第四講
前言
【管理名言】
運用換位思考，可以使溝通更有說服力，同時樹立良好的信譽！
在工作中我們要完成一次有效的溝通，我們會把它分為六個步驟：
◇第一個步驟是事前準備。
◇第二個步驟是確認需求。確認雙方的需求，明確雙方的目的是否是一致的。
◇第三個步驟是闡述觀點。即如何發(fā)送你的信息，表達你的信息。
◇第四個步驟是處理異議。溝通中的異議就是沒有達成協(xié)議，對方不同意你的觀點，或者你不同意對方的觀點，這個時候應(yīng)該如何處理。
◇第五個步驟是達成協(xié)議。就是完成了溝通的過程形成了一個協(xié)議，實際在溝通中，任何一個協(xié)議并不是一次工作的結(jié)束而是溝通的結(jié)束，意味著一項工作的開始。
◇第六個步驟是共同實施。
高效溝通的六大步驟
步驟一 事前準備
步驟二 確認需求
步驟三 闡述觀點
步驟四 處理異議
步驟五 達成協(xié)議
步驟六 共同實施
步驟一 事前準備
發(fā)送信息的時候要準備好發(fā)送的方法、發(fā)送的內(nèi)容和發(fā)送地點。我們在工作中，為了提高溝通的效率，要事前準備這樣一些內(nèi)容：
1.設(shè)立溝通的目標
這非常地重要，我們在與別人溝通之前，我們心里一定要有一個目標，我希望通過這次溝通達成什么樣的一個效果，那么就要設(shè)立目標是我們溝通。
2.制定計劃
有了目標要有計劃，怎么與別人溝通，先說什么，后說什么。
3.預(yù)測可能遇到的異議和爭執(zhí)
4.對情況進行ＳＷＯＴ分析
就是明確雙方的優(yōu)劣勢，設(shè)定一個更合理的目標，大家都能夠接受的目標。
那么在溝通的過程中，要注意第一點是事前準備，這是我們在溝通過程中第一個步驟；要準備目標，因為我們在工作中往往會不知道目標是什么，當我們在溝通之前有了一個目標時，對方肯定也會有一個目標，雙方能夠通過溝通達成一致協(xié)議。完成這個步驟一定要注意：在我們與別人溝通的過程中見到別人的時候，首先要說：我這次與你溝通的目的是什么。
步驟二 確認需求
確認需求的三個步驟：第一步是提問。第二步是積極聆聽。要設(shè)身處地的去聽，用心和腦去聽，為的是理解對方的意思；第三步是及時確認。當你沒有聽清楚、沒有理解對方的話時，要及時提出，一定要完全理解對方所要表達的意思，作到有效溝通。
確認需求的三步驟
第一步：有效提問
第二步：積極聆聽
第三步：及時確認
溝通中，提問和聆聽是常用的溝通技巧。我們在溝通過程中，首先要確認對方的需求是什么。如果不明白這一點就無法最終達成一個共同的協(xié)議。要了解別人的需求、了解別人的目標，就必須通過提問來達到。溝通過程中有三種行為：說、聽、問。提問是非常重要的一種溝通行為，因為提問可以幫助我們了解更多更準確的信息，所以，提問在溝通中會常用到。在開始的時候會提問，在結(jié)束的時候也會提問：你還有什么不明白的地方？提問在溝通中用得非常地多，同時提問還能夠幫我們?nèi)タ刂茰贤ǖ姆较颉⒖刂普勗挼姆较颉，F(xiàn)在我們就看一下，在溝通中，我們問的問題應(yīng)當怎樣去區(qū)分。
1.問題的兩種類型
問題的兩種類型
開放式問題
封閉式問題
【參考答案】
開放式的問題和封閉式的問題的區(qū)別主要是：
封閉式的問題就是對方只能用是或不是來回答的問題。
開放式的問題，是對方可以盡情地去闡述、描述自己觀點的一些問題。
由于平時我們在提問的過程中沒有注意到開放式和封閉式問題的區(qū)別，往往會造成收集的信息不全面或者浪費了很多的時間。舉幾個簡單的例子來說明這兩種問題的不同之處。
◇封閉式的問題：“請問一下會議結(jié)束了嗎？”我們只能回答結(jié)束了或者還沒有。
◇開放式的問題：“會議是如何結(jié)束的？”對方可能會告訴你非常多的信息，會議從幾點開始到幾點，最后形成了什么協(xié)議，然后在什么樣的氛圍中結(jié)束。
可見，開放式的問題，可以幫助我們收集更多的信息。在我們工作中，有些人習慣用一些開放式的問題與人交流，而有些人卻習慣于用封閉式的問題，我們只有了解了它的優(yōu)劣處，才能夠更加準確地運用封閉式的問題或者是運用開放式的問題。
【忠告】
大多數(shù)只需簡短回答的“封閉式”問題，都可變成“開放式”問題。
2.兩種類型問題的優(yōu)劣比較與提問技巧
(1)開放式和封閉式的問題的優(yōu)劣勢：
①封閉式問題的優(yōu)點和劣勢：
封閉式問題可以節(jié)約時間，容易控制談話的氣氛。
劣勢：封閉式的問題不利于收集信息，簡單說封閉的問題只是確認信息，確認是不是、認可不認可、同意不同意，不足之處就是收集信息不全面。還有一個不好的地方就是用封閉式問題提問的時候，對方會感到有一些緊張。
②開放式問題的優(yōu)點和劣勢：
優(yōu)點：收集信息全面，得到更多的反饋信息，談話的氣氛輕松，有助于幫助分析對方是否真正理解你的意思。
劣勢：浪費時間，談話內(nèi)容容易跑偏，就像在溝通的過程中，我們問了很多開放式的問題，結(jié)果談到后來，無形中的話題就跑偏了，離開了最初我們的談話目標。一定要注意收集信息要用開放式的問題，特別是確認某一個特定的信息適合用開放式問題。
