“跟單”源于對(duì)外進(jìn)進(jìn)出口貿(mào)易，是有關(guān)進(jìn)出口合同、單關(guān)、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)的跟進(jìn)和實(shí)現(xiàn)作業(yè)過(guò)程的總稱。隨著市場(chǎng)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)在逐步向市場(chǎng)化轉(zhuǎn)變，而非國(guó)有體制的各種形式的經(jīng)濟(jì)實(shí)體飛速發(fā)展，在市場(chǎng)中的作用越來(lái)越大，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，貿(mào)易方式更趨向多樣化。生產(chǎn)企業(yè)和貿(mào)易公司的生存發(fā)展和經(jīng)營(yíng)方式，從單純的生產(chǎn)型向市場(chǎng)型轉(zhuǎn)變。在這種形勢(shì)下，更要注重企業(yè)或公司內(nèi)的管理工作。因此，跟單工作不再是以前的含義，它被賦予了更加廣泛、更加深刻的內(nèi)容。
第一節(jié) 跟單的意義及相關(guān)概念
一、跟單的意義
“跟單”中的“跟”意指跟進(jìn)、跟隨；“單”意指訂單。跟單的重點(diǎn)是在“訂單”。在廣義上看，訂單實(shí)際是市場(chǎng)機(jī)會(huì)，從實(shí)踐中看，它是企業(yè)或公司生存和發(fā)展的先決條件。如果訂單充足，企業(yè)或公司就會(huì)的發(fā)展的機(jī)會(huì)。而沒(méi)有訂單，則會(huì)面臨生存危機(jī)。因此，跟單就是把握住市場(chǎng)機(jī)會(huì)，并能夠?qū)⑦@一機(jī)會(huì)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)工作，而且能夠出色完成工作的一個(gè)過(guò)程。跟單是一種需要有耐心、有毅力和勇氣，具有挑戰(zhàn)性的工作。
從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的角度來(lái)看，跟單具有兩方面的含義。其一是指公司企業(yè)營(yíng)銷人員跟單工作。它更加側(cè)重于“接單”，經(jīng)營(yíng)部門(mén)的經(jīng)理，甚至企業(yè)的負(fù)責(zé)人也要做經(jīng)營(yíng)方面的跟單工作。它包含與客戶的溝通（即所謂“有訂單是客戶，沒(méi)訂單是朋友”）、內(nèi)部管理和部門(mén)間的協(xié)調(diào)等方面的工作，目的是保證訂單保質(zhì)、保量、按期完成，順利地將產(chǎn)品交于客戶。其二是指訂單完成過(guò)程中，具體操作的跟單工作。它更則重于訂單的跟進(jìn)，包括跟單過(guò)程的執(zhí)行、交通、跟進(jìn)、敦促、催辦、協(xié)調(diào)等具體的工作。其目的是保證和維護(hù)訂單的正常運(yùn)行和順利完成。因此，跟單是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié)。
二、跟單員的職責(zé)
企業(yè)中的跟單人員，是執(zhí)行和實(shí)施具體跟單工作人員，跟單工作的性質(zhì)和任務(wù)，決定了跟音人員的工作職責(zé)。通常跟單人員的崗位職責(zé)如下：
⑴協(xié)助上級(jí)主管人員做好訂單跟進(jìn)工作；
⑵負(fù)責(zé)訂單實(shí)施過(guò)程中具體的跟進(jìn)跟作；
⑶ 訓(xùn)練掌握有關(guān)運(yùn)作管理和專業(yè)技術(shù)知識(shí)，以便更出色地完成任務(wù)；
⑷負(fù)責(zé)訂單進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量以及產(chǎn)品交貨期的跟進(jìn)匯總和協(xié)調(diào)工作；
⑸負(fù)責(zé)訂單進(jìn)程的信息匯總、匯報(bào)、反饋；
⑹在訂單運(yùn)作過(guò)程中出現(xiàn)異常情況時(shí)，能夠及時(shí)以書(shū)面報(bào)告形式向上級(jí)主管匯報(bào)，并能夠提出解決問(wèn)題的建議；
⑺負(fù)責(zé)訂單運(yùn)作過(guò)程中有關(guān)技術(shù)、單證、與客戶往來(lái)資料等的匯總、統(tǒng)計(jì)和存檔工作；
⑻對(duì)客戶保持正確的工作態(tài)度并協(xié)調(diào)好關(guān)系。
