推進(jìn)澳大利亞統(tǒng)計(jì)局的知識(shí)管理
2005-1-11 7:53:27 郭宇峰編譯/KMCenter
導(dǎo)讀
一種認(rèn)同信息共享的組織文化
一種明確該局內(nèi)部所有信息和知識(shí)分布的框架
一系列鼓勵(lì)管理和共享信息的信息行為
一種急劇拓展的知識(shí)驅(qū)動(dòng)的工作空間
一種管理電子郵件和電子記錄的創(chuàng)新方法
一種久經(jīng)考驗(yàn)的元數(shù)據(jù)管理及其在商業(yè)流程中的應(yīng)用
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局簡(jiǎn)介
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局是澳大利亞國(guó)家級(jí)統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)。其宗旨是在國(guó)家與社會(huì)內(nèi)輔助和促進(jìn)基于信息的決策、研究和討論。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局也是澳大利亞最大的出版機(jī)構(gòu)，擁有數(shù)百種印刷本出版物，并開(kāi)通了包括20萬(wàn)頁(yè)內(nèi)容的網(wǎng)站。
采用知識(shí)管理的原因
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局鐘情于知識(shí)管理的原因很簡(jiǎn)單——該局希望自己能夠盡可能的多產(chǎn)。由于該局的大多數(shù)員工都屬于“知識(shí)型員工”，該局尋求有效的工作管理和幫助其員工來(lái)共享和共享其知識(shí)就是非常合乎情理的了。
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局不僅特別關(guān)注那些圍繞知識(shí)管理定義展開(kāi)的各種爭(zhēng)論，而且還非常關(guān)注來(lái)自“知識(shí)管理社區(qū)”的各種框架和創(chuàng)意。對(duì)于那些有價(jià)值的創(chuàng)意就爭(zhēng)取付諸實(shí)施。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局的信息管理和知識(shí)管理都與技術(shù)有不解之緣。大量早期的衛(wèi)星和網(wǎng)路計(jì)算方面的經(jīng)驗(yàn)使管理層可以開(kāi)發(fā)一種理想的人機(jī)交互系統(tǒng)。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局尤其對(duì)那些可以激發(fā)各種工作靈感方式（有利于創(chuàng)新和創(chuàng)造）的技術(shù)非常敏感。通過(guò)把這些技術(shù)與該局的具體業(yè)務(wù)相整合，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局極大提高了其生產(chǎn)力——使該局與其工作人員始終站在最前沿而不是落后于統(tǒng)計(jì)信息的需求。為了能夠促進(jìn)該流程，該局還對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化處理，形成了一套獨(dú)特的系統(tǒng)——澳大利亞統(tǒng)計(jì)局企業(yè)架構(gòu)，該架構(gòu)整合了該局的知識(shí)框架，尤其是集成了該局的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
發(fā)展中的澳大利亞統(tǒng)計(jì)局知識(shí)管理策略
早在1993年晚些時(shí)候，一種顯性知識(shí)策略（稱為澳大利亞統(tǒng)計(jì)局對(duì)象管理策略）就與Lotus Notes集成在一起被采用。對(duì)于“對(duì)象”的強(qiáng)調(diào)反映了澳大利亞統(tǒng)計(jì)局在管理對(duì)象（任何類型）和描述對(duì)象的信息（元數(shù)據(jù)）方面的興趣。該策略集成了一種簡(jiǎn)單的知識(shí)管理框架并且明確了知識(shí)管理文化和技術(shù)要素，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局高級(jí)管理層認(rèn)為通過(guò)培育一種通過(guò)交流、協(xié)作、自動(dòng)化工作流、有效資源發(fā)現(xiàn)、渴望知識(shí)交換的工作環(huán)境對(duì)于促進(jìn)該局的知識(shí)管理非常必要。
該策略詳細(xì)明確了底層技術(shù)能夠及不能夠做的范疇，將其定義為一種底層的驅(qū)動(dòng)力。當(dāng)澳大利亞統(tǒng)計(jì)局在1990年代早期尋找在一種辦公計(jì)算環(huán)境的時(shí)候，它認(rèn)為自己需要的是一種能夠提高組織和員工生產(chǎn)力的平臺(tái)（一種知識(shí)型工作方法）。直至今日，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局仍然可以通過(guò)開(kāi)發(fā)技術(shù)和人們與之交互的方式來(lái)不斷提高生產(chǎn)力。