封閉式與開放式提問的優(yōu)勢與風險
優(yōu)勢風險
封閉式節(jié)省時間
控制談話內(nèi)容收集信息不全
談話氣氛緊張
開放式收集信息全面
談話氛圍愉快浪費時間
談話不容易控制
(2)提問技巧
在溝通中，通常是一開始溝通時，我們就希望營造一種輕松的氛圍，所以在開始談話的時候問一個開放式的問題；當發(fā)現(xiàn)話題跑偏的時可問一個封閉式的問題；當發(fā)現(xiàn)對方比較緊張時，可問開放式的問題，使氣氛輕松。
在我們與別人溝通中，經(jīng)常會聽到一個非常簡單的口頭禪“為什么？”當別人問我們?yōu)槭裁吹臅r候，我們會有什么感受？或認為自己沒有傳達有效的、正確的信息；或沒有傳達清楚自己的意思；或感覺自己和對方的交往溝通可能有一定的偏差；或溝通好像沒有成功等等，所以對方才會說為什么。實際上他需要的就是讓你再詳細地介紹一下剛才說的內(nèi)容。
幾個不利于收集信息的問題
◇少說為什么。在溝通過程中，我們一定要注意，盡可能少說為什么，用其它的話來代替。比如：你能不能再說得詳細一些？你能不能再解釋得清楚一些？這樣給對方的感覺就會好一些。實際上在提問的過程中，開放式和封閉式的問題都會用到，但要注意，我們盡量要避免問過多的為什么。
◇少問帶有引導性的問題。難道你不認為這樣是不對的嗎？這樣的問題不利于收集信息，會給對方不好的印象。
◇多重問題。就是一口氣問了對方很多問題，使對方不知道如何去下手。這種問題也不利于收集信息。
3.積極聆聽技巧
請你判斷下面這些情況是不是積極聆聽：
◇當別人在講話的時候，你在想自己的事情。
◇一邊聽一邊與自己的觀點進行對比，進行評論。
我們說聆聽是為了理解而不是評論。一邊聽一邊做和聆聽無關(guān)的一些事情，這都不是設(shè)身處地的聆聽。當你處于這種狀況的時候，就不可能聽到準確的信息。當對方處于這種狀態(tài)的時候，也沒有作到設(shè)身處地的聆聽。
那么，積極聆聽的技巧有哪些呢？下面介紹幾種
◇傾聽回應(yīng)。就是當你在聽別人說話的時候，你一定要有一些回應(yīng)的動作。比如說：“好！我也這樣認為的”、“不錯！”。在聽的過程中適當?shù)厝c頭，這就是傾聽回應(yīng)，是積極聆聽的一種，也會給對方帶來非常好的鼓勵。
◇提示問題。就是當你沒有聽清的時候，要及時去提問；
◇重復內(nèi)容。在聽完了一段話的時候，你要簡單地重復一下內(nèi)容。
◇歸納總結(jié)。在聽的過程中，要善于將對方的話進行歸納總結(jié)，更好的理解對方的意圖，尋找準確的信息。
◇表達感受。在聆聽的過程中要養(yǎng)成一個習慣，要及時地與對方進行回應(yīng)，表達感受“非常好，我也是這樣認為的”這是一種非常重要的聆聽的技巧。
聆聽不是一種被動而是一種積極的行為，它不僅能夠幫你收集到更多更準確的信息，同時它能夠鼓勵和引導對方更好地去表達。
【案例分析】
吳威向一位客戶銷售家具，交易過程十分順利。當客戶正要掏錢付款時，另一位銷售人員跟吳威談起昨天的足球賽，吳威一邊跟同伴津津有味地說笑，一邊伸手去接貨款，不料客戶卻突然掉頭而走，連家具也不買了。吳威苦思冥想了一天，不明白客戶為什么對已經(jīng)挑選好的家具突然放棄了。第二天早上9點，他終于忍不住給客戶打了一個電話，詢問客戶突然改變主意的理由。客戶不高興地在電話中告訴他：“昨天付款時，我同你談到了我的小女兒，她剛考上北京大學，是我們家的驕傲，可是你一點也沒有聽見，只顧跟你的同伴談足球賽。”吳威明白了，這次生意失敗的根本原因是因為自己沒有認真傾聽客戶談?wù)撟约鹤畹靡獾呐畠骸?br>【忠告】
聽比善辯更重要。
步驟三 觀點——介紹FAB原則
闡述觀點就是怎么樣把你的觀點更好地表達給對方，這是非常非常重要的，就是說我們的意思說完了，對方是否能夠明白，是否能夠接受。那么在表達觀點的時候，有一個非常重要的原則：ＦＡＢ的原則。ＦＡＢ是一個英文的縮寫：Ｆ就是Ｆeature，就是屬性；Ａ就是Ａdvantage，這里翻譯成作用；Ｂ就是Ｂenefit就是利益。在闡述觀點的時候，按這樣的順序來說，對方能夠聽懂、能夠接受。
例如：賣沙發(fā)。
按FAB順序來闡述：
沒有用FAB順序：
【結(jié)論】
采用FAB順序表達時，對方更容易聽得懂，而且印象會非常深。
步驟四 處理異議
在溝通中，有可能你會遇到對方的異議，就是對方不同意你的觀點。在工作中你想說服別人是非常地難，同樣別人說服你也是非常地困難。因為成年人不容易被別人說服，只有可能被自己說服。所以在溝通中一旦遇到異議之后就會產(chǎn)生溝通的破裂。
當在溝通中遇到異議時，我們可以采用的一種類似于借力打力的方法，叫做的“柔道法”。你不是強行說服對方，而是用對方的觀點來說服對方。在溝通中遇到異議之后，首先了解對方的某些觀點，然后當對方說出了一個對你有利的觀點的時候，再用這個觀點去說服對方。即在溝通中遇到了異議要用“柔道法”讓對方自己來說服自己。
