合理安排時間
記住浪費時間就是浪費機會。
第一節(jié) 惜時如金
浪費時間就是浪費生命。
一 時間就是金錢
“你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是組成生命的材料。”
“記住，時間就是金錢。假如說一個每天能掙10個先令的人，玩了半大或躺在沙發(fā)上消磨了半天，他以為他在娛樂上僅僅花了6個便士而已。不對！他還失掉了他本可以掙得的5個先令。...記住金錢就其本性來說，決不是不能生殖的。錢能生錢，而且它的子孫還會有更多的子孫。....誰殺死一頭生仔的豬，那就是消滅了它的一切后裔，以于它的子孫萬代，如果誰毀掉了5先令的錢，那就是毀掉了它所能產(chǎn)生的一切，也就是說，毀掉了一座英鎊之山。”
這是美國著名的思想家本杰明富蘭克林的一段名言，它通俗而又直接地闡釋了這樣一個道理：如果想成功，必須重視時間的價值。
拿破侖希爾指出，利用好時間是非常重要的，一天的時間如果不好好規(guī)劃一下，就會白白浪費掉，就會消失得無影無蹤，我們就會一無所成。經(jīng)驗表明，成功與失敗的界線在于怎樣分配時間，怎樣安排時間。人們往往認為，這兒幾分鐘，那兒幾小時，沒什么用，但它們的作用很大。時間上的這種差別非常微妙，要過幾十年才看得出未。但有時這種差別又很明顯，貝爾就是這個例子。貝爾在研制電話機時，另一個叫格雷的也在進行這項試驗。兩個人幾乎同時獲得了突破，但是貝爾到達專利局比格雷早了兩個小時，當然，這兩人是不知道對方的，但貝爾就因這120分鐘而取得了成功。
你最寶貴的財產(chǎn)是你手中的時間。好好地安排時間，不要浪費時間，請記住浪費時間就等于浪費生命。
二 效率就是生命
時間是特點是，既不能逆轉(zhuǎn)，也不能貯存，是一種不能再生的、特殊的資源，因此拿破侖希爾認為：“一切節(jié)約歸根到底都是時間的節(jié)約”。
時間對任何人、任何事都是毫不留情的，是專制的。時間可以毫無顧忌地被浪費，也可以被有效地利用。有效地利用時間，便是一個效率問題，也對以說，效率就是單位時間的利用價值。人的生命是有限時間的積累。以人的一生來計劃，假如以80高齡來算，大約是70萬個小時，其中能有比較充沛的精力進行工作的時間只有40年，大約15000個工作日，35萬個小時，除去睡眠休息，大概還剩2萬個小時。生命的有效價值就靠在這些有限的時間里發(fā)揮作用。提高這段時間里的工作效率就等于延長壽命。顯然“效率就是生命”也是無可非議的。
美國麻省理工學院對3000名經(jīng)理作了調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)凡是優(yōu)秀的經(jīng)理都能做到精于安排時間，使時間的浪費減少到最低限度。《有效的管理者》一書的作者杜拉克說：“認識你的時間是每個人只要肯做就能做到的，這是一個人走向成功的有效的自由之路。”根據(jù)有關(guān)專家的研究和許多領(lǐng)導(dǎo)者的實踐經(jīng)驗，駕馭時間，提高效率的方法對以概括為下列五個方面：
要善于集中時間。切忌平均分配時間，要把自己有限的時間集中在處理最重要的事情上，切忌不可每樣工作鍛抓，要有勇氣并機智地拒絕不必要的事、次要的事。一件事情來了，首先要問：“這件事情值不值得做？”決不可遇到事情就做，更不能因為反正做了事，沒有偷懶就心安理得。
要善于把握時間。時機是事物轉(zhuǎn)折的關(guān)鍵時刻。抓住時機可以牽一發(fā)而動會局，以較小的代價取得較大的效果，促進事物的轉(zhuǎn)化，推動事物向前發(fā)展。錯過了時機，往往會使到手的成果付諸東流，造成“一著不慎，全局皆輸”的嚴重后果。所以成功人士必須善于審時度勢，捕捉時機，把握“關(guān)節(jié)”，恰到“火候”，贏得時機。
要善于處理兩類的間。對于一名成功人士來說，存在著兩類時間：一類是屬于自己控制的時間，稱作“自由時間”；另一類是屬于對他人他事的反面的時間，不由自己支配，稱作“應(yīng)對時間”。
兩類時間都客觀存在，都是必要的。沒有“自由時間”，完全處于被動、應(yīng)付狀態(tài)，不能自己支配時間，不是一名有效的領(lǐng)導(dǎo)者。但是要完全控制自己的時間在客觀上也墾不可能的。沒有“應(yīng)對時間”，都想變?yōu)?#8220;自出時間”，實際上也就侵犯了別人的時間。因為個人的完全自由必然會造成他人的不自由。
要善于利用零散時間。時間不可能集中，往往出現(xiàn)很多零散時間。要珍惜并充分利用大大小小的零散時間，把零散時間，用來從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。
要善于運用會議時間。召開會議是為了溝通信息、討論問題，安排工作、協(xié)調(diào)意見、作出決定。會議時間運用得好，可以提高工作效率，節(jié)約大家的時間；運用得不好，反而會降低工作效率，浪費大家的時間。
三 穿越時間遂道
隨著人類社會生產(chǎn)的發(fā)展特別是科學技術(shù)的提高，時間的價值，猶如核裂變反應(yīng)，正以幾何級數(shù)成倍增長?，F(xiàn)代一臺紡紗機一小時紡的紗，抵得上古老的紡車嗡嗡響一年；拖拉機一人一機，一天，能干完牛拉犁幾個月的工作量；乘超音捷飛機數(shù)小時可以從西半球飛到東半球，而當年周游一國竟耗去人半生的時間.....?，F(xiàn)在一小時所創(chuàng)造的價值比古代不知要高出多少倍。托夫勒在談到電子計算機所起深刻作用時曾指出：“20年來，用術(shù)語來說，計算機科學家已經(jīng)經(jīng)歷廠從毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十億分之一秒）——幾乎是超越人類想象能力的對時間的壓縮。這也就是說，一個人的全部工作壽命，就算80，000個工作小時（每年2000小時，40年，可以壓縮為4.8分鐘。”社會學家曾估計：“今天社會在3年內(nèi)的變化相當于本世紀初30年內(nèi)的變化、牛頓以前300年內(nèi)的變化、石器時代3000年內(nèi)的變化。”
時間的增值效應(yīng)，正在引起一串的鏈式反應(yīng)，涉及到社會的各個方面。
在工業(yè)上，喪失一分一秒、就可能倒閉破產(chǎn)。正如美國汽車大王福特二世所說的那樣：“企業(yè)成功與高速度之間的關(guān)系，比起與任何其他幾個因素之間的關(guān)系來都要密切。”
至于商業(yè)更是爭時如爭金。為了捕捉瞬息萬變的商業(yè)信息，日本貿(mào)易振興會不惜巨資，在全世界182個地方設(shè)立了調(diào)查點，按不同的商品和地區(qū)進行分類，出版專門性的商業(yè)情報雜志，并開展“委托調(diào)查”的業(yè)務(wù)，根據(jù)企業(yè)的委托要求，利用海外情報網(wǎng)絡(luò)有針對性地組織商場調(diào)查，收集信息。
所謂信息，就一般定義而言，是指社會共享的人類的一切知識，以及從客觀現(xiàn)象中提煉出來的各種消息和情報。信息貫穿在政治、經(jīng)濟、軍事、科學、教育、文化、藝術(shù)和社會生活一切領(lǐng)域。尤其現(xiàn)代社會生活節(jié)奏袂，正在進人信息時代。由于當代科學技術(shù)的發(fā)展，信息的傳播速度越來越快。目前，全世界發(fā)表的含有新知識的論文平均每天有近14000千篇，平均每天有800-900件專利問世。全世界每年出版55萬種圖書，平均每一分鐘就出版一種新書。近20年來，每年形成的文獻資料頁數(shù)，美國約1750億頁，前蘇聯(lián)約600億頁。據(jù)聯(lián)合國教科文組組的統(tǒng)計，科學知識的增長率，從60年代以來的9.5％發(fā)展到70年代的10.6％，80年代則達到126.5％。過去每隔1O—15年人類知識就要翻一番，如3—5年就要翻一番?；瘜W雜志參考文獻的實用期，約有50％不到8年就得更新，而物理雜志參考文獻半數(shù)以上都是近5年內(nèi)發(fā)表的。有人統(tǒng)計，人類全部科技知識總量的80％都是本世紀產(chǎn)生的。
信息在人類杜會發(fā)展中的重要作用，以及現(xiàn)代社會進人“信息社會”的新形勢。要求我們每個人在時間運用商要運籌帷幄，精心安排、組織工作，珍惜時間，善用時間。只有這樣，在激烈的競爭中，才能立于不敗之地。
第二節(jié) 善于利用閑暇時間
盜賊利用時間，謀士創(chuàng)造時間。有效率的成功人士既是謀士又是盜賊，他們能從無關(guān)緊要的事或休閑活動中竊取時間，創(chuàng)造精彩人生。
有時你會聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時再做”。但事實上，沒有所謂“空”的時間。你可能有“休閑”時間卻，沒有有“空”的時間。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時間。你的每一分鐘都很值錢。
凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞科學院”，每晚例會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的各種科學創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。據(jù)說，茶杯和茶壺已列為英國劍橋人學的一項“獨特設(shè)備”，以鼓勵科學家們充分利用余暇時間，在飲茶時溝通學術(shù)思想，交流科技成果。“閑不住”的人們還在閑暇時間里積極開刨自己的“第二職業(yè)”。在概率論、解析幾何等方面有卓越貢獻的費爾馬，他的第一職業(yè)是法國圖盧西城的律師，而數(shù)學則是他的“第二職業(yè)”。哥白尼的正式職業(yè)是大主教秘書和醫(yī)生，而創(chuàng)立太陽系學說卻成為廠他“第二職業(yè)”的研究課題。富蘭克林的許多電學成就是當印刷工人時從事“第二職業(yè)”的成果。“閑不住”的人們還在閑暇時間里虛心向社會上的能人賢者求教。托爾斯泰曾在基輔公路上不恥下問，請教有豐富生活經(jīng)驗的農(nóng)民。達爾文曾在科學考察途中，拜工人、漁民、教師為師。不甘悠閑，不求閑情，已被革命家和科學家視為生活的準則。
在生活中，有各種各樣的度過閑暇時間的方式。有人利用閑暇時間博覽群書，汲取知識的甘泉；有人利用閑暇時間游歷名山大川；有人利用閑暇時間廣交朋友，撒下友誼的種子；有人利用閑暇時間進行美術(shù)創(chuàng)作，摸索篆刻藝術(shù)，構(gòu)思長篇小說，讓思維張開想象的前膀......
