昨天，在《想讓職場形象漲分？發(fā)郵件的12個(gè)錯(cuò)誤你別犯（上）》中，先發(fā)了常見的四個(gè)錯(cuò)誤，今天接著聊，全是干貨哦。如果覺得還有一點(diǎn)價(jià)值，別忘在文末點(diǎn)贊。
五是郵件主題不準(zhǔn)確?。?
寫郵件主題，核心要求是準(zhǔn)確，讓收件人一眼就明白郵件的內(nèi)容和重要性，而不是看了半天不知所云，需要再點(diǎn)開郵件查看。??
郵件主題，切忌語義模糊，比如無主題，比如“張先生收”，比如“嘿，你好!”還有人喜歡用“緊急'，這個(gè)習(xí)慣并不好，“緊急'用多了，就成了“狼來了'。??
要知道，你上司的郵箱里，通常每天收到幾十上百封郵件，如果不能在第一時(shí)間就讓他看明白，你的優(yōu)先性肯定就被打了折扣。同樣給老板發(fā)送一個(gè)明天會議要用的方案，有人的主題這樣寫：??
老板，你交代的方案，我今天加班準(zhǔn)備好了，不知道有沒有達(dá)到你的要求？如果不行我再改。?
而有人則這樣寫：??
老板，這是明天匯報(bào)方案初稿，請閱示！?
職業(yè)不職業(yè)，高下立辯。??
寫郵件主題，基本要求是簡明扼要、引人注目。??
發(fā)會議通知，有人圖省事，將正式文件名作為郵件主題，一個(gè)長長的句子，有時(shí)甚至還要分行。比如，關(guān)于《…………》的安排，或者針對“…………”的建議，正式倒是正式了，但又是文字又是標(biāo)點(diǎn)，效果還不如提煉出幾個(gè)關(guān)鍵詞好。??
在這方面，有必要向網(wǎng)絡(luò)新聞編輯或者是新媒體學(xué)習(xí)，他們的標(biāo)題極其簡練，能少一個(gè)字決不增加，網(wǎng)絡(luò)新聞標(biāo)題一般不會超過十個(gè)字，并盡可能將關(guān)鍵詞、熱詞提煉出來，極盡吸睛之能事。??商務(wù)郵件雖然不能這樣嘩眾取寵，但在推敲用詞方面絕對可以借鑒。
有人喜歡用“溫馨提示'之類作為郵件主題，試圖改變冷冰冰的做法，展現(xiàn)人情味兒。但個(gè)人覺得并不妥，一方面是收件人不知所云，還需要看正文，另一方面，這種形容詞主觀性比較強(qiáng)，你覺得溫馨，沒準(zhǔn)收件人還覺得煩人呢，所以，用'會議提醒'之類，更直接更準(zhǔn)確。??
郵件正文的結(jié)構(gòu)，一般先概括表達(dá)需要傳遞的內(nèi)容，再用“第一/第二/第三/…………”的格式，詳細(xì)描述內(nèi)容，這樣顯得主次分明、思路清晰。??
長篇大論是大忌。微信聊天，一般是幾個(gè)字一句，但有人一寫郵件，就又臭又長，惟恐意思表達(dá)不全，句子長得讓人一口氣讀不完，累得幾乎要咽氣?。
郵件的文字，簡潔干練為上。所述內(nèi)容太多，就用一、二、三分段講，每段一兩行，干脆利索。整個(gè)正文的內(nèi)容，最好能在一個(gè)頁面顯現(xiàn)，不用拉滾動條下翻。容量太大的信息，最好發(fā)附件。???
