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EXCEL表格基本知識

一．軟件簡述

微軟公司開發(fā)的制表軟件，可進行數(shù)據(jù)的錄入，編輯，計算，圖表輸出，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。

二.啟動

1.開始--程序--MS office--MS office 2007

2.雙擊桌面快捷方式圖標(biāo)

3.打開EXCEL文件，雙擊打開/右擊文件--選擇打開方式--選擇EXCEL2007打開方式--確定。

三.窗口介紹

1.快速啟動欄：OFFICE按鈕，快速工具欄（自定義）

2.菜單工具欄

3.編輯欄：名稱框、函數(shù)計算按鈕、編輯欄區(qū)

4.行號列標(biāo)，單元格網(wǎng)格線（默認不打印，可以設(shè)定打?。?可以通過頁面布局菜單設(shè)定顯示與隱藏。

5.工作表標(biāo)簽

6.狀態(tài)欄

四.文件操作

1.基本概念

工作簿：文件操作單位

工作表：一個工作簿可以包含1-255張工作表，默認3張。

單元格：1048576行,16384列

2.新建：新建空白工作簿

3.打開：（副本方式打開）

4.保存與另存為

注意保存的版本，加密保存（在保存與另存為對話框左下角單擊“工具”選擇“常規(guī)選項”—在彈出的對話框中設(shè)定密碼。

5.關(guān)閉與退出：

五.工作表的操作

1.工作表的數(shù)量：

插入--右擊工作表標(biāo)簽--插入--工作表

工作表標(biāo)簽上的“插入工作表按鈕”或SHIFT+F11

刪除--右擊工作表標(biāo)簽--刪除

新工作簿：OFFICE按鈕--EXCEL選項--常用--新建工作簿的工作表數(shù)量（1-255）。

2.工作表的選擇

單個：鼠標(biāo)單擊標(biāo)簽

多個：CTRL鍵，SHIFT鍵，右擊標(biāo)簽--選擇全部工作表。

選擇多張工作表形成工作組，相當(dāng)于復(fù)寫紙功能。

3.工作表的重命名

雙擊標(biāo)簽--輸入新名稱（注意名稱的要求），右擊標(biāo)簽--選擇重命名--輸入名稱，還可以設(shè)定標(biāo)簽顏色。

4.工作表的移動與復(fù)制

a.拖動標(biāo)簽/CTRL+拖動，釋放時先釋放鼠標(biāo)再釋放輔助鍵。

b.右擊工作表標(biāo)簽--移動或復(fù)制工作表--選擇工作簿、位置、是否建立副本

5.隱藏工作表：右擊標(biāo)簽--隱藏/取消隱藏

6.保護工作表：右擊工作表標(biāo)簽---保護工作表-----設(shè)置密碼----保存

EXCEL表格數(shù)據(jù)編輯

一. 數(shù)據(jù)輸入

1. 文本輸入

(1). 文本（漢字和字母直接輸入）：直接輸入/回車

現(xiàn)象：正常顯示，延伸顯示，截斷顯示，強制換行（alt + enter)

(2). 文本格式數(shù)字：‘ (英文狀態(tài)下)　+　數(shù)字

選中單元格—右擊---數(shù)字----文本

例：身份證號碼，郵編，電話號碼，學(xué)生證號，VIP卡號，前帶0的數(shù)字等

注：文本型數(shù)據(jù)默認的對齊方式是左對齊

2. 數(shù)值輸入

(1). 數(shù)值組成：％、^、*、/、+、

(2). 整數(shù)和小數(shù)：定位/直接輸入/按ENTER或TAB

注意：數(shù)字較長時不能正常顯示,應(yīng)該設(shè)置成數(shù)值（右擊---設(shè)置單元格格式—數(shù)字---數(shù)值《設(shè)置保留的小數(shù)位數(shù)、千位分隔符、負數(shù)的表示方法》）

(3). 負數(shù)：利用負號或括號

例：(100)＝-100

(4). 分?jǐn)?shù)：以“0”加空格開頭，再輸入分?jǐn)?shù)(直接輸入會變?yōu)槿掌?