當然，也有一些人的閑暇時間是白白流逝的。他們或墮人“三角”、甚至“多角”的情網(wǎng)，或沉溺于一圈又一圈的紙牌“漩渦”，或陶醉于“摩登”、“時髦”的家具擺設(shè)，戰(zhàn)無聊地徘徊于昏暗的街燈之下，人們生活滅亡于英雄特別的悲劇者少，消磨于極平常的、或者接近于沒有事值的悲劇者卻多。
事實正是這樣，無所事事，進而無事生非所造成的悲劇難道還少嗎？曾多次到監(jiān)獄進行調(diào)查，讓130名青年犯人回答有關(guān)閑暇時間的若干問題。結(jié)果89％的人說，他們犯案作科部是在閑暇時間進行的。63.9％的人說他們?nèi)霜z前的業(yè)余生活是庸俗無聊、低級趣味的，總想尋求刺激，折騰鬧事。85％的人說，他們所以犯罪，基本上是因為在閑暇風問結(jié)交了思想落后、品質(zhì)惡劣的壞朋友。
第三節(jié) 合理安排時間
集中精力在能獲得最大回報的事情上；別花費時間在對成功無益的事情上。
一 不要沉湎于過去
目前是一個令人苦惱的時代，許多人都在等待機會，希望將來出現(xiàn)對他們有利的光明前途。其他人則希望時間能倒流，回到以前那種“美好”的古老時光中，當時用理發(fā)只要2分錢，空氣也清新宜人，生活簡單而舒服。
今天，如果你拿起報紙翻到社論版，你可能會看到象以下這樣的東西：
這個世界對我們來說太大了。太人的變化，太多的犯罪，太多礎(chǔ)暴力與刺激。你全力以赴，卻總是落在人后。不斷地遭受壓力，想要跟上別人....然而，到頭來，你將迷失方向，科學上的發(fā)現(xiàn)及發(fā)明不斷地推陳出新，令你驚愕不已，不知所措。政治界的變化如此之大，你雖然努力要記住誰上臺了和退下臺了，卻徒勞無功。一切事精都隨時承受著沉重的壓力。人類再也無法承受更多的壓力了。
這篇社論，讀起來就象是上周或昨天晚上才寫的。但事實上，它卻墾寫于150多年以前?？窃?833年6月16日的《大西洋日報》上。那正是許多人所謂的“美好的古老的光”。
對你我來說，這有什么意義呢？我們能從這里面學到什么呢？我相信，這篇簡單、不完整的社論，雖然已有150多歲了，卻能教導(dǎo)我們明白一項成功秘訣。
拿破侖希爾在美國各地高中學校的研討會及畢業(yè)典札上演講時，總喜歡把學校外面的真實情況告訴學生。并向他們說，我們不會在將來“熔毀”或被“炸成灰燼”，結(jié)果這些將成為我們明日領(lǐng)袖的年輕一代，似乎并不相信他的說的活。拿破侖希爾告訴他們：“你們是我們歷史上最幸運的人，他們一年看到的變化，比我們的祖父一生所看到的還要多。所謂的“美好的古老時光”事實上并不象大家所說的那般美好。”他們聽到拿破侖希爾這些話，眼睛瞪得象銅鈴那般大。
拿破侖希爾向這此美國年輕人解釋所謂“美好的古老時光”就是第一次和第二次世界大戰(zhàn)，以及朝鮮戰(zhàn)爭期間的那些日子。拿破侖希爾談到在本世紀之初，馬匹因為染上霍亂，而在紐約街頭暴斃的消況。
拿破侖希爾告訴他們：“在那些古老的日子里，我們總是用一個大木桶洗澡，用的是在燒炭或燒煤的爐子上加熱的熱水。在那些古老的美好歲月里，我們洗澡的水就是在我們之前洗澡的人所留下來的同一桶熱水。如果在你前面洗澡的是你的叔叔，而且—命運很會作井人的——他是一位養(yǎng)豬的人，那么，你的衣領(lǐng)不會留下一圈污垢，反而你的身體會留下一身污垢，愈洗愈臟。在那些美好的占老的歲月至，流行小兒麻痹、白喉以及猩紅熱等可怕的疾病。那時候的人從來就不曾聽過沙克疫苗這種東四。在40年代以及50年代初期，在酷熱的夏季里，我們竟然不敢到社區(qū)游泳池游泳，或是去電影院，因為我們擔心會感染小兒麻痹癥，以至半易不遂、殘廢、甚至死亡。”當拿破侖希爾這樣告訴這些年輕人時，他們甚至不知道他究竟在說些什么。他們也從未聽說過，在大戰(zhàn)期間實行配給制度，必須在汽車擋風玻璃上貼上A、B或C的貼紙，憑這些紙條在每個月內(nèi)購買幾加侖的汽油。
拿破侖希爾向他們出示1857年11日13日，《波斯頓環(huán)球報》的頭條標題，結(jié)果他們都看傻了。這個標題是這樣子寫的：《能源危機如火如茶》，下面的小標題則寫著：《全世界將陷入黑暗？鯨油短缺》。同時向這些美國高中孩于描述一個典型的美國家庭當年在那個陰沉、冰冷的11月早晨，一眼看到這個頭條標題時的反應(yīng)情景。“晦，瑪莎，”那位男士可能會這樣向他的妻子大叫：“你看到報紙了嗎？我們已經(jīng)遭遇了有史以來最嚴重的能源危機。”
這些孩子開始了解，太過于強調(diào)這個世界的黑暗面。從他們的父母、老師以及朋友們的抱怨方式來看，仿佛這個世界愈來愈糟了。他們問拿破侖希爾有關(guān)核子毀滅以及核能發(fā)電廠的問題。拿破侖希爾十分誠實地加以回答。日本十分依靠核能發(fā)電，蘇聯(lián)所需的電力將近60％來自核能發(fā)電廠。拿破侖希爾本人則盼望這個世界能趕快進人鐳射融合時代，因為目前的核子分裂發(fā)電比較危險。拿破侖希爾同時也相信，著名新聞播報員保羅哈維對能源的看法是正確的。他說：“如果使用電力的第一種嚴品是電椅，那么，我們今天甚至不敢插上我們的烤面包機插頭。”我們回頭到歷史中上尋找時，可以得知最壞的時代，也能發(fā)現(xiàn)最美好的事物。這完全要看我們所要尋找的是什么。
成功的秘訣就是：抓住現(xiàn)在、不要沉湎于過去。
每一代的人都會哀嘆他們那一代生活在歷史上最困苦的環(huán)境下，他們只要抱怨這個殘酷的出界，并且把頭埋在沙中，就永遠不需要卷起袖子來解決屬于他們自己的問題了。他們可以把問題歸咎于長輩或政府，然后大玩美國現(xiàn)在最流行的新游戲——“捉迷藏”。在這種游戲中，每個人都要拼命奔跑并且躲藏起來，被捉到的人只好當?shù)姑沟?#8220;鬼”，然后再么找另一個人來代替他。
拿破侖希爾對年輕朋友發(fā)表演講，或在研討會上，總要對這些明天的領(lǐng)袖說：“所謂‘美好的古老時光’就是今天，因為這才是我們生活的日子，也是我們在歷史上唯一生存的一段時間。這是屬于我們的時代。我不曾向你們描繪美好的一面，也不曾向你們訴說悲慘的一面。我不會向你們灌輸過度的樂觀思想。只是要告訴你們生活中的變化是無法避免的。”
那么如何抓住今大呢？我們要心存這樣的信念：
就在今天，我要開始工作
就在今天，我要擬訂目標和計劃
就在今天，我要考慮只活今天
就在今天，我要鍛煉好身體
就在今天，我要健全心理
就在今天，我要讓心休息
就在今天，我要克服恐懼憂慮
就在今天，我要讓人喜歡
就在今天，我要讓她幸福
就在今天，我要走向成功卓越
二 制訂先后順序
所有功成名就的人都會為自己的待辦事項制訂優(yōu)先順序。
《世界主義者》的編輯海倫格利布朗，隨時會在桌上放著一本雜志。每當她受到利誘，想揮霍時間在做對《世界市義者》沒有直接貢獻的事情時，看一眼那本雜志就可以幫她回到正軌。布朗說：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天結(jié)束后感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先后順序，否則你可能比開始工作時距離你的目標更遠。”
你必須了解，你的日程表上的所有事項并非同樣重要，不應(yīng)對它們一視同仁。這是很重要的一點，也是很多將成為時間策略專家的人會誤人歧途的地方：他們會盡職地列出日程表，但當他們開始進行表上的工作時，卻未按照事情的輕重緩急來處理，而導(dǎo)致了成效不明顯。
標出急需處理事項的方法有：一、限制數(shù)量；二、制成兩張表格，一張是短期計劃表，另一張剛是長期優(yōu)先項以表。你可以在最重要的事項旁邊加上星號，A、B、C等英文字母，或數(shù)字1、2、3。
在確定了應(yīng)該做哪幾件事之后，你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人根據(jù)事情的緊迫感。而不是事情的優(yōu)失程度來安排先后順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。成功人士不能這樣工作。如何按優(yōu)先程度開展工作呢？以下是兩個建議：
（一）每天開始都有一張先后表
伯利恒鋼鐵公司總裁在查理斯舒瓦普承認曾會見過效率專家艾維利。會見時，利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認他自己懂得如何管理但事實上公司不盡如人意。可是他說需要的不是更多知識，而是更多行動。他說：“應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)绾胃玫貓?zhí)行計劃，我聽你的，在合理范圍之內(nèi)價錢由你定。”
利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣東西，這東西能把他的公司的業(yè)績提高至少50％。然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”過了一會又說：“現(xiàn)在用數(shù)字標明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5分鐘。利接著說：“現(xiàn)在把這張紙放進口袋。
明天早上第一件事是把紙條拿出來，作第一項。不要看其他的，只看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣方法對待第二項、第三項....直到你下班為止。如果你只做完第五件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情。”利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣于。這個試驗?zāi)銗勐毝嗑镁妥龆嗑?，然后給我寄支票來，作認為值多少就給我多少。”整個會見歷時不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維利寄去一張2.5萬元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課，后來有人說，5年之后，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，利提出的方法功不可沒。這個方法還為查理斯舒瓦普賺得1億美元。
人們有個不按重要性順序辦事的傾向。多數(shù)人寧可做令人愉快助或是方便的事。但是沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。試用這個方法一個月，你會見到令人驚訝的效果。人們會問，你從哪里得到那么多精力？但你知道，你并沒有得到精力，你只是學會了把精力用在最需要的地方。
（二）把事情按先后順序?qū)懴聛矶▊€進度表
把一天的時間安排好，這對于你的成功是很關(guān)鍵的。這樣你可以每時每刻集中精力處理要做的事。但把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。這樣做給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，有助于你達到目的。每個月開始，都坐下來看本月的日歷和主要任務(wù)表。然后把這些任務(wù)填人日歷中，再定出一個進度表。自從這樣做之后，你就不會無意中錯過一個最后期限或忘記過一項任務(wù)。
三 寫出你的目標
想知道做事的優(yōu)先順序，最重要的就是這一個問題：是否能幫助我達成人生的某些重要目標？有名的旅館業(yè)者康拉德希爾頓將他的成功全歸功于目標的魔力。但在達成目標之前，希爾頓不只是寫出他做事的優(yōu)先順序而已，以下就是他的故事。
經(jīng)濟蕭條打擊了希爾頓。自1929年股幣大崩盤后，沒有人想要旅行，就算有，他們也不會住進希爾頓在20年代中收購的那些旅館。到了1931年，他的債主威脅要撤銷抵押權(quán)。不但他的洗衣店被典當，他甚至還被迫向門房借錢以糊口。在這潦倒之際，希爾頓偶然看到了沃爾多夫飯店的照片：6個廚房、200名廚師、500位服務(wù)生、2000間房間，還有附屬私人醫(yī)院與位于地下室旁的私人鐵路。他將這張照片剪下來，并在上面寫上“世界之最”。