三、跟單員應(yīng)具備的素質(zhì)
跟單員是比較復(fù)雜繁瑣的工作，需要有良好的心態(tài)和強(qiáng)烈的責(zé)任感，需要有一定的耐心、毅力和勇氣。因此，跟單員應(yīng)具備下列素質(zhì)：
⑴責(zé)任心強(qiáng)，具有良好的職業(yè)道德；
⑵語(yǔ)言表達(dá)能力強(qiáng)，善于交通；
⑶處理問(wèn)題要細(xì)心，解決問(wèn)題要有信心；
⑷具備必需的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和解決問(wèn)題的實(shí)際能力；
⑸具有一定的協(xié)調(diào)和應(yīng)變能力。
三、 跟單工作的作用和目的
㈠、跟單工作的作用
⑴使生產(chǎn)織造企業(yè)能夠更加及時(shí)、準(zhǔn)確地完成訂單；
⑵提高訂單的完成質(zhì)量，提高產(chǎn)品質(zhì)量，提高工作效率和企業(yè)的應(yīng)變能力；
⑶加強(qiáng)與客戶間的融洽關(guān)系，起到鞏固客戶的作用，樹(shù)立企業(yè)的形象，提高企業(yè)的信譽(yù)；
⑷使企業(yè)資源能夠條理化，并進(jìn)行科學(xué)化正規(guī)化的使用，提高企業(yè)的效益。
㈡、跟單工作的目的
⑴使每張訂單有一個(gè)清楚明細(xì)的文字資料；
⑵為及時(shí)、準(zhǔn)確、有序地完成訂單提供支持；
⑶為與客戶的溝通以及內(nèi)部之間的相互溝通提供準(zhǔn)確的資料
⑷為訂單的生產(chǎn)進(jìn)程提供共享資源，為決策者提供決策的依據(jù)；
⑸提高企業(yè)科學(xué)化、正規(guī)化管理的水平。
第二節(jié) 跟單的程序
㈠、訂單的評(píng)審
在訂單進(jìn)入實(shí)質(zhì)性實(shí)施生產(chǎn)之前，需要對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審，即所謂的審單，審單的目的就是進(jìn)一步確認(rèn)客戶訂單所需
正式文本合同，通常是針對(duì)新開(kāi)發(fā)的客第一次進(jìn)行產(chǎn)品貿(mào)易的客戶、產(chǎn)品數(shù)量較大的交易以及非常正式的產(chǎn)品交易等情況下才使用的方式。
在正式文本合同中，非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匾?guī)定了交易雙方所應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)。通常合同中的內(nèi)容有產(chǎn)品的名稱、品種規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、產(chǎn)品質(zhì)量要求、運(yùn)輸方式、保險(xiǎn)、違約責(zé)任和交易經(jīng)比方代表的簽字確認(rèn)等。
合同文本的格式多種多樣，可以用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的通用合同文本格式，也可以根據(jù)實(shí)際情況自行制定文本格式。正式文本合同，必須是合同原件，有時(shí)在對(duì)客戶充分了解的情況下，對(duì)于比較緊急的訂單，也可以通過(guò)傳真的方式，將合同文本傳送對(duì)方，傳真件也可作為交易的憑證和依據(jù)。
㈡、非正式合同訂單
非正式合同訂單，這里并非表示訂單是非正式的，而是指訂單的格式不是正式的文本形式，通常是指通過(guò)傳真、電子郵件、手寫(xiě)便箋、電話口頭下單等方式，對(duì)訂單的信息進(jìn)行傳達(dá)。
通常對(duì)老客戶或客戶對(duì)已執(zhí)行訂單的數(shù)量進(jìn)行追加、常規(guī)產(chǎn)品、曾經(jīng)生產(chǎn)過(guò)的產(chǎn)品、來(lái)料加工訂單、緊急訂單等，經(jīng)常采用這種方式下單。
這類訂單都簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容簡(jiǎn)單。通常只說(shuō)明品種、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容?？蛻舨捎眠@種方式下單，說(shuō)明這是長(zhǎng)合作，信譽(yù)良好，并且雙方合作順利，關(guān)系融洽的客戶。訂單中未說(shuō)明的費(fèi)用金額、質(zhì)量等關(guān)鍵內(nèi)容，通常是指安以往的單價(jià)和質(zhì)量要求執(zhí)行。這就要求跟單人員將客戶以往的訂單，尤其是最近一個(gè)時(shí)期的訂單資料保存完整，以方便查找，從已執(zhí)行完成的訂單中可以進(jìn)一步了解客戶的要求。對(duì)一些常規(guī)品種的坯布訂單，質(zhì)量要求通常是行業(yè)內(nèi)大家共同遵循的原則以及與客戶長(zhǎng)期以來(lái)形成的默契。
