GTDer當(dāng)知曉GTD流程概念之后，下一步的行動便是不斷地測試一些GTD工具或定制它們，確保那符合他的工作環(huán)境與習(xí)慣。很顯然，不同的GTDer的身份不同就決定了他使用GTD工具的方式，如果你每天的工作都離不開電腦，且是典型的郵件狂人，也可以試試本文的firefox+gmail來定制自己合適合的GTD工具。
最好也將Firefox的主頁設(shè)置為Google英文版，方便隨時點擊進入Gmail。同時，請安裝 Google Toolbar工具欄，下載地址：http://www.google.com/tools/firefox/toolbar/FT3/intl/zh-CN/index.html，打開后點擊“下載Google工具欄”安裝并重啟。
第二步 Gmail的設(shè)置這里我注冊了新的Gmail賬號GTDhack@gmail.com來作為演示，通過Google工具欄點擊郵件圖標(biāo)進行登陸，或者打開https://mail.google.com登陸也可以。1.設(shè)置語言進入郵箱主界面后清空收件箱，并進入Settings（設(shè)置），這里我進入的Gmail是英文版，建議大家也進入英文版，因為英文版的Gmail比中文版擁有更加豐富的特性與功能。如果不是英文版，請登陸郵箱后進入“設(shè)置“，在”常規(guī)“的標(biāo)簽下，在第一項的語言項處選擇English即可，這時，Gmail將會進行重新加載。
2.選擇皮膚為了眼睛視覺上的舒服，建議選擇一款Gmail的皮膚，點擊“Settings”并進入“Themes”，這里我選擇的是Turf（草地）的皮膚，如圖，綠色對視覺不會產(chǎn)生刺激的。
3.開啟實驗室組件Gmail有很多特別的玩意是來自實驗室的，嗯，打造GTD郵箱會要借助Gmail實驗室的小組件來幫忙的。
4.Labels設(shè)置在"Settings"下的標(biāo)簽“Labels”，進行如下圖的設(shè)置，將starred,chats,send mail,drafts進行隱藏設(shè)置。
5.Multiple inboxes設(shè)置點擊“Settings”進入“Multiple inboxes”的設(shè)置，在這環(huán)節(jié)，我們將把4個清單進行平鋪排列，注意選中下方的“Above the inbox”，可按下圖進行設(shè)置。
6. 給Labels進行加色處理保存上述設(shè)置后會返回郵件主界面，我們可對左邊的Label進行加色處理，具體的操作是，點擊“下一步行動”前的白色方格子，從下拉的選項選擇一種顏色即可，如顯然的黃色、藍色等等，如圖。
7.進行任務(wù)管理很簡單，僅需給自己發(fā)一封郵件即可，即點擊“Compose Mail”,在收件人地址填寫自己的郵箱地址，我這里填寫GTDhack@gmail.com，在郵件標(biāo)題欄處填寫待辦的事情，郵件內(nèi)容為空，然后直接發(fā)送，這時彈出提示，不用理它。這時inbox便會收到你自己的郵件了，你可以選擇這封郵件，點擊按鈕“Move to”移動相應(yīng)的清單中，如圖。
8.最終的效果圖
9.高級進階——創(chuàng)建過濾器在第7步的任務(wù)管理中，讀者已經(jīng)發(fā)現(xiàn)如果給自己發(fā)郵件的話，還需要手動的移動郵件到相應(yīng)的文件夾（Label）中，這有點麻煩，但我們可以通過創(chuàng)建過濾器，發(fā)給自己的郵件將自動轉(zhuǎn)存到相對應(yīng)的文件夾中。Gmail有一個特別的功能：可在電子郵箱地址的用戶名后添加“+”號，并在“+”號添加任意字符串時，可以發(fā)展出更多的的電子郵箱地址，但郵件最終還是發(fā)給你自己的。例如：GTDhack+inbox@gmail.com；GTDhack+life@gmail.com；GTDhack+box@gmail.com這些郵箱地址都是有效的，但最終的郵件還是發(fā)給自己。Gmail的過濾器：過濾器可以根據(jù)設(shè)置的條件，如發(fā)件人、收件人、郵件標(biāo)題、郵件內(nèi)容進行匹配，匹配后并進行后續(xù)的操作，如刪除、標(biāo)記已讀，移至相應(yīng)的Label中。這里以創(chuàng)建“下一步行動”的過濾器的為例：我給“下一步行動”設(shè)定的專門電子郵箱地址是：GTDhack+next@gmail.com。點擊“Settings”進入“Filters”，并點擊“Create a new filter”來創(chuàng)建一個過濾器，在過濾器條件中的“To:”一欄輸入“GTDhack+next@gmail.com”電子郵箱地址，如圖。
并點擊“Next Step”轉(zhuǎn)至下一步，并按如下圖設(shè)置，分別為跳過收件箱存檔、標(biāo)記已讀、轉(zhuǎn)存至“下一步行動”的label（文件夾），然后點擊“Create Filter”完成過濾器的創(chuàng)建。
當(dāng)你下次要發(fā)送事情的清單至”下一步行動“的文件夾中，收件人直接填寫“GTDhack+next@gmai.com”發(fā)送即可。讀者可按以下的方式為不同的文件夾建立專門的郵件地址并創(chuàng)建對應(yīng)的過濾器：下一步行動：GTDhack+next@gmai.com將來/也許：GTDhack+after@gmail.com項目：GTDhack+item@gmai.com參考資料：GTDhack+refer@gmai.com至此，我們采用第一種方式的建立GTD方法便是以上步驟了，下面是在Chrome瀏覽器下最終效果，怎么？好奇還有第二種方式來打造GTD的方法嗎，有的！Let's go!