【忠告】
處理異議時，態(tài)度要表現(xiàn)出具有“同理心”。
解決人際關(guān)系問題中最具威力的三個字是“我理解”。在溝通過程中，塑造一個讓客戶可以暢所欲言、表達意見的環(huán)境，展現(xiàn)支持、理解、肯定的態(tài)度，尊重客戶的情緒及意見，讓他覺得與你交談是件輕松愉快、獲益良多的事。
步驟五 達成協(xié)議
溝通的結(jié)果就是最后達成了一個協(xié)議。請你一定要注意：是否完成了溝通，取決于最后是否達成了協(xié)議。
在達成協(xié)議的時候，要做到以下幾方面：
◇感謝
善于發(fā)現(xiàn)別人的支持，并表示感謝
對別人的結(jié)果表示感謝
愿與合作伙伴、同事分享工作成果
積極轉(zhuǎn)達內(nèi)外部的反饋意見
對合作者的杰出工作給以回報
◇贊美
◇慶祝
步驟六 共同實施
在達成協(xié)議之后，要共同實施。達成協(xié)議是溝通的一個結(jié)果。但是在工作中，任何溝通的結(jié)果意味著一項工作的開始，要共同按照協(xié)議去實施，如果我們達成了協(xié)議，可是沒有按照協(xié)議去實施，那么對方會覺得你不守信用，就是失去了對你的信任。我們一定要注意，信任是溝通的基礎(chǔ)，如果你失去了對方的信任，那么下一次溝通就變得非常地困難，所以說作為一個職業(yè)人士在溝通的過程中，對所有達成的協(xié)議一定要努力按照協(xié)議去實施。
【本講總結(jié)】
在工作中我們要完成一次溝通必需經(jīng)過六個步驟：第一個就是要事前準備。準備我們這次溝通的目標，以及為了達成這個目標必要的一些計劃可能遇到的異議，你應(yīng)該怎么樣和他溝通；第二個就是要確認需求。一見到對方就說出你的目的，然后再詢問對方的目的；第三個就是怎么樣去表達。闡述你的觀點，讓對方更容易接受；第四個處理異議。采用對方的觀點來說服對方；第五個就是達成協(xié)議后要感謝、贊美對方；第六個是按照協(xié)議，去實施這項工作。否則就會造成失去了對方的信任。在溝通的過程中，我們一定要注意，如果按照這六個步驟去溝通，就可以使你的工作效率得到一個更大的提升。
第五講
人際風格的四大分類
在生活和工作中，我們會遇到許多形形色色的人，而每一個人在溝通中所表現(xiàn)出的特征不大一樣。這一講學習的是人際風格溝通技巧。我們常說見什么人要說什么話，這就需要和不同的人都要有一個很好的溝通技巧，這個技巧就是人際風格的溝通技巧。
【管理名言】
見什么人說什么話，是你成功的法寶!
選擇與溝通對象接近的方式
我們在工作生活中，都會遇見不同類型的人。只有了解不同人在溝通過程中不同的特點，才有可能用相應(yīng)的方法與其溝通，最終達成一個完美的結(jié)果。我們說物以類聚，人以群分，兩個風格相似的人溝通時效果會非常好。只有掌握了不同的人在溝通中的特點后，才能選擇與他相接近的方式與其溝通。
人際風格的分類
在人際風格溝通過程中，我們依據(jù)一個人在溝通過程中的情感流露的多少，以及溝通過程中做決策的速度是否果斷，把我們在工作和生活中遇到的所有的人可分為四種不同的類型。這四種不同類型的人在溝通中的反應(yīng)是不一樣的，我們只有很好的了解了不同人在溝通中的特點，并且用與之相應(yīng)的特點和他溝通，才能夠保證我們在溝通過程中做到游刃有余，見什么人說什么話，遇見什么人都能夠達成一個共同的協(xié)議，即：分析型、和藹型、表達型和支配型。
類型1 分析型
有的人在決策的過程中果斷性非常的弱，感情流露也非常的少，說話非常羅嗦，問了許多細節(jié)仍然不做決定，這樣的人屬于分析型的人。
類型2 和藹型
還有一類，他的感情流露很多，喜怒哀樂都會流露出來，這樣的一個人我們管他叫做和藹型的人，他總是微笑著去看著你，但是他說話很慢，表達的也很慢。
類型3 表達型
這類人感情外露，做事非常的果斷、直接，熱情、有幽默感、活躍、動作非常的多，而且非常地夸張，他在說話的過程中，往往會借助一些動作來表達他的意思，這樣的人是表達型的人。
類型4 支配型
這類人感情不外露，但是做事非常的果斷，總喜歡指揮你，命令你，我們管這樣的人叫做支配型的人。
我們只有很好的了解了這四種類型人的特征，并且采用與他相似的溝通方法，和他溝通的時候我們就可以得到一個更好的結(jié)果。
【忠告】
善于觀察他人的溝通方式，并彈性地調(diào)整以使自己與對方同步，迅速消除雙方的沖突，建立良好的關(guān)系，進而贏得客戶的信賴。
各類型人際風格的特征與溝通技巧
首先你要知道不同種類的人的特征，分辨出他是什么樣的人，然后以與之相類似的方法進行溝通。當我們辨別出這些人的類型后，怎么樣去了解他的特征和需求？采用什么樣的方法溝通效果會更好？下面我們就介紹各類型的人的特征。
(一)分析型人的特征和與其溝通技巧
1．特征
◇嚴肅認真 ◇動作慢
◇有條不紊 ◇合乎邏輯
◇語調(diào)單一 ◇準確語言，注意細節(jié)
◇真實的 ◇有計劃有步驟
◇寡言的緘默的 ◇使用掛圖
