用“7×3”體系成就項(xiàng)目管理 鮑雨松
根據(jù)Gartner的調(diào)查，到2006年，超過50%的企業(yè)將會(huì)采用各種各樣的項(xiàng)目管理系統(tǒng)和服務(wù)來管理部門之間的合作，合理分配資源，追蹤利用率和成本。根據(jù)調(diào)查，使用項(xiàng)目管理工具的獲得的收益如下：投資收益率增加25%；生產(chǎn)能力增加15%；節(jié)省時(shí)間15%；工作效率增加20%。PMIS對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理的實(shí)施和控制能起到事半功倍的作用。
記得有一次去無錫，開車經(jīng)過一個(gè)朋友曾經(jīng)參與的工程項(xiàng)目，他欣喜自豪地告訴我，這個(gè)項(xiàng)目我們公司贏利1000萬元，究其自豪的原因是他們公司很多項(xiàng)目因?yàn)橐恍┰蚬て谕涎由踔磷詈筇潛p。我們常常會(huì)看到，在企業(yè)里，一些被寄予厚望的項(xiàng)目最終以挫折和失敗告終，這是非常殘酷，然而又是個(gè)不爭的事實(shí)。當(dāng)然，對(duì)于一些傳統(tǒng)工程項(xiàng)目，人們常常會(huì)以自然環(huán)境、客觀條件等因素解釋其難以控制的原因；可是，更多地項(xiàng)目卻是因?yàn)槿狈α己玫墓芾砜刂埔庾R(shí)和手段而背離了最初的目標(biāo)，其中，也包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制能力意識(shí)和把握。
歸結(jié)起來，現(xiàn)在的企業(yè)項(xiàng)目管理，普遍存在以下管理問題，使得項(xiàng)目變得如此不可控：
沒有設(shè)置必要的組織體系：決策層沒有真正關(guān)心項(xiàng)目管理，或者可能是口頭上支持，但沒有將支持落實(shí)到具體行動(dòng)上，沒有設(shè)置項(xiàng)目管理辦公室(PMO)或相應(yīng)組織；
企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)不明確，從而在進(jìn)行多項(xiàng)目管理時(shí)會(huì)引發(fā)沖突和紊亂；
沒有建立一套全面、科學(xué)的企業(yè)項(xiàng)目管理制度；
在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，公司各級(jí)人員的權(quán)責(zé)不清，從而對(duì)項(xiàng)目不能有效進(jìn)行控制；
管理沒有用數(shù)字說話，缺少度量；
沒有建立知識(shí)管理體系，從而導(dǎo)致大量重復(fù)勞動(dòng)，工作效率不高，企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)得不到積累；
沒有項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)支持管理工作，使得在企業(yè)項(xiàng)目管理方面的投入與產(chǎn)出比低下。
項(xiàng)目管理控制的“7×3”體系模型
拋開不可預(yù)見的不可控制因素，在企業(yè)里，管理者經(jīng)常會(huì)因?yàn)楦鞣N即將實(shí)施的項(xiàng)目或者管理體系缺乏足夠的控制手段而感到頭疼。本質(zhì)來說，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過一個(gè)系統(tǒng)的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)目前面臨的控制缺失的問題。
總結(jié)起來，必須全面考慮以下7個(gè)方面的要素：管理組織、管理目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)過程、項(xiàng)目管理實(shí)施、度量、知識(shí)管理、信息系統(tǒng)；每個(gè)要素又從組織層面分為3個(gè)層次：決策層、控制層、執(zhí)行層。這就是企業(yè)項(xiàng)目管理的“7×3”體系模型。如表1所示。
表1 企業(yè)項(xiàng)目管理“7×3”體系模型
層次
管理
組織
管理目標(biāo)
標(biāo)準(zhǔn)過程
項(xiàng)目管理
實(shí)施
度量
知識(shí)管理
信息系統(tǒng)
1
決策層
戰(zhàn)略目標(biāo)
管理方針
分析決策
決策層度量
決策層與
知識(shí)管理
決策層
信息系統(tǒng)
2
控制層
組合項(xiàng)目
目標(biāo)
組織標(biāo)準(zhǔn)
過程
組合項(xiàng)目
管理實(shí)施
控制層度量
控制層與
知識(shí)管理
控制層
信息系統(tǒng)
3
執(zhí)行層
項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目過程
單項(xiàng)目管理實(shí)施
執(zhí)行層度量
執(zhí)行層與
知識(shí)管理
執(zhí)行層
信息系統(tǒng)
在這個(gè)模型中，我們可以注意到，依據(jù)管理組織層面展開的各個(gè)要素，構(gòu)成了項(xiàng)目管理基本的目標(biāo)計(jì)劃執(zhí)行控制過程。信息系統(tǒng)作為實(shí)現(xiàn)管理組織各個(gè)層次職能的最后一個(gè)要素，使得項(xiàng)目型的管理組織在IT工具的支撐下，將控制可以落實(shí)到能夠操作的層面，從而帶來效率和效果的改善。
[通過信息系統(tǒng)，可以將管理理念轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行工具。]