二、使用Superstars+Multiple inboxes建立GTD的方式1.進行超級星標(biāo)設(shè)置Superstars是Gmail中的超級星標(biāo)功能，通過點擊郵件前的白色五角形圖形，能夠自動切換到不同形狀的星標(biāo)，我們可以在Gmail中的“Settings”的“General”功能標(biāo)簽下，找到“Superstars”一欄，”in use“表示正在使用的星標(biāo)，”Not inuse“表示尚未使用的星標(biāo)，大家可按如下圖進行設(shè)置5個超級星標(biāo)。
2.使用Labels進行情景設(shè)置情景設(shè)置就是在特定的地點或場景中去做的是，例如：定義了：@淘寶，就可以把涉及在淘寶購買商品的事情放在@淘寶的分類下，下次再買東西時，可以一次性的買齊。又如定義了：@公司，那么與工作相關(guān)的事項便可放在一起了，這樣的好處是將事情的清單分類明確，便于高效率的一次處理完成。這里，我們使用Labels來進行情景設(shè)置。讀者需要注意，如果你已經(jīng)按本文的第一種方式打造GTD的步驟對Gmail的Labels進行改動，請將自己創(chuàng)建的Labels都刪除，并重新建立自己所需的情景，下圖為本文創(chuàng)建的情景設(shè)置：
3.Multiple inboxes的設(shè)置這次的Multipleinboxes的設(shè)置與之前的不一樣，即搜索的條件不再是Labels的條件，而是超級星標(biāo)的條件，其條件的內(nèi)容是按照第一步所給出的搜索條件。這樣一來，我們僅需給郵件設(shè)置相對應(yīng)的星標(biāo)，那么郵件便會自動歸檔到相應(yīng)的清單中，如，黃色感嘆號星標(biāo)的郵件將自動歸檔到立即行動的清單中。具體操作是，點擊”Setting“進入"Multiple inboxes"標(biāo)簽，并按如下圖進行設(shè)置即可。
4.任務(wù)管理最終效果圖具體操作為，編寫郵件發(fā)送給自己，打開一封郵件，使用鼠標(biāo)星標(biāo)點擊星標(biāo)切換到相應(yīng)的星標(biāo)，并點擊”Move to“按鈕將郵件移至指定的情景地點中，下圖為最終的效果，關(guān)于情景你還可以設(shè)置”項目“。
三、使用Firefox擴展——GTDinbox建立GTD的方式1.安裝Firefox擴展Firefox擴展是Firefox的靈魂，因為有了擴展，使得firefox變成了全能的Web OS。這里我們將通過安裝Firefox的擴展GTDinbox來將Gmail的界面進行重新組織，并增加額外的GTD理念。GTDinbox的主頁：http://www.gtdinbox.comGTDinbox的下載地址：http://www.gtdinbox.com/gtdinbox_3-0a19.xpi正在使用Firefox的用戶可直接點擊下載地址即可安裝，安裝后便會顯示出GTDinbox的歡迎界面，如圖。
2.設(shè)置GTDinbox擴展在Gmail界面中，點擊左方的”Set upGTD“，便會彈出幾個最基本的Labels，分別是S/Action、S/Waiting On、S/SomeDay、S/Finished，即行動、等待、某一天、完成的Labels，和我們之前所設(shè)置的超級星標(biāo)意義一樣的，如圖。
3.使用GTDinbox來管理清單用GTDinbox管理清單非常簡單，以下圖為例，在標(biāo)題下方的”Action、Waiting On、SomeDay、Finished“可任選一項來確定事情的安排狀態(tài)，是立即去做就點Aaction，是委派或有時間時去做就點擊WaitingOn，是在具體的日期中去做，就點 SomeDay，如果是已經(jīng)完成了，就點擊Finished。至于下方的下拉選項，分別為”項目、情景、參考資料、不確定的事項“，當(dāng)清單的事項要當(dāng)作項目的一部來執(zhí)行時，可點擊Projects來創(chuàng)建一個項目，若事項是在某個情景執(zhí)行時，可點擊創(chuàng)建一個地點，若是參考資料，可建立一個專題，若是不確定的事項，也可創(chuàng)建一個標(biāo)簽來存放。使用GTDinbox的擴展好處是，簡化了一些后續(xù)的操作，并能夠更好的將清單分類存儲。