◇面部表情少 ◇喜歡有較大的個人空間
2．與其溝通技巧
我們遇到分析型的人，在和他溝通的時候要注意：
◇注重細節(jié)
◇遵守時間
◇盡快切入主題
◇要一邊說一邊拿紙和筆在記錄，像他一樣認真一絲不茍
◇不要有太多和他眼神的交流，更避免有太多身體接觸，你的身體不要太多的前傾，應(yīng)該略微的后仰，因為分析型的人強調(diào)安全，尊重他的個人空間。
◇同分析型的人在說話的過程中，一定要用很多的準確的專業(yè)術(shù)語，這是他需求的。
◇分析型的人在說話過程中，要多列舉一些具體的數(shù)據(jù)，多做計劃，使用圖表。
(二)支配型人的特征和與其溝通技巧
1．特征
◇果斷 ◇有作為
◇指揮人 ◇強調(diào)效率
◇獨立 ◇有目光接觸
◇有能力 ◇說話快且有說服力
◇熱情 ◇語言直接，有目的性
◇面部表情比較少 ◇使用日歷
◇情感不外露 ◇計劃
◇審慎的
2．與其溝通技巧
我們遇到支配型的人，在和他溝通的時候要注意：
◇你給他的回答一定要非常的準確。
◇你和他溝通的時候，可以問一些封閉式的問題，他會覺得效率會非常高。
◇對于支配型的人，要講究實際情況，有具體的依據(jù)和大量創(chuàng)新的思想。
◇支配型的人非常強調(diào)效率，要在最短的時間里給他一個非常準確的答案，而不是一種模棱兩可的結(jié)果。
◇同支配型的人溝通的時候，一定要非常的直接，不要有太多的寒暄，直接說出你的來歷，或者直接告訴他你的目的，要節(jié)約時間。
◇說話的時候聲音要洪亮，充滿了信心，語速一定要比較快。如果你在這個支配型的人面前聲音很小缺乏信心，他就會產(chǎn)生很大的懷疑。
◇在支配型的人溝通時，一定要有計劃，并且最終要落到一個結(jié)果上，他看重的是結(jié)果。
◇在和支配型人的談話中不要感情流露太多，要直奔結(jié)果，從結(jié)果的方向說，而不要從感情的方向去說。
◇你在和他溝通的過程中，要有強烈的目光接觸，目光的接觸是一種信心的表現(xiàn)，所以說和支配型的人一起溝通時，你一定要和他有目光的接觸。
◇同支配型的人溝通的時候，身體一定要略微前傾。
(三)表達型人的特征和與其溝通技巧
1.特征
◇外向 ◇合群
◇直率友好 ◇活潑
◇熱情 ◇快速的動作和手勢
◇不注重細節(jié) ◇生動活潑、抑揚頓挫的語調(diào)
◇令人信服 ◇有說服力的語言
◇幽默 ◇陳列有說服力的物品
2．與其溝通技巧
我們遇到表達型的人，在和他溝通的時候要注意：
◇在和表達型的人溝通的時候，我們的聲音一定相應(yīng)的要洪亮。
◇要有一些動作和手勢，如果我們很死板，沒有動作，那么表達型的人的熱情很快就消失掉，所以我們要配合著他，當他出現(xiàn)動作的過程中，我們的眼神一定要看著他的動作，否則，他會感到非常的失望。他經(jīng)常說你看這個方案怎么樣，你一定要看著他的手認為這里就有方案。在溝通中你也要學會伸出手，“你看，我這個方案怎么樣？”他會很好奇的看著你的手，仿佛手里就有一個完整的解決方案。
◇表達型的人特點是只見森林，不見樹木。所以在與表達型的人溝通的過程中，我們要多從宏觀的角度去說一說：“你看這件事總體上怎么樣”、“最后怎么樣”。
◇說話要非常直接。
◇表達型的人不注重細節(jié)，甚至有可能說完就忘了。所以達成協(xié)議以后，最好與之進行一個書面的確認，這樣可以提醒他。
(四)和藹型人的特征和與其溝通技巧
1．特征
◇合作 ◇面部表情和藹可親
◇友好 ◇頻繁的目光接觸
◇贊同 ◇說話慢條斯理
◇耐心 ◇聲音輕柔,抑揚頓挫
◇輕松 ◇使用鼓勵性的語言
◇辦公室里有家人照片
2．與其溝通技巧
我們遇到和藹型的人，在和他溝通的時候，我們要注意：
◇和藹型的人看重的是雙方良好的關(guān)系，他們不看重結(jié)果。這一點告訴我們在和他溝通的時候，首先要建立好關(guān)系。
◇要對和藹型人的辦公室照片及時加以贊賞。和藹型的人有一個特征就是在辦公室里經(jīng)常擺放家人的照片，當你看到這個照片的時候，千萬不要視而不見，一定要對照片上的人物進行贊賞，這是他最大的需求，一定要及時贊賞。
◇同和藹型的人溝通過程中，要時刻充滿微笑。如果你突然不笑了，和藹的人就會想：他為什么不笑了？是不是我哪句話說錯了？會不會是我得罪他了？是不是以后他就不來找我了？等等，他會想很多。所以你在溝通的過程中，一定要注意始終保持微笑的姿態(tài)。
◇說話要比較慢，要注意抑揚頓挫，不要給他壓力，要鼓勵他，去征求他的意見。所以，遇著和藹型的人要多提問：“您有什么意見，您有什么看法”。問后你會發(fā)現(xiàn)，他能說出很多非常好的意見，如果你不問的話，他基本上不會主動去說。所以，你看他微笑的點頭就要問。
◇遇到和藹型的人一定要時常注意同他要有頻繁的目光接觸。每次接觸的時間不長，但是頻率要高。三五分鐘，他就會目光接觸一次，接觸以后立刻又會羞愧地低下頭，過一會兒再去接觸一下，但是不要盯著他不放，要接觸一下回避一下，溝通效果會非常的好。
【本講總結(jié)】
