對(duì)于職業(yè)院校來說，學(xué)生的行為與安全是管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。但是，大部分學(xué)校在學(xué)生入學(xué)報(bào)到、學(xué)籍管理、畢業(yè)離校管理、家校溝通、考勤管理等方面普遍存在較多問題。究其原因，職業(yè)院校在學(xué)生管理工作方面普遍采用的還是傳統(tǒng)的手工管理模式，極大降低了管理效率。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的學(xué)生管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求，如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)為學(xué)生管理服務(wù)，是所有老師共同探討的話題。
一、學(xué)生錄取
學(xué)校在錄取新生時(shí)，肯定會(huì)遇到這樣的問題：一是學(xué)生報(bào)名信息無法直接共享到各個(gè)部門，需要多次填寫；二是錄取時(shí)無法及時(shí)了解是否還有空床位、該生是否已繳費(fèi)；三是不能快捷地把入學(xué)須知批量發(fā)送給新生。有效利用整合集成的數(shù)字校園軟件平臺(tái)能使這些問題迎刃而解。
在線查詢錄取結(jié)果
通過信息化的手段采用在線報(bào)名、在線錄取的方式可解決學(xué)生報(bào)名的問題，在線報(bào)名可分為官網(wǎng)在線報(bào)名、來校在線報(bào)名、微信報(bào)名等幾種方式。通過在線報(bào)名，學(xué)?？梢詼?zhǔn)確、便捷采集報(bào)名信息，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)信息共享，從而屏蔽信息孤島。錄取前，可以通過軟件系統(tǒng)查看寢室空閑床位、繳費(fèi)情況等信息，錄取后直接通過系統(tǒng)發(fā)送錄取通知書及錄取信息。
學(xué)校采用預(yù)錄取的辦法能有效提高招收學(xué)生的數(shù)量和質(zhì)量。針對(duì)生源緊張的學(xué)校，系統(tǒng)可主動(dòng)發(fā)送消息給有報(bào)名意向的學(xué)生，快速獲取生源；針對(duì)生源充足的學(xué)校，可預(yù)先錄取優(yōu)秀學(xué)生（如畢業(yè)成績優(yōu)秀、特長生等），提高生源的質(zhì)量。
二、學(xué)生報(bào)到
學(xué)生報(bào)到時(shí)須注意幾點(diǎn)，一是分班要按專業(yè)，一個(gè)行政班的學(xué)生應(yīng)該屬于一個(gè)專業(yè)，如果把專業(yè)毫無關(guān)聯(lián)的學(xué)生劃分到一個(gè)班，會(huì)導(dǎo)致后續(xù)教學(xué)工作難以正常開展；二是先把寢室床位預(yù)分給班級(jí)，學(xué)生報(bào)到時(shí)再由班主任分配給學(xué)生；三是將學(xué)生信息共享給整合集成的一卡通廠商，統(tǒng)一制卡。通過整合集成的數(shù)字校園軟件平臺(tái)可有效支撐學(xué)生報(bào)到需求。
身份證讀卡器，有效提高新生報(bào)名效率。學(xué)費(fèi)系統(tǒng)可快速完成學(xué)費(fèi)管理、繳費(fèi)發(fā)票打印和繳費(fèi)信息統(tǒng)計(jì)。宿舍管理系統(tǒng)支持管理員預(yù)分床位和直接安排入住模式，可方便統(tǒng)計(jì)樓棟、宿舍和班級(jí)的住宿情況；教材管理系統(tǒng)可支撐教材的信息維護(hù)、征訂、入庫、發(fā)放和庫存等管理，教務(wù)或招生部門的老師可方便地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理。
另外，基于大數(shù)據(jù)分析，學(xué)?？蓪⒍嗄甑恼猩途蜆I(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成如生源分布、招生覆蓋率、流失率、就業(yè)對(duì)口率等一系列報(bào)表，為優(yōu)化招生就業(yè)工作提供決策依據(jù)。
三、學(xué)籍管理
學(xué)生學(xué)籍信息需上報(bào)到國家學(xué)籍網(wǎng)、地區(qū)學(xué)籍網(wǎng)等不同的系統(tǒng)，這就要求學(xué)籍管理人員維護(hù)多套學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)；現(xiàn)有的學(xué)籍系統(tǒng)，無法滿足學(xué)校其他業(yè)務(wù)部門對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息的共享需求；學(xué)籍異動(dòng)后各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沒有調(diào)整，會(huì)出現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)不一致的情況，影響業(yè)務(wù)的開展。這些都是職業(yè)院校在學(xué)籍管理中遇到的問題。
