現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營越來越依賴于ERP，集中性是ERP的最大特點(diǎn)。而數(shù)據(jù)的高度集中，容易引發(fā)新的風(fēng)險(xiǎn)，將業(yè)務(wù)和電子化集成起來的一種全方位、全新的ERP審計(jì)需求十分迫切。
可以說，ERP承載的數(shù)據(jù)流最會作弄人。ERP審計(jì)要學(xué)到巔峰，一定要懂得活用數(shù)據(jù)分析這把“金鑰匙”。
很多讀者都想和我學(xué)習(xí)審計(jì)，此文便成了有心人的最愛，但對一般讀者來說，此文便較深了！RP環(huán)境下開展審計(jì)，必須抓住ERP的基本特點(diǎn)，首先你要對所審計(jì)的ERP產(chǎn)品有個(gè)初步的了解。
一、了解ERP產(chǎn)品種類以及部署實(shí)施情況
不同的ERP產(chǎn)品數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、功能模塊、操作界面方面等都有較大差異。常見的有德國SAP、美國Oracle，國內(nèi)的用友、金蝶、浪潮等。
而后進(jìn)一步了解部署情況，是由集團(tuán)統(tǒng)一部署還是每個(gè)企業(yè)單獨(dú)使用，各個(gè)獨(dú)立的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性如何。如果ERP與其他系統(tǒng)集成在一起，這就形成了ERP與其他外圍系統(tǒng)之間的接口，于是就要關(guān)注接口數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。
這個(gè)步驟可以幫助我們弄清楚審計(jì)數(shù)據(jù)分析所能涵蓋的業(yè)務(wù)范圍和涉及的數(shù)據(jù)對象，形成對ERP數(shù)據(jù)應(yīng)用效果和實(shí)施情況的基本判斷，有助于我們發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中的“斷點(diǎn)”。所謂ERP的“斷點(diǎn)”，是指本應(yīng)集成的系統(tǒng)沒有集成，本應(yīng)存在的控制產(chǎn)生了缺失。
二、了解審計(jì)ERP系統(tǒng)有無對外數(shù)據(jù)傳輸接口
數(shù)據(jù)分析的前提是提取數(shù)據(jù)，提取數(shù)據(jù)需要數(shù)據(jù)接口。大部分ERP系統(tǒng)都支持導(dǎo)出符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，如總賬、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付和薪酬等會計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不過實(shí)踐中有的單位可能信息系統(tǒng)上線較早，并不具備符合國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的ERP數(shù)據(jù)接口。那就巧婦難為無米之炊了。
有了數(shù)據(jù)接口，審計(jì)人員就可以把標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到審計(jì)數(shù)據(jù)庫中，建立數(shù)據(jù)查詢和分析模型，為數(shù)據(jù)分析做準(zhǔn)備。此處略去選取適當(dāng)方法提取數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)漢化、科目表和憑證還原、根據(jù)審計(jì)需求構(gòu)建審計(jì)中間表等過程，這些數(shù)據(jù)挖掘過程需專文再論。
三、評估ERP關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流
借助ERP設(shè)計(jì)藍(lán)圖以及內(nèi)部控制手冊分析業(yè)務(wù)流程，分析業(yè)務(wù)流程與相關(guān)法規(guī)、制度的符合性，分析風(fēng)險(xiǎn)程度較高的流程、特殊的業(yè)務(wù)流程上的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如流程上的斷點(diǎn)）、測試控制措施的有效性，找尋業(yè)務(wù)流程背后的數(shù)據(jù)流，這是ERP數(shù)據(jù)分析審計(jì)的重中之重。
審計(jì)要關(guān)注ERP下五種主要數(shù)據(jù)：主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、控制數(shù)據(jù)、外圍數(shù)據(jù)和手工輸入數(shù)據(jù)等。解釋一下前四組數(shù)據(jù)，供應(yīng)商、客戶、物料編碼、組織架構(gòu)等系統(tǒng)間共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為主數(shù)據(jù)。而銷售訂單、銷售合同、銷售協(xié)議等從屬于某一業(yè)務(wù)過程的數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)?？刂茢?shù)據(jù)就是描述基本參數(shù)的和用于定義業(yè)務(wù)規(guī)則的數(shù)據(jù)，如操作人員的權(quán)限配置、會計(jì)期間等。來自于所審計(jì)的ERP系統(tǒng)之外的系統(tǒng)數(shù)據(jù)稱之為外圍數(shù)據(jù)。
四、了解審計(jì)ERP實(shí)施的外圍系統(tǒng)