在我們溝通過程中，目的是為了達成一個共同的協(xié)議，而我們在工作生活中遇到的人不一樣，我們要和不同的人去溝通，要和不同的人去達成協(xié)議。那么我們就要了解不同人的特征。人以類聚，我們以他相應(yīng)的特征和其溝通時就容易達成協(xié)議。所以不論是支配型的人、分析型的人、和藹型的人和表達型的人，我們變換自己的溝通特征與之相應(yīng)，這樣你就會給所有的人留下一個好的印象，所有的人都會覺得與你溝通會非常的愉快，這個就是我們學習人際風格溝通的一個目的。通過學習人際風格，會使我們同任何人溝通時做到游刃有余，它使我們不論是在家庭還是在工作中，都會有個非常高的效率，不論和任何人溝通都會能達到一個圓滿的、共同的協(xié)議。
第六講
導 言
現(xiàn)代社會，各種高科技的手段拉近了人與人之間的距離，即使遠隔天涯，也可以通過現(xiàn)代通訊技術(shù)近若比鄰。事實上，我們在日常的溝通活動中，借用的最多的工具就是電話。電話使人們的聯(lián)系更為方便快捷，但另一方面，電話溝通也有其自身的缺陷。
一個人接聽撥打電話的溝通技巧是否高明，常常會影響到他是否能順利達成本次溝通的目標，甚至也會直接影響到企業(yè)、公司的對外形象。因此,應(yīng)多動腦筋,千方百計讓對方從聲音中感受到你的熱情友好。要想給對方留下誠實可信的良好印象，學習和掌握基本的電話溝通技巧和辦公室電話禮儀是很有必要的。
小知識
在雙方面談時,你的身體姿勢、面部表情占談話效果的55%，而電話交談時卻只聞其聲，不見其人，即只能靠聲音、語言溝通。
接聽、撥打電話的基本技巧和程序
(一)接聽、撥打電話的基本技巧
為了提高通話效果、正確表達思想,請注意下述六點：
1.電話機旁應(yīng)備記事本和鉛筆
小知識
即使是人們用心去記住的事，經(jīng)過9小時，遺忘率也會高達70%，日常瑣事遺忘得更快。
試回憶本周前4天晚飯的內(nèi)容,大概不少人想不起吧!所以不可太相信自己的記憶,重要事項可采取做記錄的措施予以彌補。若在電話機旁放置好記錄本、鉛筆,當他人打來電話時,就可立刻記錄主要事項。如不預(yù)先備妥紙筆,到時候措手不及、東抓西找,不僅耽誤時間,而且會搞得自己狼狽不堪。
2.先整理電話內(nèi)容，后撥電話
給別人打電話時，如果想到什么就講什么，往往會丟三落四，忘卻了主要事項還毫無覺察，等對方掛斷了電話才恍然大悟。因此，應(yīng)事先把想講的事逐條逐項地整理記錄下來，然后再撥電話，邊講邊看記錄，隨時檢查是否有遺漏。另外，還要盡可能在3分鐘之內(nèi)結(jié)束。實際上，3分鐘可講1000個字，相當于兩頁半稿紙上的內(nèi)容，按理是完全能行的。如果一次電話用了5分鐘甚至10分鐘，那么一定是措辭不當，未抓住綱領(lǐng)、突出重點。
3.態(tài)度友好
有人認為，電波只是傳播聲音，打電話時完全可以不注意姿勢、表情，這種看法真是大錯特錯。雙方的誠實懇切，都飽含于說話聲中。若聲調(diào)不準就不易聽清楚，甚至還會聽錯。因此，講話時必須抬頭挺胸，伸直脊背。“言為心聲”，態(tài)度的好壞，都會表現(xiàn)在語言之中。如果道歉時不低下頭，歉意便不能伴隨言語傳達給對方。同理，表情亦包含在聲音中。打電話表情麻木時，其聲音也冷冰冰。因此，打電話也應(yīng)微笑著講話。
小知識
女性在對著鏡子說話時，會很自然的微笑，人在微笑時的聲音是更加悅耳、親切的。
根據(jù)這一原理，在一些大公司的總機或者前臺，管理者有意在接線員的桌上放置一面鏡子，以促使她們在接聽電話的時候自然的微笑，然后通過語言把這一友好的訊息傳遞出去。
4.注意自己的語速和語調(diào)
急性子的人聽慢話，會覺得斷斷續(xù)續(xù)，有氣無力，頗為難受；慢吞吞的人聽快語，會感到焦躁心煩；年齡高的長者，聽快言快語，難以充分理解其意。因此，講話速度并無定論，應(yīng)視對方情況，靈活掌握語速，隨機應(yīng)變。
打電話時，適當?shù)靥岣呗曊{(diào)顯得富有朝氣、明快清脆。人們在看不到對方的情況下，大多憑第一聽覺形成初步印象。因此，講話時有意識地提高聲調(diào)，會格外悅耳優(yōu)美，就像樂譜中5(梭)的音域。
5.不要使用簡略語、專用語
將“行銷三科”簡稱“三科”這種企業(yè)內(nèi)部習慣用語，第三者往往無法理解。同樣，專用語也僅限于行業(yè)內(nèi)使用，普通顧客不一定知道。有的人不以為然，得意洋洋地亂用簡稱、術(shù)語，給對方留下了不友善的印象。有的人認為西洋學及外來語高雅、體面，往往自作聰明地亂用一通，可是意義不明的英語，并不能正確表達自己的思想，不但毫無意義，有時甚至會發(fā)生誤會，這無疑是自找麻煩。
6.養(yǎng)成復述習慣
