作為職場(chǎng)白領(lǐng)excel表格是我們工作中必備的工具。我們需要依靠excel來(lái)完成記錄數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)等工作。很多白領(lǐng)每天花大量時(shí)間統(tǒng)計(jì)處理各種數(shù)據(jù)報(bào)表，卻無(wú)法準(zhǔn)確表達(dá)表報(bào)的主題和重點(diǎn)。別人看到報(bào)表時(shí)往往會(huì)因?yàn)榭菰锒砂T的數(shù)字無(wú)心閱讀。
那么如何才能讓我們的表格重點(diǎn)凸出、主題鮮明呢?其實(shí)很多不為人知的小功能就可以做。
今天我們就跟大家一起分享2個(gè)常用的表格修飾技巧。
【圖表集】
舉例:
下表是友信教育2017-2018月度銷售額增長(zhǎng)情況分析表。E列為2018年相比2017年同月份銷售額增長(zhǎng)比例。大部分人表格做到這里就算結(jié)束了。
報(bào)表做的沒(méi)有任何問(wèn)題，但是我們閱讀起來(lái)很吃力，需要一行一行看完才能大概知道哪個(gè)月份是正增長(zhǎng)，那個(gè)月份是負(fù)增長(zhǎng)。
心細(xì)一點(diǎn)的朋友會(huì)想到通過(guò)條件格式將正負(fù)分顏色填充。
通過(guò)條件格式將小于0的部分背景填充色設(shè)置為紅色。
這樣設(shè)置完了也只能大體區(qū)分正負(fù)，那么如何在細(xì)分呢？其實(shí)圖標(biāo)集功能非常適合這種場(chǎng)景。
選中E列數(shù)據(jù)后單擊【條件格式】，選擇【圖標(biāo)集】中的【三向箭頭（彩色）】。三向箭頭表示使用三種不同顏色的以及不同方向的箭頭表示三個(gè)區(qū)間內(nèi)的單元格數(shù)值。
設(shè)置完圖標(biāo)集后報(bào)表是這樣的，表中的上中下三個(gè)箭頭分別代表一個(gè)區(qū)間的數(shù)值。
我們可以根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整三個(gè)值的區(qū)間。
單擊【條件格式】選擇【管理規(guī)則】
打開【條件格式規(guī)則管理器】，單擊【編輯規(guī)則】。
在【編輯格式規(guī)則】對(duì)話框中我們看到了圖標(biāo)集的區(qū)間設(shè)置。
我們把大于20%設(shè)置為正增長(zhǎng)，20%到0%設(shè)置為保持原來(lái)水平，小于0%為負(fù)增長(zhǎng)。
看到這樣的圖表相信大家都會(huì)一目了然，綠色向上箭頭為正增長(zhǎng)，紅色向下箭頭為負(fù)增長(zhǎng)，黃色箭頭為基本保持持平。通過(guò)圖標(biāo)集將主題信息凸出將大幅降低我們閱讀報(bào)表的時(shí)間。
圖標(biāo)集中還有很多表現(xiàn)形式，大家可以嘗試了解。
【數(shù)據(jù)條】
某公司進(jìn)行銷售賽馬活動(dòng)，每天對(duì)全省各地市銷售完成量數(shù)據(jù)進(jìn)行通報(bào)排名。
如下表：
同樣這是大部人做出來(lái)的報(bào)表。其實(shí)我們可以用數(shù)據(jù)條功能讓報(bào)表主題更加凸出。
選中C列數(shù)據(jù)后單擊【條件格式】，選擇【數(shù)據(jù)條】
選擇粉色數(shù)據(jù)條后C列單元格中多了精度條，數(shù)據(jù)條長(zhǎng)短是根據(jù)每個(gè)單元格的數(shù)值大小確定的。所以我們只需要看數(shù)據(jù)條的長(zhǎng)短就能看出那個(gè)城市完成率最高或者最低。相信這種方式會(huì)比看枯燥的數(shù)據(jù)要輕松的多了吧！
大家可能發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，南京完成率為71%，為什么是滿格呢？這好像不太合理吧！其實(shí)數(shù)據(jù)條默認(rèn)的填充方式是根據(jù)當(dāng)前所有單元格最大值為滿格。
我們可以通過(guò)設(shè)置規(guī)則來(lái)改成100%為滿格。
打開【新建格式規(guī)則】后我們看到最大值與最小值都是自動(dòng)。
這里我們把最小值類型設(shè)置為數(shù)字，值設(shè)置為0；最大值同樣設(shè)置為數(shù)字，值設(shè)置為1后單擊確定，同時(shí)設(shè)置填充顏色為深藍(lán)色漸變。
現(xiàn)在我們?cè)賮?lái)看各城市的銷售完成量比例已經(jīng)變?yōu)閱卧褚?00%為來(lái)顯示銷售完成量。這樣我們就更加清晰的看到每個(gè)城市的銷售量完成比例的大致情況。
以上另個(gè)條件格式設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)單，但是能將其運(yùn)用到工作中的人極少。希望大家看完教程以后將這些知識(shí)技巧運(yùn)用到工作中，讓自己的報(bào)表更加出彩。
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