該對(duì)象管理策略在2000年的時(shí)候被澳大利亞統(tǒng)計(jì)局知識(shí)策略所代替。2000年策略對(duì)于目標(biāo)進(jìn)行了更為詳盡的描述，但仍然在探尋一種“知識(shí)型工作方法”。2000年策略的最重要的特點(diǎn)就是鼓勵(lì)一系列激勵(lì)探尋共享理念發(fā)展的信息行為。該局的所有員工都在關(guān)于該局的入門第一課“桌面導(dǎo)讀”[桌面基礎(chǔ)]中被宣貫這些原則。
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局所用的主要工具和技術(shù)
一種認(rèn)同信息共享的組織文化
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局的文化總的來(lái)看是一種鼓勵(lì)知識(shí)管理的文化。員工們希望能夠在澳大利亞統(tǒng)計(jì)局里能夠獲得長(zhǎng)期而多樣的職業(yè)生涯，所以他們樂(lè)于接受來(lái)自文獻(xiàn)存檔和共享的效益。任何一個(gè)在組織內(nèi)部輪崗的人都會(huì)對(duì)于幫助他們適應(yīng)新的崗位的良性的知識(shí)型價(jià)值觀所感動(dòng)和感到欣慰，這種文化同樣鼓勵(lì)他們?yōu)楹髞?lái)者提供類似的幫助。并且，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局還鼓勵(lì)采用一種協(xié)同（即非競(jìng)爭(zhēng)）的方法來(lái)工作——利用開(kāi)放性的多學(xué)科和專業(yè)構(gòu)成的團(tuán)隊(duì)，并且強(qiáng)調(diào)采用一種“集體方法”。這就意味著工作組之間非常樂(lè)于與其他人共享他們的信息和知識(shí)。
知識(shí)框架
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局管理知識(shí)的最重要的一點(diǎn)就是其簡(jiǎn)單性。1993年，該局就采用了一種管理知識(shí)的框架，其中將信息和知識(shí)分為三類——企業(yè)級(jí)——工作組級(jí)——個(gè)人級(jí)。所有的溝通/工作/信息/知識(shí)都被認(rèn)為是在這三種情況下產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)的。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局鼓勵(lì)員工只在前兩者中工作——工作組或全局范圍。通過(guò)在這些領(lǐng)域內(nèi)的工作所產(chǎn)生的信息可以被管理、支持、發(fā)現(xiàn)并作為集體財(cái)產(chǎn)進(jìn)行共享。
澳大利亞統(tǒng)計(jì)局的知識(shí)行為和激活工具的目標(biāo)非常明確就是為了支持工作組和該局內(nèi)部的工作。那些被開(kāi)發(fā)出來(lái)用于支持個(gè)人層面工作的工具在輔助個(gè)人與工作組或公司情境中進(jìn)行溝通和轉(zhuǎn)換方面也做了著重考慮。這種方法的一個(gè)成果就是澳大利亞統(tǒng)計(jì)局只要管理那些在全局和工作組情境中的知識(shí)——忽略那些個(gè)人級(jí)的內(nèi)容就可以完成記錄管理的任務(wù)。
信息行為
為了支持該知識(shí)框架，該局還開(kāi)發(fā)了一系列的鼓勵(lì)員工創(chuàng)造信息，鼓勵(lì)運(yùn)用和共享的個(gè)人/工作組/公司的知識(shí)管理行為。這些行為明確了那些支持知識(shí)型概念工作的各種工作實(shí)踐。包括：
盡已所能探索、復(fù)用和構(gòu)建現(xiàn)有的知識(shí)
為確保能夠擁有快速有效地定位信息的技能而努力
識(shí)別那些需要共享知識(shí)的工作組
參與工作組知識(shí)的維護(hù)，幫助他人存取這些知識(shí)
推廣信息共享的效果
通用工具
另一個(gè)澳大利亞統(tǒng)計(jì)局知識(shí)管理的重要因素就是利用通用的工具和系統(tǒng)作為促進(jìn)劑。多年來(lái)，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局已經(jīng)認(rèn)識(shí)到復(fù)用創(chuàng)意/系統(tǒng)/流程而帶來(lái)的生產(chǎn)力收益，而且該統(tǒng)計(jì)局已經(jīng)開(kāi)始控制特殊工具和技術(shù)的使用。尤其是，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局已經(jīng)認(rèn)識(shí)到在全局范圍內(nèi)推廣一套可擴(kuò)展的大家都能夠數(shù)量使用的工具集，可以有效地支持觀點(diǎn)的交流，提高生產(chǎn)力；通過(guò)用他們熟悉的工具刺激其創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)造力，利用工具來(lái)滿足其能力需要。