構(gòu)建IT工具支撐的項(xiàng)目管理控制體系
現(xiàn)在企業(yè)的管理理念、方法和工具是緊密聯(lián)系在一起的，僅僅有好的理念，而無法落實(shí)到操作層面，對(duì)企業(yè)的具體問題和實(shí)際工作是沒有多少實(shí)質(zhì)性幫助的。通過信息系統(tǒng)，可以將管理理念轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行工具。
現(xiàn)在眾多的軟件公司都推出了自己的企業(yè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，如何將信息系統(tǒng)用好，讓其發(fā)揮作用，這需要企業(yè)首先要清楚自己的需求。如果需求不明確，信息系統(tǒng)將不會(huì)發(fā)揮較好的作用。從“7×3”體系模型的角度來分析對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的需求，可以整理出比較全面、有效的需求。
管理組織對(duì)信息系統(tǒng)的需求
根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目管理“7×3”體系模型，管理組織主要分為三層：決策層、控制層、執(zhí)行層。每一層對(duì)不同的項(xiàng)目、有著不同的存取權(quán)限。因此信息系統(tǒng)要滿足以下需求：
支持組織分解結(jié)構(gòu)Organizational Breakdown Structure(OBS)，以樹狀結(jié)構(gòu)反映企業(yè)的管理層次與架構(gòu)。
支持多用戶的應(yīng)用。
控制用戶對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的存取范圍及存取權(quán)限。
管理目標(biāo)對(duì)信息系統(tǒng)的需求
戰(zhàn)略目標(biāo)、組合項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目目標(biāo)是逐層往下分解。項(xiàng)目目標(biāo)要與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，為達(dá)成戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)。因此信息系統(tǒng)要滿足以下需求：
對(duì)項(xiàng)目要可以設(shè)定優(yōu)先級(jí)，以便當(dāng)項(xiàng)目之間的時(shí)間、成本、資源發(fā)生沖突時(shí)，作為權(quán)衡的依據(jù)。
計(jì)算項(xiàng)目的投資回報(bào)率ROI，以作為選擇項(xiàng)目的依據(jù)。
目標(biāo)分解結(jié)構(gòu)，從上至下對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分解?？梢员４娑鄠€(gè)時(shí)刻的目標(biāo)計(jì)劃，作為衡量項(xiàng)目績效的依據(jù)。
標(biāo)準(zhǔn)過程對(duì)信息系統(tǒng)的需求
企業(yè)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)項(xiàng)目管理的核心，主要目標(biāo)是提高項(xiàng)目管理的規(guī)范化，提高項(xiàng)目效率。因此標(biāo)準(zhǔn)過程要非常便于查詢和使用，對(duì)信息系統(tǒng)有以下需求：
組織標(biāo)準(zhǔn)過程可在信息系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一存放，查詢方便。可按部門、角色、過程要素等進(jìn)行分類查詢。
可根據(jù)組織標(biāo)準(zhǔn)過程自動(dòng)生成項(xiàng)目過程，并進(jìn)行適當(dāng)裁剪，以便在新建項(xiàng)目時(shí)，可以快速、規(guī)范的建立項(xiàng)目過程。
對(duì)組織標(biāo)準(zhǔn)過程可以進(jìn)行維護(hù)，包括新增、修改、刪除、查詢等。
項(xiàng)目管理實(shí)施對(duì)信息系統(tǒng)的需求
項(xiàng)目管理實(shí)施對(duì)信息系統(tǒng)有以下需求：
編制項(xiàng)目計(jì)劃；
進(jìn)度維護(hù)；
當(dāng)前計(jì)劃與目標(biāo)的對(duì)比分析；
資源使用情況分析；
費(fèi)用完成情況分析；
贏得值分析；
臨界值的設(shè)置與監(jiān)控；
問題分析與跟蹤；
風(fēng)險(xiǎn)分析與跟蹤；
文檔管理；
信息發(fā)布。
度量對(duì)信息系統(tǒng)的需求
在企業(yè)、項(xiàng)目組合、項(xiàng)目、WBS各個(gè)層級(jí)上都可以進(jìn)行度量分析，從而可以對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度和成本執(zhí)行情況進(jìn)行有效的監(jiān)控和分析。主要包括三類度量指標(biāo)：執(zhí)行情況，贏得值分析，執(zhí)行指數(shù)。
知識(shí)管理對(duì)信息系統(tǒng)的需求
知識(shí)庫主要由參照項(xiàng)目組成，參照項(xiàng)目是由一組作業(yè)組成的，包括WBS、作業(yè) 、作業(yè)邏輯關(guān)系、組織分解結(jié)構(gòu)OBS、角色和資源、工作產(chǎn)品及文檔等。對(duì)知識(shí)庫中的內(nèi)容要能進(jìn)行維護(hù)。
