)于平均而留不住高級(jí)人才，形不成穩(wěn)定的管理隊(duì)伍。
協(xié)助酒店實(shí)施人力成本控制機(jī)制，使酒店在精簡(jiǎn)員工隊(duì)伍的同時(shí)，注重員工素質(zhì)的全面發(fā)展。最大限度的降低企業(yè)員工數(shù)量，減少人力資源成本支出。該酒店通過(guò)提供一部分培訓(xùn)費(fèi)用，提高多技能員工的薪酬待遇等方式，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)技能。人力資源部每周都有員工培訓(xùn)計(jì)劃，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)骨干就各種服務(wù)技能進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，為員工營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境，調(diào)動(dòng)了員工學(xué)習(xí)、工作積極性，而員工素質(zhì)的提高也提升了服務(wù)水平，也為酒店帶來(lái)了更好的效益，真正實(shí)現(xiàn)了酒店與員工的雙贏。
4.領(lǐng)導(dǎo)以身作則，成本控制措施落實(shí)徹底
企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制措施能否全面徹底執(zhí)行，與領(lǐng)導(dǎo)的表率作用關(guān)系密切。酒店上至總經(jīng)理，下至各級(jí)管理人員，在執(zhí)行各項(xiàng)成本控制管理制度規(guī)定方面以身作則，積極主動(dòng)。該酒店對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在酒店的消費(fèi)有著嚴(yán)格的控制，除確屬酒店應(yīng)酬外需由總經(jīng)理簽字確認(rèn)列酒店開(kāi)支外，其余任何人員都無(wú)權(quán)簽單，為任何人員提供免費(fèi)的服務(wù)。這與許多國(guó)有酒店企業(yè)副總以上領(lǐng)導(dǎo)都有免費(fèi)消費(fèi)指標(biāo)截然不同。以副總以上領(lǐng)導(dǎo)接待人員為例，酒店副總經(jīng)理接待自己客人，只能給予成本價(jià)五折的優(yōu)惠，當(dāng)月就得從個(gè)人應(yīng)發(fā)工資中扣回，沒(méi)有任何免費(fèi)消費(fèi)指標(biāo)。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，為了適應(yīng)未來(lái)經(jīng)濟(jì)條件的要求，酒店企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)中，控制環(huán)境、信息溝通和風(fēng)險(xiǎn)控制三足鼎立，是內(nèi)部控制中同等重要的因素，是內(nèi)部控制架構(gòu)中并行的三大平臺(tái)和三大主體。同時(shí)，在需要統(tǒng)一指揮和保持相對(duì)穩(wěn)定的領(lǐng)域保留一定的硬約束活動(dòng)，軟硬結(jié)合，以軟約束為主，納入非正式組織和非正式制度，才能適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境對(duì)內(nèi)部控制的要求。
從以上分析我們可以斷定，隨著理論的不斷完善、實(shí)踐的不斷豐富，越來(lái)越多的酒店企業(yè)會(huì)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要作用，它們會(huì)在經(jīng)營(yíng)管理中逐漸加強(qiáng)和完善內(nèi)部控制建設(shè)。
基于以上的分析和探究，我們看到了酒店企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和未來(lái)趨勢(shì)，清楚了內(nèi)部控制在酒店經(jīng)營(yíng)管理中所起到的重要作用，我國(guó)酒店內(nèi)部控制的不足之處以及酒店內(nèi)部控制的發(fā)展趨勢(shì)，希望能給我國(guó)酒店企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供一些啟示，提供一些幫助。
聯(lián)系客服