為了防止聽錯電話內(nèi)容，一定要當場復述。特別是同音不同義的詞語及日期、時間、電話號碼等數(shù)字內(nèi)容，務(wù)必養(yǎng)成聽后立刻復述、予以確認的良好習慣。文字不同，一看便知，但讀音相同或極其相近的詞語，通電話時卻常常容易搞錯，因此，對容易混淆、難于分辨的這些詞語要加倍注意，放慢速度，逐字清晰地發(fā)音。如1和7、11和17等，為了避免發(fā)生音同字不同或義不同的錯誤，聽到與數(shù)字有關(guān)的內(nèi)容后，請務(wù)必馬上復述，予以確認。當說到日期時，不妨加上星期幾，以保證準確無誤。
(二)接聽和撥打電話的程序
1．注意點
(1)電話鈴響兩次后，取下聽筒
電話鈴聲響1秒，停2秒。如果過了10秒鐘，仍無人接電話，一般情況下人們就會感到急躁：“糟糕!人不在。”因此，鈴響3次之內(nèi)，應(yīng)接聽電話。那么，是否鈴聲一響，就應(yīng)立刻接聽，而且越快越好呢?也不是，那樣反而會讓對方感到驚慌。較理想的是，電話鈴響完第二次時，取下聽筒。
(2)自報姓名的技巧
如果第一聲優(yōu)美動聽，會令打或接電話的對方感到身心愉快，從而放心地講話，故電話中的第一聲印象十分重要，切莫忽視。接電話時，第一聲應(yīng)說：“你好。這是××公司。”打電話時則首先要說：“我是××公司××處的×××。”雙方都應(yīng)將第一句話的聲調(diào)、措詞調(diào)整到最佳狀態(tài)。
(3)輕輕掛斷電話
通常是打電話一方先放電話，但對于職員來說，如果對方是領(lǐng)導或顧客，就應(yīng)讓對方先放電話。待對方說完“再見!”后，等待2～3秒鐘才輕輕掛斷電話。
無論通話多么完美得體，如果最后毛毛躁躁“咔嚓”一聲掛斷電話，則會功虧一簣，令對方很不愉快。因此，結(jié)束通話時，應(yīng)慢慢地、輕輕地掛斷電話。
2.接聽電話的程序
3．撥打電話的程序
轉(zhuǎn)達電話的技巧
(一)關(guān)鍵字句聽清楚了嗎
常有這種情況：顧客打電話找科長，科長卻不在辦公室。這時，代接電話者態(tài)度一定要熱情，你可用下面的方法明確告訴對方科長不在。
據(jù)你所知，告訴對方科長回公司的時間，并詢問對方：“要我轉(zhuǎn)達什么嗎?”對方可能會說出下列幾種愿望：
①稍后，再打電話；
②想盡快與科長通話；
③請轉(zhuǎn)告科長……
如果科長暫時不能回公司，則可告訴對方：“科長出差在外，暫時無法聯(lián)系，如有要緊事，由我負責與科長聯(lián)系行嗎?”
另外，當不便告知具體事項時，要留下他的姓名、電話、公司的名稱。
若受顧客委托轉(zhuǎn)告，則應(yīng)邊聽顧客講邊復述，并按5W2H內(nèi)容，認真記錄。
給科長打電話聯(lián)系時，應(yīng)告訴科長：顧客的姓名、公司名稱、電話號碼、打來電話的時間，并與科長一一確認。
無論如何，都必須復述對方姓名及所講事項。通話結(jié)束應(yīng)道別：“我叫××，如果科長回來，定會立刻轉(zhuǎn)告”。自報姓名，其目的是讓對方感到自己很有責任感，辦事踏實可靠，使對方放心。
(二)慎重選擇理由
通常，被指定接電話的人不在時，原因很多，如因病休息、出差在外、上廁所等等。這時，代接電話的你，應(yīng)學會應(yīng)付各種情況：
告訴對方，××不在辦公室時，應(yīng)注意不要讓對方產(chǎn)生不必要的聯(lián)想，特別不能告訴對方××的出差地點，因其出差所辦事情，或許正是不能讓對方覺察知曉的商業(yè)秘密。
另外，如果我們遇到領(lǐng)導正在參加重要會議，突然接到客戶的緊急電話，怎么辦?這時應(yīng)正確判斷，妥當處理：
如果領(lǐng)導有約在先：“開會期間，不得打擾。”那轉(zhuǎn)告之類的事，當然不能例外。
要想謀求一個兩全其美的辦法，既不中斷會議，又不打擾領(lǐng)導，那么，就活用紙條吧。如在紙條上寫到：“××先生電話找您，接電話( )，不接( )，請畫勾。”然后悄悄走進會議室，將紙條遞給領(lǐng)導看，領(lǐng)導一目了然，瞬間即畫好勾。如此這般，既對會議不影響，領(lǐng)導又能當場定論，是一種很適合的方法。
應(yīng)對特殊事件的技巧
(一)聽不清對方的話語
當對方講話聽不清楚時，進行反問并不失禮，但必須方法得當。如果驚奇地反問：“咦?”或懷疑地回答：“哦?”對方定會覺得無端地招人懷疑、不被信任，從而非常憤怒，連帶對你印象不佳。但如果客客氣氣地反問：“對不起，剛才沒有聽清楚，請再說一遍好嗎?”對方定會耐心地重復一遍，絲毫不會責怪。
(二)接到打錯了的電話
有一些職員接到打錯了的電話時，常常冷冰冰地說：“打錯了。”最好能這樣告訴對方：“這是××公司，你找哪兒?”如果自己知道對方所找公司的電話號碼，不妨告訴他，也許對方正是本公司潛在的顧客。即使不是，你熱情友好地處理打錯的電話，也可使對方對公司抱有初步好感，說不定就會成為本公司的客戶，甚至成為公司的忠誠支持者。
(三)遇到自己不知道的事
有時候，對方在電話中一個勁兒地談自己不知道的事，而且像竹筒倒豆子一樣，沒完沒了。職員碰到這種情況，常常會感到很恐慌，雖然一心企盼著有人能盡快來接電話，將自己救出困境，但往往迷失在對方喋喋不休的陳述中，好長時間都不知對方到底找誰，待電話講到最后才醒悟過來：“關(guān)于××事呀!很抱歉，我不清楚，負責人才知道，請稍等，我讓他來接電話。”碰到這種情況，應(yīng)盡快理清頭緒，了解對方真實意圖，避免被動。