希爾頓事后形容1931年：“那段迷失而混亂的日子真是連想都不敢想。”但那張沃爾多夫飯店的照片自此就保存在他的皮夾里，一直激勵著他努力奮斗。當他再度擁有自己的書桌后，他便將照片壓在書桌的玻璃板下，隨時看著它。在事業(yè)漸有起色而且買了新的大桌子后，他仍把那張珍貴的照片放在玻璃板下面。18年后，1949年10月，希爾頓買下了沃爾多夫飯店。那張照片使得希爾頓的夢想有了具體的雛形，讓他有一種可以全力以赴的目標。那張照片就象是一張?zhí)崾究?，如同格利布朗放在桌上的雜志一樣，不斷地激勵他們向目標邁進。
荷馬賴斯同希爾頓一樣，也是一個因目標而成功的人。荷馬賴斯是喬治亞科技大學黃夾克隊的常駐運動總監(jiān)。因為賴斯的成就斐然，美國全國大學運動協(xié)會的同僚們以他的名字設(shè)立了一個獎項，每年頒發(fā)給全國最優(yōu)秀的運動總監(jiān)。賴斯發(fā)跡于肯塔基的鄉(xiāng)下中學，后來轉(zhuǎn)到一間較大的中學，繼續(xù)他的教練生涯。在那兒，他締造了輝煌的記錄：101勝、9負、7平，7季全勝，50場連勝以及連續(xù)5 年的冠軍。之后他更上一層樓，當上了大學教練、專業(yè)教練和大學的運動總監(jiān)。
他是如何做到的呢？一開始，賴斯讀遍了所有能找得到有關(guān)成功的書，他發(fā)現(xiàn)許多書都建議讀者寫下希望達成的事：你的渴望、目標及夢想。年輕的賴斯教練便依樣畫葫蘆，并且在旁邊寫出達成目標的日期，以及達成目標的計劃。象奇跡一般，賴斯一步步地完成了他所訂下的目標。他對這種結(jié)果非常滿意，因此也教他的隊員們這么做。多年以來他仍樂此不疲。
賴斯有時會被邀去發(fā)表演講。有一次，他給同學們看一組3乘5大小的卡片，然后告訴同學們：“上面都是我的目標，一張一個，我都隨身帶著。當我等著登機時，就會將卡片拿出來溫習。而且真正的樂趣在于實現(xiàn)這些目標。”他相信目標應(yīng)該要清楚而明確，而且每天至少大聲念出兩次，必有助于將這些目標融入潛意識里。他說：“有耐心，放輕松，保持信心，該是你的，自然跑不掉。”
四 制作一份可行的待辦計劃表并身體力行
（一）不要考驗自己的記性。
確定在熄燈前寫下第二天的工作是個很好的建議，因為：記下所有的工作后，你可以睡得安穩(wěn)一些；否則的話，可能整晚你的腦子里都想著：“別忘了！別忘了！別忘了！”。
記下工作后，你的腦子才有時間去解決問題，而不只是記住問題。只要你能利用潛意識解決問題，你就會發(fā)現(xiàn)它的作用相當驚人。人腦就象是平行的處理器，幕前幕后的工作可以同時進行。一旦你寫了一些東西下來。腦子就會將這些東西轉(zhuǎn)移至幕后，然后在“不知不覺”中開始解決問題。記下工作就表示你許下了承諾。如果一件事不值得記下來，大概也不值得做。
（二）計劃表應(yīng)簡單明了
別依賴隨處涂鴉的紙片記錄、桌上的即時貼，或是用膠水粘在冰箱上的字條。如用你的備忘字條七零八落，反而制造了很多遺忘事情的漏洞。
確定自己至少可以在同一個地方看到所有的待辦事項，并且能檢查其進度，這也許是在你隨身攜帶的萬用手冊中，或是在電腦里。不論形式如何，都必須能隨時更新內(nèi)容，并且要放在隨手可及的地方；必要時可以利用即時貼或使條作為額外的提醒媒介。但是要切記：別讓它們變成主要的方法，否則你就犯了大錯了。
如果你將計劃表與約會記錄放在一起，最好能在你的辦公室或電腦中存好一份備份，以防其中一份遺失或失竊。辦公室的那一份應(yīng)該每天更新，這雖然只是舉手之勞，卻很有幫助。
（三）定期檢查計劃表
拿破侖希爾認為一定要定期檢查計劃表。早上起床后的第一件事就是查看計劃表。如果你確定要做的事都列在計劃表上，而且每天固定檢查計劃表，你就絕不會因為“忘記”而沒有完成任務(wù)。福布斯二世一直在他的書桌上放著一張記錄重要事項的紙，這是他個人管理系統(tǒng)的中心：“每當我覺得進退兩難時，我就會看看這張紙，確定使我動彈不得的事是否真的值得讓我為難。”通常福格斯的紙上大約有20 件事，包括電話、信件上，以及他必須口述的一小段專欄文章。他告訴我：“如果你沒有一個固定的記事本記錄你想做的事，事情永遠都無法完成。”
這也是在管理其他事情時，非常有用的技巧。每當你分配工作給部屬時，你應(yīng)該確定他們會將你所交代的事情記在計劃表上。在之后的會議中，也要請他們帶計劃表來開會，并以此作為進度報告的根據(jù)。如此一來，你就可以確信你指派的工作不會被遺漏。
在工商企業(yè)或社會中，沒有多少特質(zhì)比“可靠”更重要了（我必須承認，少數(shù)人已經(jīng)成功地誤導(dǎo)別人，使他們相信自己是我心而且沒有組織的人，所以可以“隨便”忘記他們不想做的事）。經(jīng)理人喜歡指派工作，以便他們能專心去做其他的事情；策劃會議或社交活動的人，但都希望那些與會者不會將出席時間忘得一干二凈。
（四）限制計劃表上的項目
你的計劃表范圍應(yīng)該要廣泛，但絕不能原百科全書，否則作很可能會力不從心。
瑪麗凱阿什曾在創(chuàng)辦瑪麗凱化妝品公司初期聽到的一則有關(guān)查爾斯施瓦布（美國一家數(shù)一數(shù)二的鋼鐵公司總裁）的故事。一名企管顧問艾維李對施瓦布說：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦市問：“費用是多少？”李說：“如果無效的話，兔費；但如果有效，希望你能撥出公司因此省下的費用的l％給我。”施瓦布同意說：“很公平。”接著施瓦布問李要怎么做，“我需要與每一位高級主管面對面談10分鐘。”施瓦布答應(yīng)了。李開始與所有高級主管會面，他告訴每一位主管：“在下班離開辦公室前，請寫下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管們都同意這個主意，并在開始實行這個計劃后，他們發(fā)現(xiàn)自己比以前更專心了，因為有了這張表，他們會努力完成表上的事情。不久之后，公司的生產(chǎn)力有了顯著的改善，幾個月后因為效果驚人，施瓦布開了張35，000美元的支票給李。
瑪麗凱說：“當我聽到這個故事后心想，如果這個方法對施瓦布而言值35,000美元，對我也會有同樣的價值。”因此，她開始在每天下班前寫下6件明天要做的重要事情，而且也鼓勵業(yè)務(wù)員這么做。今天的瑪麗凱化妝品公司擁有二十多萬業(yè)務(wù)員，印制了上百萬份的粉紅色小便條本，每一張便條紙上寫的都是：“我明天必須做的6什重要事項。”
（五）在計劃項目旁注意日期與時間
拿破侖希爾認為時間日記并不總是靈丹妙藥．只有真正下決心完成計劃表上的事，時間日記才能起到大的作用。而下定決心的最好辦法就是制訂完成計劃表上每項工作的時間。
大多數(shù)人的工作日記只是用來記錄會議和約會，拿破侖希爾則是利用以半小時做劃分的工作日記規(guī)劃工作及約會。如果你只將訪客和會議記錄下來，一旦你的工作日記上沒有任何記錄時，似乎你一整天都有空接待訪客。其實，這就大錯特錯了。
重要的工作和訪客、會議一樣，都應(yīng)該全部記錄下來，拿破侖希爾認為，只有在備忘錄上將工作時間安排好后，才能真正完成這些工作。”
（六）如果你是經(jīng)理，考慮幫你的部屬制作日程表
蘇珊泰勒是《菁華》雜志的主絹，她就象大多數(shù)成功的主管一樣，也規(guī)劃自己的計劃表，除此之外，他還幫部屬制作日程表。
通常一到周末，泰勒便躲到新英格蘭的度假區(qū)去思考企劃案、讀文章、理清思緒；當她星期一回到辦公室，總會帶著重要人員的日程表，上面有指派給每一個人的工作。應(yīng)優(yōu)先須知的事會有紅色的記號，應(yīng)第一優(yōu)先做的事則有兩個記號。完成工作所需要的資料，例如名片或相關(guān)信件等，都會附在日程表上。
拿破侖希爾手下一位善于利用時間的經(jīng)理則將部門的日程表寫在白板上，這樣讓他們可以在必要時改變事情的優(yōu)先順序，而且也讓下屬知道他如何看待一件企劃策的重要性。
（七）制作長期計劃表
許多善用時間的成功人士都會規(guī)劃長期汁劃表。
在一次全國性業(yè)務(wù)員會議中，有記者問一位首席業(yè)務(wù)員，他最重要的銷售策略是什么，他說：“我的每月日程表”——他必須事先知道一個月后有哪些重要的客戶需要拜訪而預(yù)做準備，還有些人甚至會預(yù)估他們長期計劃表上每一個計劃需要花多少時間完成，然后再利用這些周計劃、月計劃，甚至年計劃表來制作每日計劃表。
黛博拉沙藍是《薪水階級》月刊的主編，以歸檔的方式規(guī)劃她每月與每年的時間。每月的前兩周固定是寫評論的時間，沙藍說：“除非是很難得的機會，否則在這兩個星期中，我不會接受演講的邀約。如果我在這段時間中做了其他的安排，我也會帶著手提電腦，以便在辦公室外也能工作。”第三、四周則規(guī)劃為其他活動時間，例如演講，下旬則是她回復(fù)謝函，做公關(guān)聯(lián)絡(luò)并且計劃未來的時間。她總是預(yù)先計劃未來一年的工作：幾個月寫書、幾個月開研討會，其余一兩個月即用來嘗試新奇的事物。沙藍利用這種方式創(chuàng)造了驚人的作品產(chǎn)量，而且在同行中還有眾多忠心的擁護者。
五 多用腦就可以少用腳
小時候，如果你再歡和你父親下棋的話，你會發(fā)現(xiàn)，除非有時候他故意放水，否則通常都是他贏。你的毛病就是想到了一步棋要怎么走，然后就陷人了他所設(shè)的圈套中。由于他知道可以在后面一兩步棋時吃掉你兩三個棋子，所以他愿意先放棄一個棋子。他贏是因為他預(yù)先設(shè)想后面的好幾步棋，經(jīng)過周密的思考后，你父親就會貫徹實行。
這就是每一個行業(yè)中的成功人士嘗試做的，他們會事先預(yù)測什么可行、什么不可行，需賈花多少時間、精力、資源。如果你能在心里模擬計劃的每一個步驟，也可借助紙和筆來幫忙模擬，你就可以預(yù)估需要多少資源及何時需要這些資源。如果你沒有這么做，你可能會在計劃進行到中途時，才發(fā)現(xiàn)自己缺少完成計劃所需的資源，結(jié)果是進度嚴重落后，甚至整個計劃完全失敗。
“審慎思考，貫徹到底”是一個非唱基本的概念，但是，卻每天都被大家忽視。我們都見過設(shè)計得一塌糊涂的建筑和儀器，我們會問怎么會發(fā)生這種事情？”這些事情發(fā)生的原因就是設(shè)計者沒有做心理上的模擬計劃。
拿破侖希爾在每一次干部會議前，都會將會議大綱發(fā)給每個出席者。這個大綱包括會議目的、參考資料，以及疑問、問題、目標。他發(fā)現(xiàn)在會議前發(fā)送大綱可以節(jié)省開會的時間，因為事先著過大綱的出席者可以很快地把問題解決。想想看完成一項任務(wù)需要些什么。舉一個顯而易見的例子：如果你要將扣減所得稅的項目列舉出來，你需要將收據(jù)分門別類整理好。時間管理專家整年都在做分類的工作，他們會先依所有的主要類別來建立個別的檔案，一收到收據(jù)時就歸檔；到了申報所得稅的時間，收集全部的收據(jù)就是輕而易舉的事了。
有些高成就者會在日程表上分配一段特定的時間，以便思考他們預(yù)備要做的事情，也就是給他們自己時間去考慮行動的方向為何，是否掉入了陷阱，進退兩難。
思考周密不一定得靠自己單打獨斗。事實上，對某些活動來說，我們極力建議找一個合作者。這個同事的貢獻之一就是幫助伙伴預(yù)測需要什么、什么情況下可能會錯、如果做了甲而不是乙可能發(fā)生什么情況。
（一）分門別類
瑪麗普爾對付瑣事的方式就是分門別類，她的辦公桌上有成千上萬的便條、信件、推銷函，當記者問她如何處理，她回答：“分類。”每一張紙，普爾盡量只要處理一次就好，如果她拿起一張紙，不論是信件、便條或是報告，她就會隨手把它處理好，不會什么都不做又放回去。普爾將文件分成三類：第一類包含需要立刻處理的項目，第二類則是不緊急但是很重要的文件，第三類則是可以在空閑時候閱讀的文件。所以事實上，有些文件她還是處理了兩次，一次是看它們屬于哪一類，第二次則是實際處理文件的時候。不過她不會象許多人一樣，將那些文件一再的拿進拿出。將文件分成三類似乎不是什么重要的技巧，只要一拿起信件就馬上處理好也不是很特別，但是，這個觀念卻是建立在深厚的基本的原則上。
凱柯波洛維茲將文件歸人6個色彩鮮明的檔案中，她的作法是：“我把所有收到的資料都分配到不同顏色的檔案中。公司內(nèi)部的便條、外來的信件等，都各自放在同一個顏色的檔案中。不同的機構(gòu)有不同的顏色檔案，我們都知道那些顏色所代表的優(yōu)先順序是什么。所以，如果我的時間不夠，我就直接找重要的資料的檔案，就是那些‘今天必看’的資料檔案。”