寫工作郵件，必須把握說話的分寸感。同事小王是安全部的新入職大學(xué)生，有一次給各基層公司經(jīng)理發(fā)郵件：
各位領(lǐng)導(dǎo)，再強(qiáng)調(diào)一次，請于明天下班前，將安全月活動工作總結(jié)，全部發(fā)送到我的郵箱，逾期按規(guī)定扣分。
有一位分公司經(jīng)理，回復(fù)這個(gè)郵件時(shí)，用的是“全部回復(fù)'，所以我也看到了這封郵件：
王總：總結(jié)已按你的要求報(bào)送，請查收。
這次郵件往來，兩個(gè)人都有問題。小王雖然是管理部門的員工，但年資尚淺，面對基層老資格領(lǐng)導(dǎo)，說話需要禮貌客氣。正確的寫法應(yīng)該是：
各位領(lǐng)導(dǎo)，按照《關(guān)于開展安全生產(chǎn)月活動的通知》要求，請于明天下班前，將安全月活動工作總結(jié)，反饋到我的郵箱。謝謝您的支持，祝工作順利！
那位領(lǐng)導(dǎo)也有點(diǎn)扯淡，郵件里加槍帶棒，與年輕人一般見識，顯得肚量不足。
所以寫郵件時(shí)，說話的分寸一定要拿捏好，對上級、對同事、對下級，用詞肯定有微妙差異；是發(fā)通知還是求人幫助，說話的口氣肯定截然不同。拿捏不好，事倍功半。。
另外，正文的格式要注意。首先是尊稱不能少，如尊敬的領(lǐng)導(dǎo)、親愛的同事等，禮多人不怪。最后以祝福語結(jié)尾，再注明寫郵件日期和寫郵件的人。???
九、拼寫有錯(cuò)誤。??
寫郵件，字句通順，沒有錯(cuò)別字，是最基本的要求。短短一封郵件，就出現(xiàn)幾個(gè)錯(cuò)別字，如果不是你不嚴(yán)謹(jǐn)，那么你的語文水平十分可疑。
盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字。這是對別人的尊重，也是工作態(tài)度的體現(xiàn)。
用拼音輸入法的同學(xué)，可要千萬注意出現(xiàn)弱智的同音別字，??這方面的笑話一抓一大把。所以重要的郵件，不管多么緊急，發(fā)送前你要最少審看三遍。
另外，最好在一封郵件中，把信息全部準(zhǔn)確表達(dá)，不要一會來一封“補(bǔ)充”，一會兒來封“更正”，讓人心生反感。??
郵件正文里的字體和字號，是可以設(shè)置的，有人喜歡標(biāo)新立異，用花里胡哨的字體，或者加粗、斜體，偶爾用一次，以示突出、吸引注意還行。如果是常態(tài)，那么就讓人懷疑你的審美能力了。??
還有的郵件字體太小，讓人看得眼發(fā)酸。一般來說，正文字號用五號即可，但如果是發(fā)送給年齡較大領(lǐng)導(dǎo)的郵件，正文用小四號或四號吧。??
字體沒有太多選擇，宋體、仿宋字，畢竟大家都習(xí)慣了，規(guī)范美觀。???
忘記附件是比較常見的錯(cuò)誤，經(jīng)常有人會補(bǔ)一個(gè)郵件，說剛才忘附件了。
再次重審，職場無小事，每個(gè)人的職場形象，就是在細(xì)節(jié)中一步步立起來的。你的作風(fēng)是嚴(yán)謹(jǐn)還是馬大哈，你的態(tài)度是消極還是積極，你是建設(shè)者還是批評者，就這樣在日常小事中，一步步印在同事們的腦海里。而這個(gè)印象，在最關(guān)鍵的時(shí)候，會發(fā)揮至關(guān)重要的作用。??
與此相對應(yīng)的，是附上過多的附件。?????一個(gè)會議通知附五六個(gè)附件，大多數(shù)人看了會暈菜。如果一個(gè)郵件要讓人研究大半天，那發(fā)送者的思路肯定有問題。
一般來說，即使復(fù)雜的工作，附件也不要超過三個(gè)。人的耐心是有限的。??
郵件里有附件時(shí)，最好在正文里標(biāo)注一下，以示提醒。
郵件末尾有簽名檔，簽名檔一般包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，字?jǐn)?shù)不宜過多，行數(shù)一般不要超過4行，否則會喧賓奪主。
有人喜歡在此加上座右銘之類，這未嘗不可，但切忌另類、非主流，或者是與公司文化相悖。
簽名檔可以有設(shè)計(jì)感，但不要花里胡哨。文字字體最好與正文文字有區(qū)別，但字號應(yīng)比正文字體小一些。??
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