(四)接到領(lǐng)導親友的電話
領(lǐng)導對部下的評價常常會受到其親友印象的影響。打到公司來的電話，并不局限于工作關(guān)系。領(lǐng)導及先輩的親朋好友，常打來與工作無直接關(guān)系的電話。他們對接電話的你的印象，會在很大的程度上左右領(lǐng)導對你的評價。
例如：當接到領(lǐng)導夫人找領(lǐng)導的電話時，由于你忙著趕制文件，時間十分緊迫，根本顧不上寒喧問候，而是直接將電話轉(zhuǎn)給領(lǐng)導就完了。當晚，領(lǐng)導夫人就會對領(lǐng)導說：“今天接電話的人，不懂禮貌，真差勁。“簡單一句話，便會使領(lǐng)導對你的印象一落千丈?？梢?，領(lǐng)導及先輩的親朋好友對下屬職員的一言一行非常敏感，期望值很高，請切記時刻嚴格要求自己。
(五)接到顧客的索賠電話
索賠的客戶也許會牢騷滿腹，甚至暴跳如雷，如果作為被索賠方的你缺少理智，像對方一樣感情用事，以唇槍舌劍回擊客戶，不但于事無補，反而會使矛盾升級。正確的做法是：
你處之泰然，洗耳恭聽，讓客戶訴說不滿，并耐心等待客戶心靜氣消。其間切勿說：“但是”、“話雖如此，不過……”之類的話進行申辯，應(yīng)一邊肯定顧客話中的合理成分，一邊認真琢磨對方發(fā)火的根由，找到正確的解決方法，用肺腑之言感動顧客。從而，化干戈為玉帛，取得顧客諒解。
面對顧客提出的索賠事宜，自己不能解決時，應(yīng)將索賠內(nèi)容準確及時地告訴負責人，請他出面處理。聞聽索賠事宜，絕不是件愉快的事，而要求索賠的一方，心情同樣不舒暢。也許要求索賠的顧客還會在電話中說出過激難聽的話，但即使這樣，到最后道別時，你仍應(yīng)加上一句：“謝謝您打電話來。今后一定加倍注意，那樣的事絕不會再發(fā)生。”這樣，不僅能穩(wěn)定對方情緒，而且還能讓其對公司產(chǎn)生好感。正所謂：”精誠所至，金石為開。”對待索賠客戶一定要誠懇，用一顆誠摯的心感動客戶，以化解怨恨，使之從這次處理得當、令人滿意的索賠活動中，理解與支持本公司，甚至成為公司產(chǎn)品的支持者。通過對索賠事件的處理，你也能了解公司的不足之處，并以此為突破口進行攻關(guān)。當你經(jīng)過不懈努力，終于排除障礙、解決問題，甚至使產(chǎn)品質(zhì) >品質(zhì)量更上一層樓，使企業(yè)走出困境，不斷繁榮昌盛。這時，誰又能說索賠不是一件好事呢？
第七講
導 言
人人都有自己的領(lǐng)導。上至國家領(lǐng)導，下至普通百姓，都是如此。只是人們的叫法不同，有的叫“領(lǐng)袖”，有的叫“老板”，也有的叫“頭兒”，總之都是一種人，那就是領(lǐng)導你的人。對你的領(lǐng)導，你可能把它看作自己的朋友，也可能把它看作自己的“敵人”。但是無論如何，你的領(lǐng)導畢竟是你的領(lǐng)導，既然如此，倒不如運用你的溝通技巧，請他站到你的這一邊，“化敵為友”，與領(lǐng)導建立良好的人際關(guān)系。這樣，你們雙方都會感到很愉快。
向領(lǐng)導請示匯報的程序和要點
(一)向領(lǐng)導請示匯報的程序
1．仔細聆聽領(lǐng)導的命令
一項工作在確定了大致的方向和目標之后，領(lǐng)導通常會指定專人來負責該項工作。如果領(lǐng)導明確指示你去完成某項工作，那你一定要用最簡潔有效的方式明白領(lǐng)導的意圖和工作的重點。此時你不妨利用傳統(tǒng)的5W2H的方法來快速紀錄工作要點，即弄清楚該命令的時間（when）、地點（where）、執(zhí)行者（who）、為了什么目的（why）、需要做什么工作（what）、怎么樣去做（how）、需要多少工作量(howmany)。在領(lǐng)導下達完命令之后，立即將自己的記錄進行整理，再次簡明扼要地向領(lǐng)導復述一遍，看是否還有遺漏或者自己沒有領(lǐng)會清楚的地方，并請領(lǐng)導加以確認。如領(lǐng)導要求你完成一項關(guān)于ABC公司的團體保險計劃，你應(yīng)該根據(jù)自己的記錄向領(lǐng)導復述并獲取領(lǐng)導的確認。你可以說：“總經(jīng)理，我對這項工作的認識是這樣的，為了增強我們公司在團體壽險市場的競爭力（why），您希望我們團險部門（who）不遺余力（how）于本周五之前（when）在ABC公司總部（where）和他們簽訂關(guān)于員工福利保險的的合同（what），請您確認一下是否還有遺漏。”如果領(lǐng)導對你關(guān)于目標的理解點頭認可了，那么你們可以進入下一個環(huán)節(jié)。
2．與領(lǐng)導探討目標的可行性