凱柯波洛維茲所用的分類方法顯示他們都有一個先后順序的系統(tǒng)，正如我們前面一再看到，建立優(yōu)先順序并遵循這些順序是非常重要的。第一個塞在信箱或放在桌面上的信件雜志、便條的重要性并不相同，如果你全部一視同仁，就需要非常努力工作，但是如此一來，瑣碎和重要的東西受到的注意力就變得一樣了。
三項式的分類方式還說明了你做事情必須有一定的結(jié)構(gòu)，你的工作不是隨心所欲，隨隨便便或是聽天由命。要從桌上拿起文件就立刻處理是一個很好的原則，你可以從中節(jié)省點點滴滴的時間，這是一種節(jié)約的方式。我們大多數(shù)人都會注意到浪費很多時間的事情，也就是那些全使得我們一不小心就損失一大段時間的事情；然而，生命也會因為成千上萬微不足道的事情而流逝?？匆环庑湃缓笫裁匆膊蛔龅匕阉呕厝ィ粫◣酌腌?，最多大概是一分鐘的時間，時間并不多。但是如果你一天重復(fù)10次，一年下來你就花了很多時間在翻動這些文件。
一個滴水而沒被發(fā)現(xiàn)的水龍頭會讓你的水費大幅度增加，就好像水管破裂了一樣，為什么？因為你會緊急修理破裂的水管，但是漏水的水龍頭則是一滴又一滴，一個小時又一個時的，一個月又一個月，一年又一年地浪費了資源，而你可能完全沒有發(fā)現(xiàn)。
（二）協(xié)調(diào)細節(jié)
大型的交響樂管弦樂團和諧地結(jié)合了許多的個人表演，有時候甚至多達百人。每一位音樂家以及各種的弦樂、木管、打擊樂器部門都各自有不同的責任。他們可能會個人分別練習或各個部門各自練習，然而表演一開始，所有的人和部門的反應(yīng)都是一致的，因為每個音樂家都有一份完整的樂譜告訴他們其他人在做什么。
眾所周知，樂譜或是計劃并不會埋沒演奏技巧，反而是將演奏技巧提升到更高的境界。成功地協(xié)調(diào)任何事情——從制作電影、指導(dǎo)冠軍足球隊、到指揮管弦樂團——的關(guān)鍵之一就是制作一份樂譜，然后，計所有參與的人知道這個樂譜。
拍攝《奇愛醫(yī)生》《2001年太空漫游》、以及《發(fā)條橘子》的電影制作人斯坦利庫柏利克統(tǒng)籌了制作影片的每一個環(huán)節(jié)，從旅行計劃一直到每大拍攝的細節(jié)。就這方面來說，他和希區(qū)柯克很相象，希區(qū)柯克也會規(guī)劃每一幕戲中的細微、最復(fù)雜的細節(jié)。導(dǎo)演們成功地統(tǒng)籌了影片的方法就是：在他們開拍之前，先在腦海里構(gòu)想整部電影的影象，然后再將腦海中出現(xiàn)的影周仔細地轉(zhuǎn)移到紙上，只有在緊急的狀況下才允許誤差存在。為了確保每個人在開鏡時都準備就緒，精確的計劃和管理是必嬰的條件。
當然不是每一人電影制作人都象斯坦利庫柏利克或希區(qū)柯克一樣注重細節(jié)，有一些很優(yōu)秀的制作人和導(dǎo)演容許相當程度的自由，還有些人善于當場即興發(fā)揮。但是，庫柏利克和希區(qū)柯克都證明了：通過仔細的安排可以將概念近乎完整地從構(gòu)想轉(zhuǎn)移至影片。
有史以來最偉大的籃球教練約翰伍登將協(xié)調(diào)技術(shù)提升到了藝術(shù)的形式。伍登等了15年才贏得他第一個全國大?；@球比賽的冠軍，然而他在加州大學洛杉礬分校的最后12年中就囊括了10次冠軍，這個戰(zhàn)績在籃球史上尚無人能，且
聽聽伍登怎樣形容自己的訓練方式吧：“每一次訓練都有精確的目的，而且也有精確時間，你要從一個訓練進行到下一個訓練然后再下一個，中間不能中斷也不能回頭重復(fù)前一個訓練。每一項運動就象是結(jié)構(gòu)嚴謹?shù)木W(wǎng)架，架在球員預(yù)期會增加的疲勞度之上。
每一天都有個別的訓練計劃，但是，你可以預(yù)期它的精確度而且練習會準時結(jié)束，這種確定性舒解了這1個小時45分鐘的煎熬。”
這種注重細節(jié)的方式不僅在體育運動方面管用，在工商企業(yè)方面也一樣有效。如果你負責規(guī)劃特別的活動、廣告宣傳、促銷等等工作，一份縱覽全局的計劃尤其重要。如果參與的人數(shù)眾多。工作必須分層負責時，最好準備一份包括人、事、時、方法的詳細計劃，以及一旦發(fā)生問題時的處理方式。如果你不喜歡，或是不擅長準備詳細計劃，請機構(gòu)中有這方面專長的人來做，或是雇用其他的人。
第四節(jié) 不要浪費時間
不要做自己的奴隸，不是每件事都必須做。如果一開始沒成功，再試一次，仍不成功就該放棄，愚蠢的堅持毫無益處。
一 不值得做的，千萬別做
編劇家尼爾西蒙決定是否將一個構(gòu)想發(fā)展為劇本前會問自己：“假如我要寫這個劇本，在每一頁都盡量保持故事的原則性，而且能將劇本和其中的角色發(fā)揮得淋漓盡致的話，這個劇本會有多好呢？”答案有時候是：“還不錯，會是一個好劇本，但不值得花費一兩年的生命。”如果是這樣，西蒙就不會寫。遺憾的是，大多數(shù)人一直要到他們的生涯走了一大段路以后，才開始問這樣的問題，也許是因為年輕時并不了解計劃一旦開始要花費多少時間才能完成，也不了解我們的時間其實非常有限。
時間專家尤金葛里斯曼的早期生涯確實也是如此：就在他當上一所大型大學院校的系主任之后，一個全國性的科學機構(gòu)邀請尤金葛里斯曼在他們的年度會議上發(fā)表論文。他以為這是有關(guān)政治方面的事，于是就答應(yīng)了這個要求，并花了相當多的時間準備，但發(fā)表會的結(jié)果卻令人大失所望。出席會議就是參與這個計劃的那些人，總共4個。經(jīng)過這次教訓，當天他便下定決心絕不再輕易答應(yīng)任何事情。不久之后，同一個機構(gòu)又請他將當時發(fā)表的內(nèi)容寫成一篇論文，刊登在他們沒有人看的期刊上，他拒絕了。
學校中有許多老師年復(fù)一年這樣地發(fā)表論文、寫論文，也規(guī)規(guī)矩矩地將這些活動列在他們的履歷表上。有人認為，這些人至少做了點事情，總比什么都沒做好。拿破侖希爾認為比什么都不做還糟。當他們以為他們在做一些事情時，其實他們什么也沒做，還比什么都沒做更慘。
下面有4個很好的理由說明了絕對不要做不值得做的事：
l、不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情。就像將沒人聽過或讀過的論文列在履歷程上一樣，你只是對白費力氣沾沾自喜罷了。
2、不值得做的事會消耗時間與精力。因為用在一項活動上的資源不能再用在其他的活動上，不值得做的事所用的每一項資源都可以被用在其他有用的事情上。
3、不值得做的事會賦予自己生命。社會學家韋伯說，一項活動的單純規(guī)律性會逐漸演變?yōu)楸厝恍?。一段時間之后，人們會說：“我們不應(yīng)該讓它消失，我們已經(jīng)做這么久了。”許多機構(gòu)、刊物或活動根本就不該存在，其仍能持續(xù)存在的原因只是大家已經(jīng)習慣，有了認同感，如果讓他們消失的話，會有罪惡感。”
4、不值得做的事會生生不息。做了不值得做的事之后，就需要組織一個委員會來監(jiān)督，最后，還需要小組委員會、管理人員、手冊、指導(dǎo)原則，甚至每年開設(shè)訓練營學習如何將不值得做的事做得更好。有一天，某個富人過世后，還會留下一筆錢捐贈給大學教授，來做這個不值得做的事，其前景無限光明而且令人驚訝。
你也許是無選擇余地，因為你既無權(quán)也無勢，但是又要你有選擇的機會，運用尼爾西蒙的試紙測驗，問同自己：“林果我將這個構(gòu)想的潛能發(fā)展到極限，是不是真的值得呢？”答案如果是“不”的話，千萬別會做。
二 不要輕言放棄
如果你參觀過開羅博物館，你會看到從圖坦卡蒙法老王墓挖出的寶藏，令人目不暇接。龐大建筑物的第二層樓大部分放的都是燦爛奪目的寶藏：黃金、珍貴的珠寶、飾品、大理石容器、戰(zhàn)車、象牙與黃金棺木，巧奪天工的工藝至今仍無人能及。如果不是霍華德卡特決定再多挖一天，這些不可思議的寶藏也許仍在地下不見天日。
1922年的冬天，卡特幾乎放棄了可以找到年輕法老王墳?zāi)沟南Ｍ?，他的贊助者即將取消贊助?？ㄌ卦谧詡髦袑懙溃哼@將是我們待在山谷中的最后一季，我們已經(jīng)挖掘了整整六季了，春去秋來毫無所獲。我們一鼓作氣工作了好幾個月卻沒有發(fā)現(xiàn)什么，只有挖掘者才能體會這種徹底的絕望感：我們幾乎已經(jīng)認定自己被打敗了，正準備離開山谷到別的地方上碰碰運氣。然而，要不是我們最后垂死的努力一錘，我們永遠也不會發(fā)現(xiàn)這遠超出我們夢想所及的寶藏。霍華德卡特最后垂死的努力成了全世界的頭條新聞，他發(fā)現(xiàn)了近代唯一一個完整出土的法老王墳?zāi)埂?/font>
最浪費時間的一件事就是太早放棄，人們經(jīng)常在做了90％的工作后，放開了最后可以讓他們成功們的10%，這不但輸?shù)袅碎_始投資，更喪失了經(jīng)由最后的努力而發(fā)現(xiàn)寶藏的喜悅。很多時侯，人們會開始一個新工作，學習新的技藝，然后就在成果出現(xiàn)之前失望地政奔。通常，任何新工作部有一段你懂得比周圍人少的困難階段。剛開始每件事情都要掙扎，但是過了一段時間，最初有壓力的工作就會變得輕而易舉了。你可能記得嘗試學另一種語言的用況。如果你學了幾個月就放棄，你學的多半遠不夠讓你運用自如；但只要再多過幾個月或幾年，你也許就可以開口談話、看書、看報紙了。
人們一生中的許多時間，常在跨過乏味與喜悅、掙扎與成功的重要關(guān)卡之前就放棄了。查爾斯舒爾茨告訴拿破侖希爾，他不是一夜成名的人。即使在他出版了有名的《花生米》漫畫之后，”《花生米》不是立刻就造成轟動，那是一段漫長艱辛的過程。大概過了4年之久，史努比（漫畫中的主人公）才受到全國的矚目，而真正建立地位則花了長達10年的時間。”
三 適時知難而退
拿破侖希爾認為，如果一開始沒成功，再試一次，仍不成功就該放棄；愚蠢的堅持毫無益處。
諾貝爾獎得主萊納斯波林說：“一個好的研究者知道應(yīng)該發(fā)揮哪些構(gòu)想，而哪些構(gòu)想應(yīng)該丟棄，否則，會浪費很多時間在差勁的構(gòu)想上。”你遲早批會發(fā)現(xiàn)自己處于一種需要知難而退的情況下，你所走的研究路線也許只是條死胡同，是否應(yīng)該再多做一次實驗?zāi)兀磕阋呀?jīng)投注了大量的時間與精力在一個交易或關(guān)系上，盡管盡了最大的努力，情況還是愈來愈糟。你已經(jīng)嘗試過了，但是除廣借口和更多的承諾外，你的努力沒有任何結(jié)果。你已經(jīng)一再討論、談判、妥協(xié)了，但是關(guān)系似乎注定要走下坡路。
因為你已經(jīng)作了太多投資，所以自然傾向不肯放棄，想要再多作努力，怎么辦？
幾個基本的問題可以幫助你決定何時應(yīng)堅持、同時應(yīng)放棄、何時繼續(xù)嘗試，以及何時知難而退：
1、你可以取得更多信息嗎？
最好的方法之一是尋求更多的信息，或以新的觀點重新檢視舊的信息，因此，你可能需要雇用一個機械專家、技師或顧問。如果與對方關(guān)系的發(fā)展情勢并不如預(yù)期，也許可以從曾經(jīng)與對方交過手，或曾經(jīng)經(jīng)歷類似狀況的人取得相關(guān)信息。
拿破爾希爾認為，一個能干而直率的同事是一個研究者所能擁有的唯一一項最重要的資源。在業(yè)務(wù)工作方面，老鳥經(jīng)常會建議萊鳥何時應(yīng)該放棄一個客戶，轉(zhuǎn)向其他的客戶。
2、是否有無法克服的障礙？
你是否曾經(jīng)碰過所謂“走為上策”的情況？這時，通常即使再努力也只會造成單方或雙方的重大損失。設(shè)法了解哪些問題是失敗的癥結(jié)，哪些問題能夠解決，就可以省下很多的時間與麻煩。通常，找不到問題癥結(jié)的原因是：人們不愿意去面對或不愿意去找出正確的問題，即使找到了癥結(jié)所在，他們也會做裝視而不見，否認只能拖延，無法避免問團的發(fā)生。
盡早開始找出癥結(jié)，全力應(yīng)付無法妥協(xié)的事情。如果有對你而言意義重大的原則性沖突，而且你確信沒有人會讓步，那么你就已經(jīng)到達走為上策的境界了，走吧！無法克服的障礙也許是原始結(jié)構(gòu)的問題。比方說你希望在公司中步步高升，但是這家公司始終是由家族成員擔任高層要職，或是在特定種族或性別中選擇，而你不屬于這些成員之一，你大概需要轉(zhuǎn)移到成功的可能性較大的陣地。