(5). 百分?jǐn)?shù)：輸入數(shù)字后，右擊—設(shè)置單元格格式—數(shù)字---百分比—設(shè)置小數(shù)位數(shù)—確定即可

3. 日期輸入

(1). 格式：用“/”或“—”隔開；年/月/日　或　年-月-日

例：　2006/12/4或2006-12-4

①. 任意日期：直接輸入

②. 當(dāng)前日期：Ctrl+；

4. 時間輸入

(1). 格式：用“：”隔開

例 19：47

①. 任意時間：直接輸入

②. 當(dāng)前時間：Ctrl+Shift+：

注意事項：數(shù)值文本化:excel顯示數(shù)值只能正常顯示前15位，后面的都會以0代替。

在單元格前先輸入英文狀態(tài)下的單引號，再錄入數(shù)據(jù)即可。

格式的刪除：選擇單元格--DEL鍵只是刪除單元格的內(nèi)容，格式會保留，若要全部清除可以在“開始”菜單右側(cè)的“編輯”部分，在刪除按鈕列表中選擇清除的方式與對象。

二. 單元格填充

1.等值填充：輸入第一個----選中---鼠標(biāo)放在右下角的填充柄上（變成+號）--拖動

2.等差序列填充：

A:差值為“1”的等差序列：輸入第一個----選中---鼠標(biāo)放在右下角的填充柄上---按住CTRL鍵拖動

B：差值不為“1”的等差序列：輸入前兩個數(shù)值----選中---鼠標(biāo)放在右下角的填充柄上（變成+號）--拖動

注意：日期與數(shù)值相反

3.預(yù)定義文本填充：OFFICE按鈕--EXCEL選項--常用----編輯自定義列表----可以在列表中輸入序列（項目于項目之間用回車隔開）單價添加按鈕）確定—確定

4.練習(xí)：使用填充柄拖動，查看效果

三.行與列的編輯

1.插入行/列

右擊行號或列標(biāo)--插入--行或列（

注意：選擇多少行（或列）,多少行或列

2.刪除行/列

右擊行號/列標(biāo)--清除（內(nèi)容）或刪除。

3.選擇行/列

單擊行號或列標(biāo)，也可以拖動選擇，通過輔助鍵進行選擇。

注意：若選擇不連續(xù)的多行或多列，按住CTRL鍵依次選擇

4.行高與列寬

選擇行列后拖動行號或列標(biāo)的交界線。（注意：選擇多行或多列，可以同時調(diào)整行高列寬）

若是雙擊行號或列標(biāo)的交界線可以實現(xiàn)最適合的行高或列寬。

選擇行號或列標(biāo)后--右擊--行高/列寬，

5.行與列的隱藏

隱藏：選擇行或列--右擊行號或列標(biāo)--隱藏

取消隱藏：連續(xù)選擇相鄰的行號或列標(biāo)--右擊--取消隱藏。

注意：保護：右擊工作表的標(biāo)簽----保護工作表----設(shè)置密碼

撤銷保護：右擊工作表的標(biāo)簽----撤銷保護工作表----輸入密碼

6.行與列的交換

右擊行號或列標(biāo)--剪切--再右擊目標(biāo)行號或列標(biāo)--插入已剪切的單元格。

選中要交換的行或列----鼠標(biāo)置于邊框線變成十字箭頭----按住SHIFT鍵拖動

7.行與列的互換

選擇區(qū)域--復(fù)制--選擇單元格--右擊'選擇性粘貼'---勾選“轉(zhuǎn)置”--確定。

四.批注

1.插入批注：右擊選擇“插入批注”

2.編輯批注：右擊選擇“編輯批注”

3.顯示或隱藏批注：選擇單元格--右擊“顯示或隱藏批注”

4.刪除批注：右擊單元格--刪除批注。

五.單元格的格式

1.設(shè)置方法：

（1）選擇單元格：在“開始”菜單選項卡中有“字體”，“數(shù)字”，“對齊方式”右下角箭頭單擊—彈出設(shè)置單元格格式對話框

（2）選擇單元格--右擊--設(shè)置單元格格式--，選擇單元格--開始菜單--單元格部分--格式--設(shè)置單元格格式或（ctrl+1)