領(lǐng)導在下達了命令之后，往往會關(guān)注下屬對該問題的解決方案，他希望下屬能夠?qū)υ搯栴}有一個大致的思路，以便在宏觀上把握工作的進展。所以，作為下屬，在接受命令之后，應(yīng)該積極開動腦筋，對即將負責的工作有一個初步的認識，告訴領(lǐng)導你的初步解決方案，尤其是對于可能在工作中出現(xiàn)的困難要有充分的認識，對于在自己能力范圍之外的困難，應(yīng)提請領(lǐng)導協(xié)調(diào)別的部門加以解決。比如上例中關(guān)于爭取ABC公司的員工福利保險合同這個目標，你應(yīng)該快速的反映行動的步驟和其中的困難。
3．擬定詳細的工作計劃
在明確工作目標并和領(lǐng)導就該工作的可行性進行討論之后，你應(yīng)該盡快擬定一份工作計劃，再次交與領(lǐng)導審批。在該工作計劃中，你應(yīng)該詳細闡述你的行動方案與步驟，尤其是對你的工作時間進度要給出明確的時間表，以便于領(lǐng)導進行監(jiān)控。
4．在工作進行之中隨時向領(lǐng)導匯報
現(xiàn)在，你已經(jīng)按照計劃開展工作了，那么，你應(yīng)該留意自己工作的進度是否和計劃書一致，無論是提前還是延遲了工期，你都應(yīng)該及時向你的領(lǐng)導匯報，讓領(lǐng)導知道你現(xiàn)在在干什么，取得了什么成效，并及時聽取領(lǐng)導的意見和建議。
5．在工作完成后及時總結(jié)匯報
經(jīng)過你和部門同事的共同努力，你們終于完成了這項工作，獲得了ABC公司的團險保單，當大家都在興高采烈地歡慶成功之時，作為部門主管的你仍不應(yīng)該有松懈的理由。你應(yīng)該及時將此次工作進行總結(jié)匯報，總結(jié)成功的經(jīng)驗和其中的不足之處，以便于在下一次的工作中改進提高。同時不要忘記在總結(jié)報告中提及領(lǐng)導的正確指導和下屬的辛勤工作。至此，一項工作的請示與匯報才算基本結(jié)束。
千萬不要忽視請示與匯報的作用，因為它是你和領(lǐng)導進行溝通的主要渠道。你應(yīng)該把每一次地請示匯報工作都做得完美無缺，領(lǐng)導對你的信任和賞識也就會慢慢加深了。
(二)請示與匯報的基本態(tài)度
1．尊重而不吹棒
作為下屬，我們一定要充分尊重領(lǐng)導，在各方面維護領(lǐng)導的權(quán)威，支持領(lǐng)導的工作，這也是下屬的本份。首先，對領(lǐng)導工作上要支持、尊重和配合；其次，在生活上要關(guān)心；再次，在難題面前解圍，有時領(lǐng)導處于矛盾的焦點上，下屬要主動出面，勇于接觸矛盾，承擔責任，排憂解難。
2．請示而不依賴
一般說來，作為部門主管在自己職權(quán)范圍內(nèi)大膽負責、創(chuàng)造性工作，是值得倡導的，也是為領(lǐng)導所歡迎的。下屬不能事事請示，遇事沒有主見，大小事不作主。這樣領(lǐng)導也許會覺得你辦事不力，頂不了事。該請示匯報的必須請示匯報，但決不要依賴、等待。
3．主動而不越權(quán)
對工作要積極主動，敢于直言，善于提出自己的意見。不能唯唯喏喏，四平八穩(wěn)。在處理同領(lǐng)導的關(guān)系上要克服兩種錯誤認識：一是領(lǐng)導說啥是啥，叫怎么著就怎么著，好壞沒有自己的責任；二是自恃高明，對領(lǐng)導的工作思路不研究，不落實，甚至另搞一套，陽奉陰違。當然，下屬的積極主動、大膽負責是有條件的，要有利于維護領(lǐng)導的權(quán)威，維護團體內(nèi)部的團結(jié)，在某些工作上不能擅自超越自己的職權(quán)。
與各種性格的領(lǐng)導打交道技巧
由于個人的素質(zhì)和經(jīng)歷不同，不同的領(lǐng)導就會有不同的領(lǐng)導風格。仔細揣摩每一位領(lǐng)導的不同性格，在與他們交往的過程中區(qū)別對待，運用不同的溝通技巧，會獲得更好的溝通效果。
(一)控制型的領(lǐng)導特征和與其溝通技巧
1．性格特征
◇強硬的態(tài)度；
◇充滿競爭心態(tài)；
◇要求下屬立即服從；
◇實際，果決，旨在求勝；
◇對瑣事不感興趣。
2．與其溝通技巧
對這類人而言，與他們相處，重在簡明扼要，干脆利索，不拖泥帶水，不拐彎抹角。面對這一類人時，無關(guān)緊要的話少說，直截了當，開門見山地談即可。
此外，他們很重視自己的權(quán)威性，不喜歡部下違抗自己的命令。所以應(yīng)該更加尊重他們的權(quán)威，認真對待他們的命令，在稱贊他們時，也應(yīng)該稱贊他們的成就，而不是他們的個性或人品。
(二)互動型的領(lǐng)導特征和與其溝通技巧
1．性格特征
◇善于交際，喜歡與他人互動交流；
◇喜歡享受他人對他們的贊美；
◇凡事喜歡參與。
2．與其溝通技巧
面對這一類型領(lǐng)導，切記要公開贊美，而且贊美的話語一定要出自真心誠意，言之有物，否則虛情假意的贊美會被他們認為是阿諛奉承，從而影響他們對你個人能力的整體看法。
要親近這一類人,
本站僅提供存儲服務(wù)，所有內(nèi)容均由用戶發(fā)布，如發(fā)現(xiàn)有害或侵權(quán)內(nèi)容，請
點擊舉報。