對(duì)于非正式合同形式的訂單，需要注意以下幾點(diǎn)：
⑴以傳真或電子郵件（E-mail)方式所下的訂單，通常是較明確的，尤其是電子郵件，它以電子文本的形式表達(dá)出訂單的內(nèi)容，文本清楚、明確，而傳真通常有打印文本形式和手寫(xiě)文本形式。打印文本與電子郵件類似，而手寫(xiě)文本通常是物寫(xiě)而成，有時(shí)對(duì)筆跡辨別不清，有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生誤解，因此一定要現(xiàn)客戶進(jìn)一步溝通，確定訂單內(nèi)容并得到客戶的確認(rèn)，方可執(zhí)行。
⑵便箋方式的訂單，通常是在比較緊急的情況下才會(huì)采用的方式。通常是常規(guī)的產(chǎn)品，內(nèi)容更加簡(jiǎn)單，并且基本都是手寫(xiě)的。因此，要特別注意客戶所表述的內(nèi)容是否清楚、明確，如有疑問(wèn)，要及時(shí)與客戶取得聯(lián)系并確認(rèn)訂單的內(nèi)容。
⑶口頭訂單常采用電話或談話的方式表達(dá)訂單的內(nèi)容。通常在特別緊急，而且交貨期比較緊、數(shù)量較少的情況下才會(huì)使用。這是客戶與織造企業(yè)非常塾識(shí)，并且是長(zhǎng)期合作關(guān)系的情況下，最常采用的方式，通常以最后交貨時(shí)的簽收單作為訂貨的憑據(jù)。對(duì)于這種情況，跟單人員可以征得上級(jí)主管的同意，先安排訂單運(yùn)行，以爭(zhēng)取時(shí)間。與此同時(shí)，最好與客戶聯(lián)絡(luò)，爭(zhēng)取讓客戶提供一個(gè)文字形式的訂單，以作為執(zhí)行訂單的依據(jù)。
㈢、訂單評(píng)審的目的
訂單評(píng)審，通常是對(duì)客戶單方面所下的訂單以及對(duì)非正式合同形式的訂單進(jìn)行評(píng)審。而雙方共同正式簽訂的合同通常在簽訂時(shí)已經(jīng)過(guò)充分的商討，實(shí)際已完成了評(píng)審過(guò)程，可以實(shí)施。訂單評(píng)審的目的就是要對(duì)下列問(wèn)題進(jìn)行確定。
⑴確定訂單可否實(shí)施，實(shí)施過(guò)程中是否的困難；
⑵訂單中的產(chǎn)品數(shù)量，織造企業(yè)是否有能力完成；
⑶是否有效益，包括短期效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益；
⑷是否有協(xié)作單位幫助完成訂單；
⑸可否在要求的交貨時(shí)間內(nèi)完成訂單；
⑹訂單實(shí)施過(guò)程中是否有無(wú)法克服的困難；
⑺是否需要與客戶溝通，對(duì)訂單的某些部分進(jìn)行更改，需要更改的部分應(yīng)通知客戶并得到確認(rèn)；
⑻訂單可否交生產(chǎn)部門(mén)實(shí)施織造生產(chǎn)。
㈣、訂單評(píng)審的內(nèi)容
1、附件
訂單的附件通常中指織物樣板以及組織圖、花紋圖、顏色樣板、原料樣板、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)能夠進(jìn)一步說(shuō)明訂單要求的物品。
對(duì)附件的審定，要與訂單的要求相結(jié)合，確定是否有錯(cuò)誤或者是否全面，有疑問(wèn)時(shí)要及時(shí)與客戶溝通并落實(shí)。
2、品種
訂單要求的坯布品種有常規(guī)品種和特殊品種。通常是指坯布的組織與結(jié)構(gòu)以及使用原料方面的具體說(shuō)明。
需要注意以下幾點(diǎn)：
⑴特殊組織結(jié)構(gòu)的坯布是否有能力生產(chǎn)，現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備（即織機(jī)）是否能夠織造，如果企業(yè)本身無(wú)此類織機(jī)，是否有其他協(xié)作單位幫助完成。
⑵使用的原料是否容易購(gòu)買(mǎi)，特殊原料品種是否需專門(mén)定制。定制原料的貨期是否很長(zhǎng)，是否超過(guò)訂單要求的交貨時(shí)間。
3、價(jià)格
訂單要求的交貨價(jià)格是否合理，是否是雙方達(dá)成的協(xié)議價(jià)格。對(duì)價(jià)格的評(píng)審要注意以下幾個(gè)方面：