最好的證明就是澳大利亞統(tǒng)計(jì)局用Lotus Notes作為其桌面平臺(tái)（在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)了1100種應(yīng)用）。但是，這種方法也可以在該局的數(shù)據(jù)管理中得以運(yùn)用，在數(shù)據(jù)管理方面許多拓展性的工作被用于添加和組織其各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為輸入/輸出數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，進(jìn)而創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的發(fā)布源。在各個(gè)層面支持這項(xiàng)工作的是基于元數(shù)據(jù)有利于信息資源發(fā)現(xiàn)的拓展性理解。
廣泛應(yīng)用“工作組”數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)鞏固交流、協(xié)作和信息資產(chǎn)管理的有效方法
在澳大利亞統(tǒng)計(jì)局最初部署Lotus Notes的時(shí)候，就決定用共享討論社區(qū)來(lái)替代電子郵件。強(qiáng)調(diào)Notes郵件主要是指“個(gè)人資料”。早期的“討論數(shù)據(jù)庫(kù)”應(yīng)用程序也發(fā)生了很大的改變?，F(xiàn)在擁有了更多功能，包括工作組級(jí)電子郵件。專門用于支持工作組為單位的工作。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局目前已經(jīng)擁有數(shù)百個(gè)工作組數(shù)據(jù)庫(kù)——大約是其所確定的組織化團(tuán)隊(duì)的3倍。這些多出來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)有效支持的內(nèi)部的“實(shí)踐社區(qū)”，可與公司組織架構(gòu)中明確界定的工作相并行。默認(rèn)情況下，工作組是開(kāi)放式的——任何人都可以在其他工作組中檢索、查閱和發(fā)布文檔。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局工作組數(shù)據(jù)庫(kù)的另外一個(gè)特點(diǎn)就是其內(nèi)在的強(qiáng)有力的“元數(shù)據(jù)”支持。當(dāng)文獻(xiàn)創(chuàng)建和歸類的時(shí)候，它自動(dòng)獲取控制存取、存檔及文檔生命周期的一系列元數(shù)據(jù)。
涵蓋資金和員工的知識(shí)管理方法結(jié)構(gòu)與協(xié)調(diào)
從1993年開(kāi)始，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局就在組織內(nèi)部設(shè)立了相當(dāng)于APS 2級(jí)主管的知識(shí)總監(jiān)職位，主要負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)、拓展和支持該局內(nèi)部知識(shí)的協(xié)調(diào)工作，鼓勵(lì)創(chuàng)新；通過(guò)與該局的技術(shù)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)人員的溝通和交流來(lái)推動(dòng)知識(shí)管理工作。在最初的幾年，知識(shí)管理經(jīng)理們的工作得到了包括SES官員在內(nèi)的指導(dǎo)委員會(huì)和所選出的APS 2級(jí)總監(jiān)的大力支持，以及高層的授權(quán)，并與高管層目標(biāo)緊密關(guān)聯(lián)。最近一段時(shí)間，知識(shí)管理總監(jiān)已經(jīng)得到了位于南澳大利亞的“卓越知識(shí)管理中心”（KM Centre of Excellence）的調(diào)研以及開(kāi)發(fā)支持澳大利亞統(tǒng)計(jì)局知識(shí)管理系統(tǒng)的相關(guān)服務(wù)的鼎力支持。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局最近將其知識(shí)管理行為視為一種“動(dòng)力”或“創(chuàng)新”，知識(shí)管理總監(jiān)直接向技術(shù)服務(wù)部總裁匯報(bào)工作。