3、可能回收多少？
假如你是尋找消失的法老王墳?zāi)沟幕羧A德卡特，因為潛在的回收率相當大，你可以花上好幾年的時間。然而，如果你是業(yè)務(wù)員，你就負擔不起花好幾個小時在一個最多只能創(chuàng)造幾塊錢利潤的準客戶身上。
4、完成計劃或維持關(guān)系需要花多少錢？
假如你為了是修理辦公室里的復(fù)印機，還是買一臺新的機器而傷腦筋，可以將前一年你花在現(xiàn)有機器上的費用寫下來，并合理估計在未來的24個月中，你可以花多少錢修理復(fù)印機？記得將機器壞掉時所須的花費考慮進去。估計送出去復(fù)印或等機器修好的代價是多少，然后計算機器修好后的功效如何。當機器發(fā)揮最大功效時，大家是否需要排隊等候？幾個簡單的計算也許就可以知道：即使你投資了時間與金錢修理舊機器，你還是得不到你真正想要的。
5、你的本錢有多少？
假如人的本錢不多，有些事請你就不應(yīng)該做。科寧公司有本錢可以承擔上百萬美元研究光纖電纜與數(shù)年后才賺到第一分錢，雖然最后的回收很大，但是科寧公司卻等了相當長的時間。你也許有一個偉大的構(gòu)想，可是對你而言卻必須耗費太多資源才能開花結(jié)果，不妨找一個合作伙伴、賣掉，或是干脆放棄。
6、有沒有固定的模式？
如果你為了是否繼續(xù)一段感情、事業(yè)或社會文系而猶豫不決，其中必然有些困擾你的事情，否則你不會產(chǎn)生疑慮。也許你的房地產(chǎn)經(jīng)紀人不如你所希望的盡力推銷你的房子，或者是一個已經(jīng)發(fā)了兩三次脾氣的朋友，也可能是一個答應(yīng)幫你做事卻食言的同事，你該不該再給他一次機會呢？該不該翻臉呢？
做一些特定對象的調(diào)查是必要的。調(diào)查這個人或公司過去與別人合作的情況，看看這個人失望的經(jīng)驗是否是常態(tài)或例外。這個經(jīng)紀人過去是否曾經(jīng)簽了案了后什么也不做？這個朋友是否曾經(jīng)大動肝火？這個同事是否習慣輕率承諾無法做到的事？假如你在關(guān)系開始前就先問過這些問題，你現(xiàn)在可能就不必做這些調(diào)查了。然而，問晚了總比不問而繼續(xù)陷在這種定型的、高代價的關(guān)系中要好。
7、有沒有暗盤？
有些游戲場地高低不平、有些紙牌不齊全、有些骰子的滾動有問題，大多數(shù)時間管理的書籍都不會提到這個問題。可是每年有無數(shù)的時間都浪費在一些所有參與者都不可能成功的事情、計劃、比賽上。訪問只是為了表演，選拔也被動了手腳，早就有了內(nèi)定人選了。有效的時間管理專家知道迸可攻退可守的道理，而且會進一步運用其技巧。假如你懷疑有暗盤、動手腳、那該怎么辦？盡可能查明真相，別妄下論斷。選拔也許是被動了手腳，但是內(nèi)定的人選也許只是比較會討好，并非證成功，如果你表現(xiàn)優(yōu)異，你可能還會贏；但是，也許其余參賽者也不壞，你無法決定是否有勝算。
當你有理由相信不管你多么努力都沒有勝算時，立刻退出，別耗費資源在一場不誠實的比賽中。
四 適時見好就收
你可能期望太高，有時候夠好就行了。但里，從某種意義上說，“最好”是“好”的敵人。你可能浪費太多時間和力氣去夢想完美，給用卻沒有時間去做好任何事情。
女演員佩吉阿什克羅夫特有一次告訴導(dǎo)演諾里斯霍頓，她從自己本身的經(jīng)驗以及和一些好演員如吉爾古德與奧利維爾合作后發(fā)現(xiàn)：“有些偉大的角色....沒有人有辦法從頭到尾全力演出，一個演員只能期望他常常有能力達到巔峰狀態(tài)。”博比瓊斯也有相同的結(jié)論，他是唯—一個贏得高爾夫大滿貫的高爾夫球員，包括美國公開賽、美國業(yè)余賽、英國公開賽及英國業(yè)余賽。他說：“我一直到學會調(diào)適自己的野心后才真正開始贏球。也就是對每一桿有合理的期望，力求表現(xiàn)率良好、穩(wěn)定，而不是寄望有一連串漂亮揮桿的成就。”
博比瓊斯的領(lǐng)悟得來不易，他必須與想要強迫自己超越自身能力的欲望苦戰(zhàn)。他在高爾夫球員生涯的早朗總是力求揮桿完美，當他做不到時，他就會打斷球桿、破口大罵，甚至會離開球場。這種脾氣使得很多球員不愿意和他一起打球。后來他漸漸了解，一旦打壞了一桿，這一桿就算完了，但是你必須盡力去打好下一桿。
有時候完美是值得追求的。辦公室寄出的信件應(yīng)該沒有任何錯字或錯誤的文法；此外，希望制造降落傘、保險套、飛機起降設(shè)備的人也致力于完美。然而，有些完美即使辦得到，也不值得花田時間去做。成功的時時間管理需要確知何時應(yīng)該追求完美，何時見好就收。
有時候你必須繼續(xù)進行下一個計劃，打下一個球，或是將建議書會進郵簡。許多你必須做的計劃和工作就象跨欄一樣，你不應(yīng)該碰倒柵欄，但是少碰倒一個珊爛不會有額外的加分，你只要跳過去。同理，如果你所做的計劃需要在很短的時間內(nèi)跨過很多柵欄，那么你花費太多精力在第一個柵欄上，就會精疲力盡而沒有多余的氣力完成剩下的部分，同時，你的速度也會減慢。最好的跨欄選手會僅以細微的差距跳過柵欄。
在艾倫休恩梅克的《大學生生存手冊》中出提到這一點。他建議學生以最小的差距跳過障礙，以便為眼前其他的事情保留精力。忽視獲得學位基本要求——如果未修完統(tǒng)計學的研究生，不論他們在其他深夜上是多么有天份，永遠也得不到學位。休息梅克談到一個他在柏克來的學生，這個學生喜歡研究，努力工作而且做得很好，”但是，他在其中一個障礙處跌倒了。在發(fā)表25篇論文之后，他被退學了。”
休恩梅克論點的論據(jù)來自一個特殊的環(huán)境：研究敘利亞的環(huán)境，但是，他所說的基本原則適用于許多其他的領(lǐng)域。假咖你接下棘手的任務(wù)，處理小計劃就家處理盧浮宮的收藏品一般謹慎或用跳高的方式跨欄，你將會失敗，而失敗將使你的自信心與名譽受損。
這個建議似乎沒有考慮高品質(zhì)的價值，但事實并非如此。大多數(shù)客戶要求的就是品質(zhì)。你可能花費數(shù)千美元制造全世界最好的鋼筆，但是，如果客戶要的只是用完即丟的好寫的圓珠筆，你就浪費了時間與資源。你的客戶也許不希望你在一個計劃的某一部分在太多時間，而是希望你做好每個部分。你的經(jīng)理（也可以是客戶）也許只是要你將你的反應(yīng)直接、隨意地寫在使條紙上，而不是要你寫一篇長篇大論的答案。訣竅就在于，找出什么是客戶真正要的東西。這才是最重要的時間管理技巧，也是生存之道。
五 果斷決策
知道如何、何時應(yīng)該走為上策或見好就收，都是屬于如何“拿定主意”這個較大課題的一部分。猶豫不決可能相當浪費時間。因為有些人一旦面臨抉擇就拿不定主意。良好的決策過程有其基本架構(gòu)、優(yōu)秀的決策者也有其決策條理。有些人將這些流程定義為一種格式，但是，使用就需要練習。
好的管理課程會利用“做決定”的課題提供參加者培養(yǎng)決策技巧的機會。了解并利用基本決策流程是很重要的。做決定首要步驟是為了解目的。其次是檢查其他的可行方方案，然后考慮風險。不論你有些什么花招，這是最基本的程序；缺少這些過程的人只是半瓶以，他們會浪費很多時間。
學習果決，將決策流程的模式融人時間管理技巧之中。你可以研讀一些相關(guān)的書籍，或請教優(yōu)秀的決策者并向他們學習，觀察他們?nèi)绾巫鰶Q策。以不重要的計劃來練習決策，然后評估結(jié)果。拿破侖希爾認為一個好方法是“將各種可行方案寫下來，針對每一個選擇列出優(yōu)缺點，然后給這些優(yōu)缺點打分數(shù)。通常每一個決定都有其優(yōu)缺點，好的決策還應(yīng)該包含了解發(fā)展的方向及有哪些優(yōu)缺點，同時評估他們的重要世。如果你使用這個紙上流程，你會驚訝地發(fā)現(xiàn)做決定變得非常容易。因為在此之前，問題似乎很困難。
有些人說他們是以直覺來作決定，依靠的是感覺與本能。然而，對于成功人士來說，所謂的直覺其實就是源自深厚知識基礎(chǔ)的決定。由于他們非常了解某個主題或是具備非常豐富的經(jīng)驗，使得決定成了一種習慣。不必否認直覺和本能，但也不要一直依賴他們。
六 杜絕懶惰
善用時間就是善用自己的生命。
善用時間就是善用自己的生命。許多人很難使自己的每一天都朝著正確方向前進。有些人的問題是積極性不高，有些人的問題是對自己要求不嚴，另外一些人的問題僅僅是一種積習。這種積習使他們躺下而不是向前進。還有一些人對自己應(yīng)做什么，什么時候去做不甚了了。
如果你有懶惰的問題，下面幾個建議可以助你成功：
1、使用日程安排簿。
如果你對何時應(yīng)做何事心中無數(shù)，這個工具有助于你把所有資料很有條理地記錄在一個地方。“富蘭克林計劃博”、“每日安排簿”和“日程簿”都是極好的工具。
2、在家居之外的地方工作。
如果你不容易調(diào)動自己的積極性，或許你需要換個環(huán)境了。許多人在家里養(yǎng)成了一套習慣，怎么也擺脫不了。另外一些人，家里使他分心的東西多——電話鈴、門鈴、家人鄰居于擾、電視機、錄音機、家務(wù)活等等。離開家你或者能專心工作。這也許是你為了能開展工作唯一要做的自我約束。
3、及早開始。
有時你會突然意識到因為太遲開始而無法完成當天想做的事。這是最令人失望的。許多人在意識到時間不夠而無法做他計劃中的事時，干脆把整天一筆勾銷，什么都不干。解決辦法是養(yǎng)成及早開始的習用。
七 不要時斷時續(xù)
拿破侖希爾認為，時斷時續(xù)是造成公司職員浪費時間最多的方式。這種方式之所以消耗掉那么多時間，不僅是停頓下來本身費時，而且重新工作時，這位職員需要花時間調(diào)整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干（一下子就能找出中斷的地方，立刻接上原來的思路的人是不多的）。
下面是避免或盡量減少停頓的幾種方法：
（一）雇一名效率高的秘書。
防止干活時被人打斷最佳方法是在你自己和經(jīng)常打斷你的工作的人之間安置一個人，如果你能控制別人在什么時候來找你，你就不用把時間浪費在重新集中精力上。但如果你這樣做，也一定要留出一些時間，讓你的同事能在這段時間內(nèi)隨時找你，以免他們覺得受排斥而心懷不滿。
（二）學會在大段時間內(nèi)工作。
如果你手頭的工作需要高度集中精神，你要學會在長達4-6小時的大段時間內(nèi)工作。其原因與防止別人打斷相同。因為這樣你不必把時間耗費在重新集中精神上。另外當你在大段時間內(nèi)工作時，你會發(fā)現(xiàn)自己勁頭越來越大，能在短時間內(nèi)完成較多的工作。要有那么長的一留時間歸自己使用，你必須作些具體的安排。時間不會自己走來的。你甚至要找個僻靜的地方，以便干活時不受別人于優(yōu)。
（三）辦公室的設(shè)計應(yīng)能避免干擾。
如果你對自己的辦公室設(shè)計有發(fā)言權(quán)，你要把它設(shè)計成允許來訪者進人時他們才能進人的格局。例如，不能讓別人走過你辦公室時能透過門窗見到你，有事沒事跟你聊天?？赡艿脑?，把辦公室安排在恰當?shù)奈恢?，以使你在外出成上廁所時看不見其他人。這樣做的原因是，如果你看見別人，你總要表示友好親切。當你約見客人遲到，或者想回家跟配偶、孩子呆一會兒時你不希望再跟什么人寒暄而拖延30分鐘。
（四）改變用電話的方式。
許多人成了電話的奴隸，而不是把電話作為有用工具來使用。避兔方法之一，是電話不應(yīng)直接接人你的辦公室（這樣做的原因跟你不允許在干活時不值被打斷一樣）。此外，一天當中劃出一段時間來專門用于接電話。記住電話是為方便你自己而設(shè)的，不應(yīng)該顛倒過來。
（五）學會清旱起來工作。
效率專家們發(fā)現(xiàn)清晨工作時較少受干擾的打斷。如果你能安排自己在清早工作，你會發(fā)現(xiàn)你那一天干勁特別足，能用于工作的時間也延長了。
八 不要一個人包打天下
提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協(xié)助。然而許多人就試圖一個人包打天下。解決辦法是把工作委托給別人，授權(quán)他們?nèi)ジ伞Ｒ袆e人，你就必須知人善任，清楚各人的長處和短處，把每個人分派到他（她）最能發(fā)揮水準的崗位上。授權(quán)給別人，同時也要給他們完成任務(wù)所需要的條件。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個人都是贏家。