學(xué)生管理系統(tǒng)界面
通過建立校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)，以校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)為中心，共享學(xué)籍信息可以較好地解決這些問題。日常學(xué)籍管理工作在校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)中記錄，滿足校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)學(xué)生信息的數(shù)據(jù)共享要求，需上報(bào)到其他系統(tǒng)時(shí)從校內(nèi)學(xué)籍系統(tǒng)按要求導(dǎo)出結(jié)果即可。
校內(nèi)學(xué)籍管理系統(tǒng)具有一處維護(hù)多處使用的特點(diǎn)，保證學(xué)籍信息的一致性。維護(hù)學(xué)籍信息有三種途徑：一是學(xué)生填寫，班主任檢查；二是班主任填寫；三是學(xué)籍管理人員填寫。多角色共同維護(hù)學(xué)籍信息，能夠使得工作更輕松，信息更準(zhǔn)確。
有了學(xué)籍管理系統(tǒng)的支撐，杜絕了學(xué)籍異動(dòng)審核形式化的問題，保證了各業(yè)務(wù)部門使用的學(xué)籍記錄與學(xué)生實(shí)際學(xué)籍狀態(tài)保持一致。
四、畢業(yè)離校
畢業(yè)離校手續(xù)辦理是一個(gè)復(fù)雜、繁瑣的工作。傳統(tǒng)模式下，畢業(yè)學(xué)生無法預(yù)先知道畢業(yè)要求是否達(dá)標(biāo)，要到對(duì)應(yīng)的部門才能查詢，這就導(dǎo)致相關(guān)部門無法重點(diǎn)處理未達(dá)標(biāo)學(xué)生，增加了工作量，拖長學(xué)生畢業(yè)離校處理周期。通過軟件平臺(tái)處理學(xué)生畢業(yè)離校，可減少學(xué)生來回奔波，重點(diǎn)處理未達(dá)標(biāo)學(xué)生，縮短處理周期。學(xué)生還可預(yù)先獲取未達(dá)標(biāo)項(xiàng)目，主動(dòng)處理。
學(xué)?？赏ㄟ^軟件系統(tǒng)參照人才培養(yǎng)方案和學(xué)校規(guī)章制度設(shè)置對(duì)學(xué)生畢業(yè)的要求，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候達(dá)到了系統(tǒng)設(shè)定了目標(biāo)，便能夠自動(dòng)畢業(yè)。離校審核完成后，可以打印離校單，離校單可采用電子簽章或線下蓋章的方式處理。
學(xué)生畢業(yè)后系統(tǒng)可自動(dòng)通知家長學(xué)生畢業(yè)離校的時(shí)間，保障中職學(xué)生的安全。畢業(yè)后的學(xué)生從在校生庫直接轉(zhuǎn)移到畢業(yè)校友庫中，讓畢業(yè)的學(xué)生成為學(xué)校的“鐵粉”，促進(jìn)招生營銷。
五、家校溝通
中職學(xué)生在校表現(xiàn)以及人身安全不僅是學(xué)校管理的重點(diǎn)，更是家長關(guān)心的問題。通過信息化的家校溝通平臺(tái)，可以把家長和學(xué)校緊密聯(lián)系起來。在新生報(bào)到時(shí)，主動(dòng)收集家長的相關(guān)信息，為以后在學(xué)生日常管理中的及時(shí)互動(dòng)溝通打下基礎(chǔ)。在家長生日、重大節(jié)日、學(xué)生成人儀式、學(xué)生回家/返校時(shí)，可通過軟件平臺(tái)定制好消息模板，設(shè)置發(fā)送時(shí)間，自動(dòng)定時(shí)、批量發(fā)送消息給家長和學(xué)生，幫助家長和孩子互相表達(dá)關(guān)愛。另外，學(xué)生在學(xué)校的成績、操行、技能大賽獲獎(jiǎng)等信息都能通過系統(tǒng)自動(dòng)推送給家長，家長也可主動(dòng)查詢學(xué)生在校表現(xiàn)，隨時(shí)了解學(xué)生的情況。
將招生營銷植入學(xué)生管理業(yè)務(wù)，學(xué)?？伸`活高效地實(shí)現(xiàn)短信定時(shí)、批量發(fā)送，將在校生和在校生家長培養(yǎng)成學(xué)校的忠實(shí)粉絲，助力全網(wǎng)營銷招生。
總結(jié)
通過信息化的管理模式，改善了目前職業(yè)院校學(xué)生管理工作中的諸多不足，逐步提高了學(xué)生管理的工作效率，同時(shí)加強(qiáng)了學(xué)生和家長與學(xué)校的溝通，有效促進(jìn)了招生工作，使學(xué)校的綜合實(shí)力得到大力提升。
“應(yīng)用YNedut數(shù)字校園平臺(tái)推進(jìn)職業(yè)院校智慧校園發(fā)展，幫助職業(yè)院校實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化管理，助推職業(yè)教育改革與發(fā)展”。
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