在資金方面，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局知識(shí)管理項(xiàng)目在過(guò)去4年里得到了每年大約30萬(wàn)美元的資金支持，2000年前每年大約20萬(wàn)美元。這些資金包括薪金以及開(kāi)發(fā)和部署該組織知識(shí)服務(wù)和技術(shù)所需的資金，學(xué)習(xí)內(nèi)容和技術(shù)開(kāi)發(fā)，如“歡迎頁(yè)面”（Welcome Page）——澳大利亞統(tǒng)計(jì)局門戶，以及內(nèi)部的紀(jì)錄保存系統(tǒng)。更多的促進(jìn)知識(shí)管理架構(gòu)的相關(guān)活動(dòng)，如推動(dòng)澳大利亞統(tǒng)計(jì)局共享理念（知識(shí)管理文化推廣）已經(jīng)深深地嵌入到該組織的入職與學(xué)習(xí)培訓(xùn)。很多核心的技術(shù)架構(gòu)，如該組織的工作組數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)模板，以及開(kāi)發(fā)服務(wù)也會(huì)被作為核心架構(gòu)通過(guò)Lotus Notes版本的更新開(kāi)發(fā)進(jìn)行資助。這樣，任何新的知識(shí)管理架構(gòu)都可以隨著核心架構(gòu)的更新而得到升級(jí)。
經(jīng)驗(yàn)之談
領(lǐng)導(dǎo)層的鼎力支持非常必要
早在1990年代，組織高層就把對(duì)于知識(shí)管理能動(dòng)環(huán)境提高到一個(gè)非常高的高度。高層不但在技術(shù)方面，而且在推動(dòng)工作和知識(shí)共享方面都給予鼎力支持。知識(shí)管理投入巨大，但是特別強(qiáng)調(diào)一種簡(jiǎn)單的知識(shí)管理模式，業(yè)務(wù)職責(zé)，對(duì)平臺(tái)和流程的所有權(quán)。
通過(guò)改變?nèi)藗儗?duì)于工作方式的思考來(lái)改變?nèi)?/span>
一個(gè)著名的20世紀(jì)思想家Buckminster Fuller說(shuō)過(guò)“要教給人們一種新的思考方式，不要試圖直接教誨他們，相反，給他們一種工具，一種可以引導(dǎo)其采用新的思考方式的工具”。在過(guò)去10年的開(kāi)發(fā)中，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局發(fā)現(xiàn)通過(guò)給人們授權(quán)——讓他們?cè)谝环N充滿信任和開(kāi)放的環(huán)境中自由共享和增值——可以通過(guò)影響其工作方式來(lái)改變其工作思維方式。澳大利亞出版服務(wù)社的出版物，“植入APS價(jià)值”，就有一個(gè)學(xué)習(xí)澳大利亞統(tǒng)計(jì)局信息共享方法的案例研究。大量實(shí)踐證明已經(jīng)到其他政府部門工作的前澳大利亞統(tǒng)計(jì)局員工，都非常懷念澳大利亞統(tǒng)計(jì)局的“知識(shí)能動(dòng)”的工作環(huán)境。
展望
大約一年前澳大利亞統(tǒng)計(jì)局意識(shí)到，澳大利亞統(tǒng)計(jì)局在管理“信息資產(chǎn)”方面做的很好，而在管理“流程知識(shí)”方面還有欠缺之處。許多“如何順利完成任務(wù)”之類的細(xì)節(jié)信息存在于澳大利亞統(tǒng)計(jì)局員工的頭腦中。澳大利亞統(tǒng)計(jì)局因此啟動(dòng)了一項(xiàng)雄心勃勃的項(xiàng)目來(lái)為“業(yè)務(wù)流程管理”提供支持服務(wù)。目標(biāo)就是要簡(jiǎn)化存檔、運(yùn)營(yíng)、理解并改進(jìn)人機(jī)融合的業(yè)務(wù)流程。該系統(tǒng)的要點(diǎn)如下：
建立業(yè)務(wù)流程的企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)（采用XML格式定義流程而不僅用流程圖表示）
相關(guān)服務(wù)（可供流程調(diào)用——如“預(yù)定會(huì)議”、“運(yùn)行這項(xiàng)SAS運(yùn)算”）
工作流引擎（主要負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)流程的自動(dòng)化部分）
流程控制門戶，提供操縱、管理和存檔流程狀態(tài)的接口
流程控制門戶將成為工作組數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)新的組成部分。通過(guò)創(chuàng)建和運(yùn)營(yíng)來(lái)自工作組數(shù)據(jù)庫(kù)的流程，該工作組數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄存貯架構(gòu)就可以自動(dòng)得以集成。該局的業(yè)務(wù)流程也就可以像其他信息資產(chǎn)一樣同樣可見(jiàn)并得到妥善管理。相關(guān)模型正在進(jìn)行開(kāi)發(fā)，并將于2004年進(jìn)行全面部署。
本文譯自Enabling Knowledge Management @ the ABS，敬請(qǐng)指正
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