九 偶發(fā)延誤或是時間機會
你有多少次發(fā)現(xiàn)自己在意外的延誤中無事可做？在這種情況下，你別無它祛，只能等待。這是最令人心煩，最浪費時間的情況。要避免這種情況出現(xiàn)，唯一的辦法是預(yù)先安排工作，外出旅行時帶著活去干。這樣，就不會因為航班偶然出現(xiàn)個把鐘頭的延誤而發(fā)火。相反，可以打開公文包干起話采。拿破倉希爾每次旅行都帶一大堆活——即使有10次8 次延誤也干得完。他是不愿意受阻時兩手空空的。在乘坐幣內(nèi)交通工具時，也要帶著活。11歲時，拿破侖希爾就養(yǎng)成了身上隨時帶一本書的習慣。這樣，即使遇上交通阻塞，也不會浪費時間。有了自己的事業(yè)后，拿破它希爾也時常用汽車上的錄音機。汽車上總有幾十盒錄音帶，一邊開車，一邊聽。汽車上還有一個電話和一個微型錄音機，開車回家的路上拿破侖希爾還能接電話，或口授信件，或把一個忽然閃現(xiàn)的主意用錄音機錄下來，以免忘了。事前有準備，好好利用偶發(fā)的延誤，這樣你能把本來會失去的時間轉(zhuǎn)化為有用的時同。正如亨利福特說的：“大多數(shù)人是在別人浪費掉的時間里取得成就的。”
十 善用與濫用會議
一家大公司的經(jīng)理經(jīng)常抱怨：“我一整天都在開會，我必須早到晚退，或是在周末時加班，才能做完每天固定的工作。另外還要研究大家在這些開不完的會中想出來的主意。”我們不需要說出這些抱怨者的名字，因為這是許多機構(gòu)中的陳腔濫調(diào)。
會議主要的潛在的功能如下：
1、溝通。
為了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。
2．解決問題。
為了尋求問題的解答，一群人共用腦力。
3、危機管理與災(zāi)害控制。
一群人聚集處理正在散布并可能造成沖突的謠言。
4、顯示地位。
開會是一種儀式，總經(jīng)理坐在總經(jīng)理的位置上，董事則坐在最前面的位置，借以強調(diào)這些人是與眾不同的。
5、友情贊助。
一群人集會表揚一位成員的得獎表現(xiàn)。
由于會議的多重功能，我們不能隨便說：“不要開會，以公文傳閱就行了！”因為召集會議的人也許打算做溝通已久的事情。參加會議也不一定與工作無關(guān)。對很多職業(yè)來說，開會就是工作；如果你的個性不適合這種形式的活動，你應(yīng)該考慮其他行業(yè)或是相同行業(yè)中其他性質(zhì)的工作。
如果你負責召開會議，以下是一些可遵循的原則：如果你的目的是溝通信息，你不需要開會，除菲迫切需要眾人提出問題并解答，否則通知書或電子郵件會更有效。開會的好處是你知道公布信息時，有什么人在場，而且你可以當場評估語言和非語言性的反應(yīng)。如果會議的主要目的是解決問題，你可以在開會之前先利用通知或電子郵件宣布討論的議題大綱并提供背景資料，讓出席者可以開始思考解決方案，還可以請出席會議者準備相關(guān)的資料。面對面開會提供了意外驚喜的機會，出席會議者也許要等聽了其他人的意見后才會想到解決的方法。
解決問題的新發(fā)展方向是一種稱為群組的電腦科技：與會者在開會前或開會當時將他們的答案與反應(yīng)輸人電腦，可以當場看到其他與會者的意見，同時快速地解讀行信這些反應(yīng)。因為意見不必記名，所以集體傳輸可以使比較不積極，層級較低成員的意見得以被注意、被評估。
如果有危機發(fā)生時，要召集所有重要人員開會，否則至少應(yīng)以電話或電子郵件聯(lián)絡(luò)他們。他們會希望表達他們的意見，假如你不給他們機會，他們會責怪你。抱怨開太多會的人也就是這些批評從不開會的人，他們會抱怨領(lǐng)導(dǎo)人獨裁，不讓他們參與決定。
領(lǐng)導(dǎo)人需要強調(diào)和保持地位的儀式。假如你是策劃會議者，這種儀式是強調(diào)組織結(jié)構(gòu)的一種方式：但是不要做得太過分。為了加強領(lǐng)導(dǎo)地位設(shè)計的會議，如果出席率太低，還是不開為妙。
如果你能使會議生動有趣，達成其他的目的也就容易多了。準時天會，不要以等候遲到的人來懲罰準時到達的人。有一些例外的情況，譬如等待計劃的靈魂人物出席，等待遲到的演講人。但是毫無疑問地，這些都是例外。首先以輕松簡單的議題開始，然后漸入困難、耗費時間的議題。不要離題，可印制會議議程。注意時間與進度。在緊張、拘束、緊湊與輕松、自由、浪費時間之間求取平衡并不容易。將嚴肅與輕松的議題放在一起通常比較受歡迎，因為笑話或幽默的故事，即使說得不高明，也可以緩和緊張或沉悶的氣氛。
會議完畢立刻結(jié)束。這一點對例行性的會議，如每周的業(yè)務(wù)會議尤其適用。所有議題都已經(jīng)討論完畢后即應(yīng)解散會議，讓想留下來聊天的人留下來，而需要離開的人可以離開。多多練習。主持好一個會說是科學也是藝術(shù)，只有經(jīng)過長久的磨練，累積了反應(yīng)良好的經(jīng)驗后，才能掌握如何帶動會議的竅門。許多這方面的大師，他們的技巧是在大專院校、社團中鍛煉出來的，假如你的學校生涯早已是往事只能追憶，你還是可以在義工、社區(qū)，或宗教組織中磨練你的技巧。
十一 粗心大意的人要培養(yǎng)求生技巧
我們每夭有數(shù)百萬小時的工作時間都流失在找東西上面：經(jīng)理找亂放的報告、信件；研究者找亂放的書本、論文、引述；行政人員找亂放的收據(jù)、發(fā)票。即使這是一種通病，大家卻很少想辦法幫助粗心大意的人，時間管理的書籍也用少談?wù)撊绾螒?yīng)付這種弊端。幸運的是，許多粗心大意的人對社會的貢獻非凡。但是，他們經(jīng)常重蹈覆轍，花費幾個小時找文件，寶貴的時間都浪費在唱回想曲上，沿路問每一個人：有沒有看到報告？我的書？我的眼鏡？我的鑰匙？我的文件？這種伴隨這些小插曲而來的情緒壓力，可能小至輕微的坐立不安，大到緊張導(dǎo)致休克。時間專家尤金在這方面就有深刻體會：“有一陣子，我的生活曾經(jīng)突然暫時中止，煎熬了數(shù)小時——我找不到我的約會記錄簿。對于不必依賴約會過日子的人，這個問題似乎不大，但是對我而言，這簡直是慘劇。當時，不能作計劃、不能接受邀請、沒有辦法做任何有建設(shè)性的事，我整個人忐忑不安。有人來電請我去他們的機構(gòu)發(fā)表政策方針演說，我非常想去，但是我不知道是否有空。我連明天旱上9點鐘要做什么都不知道，更別提兩個月以后的9點鐘要做什么了。
我回想以前做過的事打電話給每一個人描述那個薄子，拜托他們?nèi)绻腥苏业降脑挻螂娫捊o我。我猜想所有可能會放的地方，然后每個地方都找了好幾次，即使是根本不可能放的地方也找過了。在瘋狂地尋找、打電話之后，我終于認命了，心想也許有人找到后會打電話給我。因為心力交瘁，我決定小睡一下，順便等電話響。電話快響吧！老天爺，求求你讓它響吧！趴了幾分鐘后，我決心第4次去我的車子里找找。老天保佑，我終于在車門和前座的夾縫處找到了那本簿子。”生活終于又恢復(fù)正軌。尤金決定當天立刻采取行動防患未然。于是擬定了一個粗心大意者的求生技巧，以下是計劃的主要特色：
1、物盡其所，物歸原處。
找一個置放眼鏡、筆、鑰匙、約會記錄簿的地方，約束自己每天必須把它們放回原處；合理地安排檔案、書籍、報告，然后確實物歸原處；固定將東西放在衣服的同一個口袋里，例如，皮夾在一個口袋，眼鏡則在另一個口袋里。這樣一點點的紀律不僅可以避免遺失，也表示你不需要花費腦筋去做一些特定的事情，你靠反射動作就可以順手拿出皮夾、眼鏡或是名片。訓練自己不要脫軌，一旦脫軌就利用負面刺激法，做一些使自己痛苦的事情。選擇放置物品的地點應(yīng)該合理明確，不要選擇一些難以記憶或難以取用的地方。你甚至可以選擇兩個放置的地方，比方說眼鏡放在床頭柜或書桌上。據(jù)說林肯在他的律師事務(wù)所里有一個檔案，標簽上寫的是：“別的地方找不到，找這里。”
2、不要藏東西。
你也許藏得太高明以致于自己都忘記藏在哪里。拿破侖希爾的母親大半輩子都在為了預(yù)防從未出現(xiàn)過的小偷而藏貴重物品，但是找不到的東西實際上就如丟竊的東西一樣，丟了。
3、借助記性好的朋友。
告訴朋友你的檔案、文書夾、書籍等東四放在哪里，但是不要選擇一個會因為你的毛病而輕現(xiàn)你或生氣的朋友，更不要選擇記性不佳的人。記性不佳加上粗心大意，你們兩個人都會發(fā)瘋。
4、在貴重物品上寫上姓名住址、電話號碼、并且提供獎賞。
這一招有時候很管用，假如有人找回你的遺失物，不要吝嗇，要誠心誠意地酬謝他。工作文件應(yīng)該放在寫好地址的大信封里，而不是文件夾中，萬一你遺忘在飛機上或旅館里，找回的機會比較大。
5、細心標示檔案與文件央。
用代號標示的文件夾和檔案夾很容易遺失，尤其是當這些檔案放在有一長串檔案存檔的電腦中。
6、多多益善。
可能的話，所有文件都準備兩份。制作兩份相同的檔案，給予不同的檔案名稱，制作兩份相同的約會記錄簿，一本在電腦里，一本隨身攜帶。只要利用復(fù)印機便很容易辦這些事情。電腦檔案則隨時可以復(fù)制為不同檔名的檔案。
7、三思而后行。
如果你必須十萬火急地離開一個地方，訓練自己在離開前先想一想。全世界的機場都有裝滿了失物的房間，有很多昂貴、無法取代的東西都是被沒有三思而后行的人所遺失的。
8、利用筆記、提示物。
當你在大型停車場停車時，記下所在位置的行列以及樓層，然后將筆記帶著。很多時候，筆記或一些提示物可以喚起記憶。有時候你并不需要寫下來，可以將提醒的話錄在語音郵件或答錄機上。汽車電話尤其有用，同以錄下開車的可能會忘記的靈感。
十二 不要拖拖拉拉
有個朋友向一位做用拖拉的人一天的活是怎么干完的。這個人說“那很簡單，我把它當作昨天的活。”
拉沓豈止是昨天的活今天在干？《韋氏新世界英語詞典》給“拖背”下的定義是：“把（不愉快或成為負擔的）事情推遲到將來做；特別是習慣性這樣做。”
如果你是個辦事拖拉的人，你大概在浪費大量的寶貴時間。這種人花許多時間扭考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務(wù)而悔恨。在這段時間里，其實他們本來能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)人下一個工作了。有幾個辦法可以有效對付拖拉的作風：
1、確定一項任務(wù)是否非做不可。
有時我們感覺到一項任務(wù)不重要，于是做起來拖拖拉拉。如果這項任務(wù)真的不重要，就把它取消好了，而不是拖延然后又后悔。有效分配時間的重要一環(huán)，是把可有可無的任務(wù)取消掉。應(yīng)該從你的日程表中清除亂糟糟的東西。
2、把任務(wù)委托給其他人。
有時候，任務(wù)是能完成的，但是你不喜歡做。你不愿意或許與你的個性或?qū)ｉL有關(guān)。如果你把任務(wù)委托給一個更適合做、更樂意做的人，你和他都成了贏家。
3、弄清楚有什么好處以后行動起來。
我們往往因為看不到完成一項不愉快任務(wù)有什么好處而拖拖拉拉。也就是說，我們做這項任務(wù)時付出的代價似乎高于做完之后得到的好處。應(yīng)付這個問題的最佳辦法是從你的目標與理想的角度分析這個任務(wù)。如果你有個重大目標，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達到目標的任務(wù)。
4、養(yǎng)成好習慣。
許多人的拖沓已經(jīng)成了習慣。對于這些人，要完成一項任務(wù)的一切理由都不足以使他們放棄這個消極的工作模式。如果你有這個毛病，你就要重新訓練自己，用好習慣采取代拖沓的壞習慣。每當你發(fā)現(xiàn)自己又有拖沓的傾向時，靜下心來想一想確定你的行動方向，然后再給自己提一個問題：“我最快能在什么時候完成這個任務(wù)？”定出一個最后期限，然后努力遵守。漸漸地，你的工作模式會發(fā)生變化。
第五節(jié) 不要讓別人浪費你的時間
當你呆在把猴子當寵物的人身邊時，必須小心，你要知道的第一件事就是，他們會想放一只猴子到你背上。
一 認識并避開時間大盜
史考特亞當斯畫過一本很棒的卡通《迪爾柏特》，卡通描述迪爾柏特努力撰寫企管新書的情形。新書其中一章的標題就是時間管理，他的第一個建議是“延后與浪費時間的白癡開會”。一個看起來象白癡的人物站在迪爾帕特后面問：“你怎么做到的？”他回答：“我可以以后再告訴你嗎？”