⑴價(jià)格是否包括其他的費(fèi)用，如運(yùn)輸、包裝、保險(xiǎn)等費(fèi)用，訂單中是否對(duì)其他費(fèi)用做出了明確規(guī)定；
⑵單價(jià)金額是否合理，是否影響企業(yè)的效益；
⑶總金額是否有說(shuō)計(jì)算錯(cuò)誤，是否有不同品種、不同價(jià)格相互混淆的情況，如果有錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)通知客戶更正并確認(rèn)。
4、質(zhì)量
對(duì)訂單要求的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，是否有不合理的要求或無(wú)法達(dá)到的要求。需注意以下幾方面：
⑴特殊的質(zhì)量要求是否有明確的規(guī)定或參照的坯布樣品；
⑵是否有超出常規(guī)的質(zhì)量要求，或現(xiàn)在技術(shù)能力均無(wú)法達(dá)到的質(zhì)量要求。這種情況時(shí)有出現(xiàn)，特別是客戶對(duì)紡織專業(yè)技術(shù)缺乏了解時(shí)，容易出現(xiàn)此類誤解。應(yīng)及時(shí)與客戶溝通并耐心做出解釋，以使客戶接受并更正不合理的要求。
5、交貨期
交貨期應(yīng)限定在合理的范圍之內(nèi)，應(yīng)注意以上幾方面：
⑴對(duì)常規(guī)品種的坯布產(chǎn)品，應(yīng)核查是否有存貨，這樣可以實(shí)現(xiàn)盡快交貨；
⑵大宗訂單，應(yīng)采用分批交貨的方式，在一定期限內(nèi)完成，如果交貨期限很短，在期限同根本無(wú)法完成訂單時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知客戶進(jìn)行延期；
⑶特殊新產(chǎn)品的交貨期應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。特別是對(duì)于使用特殊原料并需要試織的品種，應(yīng)留有充分的試織時(shí)間。對(duì)需要特別定制的原料，即所謂的專紡線，要考慮專紡時(shí)間，在扣除原料專紡時(shí)間后，是否有充分時(shí)間進(jìn)行織造生產(chǎn)。
6、其他條件
訂單其他條件的評(píng)審，主要包括對(duì)交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、違約責(zé)任、運(yùn)輸包裝等內(nèi)容的審定。應(yīng)注意以下幾方面：
⑴交貨地點(diǎn)要明確，客戶需提供交貨地點(diǎn)的地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等資料，通常，客戶會(huì)將此類資料附在附件中。對(duì)于織造生產(chǎn)企業(yè)，交貨地點(diǎn)通常是客戶指定的倉(cāng)庫(kù)或染整加工企業(yè)。
⑵結(jié)算方式要在訂單中明確規(guī)定，主要是指結(jié)算的幣種和結(jié)算期限。通常，內(nèi)銷單是以人民幣結(jié)算，外銷單以外幣結(jié)算。使用外幣結(jié)算時(shí)，要特別注意匯率問(wèn)題，應(yīng)對(duì)外幣結(jié)算有明確的規(guī)定和說(shuō)明，或在確定價(jià)格時(shí)互相達(dá)成協(xié)議，以免因匯率發(fā)生變動(dòng)而產(chǎn)生糾紛。
⑶違約責(zé)任是指雙方不能正確或完全履行合同條款時(shí)所應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任，在訂單中應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任，事先界定雙方所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。
⑷運(yùn)輸包裝方式應(yīng)在訂單中明確規(guī)定，尤其注意對(duì)坯布包裝是否需要采取特殊措施，以免在運(yùn)輸和托運(yùn)過(guò)程 中造成損失。
㈤、訂單評(píng)審的操作
審單應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人或部門(mén)主管進(jìn)行操作，對(duì)所需審定的內(nèi)容逐一校對(duì)，并需明確說(shuō)明審定結(jié)果。審單時(shí)要充分考慮企業(yè)現(xiàn)有的資源（包括人力、物力、財(cái)力、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平等方面）以及其他可以利用資源不可強(qiáng)求，但也不應(yīng)輕易放棄。否則都會(huì)造成不必要的損失。