在項(xiàng)目結(jié)束、或者在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，控制層如果認(rèn)為某個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃制定得比較好，可以作為經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣，則可以將該項(xiàng)目的信息導(dǎo)入到知識(shí)庫中作為參照項(xiàng)目，以便其它項(xiàng)目參考和引用。將已完成項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)導(dǎo)入到知識(shí)庫中，通過不斷的提高和完善，可以讓將來類似的項(xiàng)目借鑒和參考。
在新建項(xiàng)目，進(jìn)行項(xiàng)目構(gòu)造時(shí)，可以直接調(diào)用知識(shí)中的參照項(xiàng)目來創(chuàng)建項(xiàng)目，并可以根據(jù)要求來自行定制與載剪。
在知識(shí)庫中還要可以方便的進(jìn)行文檔管理，以保存各種有價(jià)值的文檔資料。
[信息時(shí)代給項(xiàng)目管理本身帶來了什么價(jià)值？又多大程度的改變了企業(yè)管理控制的模式？我們可以一起感受信息技術(shù)的力量。]
項(xiàng)目管理信息化的意義
在2l世紀(jì)，信息技術(shù)將更具有戰(zhàn)略意義，它可以使網(wǎng)上虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享群體組件應(yīng)用技術(shù)、多媒體技術(shù)以及企業(yè)范圍的項(xiàng)目管理軟件，從而可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行更協(xié)作、更熟練的管理，也更容易實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和組織目標(biāo)。信息時(shí)代的項(xiàng)目管理將極大地改善項(xiàng)目的運(yùn)作方式，使得控制更加實(shí)時(shí)高效，具體表現(xiàn)在以下方面：
估算工具將控制推到最前端
給市場創(chuàng)造產(chǎn)品或提供服務(wù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要提高估算項(xiàng)目開發(fā)所需要的資源和時(shí)間的能力。傳統(tǒng)模式下的項(xiàng)目估算工具往往得出的估計(jì)缺乏準(zhǔn)確性和可靠性，而以此為基礎(chǔ)來分配項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的估計(jì)量，最終將會(huì)給項(xiàng)目帶來巨大的損失。在信息時(shí)代，管理者可以使用以知識(shí)為基礎(chǔ)的估算工具，這種估算工具以項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)結(jié)合使用。以知識(shí)為基礎(chǔ)的估算工具是利用可靠的內(nèi)部或外部知識(shí)，編制一個(gè)詳細(xì)的任務(wù)層次計(jì)劃，包括項(xiàng)目大小、復(fù)雜程度、分類、語言和其他屬性等的工具。將來，只有少數(shù)技術(shù)專家使用這些工具來管理高科技項(xiàng)目的情況將越來越少，企業(yè)中會(huì)有越來越多的項(xiàng)目專家使用這些工具。
PMIS的應(yīng)用更利于全過程控制
早期的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）只能在大型計(jì)算機(jī)上應(yīng)用，適用于大型項(xiàng)目的管理，且系統(tǒng)功能比較單一，應(yīng)用范圍也有限，隨著小型和微型計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，以小型和微型計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的項(xiàng)目管理軟件得到了廣泛的應(yīng)用，這些軟件可以應(yīng)用于各種商業(yè)活動(dòng)，通常有便于用戶操作的圖形界面，可以幫助用戶安排好活動(dòng)，制定工作任務(wù)，計(jì)劃時(shí)間進(jìn)度，把握任務(wù)之間的關(guān)系，管理好資源，控制項(xiàng)目進(jìn)程。用于控制簡單或者中小型項(xiàng)目，使用其實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度的完成情況、實(shí)際成本與預(yù)算的差異、資源的使用情況等信息。 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中采用的方法即項(xiàng)目管理的方法， 主要是運(yùn)用動(dòng)態(tài)控制原理， 對(duì)項(xiàng)目管理的投資、進(jìn)度和質(zhì)量方面的實(shí)際值與計(jì)劃值相比較，找出偏差，分析原因，采取措施，從而達(dá)到控制效果。因此，PM I S主要包括項(xiàng)目投資控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同管理和系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊。
創(chuàng)造共享、協(xié)同的工作環(huán)境