成功人士會延后與浪費時間的人開會，或是干脆避免與他們開會。斯坦利馬庫斯有一次告訴我：“我一定會準時，因為我的時間很重要，別人的時間也很重要。如果我發(fā)現(xiàn)有人不打算持有同樣的態(tài)度，我就會想辦法另找人打交道。”許多行業(yè)中的頂尖人物也都遵循這種原則，美樂達公司最優(yōu)秀的一位業(yè)務(wù)員告訴我：“真正好的業(yè)務(wù)員不會讓別人等他們。”遺憾的是，有時候你卻會成為別人的時間人質(zhì)。你可能是個業(yè)務(wù)代表，坐在一個買主的接待室里，而他卻待在辦公室里，不在乎你轉(zhuǎn)身離開；假如這個人對你很重要，除了等，你也無計可施。此時，你就可以運用消極的時間管理技巧，例如看書或看你帶來的報告，或是打電話，只要電話不會被招待的聽到就成。
如用你需要與權(quán)力大于你的人持續(xù)往來，你也許可以想辦法與他的接待人員商量。（令人驚訝的是許多業(yè)務(wù)員、經(jīng)銷商等需要通過接待員聯(lián)絡(luò)人，但都不曾費心和他們打交道。）拿破侖希爾曾經(jīng)提起過他如何處理上述問題：“有一段時間，我必須與一位電視臺的總經(jīng)理和一位大學校長共事，他們兩個部經(jīng)常不能準時，而且會讓別人等很久。借著認識他們的執(zhí)行秘書，我可以事先打電話詢問他們的時間表，將等候時間縮短至最少；有時，如果會面時間延遲太久，他們的秘書就會在確實可以見面之前的幾分鐘，打電話給我。”
你可以采取一些積極方法應(yīng)付這種情形。有一個業(yè)務(wù)經(jīng)理說：“我不會讓醫(yī)生或牙醫(yī)讓我等太久，我會等15分鐘，然后告訴掛號人員，醫(yī)生已經(jīng)好了嗎？我約的時間是3點鐘，如果他還有別的事，我要重新安排時間，因為我另外有約會——他們通常都會讓我進去。”一個大學的行政人員說，如果她的同事在他們開會時不停地接電話，而制造太多干擾，她就會寫一張紙條給他：“我看你很忙，請有空時而叫我。”然后起身離開。
有時候竊取時間的是你的親戚或好友，他們不只是約會遲到，簡直是搶劫你的時間，怎么辦？你可以跟他們攤開來說，如果問題一再重演，等到下一次你們需要約時間時，你可以在你們敲定時間時說：“你想我們可以在4點整碰面嗎？（或是更精確的時間，例如準4點10分如何？）我正在處理一些事情和討劃，假如做不完，我的麻煩就大了。”假如說不通，試試史奇勒的主意。史奇勒建議伺機等待對方餓了你所希望的事，假如準時到達后，積極加深他的印象。所謂加深印象也許只是一些出自內(nèi)心的肯定的話，如：“真感謝你這么準時到。”通常真誠感謝的效果比你預(yù)期的還好。
最后一個防范時間大盜的方式是控制會面的地點。如果你在辦公室或家里，當訪客沒有出現(xiàn)或是遲到時，你還是可以繼續(xù)做其他的事情。對于突然造訪的人，因為不知道他們的情況，一位善用時間的主管會在接待室而不是在他的辦公室與他們見面，因為在接待室要中斷談話比在辦公室容易的多。
二 別接燙手的山芋
如果你珍惜你的時間，當你待在把猴子當寵物的人身邊時，必須小心。你要知道的第一件事就是，他們會想放一只猴子到你背上。最好小心一點，照顧猴子可能非常耗費時間。有些猴子是可愛的小動物，但也可能是沒規(guī)矩、壞脾氣、討厭的東西。
不要接手任何別人想給你的問題或責任（例如猴子），如果你接受所有找上門的問題，你的生活會變成一場噩夢。許多經(jīng)理花費幾天、幾個月，甚至幾年的時間處理從他們的當然主人跳到自己背上的猴子。
避免接手其他人的當然責任是《當1分鐘經(jīng)理碰上猴子》這本書的主張。寫的是有關(guān)經(jīng)理花費了所有清醒的時間，企圖處理猴子的恐怖故事，就是因為這些經(jīng)理許可猴子從主人的背上跳到他們背上。他們還對部屬每天早上到他的辦公室詢問問題處理得如何感到驚訝。這正是可笑的相反狀況，不是部屬被賦予任務(wù)，反而是部屬委派任務(wù)給經(jīng)理；有時候經(jīng)理甚至不自覺。
一位企業(yè)總經(jīng)理，在讀過《當1分種經(jīng)理碰上猴子》之后，將這本書與公司里的幾位高級主管分享，猴子這個觀念已成了他們企業(yè)文化的一須分。職員不會隨便拿他們的猴子開玩笑，有時候，職員會跟他們的同事說：“有一只猴子在我背上，我快要受不了了，你可以幫幫忙嗎？”他們?nèi)⌒镒?，但是明白它的原則。
時間學專家尤金離里斯曼曾咨詢了一個通訊公司的總經(jīng)理。他的問題是，為什么事情總做不完？每當有危機發(fā)生時，即使是微不足道的危機，他的職員都找上他，期望他解決所有的問題。當尤金提起猴子原則，他明白了。他發(fā)現(xiàn)他們的系統(tǒng)變得非?？尚?，他實際上在為那些應(yīng)該替他做事的人做事，子是他采取措施讓職員解決自己的問題。幾個禮拜后時間學專家尤金離里斯曼再見到他時，他變得神采奕奕，工作已經(jīng)又在他的掌握之中了。
如果猴子正騎在你的背上，時間管理專家建議：記住世上到處都是猴子，只要挑個你真正關(guān)心的即可。讓別人照顧他們自已的猴子，如果他們自己根本不打算處理，你就不該企圖解決別人的問題。只要你確定幫忙結(jié)束后他們會自己照顧猴子，偶爾伸出援手并沒有什么不好。如果你是經(jīng)理，指派猴子給機構(gòu)里能干的人，訓練他們處理新責任。一個經(jīng)理的成功與否，應(yīng)該以他可以讓部屬做什么事情來衡量。
猴子管理專家說：你的時聞永遠都不夠應(yīng)付那些爭相引起你注意的猴了。如果你讓每只猴子都爬到你背上，不但對你不好，對猴子也不好。接手不合適的猴子可能表示合適的猴子會因為缺乏關(guān)注而憔悴，但是如果你說服別人照顧自己的猴子，并適時給予應(yīng)有的關(guān)愛與注意，這些猴子可能會變成非?？蓯鄣膶櫸?，并且?guī)硐矏偵踔量隙??！顿M城詢問報》的前執(zhí)行編輯吉恩羅伯特，正是動用這種管理技巧的佼佼者。羅伯特在報社的18年中，《費城詢問報》驚人地獲得了17次普利策里獎。當然，羅伯特不可能親自寫所有的文章、拍攝所有的照片，他是通過別人來做的，他最喜歡的技巧之一就是遠離部屬的猴子。
羅伯特的同事記得他在跟他們開會時，會長時間精神恍惚似的保持沉默，這有強迫別人說話的效果。一個以前的同事比爾可維奇說：“他有一次告訴我，他所學到最重要的人事管理教訓是：‘只要注意聽，讓屬下盡量能說多少就說多少，大部分人都會解決自己的問題，給你個答案’。”
但是必須注意的是，如果你是經(jīng)理，你也應(yīng)該讓部屬不會害怕把他們的問題告訴你，許多公司就是因為部屬不敢讓主管知道壞消息而陷人困境。鼓勵部屬放心地將壞消息說出來，但是一定要附帶解決的提議。
三 懂得說“不”
當有記者問電現(xiàn)脫口秀超級明星拉里金，什么星他盡力避免最浪費時間的事，他毫不猶豫地回答：“無聊的午餐....跟不喜歡的人一起。”然后又說：“我發(fā)現(xiàn)在生命中得到的愈多，不論是職業(yè)上或金錢上，你就可以挑選得愈挑剔，我現(xiàn)在已經(jīng)沒有那種非去不可的午餐了。”
時間管理專家盡量避免浪費時間的會議、約會及社交活動。但是，如果是必須參加的經(jīng)常性例行活動，他們也許無法逃避。他們會忍受，盡量想辦法改善，而且只要他們可以不參加就盡可能請人代替。假如朋友請你接手一個計劃，但是你已經(jīng)負荷過多，或是你對計劃并不感興趣，許多優(yōu)秀的時間管理專家會有如下的反應(yīng)：“抱歉，我現(xiàn)在沒有辦法幫你。”
拿破侖希爾曾對此列舉一封信，一封最好的婉拒信。這封最好的婉拒信是亞洲出版社的編輯寫給一位雄心壯志的作家：我們滿懷欣喜的拜讀了你的大作。但是，如果我們出版你的書，我們就再也沒有辦法出版任何水準較低的書了。而且，我們很難想象在未來的千百年內(nèi)，我們會再看到足可媲美的書。致上我們至深的歉意，我們不得不退還你非比尋常的大作，而且請你千萬千萬寬恕我們的膚淺與膽怯。有時候，你也許必須對你的主管說不，該怎么說呢？你必須非常小心，記住一個好的經(jīng)理希望知道你什么時候不能完成他要求你做的事情。一個有效的技巧是表達你對于必須擱置他們的要求事項感到憂慮，你應(yīng)該以輕重緩急的方式來措辭，利用下面的說法：“我正在寫一份我們討論過的報告，我也很想去參加那個會議，你覺得哪一個比較好？”
四 擴充自己提醒時間的詞匯
在錄像現(xiàn)場和錄音間里，有兩種非常有名的用來提醒時間快要結(jié)束的手勢：一種是場務(wù)用手按順時鐘的方向劃大圈圈，意思是趕快：另一種則是切割喉嚨的手勢，表示“卡！立刻停止，時間已經(jīng)到了。”
日常生活中，你經(jīng)常需要暗示跟你談話的人你有多少時間，有些人一點也不怕說：“我要走了，再見。”然后就去掉或是起身離開。沃勒正是這樣的人。有一次拿破侖希爾必須在假期的前一天見他，沃勒在談話一開始就告訴拿破侖希爾，他非常忙，但他會給拿破侖希爾5分鐘的時間。拿破侖希爾盡快述說意見，但還是超過了幾秒鐘，當希爾暫停準備說下一句時，沃勒插嘴：“你的5分鐘到了，博士，我敬愛你，但是我得走了，圣誕快樂。”然后，他從椅子上站起來，走向辦公桌，開始埋首在他的文件里，會談就結(jié)束了。我們都碰到過必須盡快到其他地方去的信況，然而，似乎沒有辦法能從正在進行的談話中脫身而退，而不會冒犯正在說話的人。同時，當我們在等對方說到一個段落時，五臟六腑都在翻攪。突然結(jié)束對話的變通方法是學習利用時間暗示。如此一來，你比較掌握時間，而且還會得到大部分與你往來的人尊敬和感激。讓別人知逍你的希望是什么，如果你要讓對方知道你結(jié)束談話的時間就是6點30分，你可以說：“我想我們不可以晚一分鐘離開，因為6點30分以后交通狀況就差了。”然后，讓他們知道你到時候就會離開。
假如精確并不是很重要，可以用“左右”這兩個妙字。例如“宴會在7點左右開始。”如果在你社交圈里的人不用“左右”，可以說：“大概7點。”我知道有一位主管將約會時間都安排在如10點5分、4點35或2點4O分，而不是整點，也就是暗示約會時間必須準時。
當你確認一個約會時，你可以利用時間暗示。例如：“嗨，我是湯姆，我今天很忙很忙，我只是要確定看看有沒有什么問題。”給予“我今天很忙很忙”這樣的暗示，可能非常有效。確認約會的目的是要肯定要見的人確實會來，而且暗示這個人，時間對你很重要。
總是有一些人看不憧暗示。對他們來說，除了直截了當?shù)慕Y(jié)束外，沒有什么其他有效的方法。美國電視網(wǎng)的老板凱柯波洛維茲對她的員工采取直截了當?shù)恼?，然而當她覺得會議應(yīng)該結(jié)束時，她會轉(zhuǎn)身開始看桌子后面檔案架上的文件。她說：“我盡量在轉(zhuǎn)身結(jié)束談話時，不要太失禮，但卻難免會失禮。你不得不這么做，而且有時候你必須把椅子往后推，站起來送對方到門口，我發(fā)現(xiàn)這樣做反而很省時間。”
學習如何利用一些簡單的暗示，多多少少可以省下幾分鐘。好好應(yīng)用一些有效的劇本，不但可減輕你的壓力，還可以加強你的社交技巧與彬彬有禮的形象。以下就是一些最有效的方式。
（一）時間限制暗示
這個信息應(yīng)該在交談一開始就傳遞出來。沃勒在前面描述過的會談中，使用過變通的方式。這種暗示聽起來就像是這樣：“你剛好在會議的空檔時間透到我，所以我只有大概4到5分鐘可以利用。”假如你愿意的活，可以再加上：“我很想跟你談一談，假如你愿意，我們可以現(xiàn)在開始，如果我們這次沒辦法講完，我們可以重新安排一個不會這么匆忙的時間，這樣好嗎？”
有些時間成功人士控制時間的方式是在會談一開始就說：“我現(xiàn)在先告訴你，我必須在4點鐘的時候打一個很重要的電話。”重點是要一開始就宣布，而不是在3點55分時才說。研討會主持人比爾約翰遜的電話開場白常是這樣：“嗨，艾德，我是比爾，你現(xiàn)在有時間聽我說幾個簡單的間題嗎？”約翰遜認為這個方法很親切，而且傳這了你不是要聊天的信息。如果約翰遜覺得電話講太久了，有時候他會打斷自己而插人一些打算結(jié)束的話，就像：“抱歉！瑪莎，我剛剛注意到現(xiàn)在的時間，還有什么事情我們沒談到嗎？”
這種時間限制暗示有三種目的：
1、告訴對方他們對你很重要，你非常想花點時間跟他們在一起，聽聽他們有什么話要說。
2、提供對方一個界限，他們可以事先知道你給他們多少時間。