㈥、充分的審單后，對(duì)訂單做出明確的決定，通常有以下三種情況：
⑴訂單可以實(shí)施：及時(shí)安排跟單員及有關(guān)人員，進(jìn)行織造生產(chǎn)；
⑵訂單無(wú)法實(shí)施：及時(shí)通知客戶并做出相應(yīng)的解釋，以免客戶產(chǎn)生誤解；
⑶訂單修訂持可以實(shí)施：需要修訂訂單時(shí)，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，提出修訂意見(jiàn)，爭(zhēng)提客戶的諒解。當(dāng)客戶同意修訂確認(rèn)后，才可實(shí)施訂單。
二、訂單實(shí)施過(guò)程中的跟單工作
訂單評(píng)審結(jié)束后，由部門(mén)主管安排訂單的實(shí)施，通常會(huì)同時(shí)指定跟單人員對(duì)訂單進(jìn)行跟進(jìn)。這時(shí)跟單人員開(kāi)始進(jìn)入實(shí)際的跟單工作。對(duì)于織造生產(chǎn)企業(yè)，在訂單[實(shí)施過(guò)程中，有許多工作要做，需要跟單人員進(jìn)行實(shí)際的操作、協(xié)調(diào)、管理、匯總，最終目的是能夠順利完成訂單。
進(jìn)入實(shí)質(zhì)織造生產(chǎn)階段，跟單工作內(nèi)容以及跟單的程序根據(jù)訂單對(duì)產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量要求的不同，通常會(huì)有以下兩種情況：
第一，對(duì)于新品種或以前未曾生產(chǎn)的產(chǎn)品、仿樣加工的品種，需經(jīng)過(guò)試織、送樣、確認(rèn)等過(guò)程，才能進(jìn)入正式的批量織造生產(chǎn)。
第二，對(duì)于常規(guī)產(chǎn)品、曾經(jīng)生產(chǎn)過(guò)的產(chǎn)品及客戶來(lái)料加工的產(chǎn)品，可直接進(jìn)入正式的批量生產(chǎn)，省去試織、送樣等過(guò)程，相對(duì)第一種情況要簡(jiǎn)單一些。
第一種情形包括了第二種情形的所有工作內(nèi)容。因此在這里風(fēng)以第一種情形的跟單工作的內(nèi)容進(jìn)行闡述。
訂單實(shí)施過(guò)程中的跟單工作，包括以下幾方面：
⑴訂單資料檔案的建立；
⑵產(chǎn)品試織過(guò)程的跟單工作；
⑶產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的制定；
⑷生產(chǎn)過(guò)程中的跟單工作；
⑸產(chǎn)品驗(yàn)收交付的跟單工作；
⑹完成訂單后的跟單工作。
（一）|訂單資料檔案的建立
建立訂單資料檔案，是跟單工作的第一步，是對(duì)某一訂單的名類有關(guān)資料進(jìn)行匯總、保存和管理。通過(guò)這一工作，可以使訂單的實(shí)施更加明確化、條理化，并可與其他訂單相互區(qū)分，避免混淆，使跟單過(guò)程中逐漸加的各類資料，得到完整、準(zhǔn)確和清晰的存放和保管，以便隨時(shí)查閱，使跟單工作更加有序，信息傳遞更及時(shí)。
1．建立客戶檔案
⑴建立客戶檔案的目的：
①方便與客戶溝通，尤其重要的是與客戶的跟單人員進(jìn)行溝通；
②經(jīng)?，F(xiàn)客戶保持聯(lián)系，及時(shí)了解客戶的下單和需求情況；
③及時(shí)了解客戶的意見(jiàn)和建議，以便改進(jìn)工作，提高質(zhì)量；
④提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；
⑤發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，容易查找。
⑵、客戶資料的內(nèi)容：客戶資料應(yīng)包括名稱、地址、法人代表、主管人員姓名、跟單聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、開(kāi)戶銀行、賬號(hào)、稅務(wù)登記號(hào)等?？刹捎每蛻舻怯洷淼男问浇⒖蛻魴n案。
另外參考： http://www.ccedsm.com/technology/technologypar.asp?id=153&ArticlePage=1
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