基于項(xiàng)目信息門戶(P I P)是在對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全過程中項(xiàng)目參與各方產(chǎn)生的信息和知識(shí)進(jìn)行集中式管理的基礎(chǔ)上，為項(xiàng)目參與各方在Internet平臺(tái)上提供的一個(gè)獲取個(gè)性項(xiàng)目信息的單一入口，其目的是為項(xiàng)目參與各方提供一個(gè)高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境。與傳統(tǒng)項(xiàng)目參與方信息的分散保存和管理不同，基于項(xiàng)目信息門戶(P I P)的項(xiàng)目管理具有以下特點(diǎn)：
加強(qiáng)了信息的存儲(chǔ)與溝通——通過信息進(jìn)行集中和共享式的存儲(chǔ)與管理，提高了信息交流的效率，降低了信息交流的成本，提高了信息交流的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
提高了信息的可獲取性和可重用性——使項(xiàng)目信息的使用者可以不受時(shí)間和空間的限制，并改變了信息的傳送媒介。
改變了項(xiàng)目信息的獲取方式——PIP通過信息的集中表達(dá)和有效管理，信息獲取者可以根據(jù)業(yè)務(wù)處理和決策工作的需要來獲取信息，緩解了“信息過載”現(xiàn)象， 提高信息利用和項(xiàng)目決策的效率。
從會(huì)議與協(xié)作工具中受益的溝通環(huán)境
在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，每一個(gè)項(xiàng)目都可以從會(huì)議與協(xié)作工具中受益，它能使分散的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員通過電子形式實(shí)時(shí)地參與會(huì)議。在項(xiàng)目組成員較分散時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)關(guān)于商業(yè)和技術(shù)管理方面的大量文檔資料將隨時(shí)可供查閱，既方便快捷，而且儲(chǔ)存費(fèi)用也不高，解決了項(xiàng)目組經(jīng)常碰面所帶來的不便。項(xiàng)目可以從各種各樣的群件應(yīng)用程序中進(jìn)行選擇，以達(dá)到這些要求。
歸納起來，企業(yè)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備以下特點(diǎn)：
功能和結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與企業(yè)組織整體機(jī)制相適應(yīng)；
操作流程應(yīng)當(dāng)符合項(xiàng)目管理的基本方法和企業(yè)項(xiàng)目管理的方法；
易學(xué)易用，便于企業(yè)各級(jí)管理人員使用；
及時(shí)綜合項(xiàng)目信息，提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的項(xiàng)目數(shù)據(jù)；
為高層決策者提供多計(jì)劃、多項(xiàng)目的全部信息；
對(duì)進(jìn)度計(jì)劃、工作完成情況和預(yù)測做出更新，做出項(xiàng)目績效評(píng)估報(bào)告；
具備開放性，便于和其他系統(tǒng)功能整合，容易升級(jí)；
具備優(yōu)先級(jí)管理和預(yù)警系統(tǒng)；
為工作在不同等級(jí)的各種干系人提供不同的功能與等級(jí)的信息；
支持在地理上分隔的虛擬團(tuán)隊(duì)；
提供歷史數(shù)據(jù)庫，收集公司特定信息并對(duì)未來進(jìn)行計(jì)劃和估算；
減少行政管理的負(fù)擔(dān)。
人們常常認(rèn)為管理是一個(gè)無邊界的大概念，無論是以前，還是現(xiàn)在，企業(yè)試圖通過完善的計(jì)劃控制管理體系來確保目標(biāo)的順利達(dá)成。而在項(xiàng)目管理領(lǐng)域，自從其90年代引入中國以來，已經(jīng)突破了原有的傳統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域。眾多的企業(yè)或者組織，在發(fā)展過程中不斷擴(kuò)張，同時(shí)開展多元化的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，使得工作本身越來越多的打破了傳統(tǒng)的組織職能界限，成為以項(xiàng)目為導(dǎo)向的虛擬組織。管理難度在增加的同時(shí)，也就更多地激發(fā)出企業(yè)建立適合的管理控制體系、利用項(xiàng)目工具提高效率效果，將這些 “一項(xiàng)項(xiàng)企業(yè)有始有終的工作或者事務(wù)”管理起來，以求利用有限的約束資源更好地達(dá)成目標(biāo)效果。
我想管理信息化項(xiàng)目的意義就在于，它決不僅僅是實(shí)現(xiàn)了流程的自動(dòng)化，進(jìn)一步的收益在于，它一定是帶動(dòng)著管理模式及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，并因此改變著人們的思維模式，通過項(xiàng)目管理工具真正地將項(xiàng)目管理的各個(gè)要素整合到系統(tǒng)中來，實(shí)現(xiàn)對(duì)于項(xiàng)目管理全過程的協(xié)同和控制。
作者：鮑雨松 美國PMI認(rèn)證項(xiàng)目管理專業(yè)人員（PMP），中國地質(zhì)大學(xué)信息工程學(xué)院特聘講師
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