2.參數(shù)設(shè)置

（1）數(shù)字：

A.常規(guī):不包含任何特定數(shù)字格式（默認的數(shù)字格式）。

B.數(shù)值:一般用于數(shù)字的表示，可以設(shè)定小數(shù)位數(shù)，千位分隔符，負數(shù)形式。

C.貨幣型與會計專用：都可以給數(shù)字加上貨幣符號，但會計專用格式貨幣符號左對齊，而數(shù)字右對齊。

D.日期與時間：主要用于設(shè)定日期與時間的顯示方式。

E.百分比：設(shè)定數(shù)值為百分比模式（不改變數(shù)值）

F.文本：在文本型單元格中，數(shù)字作 為文本進行處理，顯示的內(nèi)容與輸入的內(nèi)容一致。（比如001，身份證號）

（2）對齊：

文本對齊：水平方向：跨列居中

注意跨列居中與合并居中的區(qū)別。

文本控制：合并單元格，自動換行，縮小字體填充。

文本方向：水平與垂直排列文字，傾斜角度。

（3）字體：當(dāng)數(shù)字設(shè)定為上下標(biāo)效果時，需要先將數(shù)字變?yōu)槲谋拘汀?/p>

（4）邊框：設(shè)定邊框的樣式。先選擇線條樣式再設(shè)定范圍。

（5）填充：設(shè)定設(shè)定單元格的填充效果（底紋），可以為純色或圖案。

（5）保護：

1> CTRL+A（全選表格）----右擊—設(shè)置單元格格式---保護---取消鎖定勾選

2> 選中要保護的單元格----右擊—設(shè)置單元格格式---保護---勾選鎖定

3> 右擊工作表的標(biāo)簽---保護工作表—設(shè)置密碼---單擊保存

4> 撤銷保護---右擊工作表的標(biāo)簽---撤銷保護工作表—輸入密碼---單擊保存

9.數(shù)據(jù)的有效性

可以預(yù)設(shè)一些數(shù)據(jù)的有效性，防止錯誤的輸入，還可以讓錯誤的數(shù)據(jù)突出顯示出來（圈釋）

數(shù)據(jù)菜單下---數(shù)據(jù)有效性.

（1） 設(shè)置允許條件：序列（項目于項目之間用英文的逗號隔開）

（2） 提示信息：輸入信息選項卡

（3） 錯誤提示：出錯警告---停止、警告、信息

公式與函數(shù)

一.公式

由單元格地址，運算符，數(shù)值等組成的計算意義的表達式。

二.運算符

算數(shù)運算符：+ - * / ^(乘方=n^m,n的m次方)。

比較運算符：> < =="">= <=><>

文本連接符： &

引用運算符：

區(qū)域引用 ：號，可以引用連續(xù)的單元格區(qū)域 B2:F7表示引用B2到F7的單元格。

聯(lián)合引用 , 號，可以引用不連續(xù)的單元格區(qū)域。 B2:D4,F5:H8

三.公式的錄入與特點

1.選擇單元格--可以在單元格中或編輯欄上進行設(shè)置--先輸入“=”，然后按要求錄入公式，注意運算優(yōu)先級，如需要調(diào)整，需要使用小括號進行設(shè)置，其中單元格可以通過鼠標(biāo)單擊進行選擇輸入。

2.錄入后進行編輯：選擇單元格--雙擊單元格進行編輯，或者是在編輯欄上修改或F2。

四.公式的復(fù)制

1.復(fù)制有公式的單元格--粘貼到目標(biāo)單元格。

2.利用填充柄--拖動填充柄，雙擊填充柄（只能向下復(fù)制公式）。

五.公式的引用（針對于一個單元格，F(xiàn)4切換）

1.相對引用 B2

公式在復(fù)制引用過程中公式中的單元格地址隨目標(biāo)單元格位置的變化而變化。（引用位置）

2.絕對引用 $B$2

公式在復(fù)制引用過程中公式中的單元格地址不隨目標(biāo)單元格位置的變化而變化。（引用單元格數(shù)值）

3.混合引用 $B2 B$2

公式在復(fù)制引用過程中公式中的單元格地址未加$的部分隨目標(biāo)單元格位置的變化而變化。加$的部分不隨目標(biāo)單元格位置的變化而變化。

4.思考過程

首先觀察源公式，確認無誤，之后先不考慮$，分析若是相對引用，公式如何變化，然后再考慮$,加$的部分不能變化，而不加的部分可以變化。

此處建議同學(xué)們靜下心來慢慢去思考，理解了這個知識點對于之后的學(xué)習(xí)非常有幫助！

六.函數(shù)