很多企業(yè)ERP環(huán)境下都集成了多種外圍系統(tǒng)，它們各自負(fù)擔(dān)一個(gè)業(yè)務(wù)模塊的處理任務(wù)。如工資系統(tǒng)、采購招標(biāo)系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、MES系統(tǒng)、PMS系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、稅控系統(tǒng)、核價(jià)系統(tǒng)等。這些外圍系統(tǒng)與ERP核心模塊之間存在數(shù)據(jù)交換。這些外圍系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是ERP數(shù)據(jù)的重要來源，直接影響ERP數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。
因此，我們還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注ERP與外圍系統(tǒng)的接口，關(guān)注外圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其與ERP的數(shù)據(jù)交換過程，從源頭上把握ERP的數(shù)據(jù)質(zhì)量。
將上述四個(gè)情況記住，你便可以繼續(xù)看下去了！
舉例1：比如供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的銀行賬戶信息缺失，有可能造成自動付款失敗。
舉例2：在SAP系統(tǒng)下，通過SE16-LFA1導(dǎo)出系統(tǒng)主數(shù)據(jù)信息，檢查信息格式規(guī)范性、完整性以及可適用性。審計(jì)檢查發(fā)現(xiàn)，某公司MDM中部分采購類供應(yīng)商主數(shù)據(jù)信息質(zhì)量不高，主數(shù)據(jù)中不規(guī)范信息占比為37%，共計(jì)12,211條記錄缺少至少兩項(xiàng)未填項(xiàng),實(shí)際使用中，操作人員使用空格代替實(shí)際內(nèi)容，繞過控制降低主數(shù)據(jù)質(zhì)量。
舉例3：主數(shù)據(jù)沒有唯一性，比如同一個(gè)供應(yīng)商編號在不同公司之間未能表示同一個(gè)供方。這就好比同樣一個(gè)人，起了不同的名字。尤其要注意，同一家企業(yè)，既是客戶，又是供應(yīng)商的情況，不同的主數(shù)據(jù)信息是否一致，是否重復(fù)和冗余。
例如，從供應(yīng)商維度對采購金額進(jìn)行匯總分析，如果一個(gè)供應(yīng)商存在多條不同的主數(shù)據(jù)記錄，那么該供應(yīng)商的采購金額將被分散到多個(gè)供應(yīng)商記錄上，在以金額排序的分析結(jié)果中，該供應(yīng)商位次降低，可能脫離審計(jì)視線。這種情況下，最常用的辦法就是通過檢索名稱相同的記錄來發(fā)現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)。比如，如果不同供應(yīng)商記錄的地址或電話號碼相同，則有可能是重復(fù)的供應(yīng)商。控制數(shù)據(jù)出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)
舉例4：采用計(jì)劃成本核算材料存貨的企業(yè)，應(yīng)按《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定按月分?jǐn)偘l(fā)出材料應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本差異，如果系統(tǒng)配置不正確，按季末或年末一次計(jì)算材料成本差異，系統(tǒng)得到的會計(jì)信息將產(chǎn)生錯(cuò)誤。再如，材料成本差異分?jǐn)偛患皶r(shí)，對某公司控制數(shù)據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)，對材料成本節(jié)約額不及時(shí)分?jǐn)偅斐啥嘤?jì)材料成本少計(jì)利潤，少交所得說。
上述例子提到的控制數(shù)據(jù)屬于描述基本參數(shù)的控制數(shù)據(jù)，同理也進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的有，成本核算方法、折舊方法、減值準(zhǔn)備方法、報(bào)表提前方法、制造成本的分配、計(jì)提職工福利費(fèi)等。
此外，我們還有必要檢查有無定義業(yè)務(wù)規(guī)則控制數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，比如檢查ERP中設(shè)置的一系列限制、標(biāo)準(zhǔn)、審批流程節(jié)點(diǎn)、控制開關(guān)等數(shù)據(jù)恰當(dāng)性，進(jìn)而找到內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，將其作為數(shù)據(jù)分析的重點(diǎn)，示例如下：
舉例5：某公司采購信息系統(tǒng)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，共297家供應(yīng)商已被淘汰，應(yīng)在系統(tǒng)中對供應(yīng)商進(jìn)行凍結(jié)，避免發(fā)生采購業(yè)務(wù)，但公司未及時(shí)凍結(jié)，從而導(dǎo)致在不恰當(dāng)供應(yīng)商處采購12,120萬元。
舉例6：某銷售分公司信貸管理的內(nèi)部控制規(guī)定，對某客戶超過信貸額度凍結(jié)發(fā)貨，定價(jià)發(fā)貨后，占用100萬元（含）以下的經(jīng)營銷中心總經(jīng)理特批后可以發(fā)貨，但在檢查中發(fā)現(xiàn)，超鋪借額度發(fā)貨的審批級別未分配給正確的用戶，導(dǎo)致1200萬貨款逾期無法回收。
精彩案例，未能盡錄！
以后有機(jī)會繼續(xù)再給大家分享更多的審計(jì)數(shù)據(jù)分析案例及示范，2018年，由我主講的《風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)》課程中，詳細(xì)講授ERP數(shù)據(jù)分析最為精彩的案例，希望能在線下見到你。
（注：由于作者水平有限，如有不當(dāng)之處，懇請各位讀者提出寶貴意見和建議）