四、使用 GTD Tickler的GreaseMonkey腳本創(chuàng)建事件提醒我們已經(jīng)通過3種方式來建立了GTD工具模型，我們不能忽略掉Google還提供了強大的日程安排提醒。盡管我們已經(jīng)清楚地將”收件籃“分類清晰的放在不同的清單中，如下一步行動、委派、日后等等，但關(guān)鍵的是，如果為清單中的一些重要或日后要做的事情設(shè)定限制時間，以及提醒的話，這會使得我們更加有效率的完成工作。第一步 Google Calendar日歷的設(shè)置1.Google Calendar設(shè)置免費的手機短信提醒還記得我們之前在Labs已經(jīng)開啟了Google Calendar gadget吧，是的，這個強大的Google日歷將能協(xié)助做最好的日程安排，如果你還沒有開啟，請進入"Settings"的"Labs"功能標(biāo)簽下，找到GoogleCalendar gadget點擊”Enable“開啟，這時，Gmail主界面的左邊欄將顯示出Google Calendar的Gadget了。
點擊”Notifications“后，將跳轉(zhuǎn)到提醒設(shè)置，Google提醒了三種方式提醒：電子郵件提醒、網(wǎng)頁彈窗提醒、SMS提醒，在這里，我們將前面兩種提醒移除，點擊"remove"即可移除，僅保留SMS短信提醒即可，然后點擊”Save“保存，最終設(shè)置如下。
2.在Gmail中的Google Calenda Gadget中添加事件提醒如果想使用簡單的方式直接添加日程提醒，那么可以使用Google Calenda Gadget來進行添加，具體的操作方式為：在Google CalendaGaget的下方點擊”Add“，這時會出現(xiàn)一個輸入框，我們僅需在輸入框中直接輸入時間與事件即可。添加的規(guī)則為：時間 事件內(nèi)容這里的時間使用12小時制，可用am與pm來標(biāo)記上午與下午，例如要添加在下午8點提醒還GTD筆記本給朋友，那么可輸入：8pm 按時交GTD筆記本，這樣便會在前10分鐘時發(fā)送短信息進行提醒，如圖。
第二步 高級進階—— GTD Tickler腳本為郵件做日程提醒1.安裝GreaseMonkey擴展與GTD Tickler腳本對于嚴格的GTDer而言，GTD Tickler可使得他們隨時將Gmail任何郵件設(shè)置日程提醒或創(chuàng)建活動。GTD Tickler是GreaseMonkey擴展的JS腳本，現(xiàn)在我們來安裝擴展與JS腳本。GreaseMonkey的擴展下載地址：https://addons.mozilla.org/zh-CN/firefox/addon/748GTD Tickler的JS腳本下載地址：http://userscripts.org/scripts/show/7676GreaseMonkey的擴展安裝很容易，直接點擊下載地址后安裝即可，安裝成功后，將會在火狐瀏覽器的右側(cè)底部出現(xiàn)一個猴子腦袋，你也可稱之它為油猴。GTDTickler的安裝則是點擊網(wǎng)頁的”Install“大按鈕即可成功安裝，這時，你可以重新打開Gmail，并右鍵點擊猴子圖標(biāo)時，將會發(fā)現(xiàn)”Gmail - GTD Tickler“前是打勾的狀態(tài)，這表示是成功安裝并啟用它了。
2.Gmail+GTD Tickler的使用讀者安裝完GTDTickler后會很奇怪Gmail怎么沒有一點變化？呃，那些功能菜單已經(jīng)藏在郵件里面了，現(xiàn)在，我們來使用幾個最常見的技巧吧。這里以創(chuàng)建一個郵件日程為例演示，點擊”Compose Mail“打開撰寫郵件的界面，這里你將會發(fā)現(xiàn)郵件標(biāo)題下方多出了一項“Add eventinvitation”添加事件的選項。
End當(dāng)然， 使用Gmail打造GTD技巧不會局限于此的，這主要在于Gmail強大的可定制化， 以及Firefox數(shù)之不盡的擴展插件。最后，祝郵件狂人們也能給自己打造最適合的GTD套餐！^_^