1. SUM(求和)\AVERAGE(平均值)\MAX(最大值)\MIN(最小值)\COUNT(計數(shù))

2. 使用格式：=函數(shù)名(數(shù)據(jù)范圍)

3. 例題

(1). 利用函數(shù)計算每位同學(xué)的總分和平均分

單元格F2中函數(shù)：=AVERAGE(B2:E2)

單元格G2中函數(shù)：=SUM(B2:E2)

(2). 計算每個科目的最高分和最低分

單元格B4中函數(shù)：=MAX（B2:B3）

單元格B5中函數(shù)：=MIN（B2：B3）

(3). 計算每個科目參加考試的人數(shù)

單元格B6中函數(shù)：=COUNT（B2：B3）

一. 條件運算函數(shù)

1. COUNTIF(條件計數(shù))

(1). 使用格式：=COUNTIF(數(shù)據(jù)范圍，“條件”)

(2). 例題：計算出及格率（及格率=及格人數(shù)/考試總?cè)藬?shù)）

單元格G2中函數(shù)：=COUNTIF(A2:F2，“>=60”)

單元格H2中函數(shù)：= COUNTIF(A2:F2，“>=60”)/COUNT(A2:F2)

2. SUMIF(條件求和)

(1). 使用格式：= SUMIF(條件區(qū)域，“條件”，運算范圍)

(2). 例題：分別計算性別為男和女各科成績的匯總

C7單元格函數(shù)：=SUMIF（$B$2:$B$6，“男”，C2:C6）

二. 日期函數(shù)

1. TODAY 顯示計算機中當(dāng)前日期

使用格式：=TODAY()

2. DATEDIF 計算指定起始日和結(jié)束日之間的天數(shù)間隔

格式：=DATEDIF（起始日期，結(jié)束日期，“指定日期的計算方式”）

日期的計算方式

Y：計算期間內(nèi)的整年數(shù)

M：計算期間內(nèi)的整月數(shù)

D：計算期間內(nèi)的整日數(shù)

3. 例題：求王偉的工齡？

=DATEDIF(B2,TODAY(),”Y”)

三. 排名次函數(shù)

1. RANK:返回一個數(shù)值在一組數(shù)值中的排位

2. 使用格式：=RANK(單元格地址，數(shù)據(jù)范圍,升/降序)

0表示按降序排列,1表示按升序排列。降序排列時0可省略

3. 例題:根據(jù)總分從大到小求王偉的名次？

(1). =RANK(F2，F(xiàn)2:F4,0) 求得總分F2在區(qū)域F2:F4中的名次。0可省略

(2). =RANK(F2，$F$2:$F$4) 復(fù)制公式時將區(qū)域鎖定,使之不隨公式位置的變化而變化。

(3). =“第”&RANK(F2，$F$2:$F$4)&“名” 如果公式中要添加文字,需用“”并用&連接

四. 條件函數(shù)

1. IF：根據(jù)條件判斷，顯示不同的結(jié)果

2. 使用格式：=IF(條件表達式，條件成立，條件不成立)

3. 例題

(1). 總分>300，評比中顯示為合格?？偡?>

G2中函數(shù)為：=IF(F2>300，“合格”，“不合格”)或 = IF(F2<>

(2). 總分>350，顯示優(yōu)。總分<>

G2中函數(shù)為：=IF(F2>350，“優(yōu)”， IF(F2<>

數(shù)據(jù)的分析

一.排序

1.單列排序

光標(biāo)定于列中--數(shù)據(jù)菜單下--排序與篩選--升序和降序按鈕，完成按照當(dāng)前列的排序。

2.多列排序

光標(biāo)定于數(shù)據(jù)區(qū)域中或選擇要排序的記錄--數(shù)據(jù)菜單下--排序與篩選--“排序”按鈕--彈出對話框：設(shè)定條件與方式----添加條件----確定。

3.自定義排序：在進行排序時，針對于文本可以進行筆畫，拼音和自定義排序。

二.自動篩選

光標(biāo)定于數(shù)據(jù)區(qū)域中或選擇要篩選的記錄--數(shù)據(jù)菜單下--排序與篩選--“篩選”按鈕--此時發(fā)現(xiàn)標(biāo)題行出現(xiàn)下拉三角符號

選擇一列單擊“▲”--升序/降序/自定義排序，數(shù)字篩選：前十個（篩選出數(shù)據(jù)中最大的或最小的幾個數(shù)據(jù)），低于或高于平均值，自定義篩選:設(shè)定條件，與（滿足兩個條件），或（滿足任一即可），* ？作為通配符的使用。

取消篩選：單列--光標(biāo)定于列中-選擇單擊篩選部分的“清除'按鈕,若要取消全部篩選--單擊篩選按鈕。

三.分類匯總

1.按照要求進行排序，注意排序的列就是分類匯總的“分類字段”。

2.光標(biāo)定于數(shù)據(jù)中--數(shù)據(jù)菜單下--分級顯示--分類匯總--彈出分類匯總的對話框

3設(shè)定參數(shù)：分類字段：排序的字段。

匯總方式：計算的方式。

匯總項：針對于哪些項目進行匯總。

替換當(dāng)前分類匯總：制作多重分類匯總。

每組數(shù)據(jù)分頁：將每一級別進行分頁打印。

匯總結(jié)果總是顯示在數(shù)據(jù)下方：取消則匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)上方。

四.合并計算：

1.作用：可以將多個數(shù)據(jù)表進行累計運算。注意：一般表格要求只有一行項目標(biāo)題與一列項目標(biāo)題，其余是數(shù)據(jù)。

2.數(shù)據(jù)菜單下合并計算--瀏覽選擇要合并的數(shù)據(jù)表格并添加到列表區(qū)域中，選擇“標(biāo)簽位置”和是否鏈接，完成后確定。

五.圖表

1.生成圖表：光標(biāo)定于數(shù)據(jù)區(qū)域中或選擇要生成圖表的數(shù)據(jù)--插入菜單--圖表部分--選擇一種圖表類型--單擊則在頁面中出現(xiàn)圖表。

2.修改圖表

選擇圖表--類型：修改圖表類型。

數(shù)據(jù)：切換行/列，選擇數(shù)據(jù):設(shè)定要生成圖表的數(shù)據(jù)。設(shè)定X軸與Y軸的參數(shù)。

圖表布局：設(shè)定圖表內(nèi)部元素的布局。

圖表樣式：設(shè)定圖表的樣式。

位置：生成圖表工作表，作為對象插入到圖表中。

布局：針對于圖表中的元素進行進一步的設(shè)置，

格式：設(shè)定圖表的格式。

右擊圖表---按照要求設(shè)定相關(guān)的屬性。

六．?dāng)?shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視圖/表是一種交互式的高級的分類篩選，可按自己的要求篩選并顯示需要的數(shù)據(jù)。

方法：光標(biāo)定于數(shù)據(jù)中—插入菜單下---（左側(cè)的）數(shù)據(jù)透視表—選擇一個表的位置（一般是新建一個工資表）--將需要的相關(guān)數(shù)據(jù)進行布局—確定。

五.窗口的新建與查看方式：視圖選項卡---窗口部分

1.窗口的新建

2.窗口的排列與查看

3.窗口的凍結(jié)與拆分

六.頁面設(shè)置與打印

1.頁面設(shè)置

（1）頁面布局菜單--頁面設(shè)置：頁邊距（常規(guī)，自定義）自定義頁邊距會彈出頁面設(shè)置對話框，可以設(shè)定頁邊距，頁眉頁腳邊距，居中打印。

（2）紙張方向：橫向/縱向。紙張大小。

（3）打印區(qū)域：默認情況下打印整個工作表，可以選擇要設(shè)定的打印區(qū)域后選擇“打印區(qū)域”--設(shè)置打印區(qū)域。

（4）分隔符：插入分頁符。定光標(biāo)選擇該命令--光標(biāo)左上的部分單獨作為一頁進行打印。

（5）背景：插入背景效果（圖片）。

（6）打印標(biāo)題：打印區(qū)域，打印標(biāo)題選擇要作為標(biāo)題的行或列（單擊行號或列標(biāo)）。

（7）頁眉與頁腳：頁面設(shè)置--單擊右下角的按鈕--在彈出的對話框中選擇'頁眉與頁腳”--選擇自定義頁眉或頁腳進行設(shè)置。

（8）縮放打印：按照比例進行放大或縮小的打印。

2.打印

單擊OFFICE按鈕--打印--打印預(yù)覽/打印--完成設(shè)定后確定。