3、迫使對方切人主題，而不要浪費時間在不相關(guān)的細節(jié)上。有時侯，有些人無法在當時你所能給他們的時間內(nèi)合適地討論一個話題。假如是這樣的活，另外約定一個時間。有些人絕對沒辦法在他們覺得匆促的楷況下透露重要信息。
（二）肢體暗示
你可以開始收文件，好象正準備離開辦公室一樣；還可以在椅子上將身體往前傾，或?qū)⑽募旁谝黄?，就象你要離開一樣。最明顯的肢體語言就是站起來。
（三）停頓與沉默
持續(xù)拉長兩次回答之間的沉默的時間。
（四）加速暗示
“下面是一個你可以在交談時運用的方法，特別是在通電話時：我知道你正在忙，但是我有一個簡單的問題。”說對方很忙是一種說“我很忙”的禮貌方式，目的是使交談的腳步加快。另一個說法是：“金，在我去開會之前，我必須問你....”或是：“在我們掛電話前，我想要弄清楚一點。”或是：“金，我應(yīng)該去開一個5分鐘前已經(jīng)開始的會議。但是，我不想談得太匆忙，我什么時候可以再打給你？”
（五）串通好的于撫
有些主管會請他們的助理在一定時間之后進來打擾，助理會輕聲地說下一個約會時間已經(jīng)到了，或是提醒主管他們必須馬上去參加下一個會議。
（六）找東西
有的成功人士會全神貫注地注意對方一段時間。但過了一定的時間之后，他們會開始找桌上或辦公室其他地方的東西，似乎有一點分心，甚至有一點過意不去。訪客得到這樣不太模糊的信息，了解他們即將受到注意程度是多少后，就會結(jié)束會談。
（七）道具
大學書籍出版社的代表卡倫謝潑德，在她的皮包里放了一個定時器，每過10分鐘就會響起采，然后，她會說她必須去趕下一個約會或打個電話；如果她覺得談話需要繼續(xù)，她就會關(guān)掉定時器。
（八）結(jié)語
有些人不知道知何結(jié)束談話，他們會說好幾次再見，而且每一次都說得有點困難。結(jié)束談話的方式應(yīng)該快速而且有禮貌，結(jié)束方式“好了，A先生，我會再跟你聯(lián)絡(luò)。多謝了。”然后你就可以離開。
你必須知道如何脫身的場所是譬如酒會、宴會這樣可以自由走動的場合。你也許不希望一直跟一個人說話，怎么辦？擅長社交的人會誠懇地招呼你，在他們跟你在一起的時間中，他們會集中往意力在你身上。然后，他們會說一些話象：“很高興跟你聊天，不過，我必須在其他人離開前跟他們談一談。”另一種說法是：“我最好繞一圈，招呼每個人。”或是：“我們等一下再談好嗎？我必須在其他人離開前跟他門說說話。”然后微笑地離開。
五 象政治家一樣處理時間
古希臘哲學家亞里士多德曾說過，人是政治動物。別以為政治只是某種發(fā)生在市政府，國會或華盛頓首府的事情。如果有人稱你政治家，他們多半不是在稱贊你，在個字帶有欺騙、虛情假意和黑箱作業(yè)的味道。然而，政治的基本觀念應(yīng)該是管理眾人之事，從某方面來說，政治是人類工程學。
有些人認為他們不需要學習政治和行銷的技巧，他們只管做好工作，生產(chǎn)良好的產(chǎn)品，肯定與報國自然而然就會跟隨而來。通常，增況并菲如此。擅長做你份內(nèi)的事是不夠的，任何工作計劃都有它的政治面，忽視這一面，計劃就會進行級慢甚至夭折。
即使你不認為日己是個政治家，你也必須和政治家打交道。所以，知道他們想些什么、如何決定優(yōu)先順廳是很有用的。一個老練的政治家怎樣決定按什么電話，見什么人，答案是：權(quán)勢。當政治家面對成堆等待回答的電話留言時，問題不是：“哪一個最先打進來？”政治家會問：“這些電話留言里，誰的權(quán)勢最大？誰可以幫助我？誰會對我不利？”市長、參議員、高級政府官員每天收到的信件和電話成百上千，假如他們親自回復(fù)每一件，他們所能做的就只是通電話和寫信了。所以，這些工作大部分都是委派他人去做。但是，即使是委派的信息也是以相同的原則來處理：“誰最有權(quán)勢？誰可以幫忙？誰會造成傷害？”甚至連遠離選舉政治的個人也必須對這些考慮保持敏感。有記者問過前任全國青少年棒球聯(lián)盟的總裁，現(xiàn)任亞伯可克地區(qū)長老會醫(yī)療服務(wù)中心人力資源總經(jīng)理的瑪麗布爾，她會先回什么樣的電話。她說：“董事和捐款者的電話。”對像她這種職位的人來說，這樣的順序是顯而易見的：董事負責雇用、開除、升遷；而如果讓捐款者高興的話，她的日子會很好過。如果你知道這就是主管級人員處理競相需求他們時間的事情的方式時，你就明白為什么他們不立刻回你的電話（如果有回的話）。如果你聯(lián)絡(luò)他們有困難，多半是因為你要接洽的人，或是他的接待員不認為你有幫助或不利于他。所有的電話和信件都不應(yīng)該一視同仁，當然你應(yīng)該給予可以幫助你和不利于你的人最優(yōu)先的待遇。想要生存下去的人，必須確定收到重要的信息及聽到重要人士的談話。但是，這個技巧有一個危險的缺點。假如助理被告知只接通機威人士的電話，他們也許會因為不認識全部的權(quán)威人士，而將他們意外地當成無名小卒。此外，當在高位的人只聽權(quán)威人土的話時，他們就錯失了小人物可以給他們的重要信息。最先打進來？”政治家會問：“這些電話留言里，誰的權(quán)勢最大？誰可以幫助我？誰會對我不利？”市長、參議員、高級政府官員每天收到的信件和電話成百上千，假如他們親自回復(fù)每一件，他們所能做的就只是通電話和寫信了。所以，這些工作大部分都是委派他人去做。但是，即使是委派的信息也是以相同的原則來處理：“誰最有權(quán)勢？誰可以幫忙？誰會造成傷害？”
甚至連遠離選舉政治的個人也必須對這些考慮保持敏感。有記者問過前任全國青少年棒球聯(lián)盟的總裁，現(xiàn)任亞伯可克地區(qū)長老會醫(yī)療服務(wù)中心人力資源總經(jīng)理的瑪麗布爾，她會先回什么樣的電話。她說：“董事和捐款者的電話。”對像她這種職位的人來說，這樣的順序是顯而易見的：董事負責雇用、開除、升遷；而如果讓捐款者高興的話，她的日子會很好過。如果你知道這就是主管級人員處理競相需求他們時間的事情的方式時，你就明白為什么他們不立刻回你的電話（如果有回的話）。如果你聯(lián)絡(luò)他們有困難，多半是因為你要接洽的人，或是他的接待員不認為你有幫助或不利于他。
所有的電話和信件都不應(yīng)該一視同仁，當然你應(yīng)該給予可以幫助你和不利于你的人最優(yōu)先的待遇。想要生存下去的人，必須確定收到重要的信息及聽到重要人士的談話。但是，這個技巧有一個危險的缺點。假如助理被告知只接通機威人士的電話，他們也許會因為不認識全部的權(quán)威人士，而將他們意外地當成無名小卒。此外，當在高位的人只聽權(quán)威人土的話時，他們就錯失了小人物可以給他們的重要信息。
第六節(jié) 找出隱藏的時間
每天讀一點沒有人讀的東西；每天想一些沒有人想的事情；意見若總是一致對心智無益。
一 善用等候與空檔的時間
善用等候的時間就象是去看醫(yī)生時帶一本書，如此一來，你就不必看他們的雜志或其他無益的東西。不管在什么地方，每次拿破侖希爾必須排隊等候時，他總會盡量帶些東西去看。他非常小心善用空檔時間，即使在開車時也帶著技術(shù)報告和商業(yè)雜志，以便可在等紅燈或塞車時看幾行字。一位叫安妮索恩的總裁助理也是如此，她在車里放了一把拆信刀，每次開車時都帶著一疊信件、利用等紅燈時看信。安妮說，反正百分之十五都是垃圾信件，而且在她到達辦公室前，信件已經(jīng)節(jié)選完畢，所以一到辦公室她就把垃圾信件全都丟掉。
琳達邁爾斯自己開了一家顧問公司，一年接下約130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機上度過的。邁爾斯相信和客戶維持良好關(guān)系是很重要的，所以她常利用飛機上的時間寫短簽給他們。她說：“我已經(jīng)無法自拔了，這樣做有佝不可呢？”最近，一位同機的旅客在等侯提領(lǐng)行李時和她攀談，他說：“我在飛機上對意到你，在2小時48分鐘里，你一直在寫短簽，我敢說你的老板一定以你為榮。”邁爾斯問答：“找就是老板。”
不管你多么有效率，總里有人會讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場，平白多了3個小時可利用。而所有成功人土在這種情況下所做的事是：“我?guī)П緯?；我寫東西；我修改報告；我檢查我的語自郵件、打電話、我用錄音機口述信件。”
二 比賽節(jié)省時間
馬克麥科馬克以一種比賽的心情處理許多情況，盡量找出可以減少浪費時間的捷徑；他知道哪些餐廳的動作較快；哪些大樓中的哪些電梯最快；哪些航空公司準時、哪些地方處理行李最有效率；走哪幾條路和巷道最快。凱西桑德斯在喬治亞企業(yè)環(huán)境公司上班，這是一家相當成功的辦公室用具公司。凱西的決竅是：“我進辦公室第一件事就是看收件箱，并將所有文件依重要性、難易度分類，在心里規(guī)定每一件事情完成的時間，然后自己跟時間比賽，盡量在僅有的時間內(nèi)完成每一件事。通常，我能做得比預(yù)期的還多。”運動員也是用這個方法：優(yōu)秀的運動員不僅與他人競爭，還要跟自己競爭，盡力超越自己的記錄與改善平時的表現(xiàn)。
將時間管理當作比賽的優(yōu)點如下：
1、使平淡的工作變得有趣。
即使是最刺激的工作也有些平凡、食之無味的相關(guān)瑣事要做。
2、跟自己比賽可以激發(fā)一種心理學上所謂“滿溢狀態(tài)”的行為。
這種行為是一種潛意識的改變，在這種狀態(tài)下時間似乎是靜止的，而成果與成就則特別大。
3、你的工作質(zhì)量可能因而改善。
我們的目標應(yīng)該是做得更快、更好。優(yōu)秀的跨欄選手不僅希望百米跑得快，而且不希望碰倒柵欄。個人、小團體，甚至整個部門都再歡競賽性的話動，例如，比賽零缺點能維持多久、整個單位能創(chuàng)造多少業(yè)績，藉此促進合作與斗志。生產(chǎn)紡織品與化學制品的米利肯公司就是利用這個技巧而獲得“表坎波得吉”全國品質(zhì)獎。米利肯的“記分”規(guī)模相當大，所謂的記分就是評估現(xiàn)狀。米利肯公司相信“記分”是進步的關(guān)鍵，他們最喜歡的一句話就是：“如果你不算分數(shù)，那么你只是在練習。”米利肯人也認為要讓同事知道分數(shù)，所以工廠里到處都是記分板，他們相信如此可以創(chuàng)造斗志、熱誠、趣味、自尊；提供視覺刺激、新觀念、良好的溝通、成就感以及歸屬感。
時間管理技巧是一種既可獨樂也可眾樂的比賽，每個人都是贏家。根本不肯參與的人，才是真正的輸家。
三 善用通勤時間或最好不要通勤
假如你在機場工作，你應(yīng)該不會為了要離工作地點近些而想住在跑道終點吧；又假如你的工廠座落在治安惡化、犯罪率高的地區(qū)，你也不會想住在附近。然而，即使每天單程通勤只要30分鐘，幾年下來的總數(shù)也林當驚人。假如你從未計算過總數(shù)，也許你會對這個結(jié)果大吃一驚：結(jié)果你一周上班5天，每天單程30分鐘，50個星期總共花在通勤的時間是250小時，等于每年花上超過6個星期，每天8小時的工作日。整整6個星期！如果每天單程通勤時間一小時，你每年花在路上的時間則超出3個月，每天8小時的工作日。假如你的年新是50,000美元，通勤30分鐘就等于每年在車上花掉了6,250美元；通勤一小時的話，則是12,250美元，這還不包括其余花在汽油、酒胎等的時間和費用。
住在市區(qū)外圍房價較低廉，看起來似乎很劃算，但可能未必如此。假如你純粹是為了經(jīng)濟上的理由這么做，你應(yīng)該算算花費的時間和金錢。若你選擇住在遠離工作地點的地方，也許是因為喜歡那里的生活形態(tài)，你討厭擁擠，或是希望每天能在不同的環(huán)境里變換生活步調(diào)。但是你如果希望有更適宜的生活，最好慎重考慮找一個離工作地點近而且生活形態(tài)也合作胃口的地方。
你也許坐公車或火車通勤。很多人都說他們喜歡通勤的時間：有些人認識每天同車的人，喜歡和他們聊天；有些人則說這段不受打擾的時間是看書、寫東西、為作報告整理思緒、口述錄音或獨自思考的良機，但前提是：開車的是別人。大多數(shù)城市的塞車情況愈演愈烈、不見好轉(zhuǎn)，而許多工作地點距離大眾運輸系統(tǒng)也很遠，因此美國有些公司開始在郊區(qū)設(shè)立衛(wèi)星聯(lián)絡(luò)中心員，員工可以選擇“電訊通勤”。員工在衛(wèi)星辦公室里，仍舊可以與公司文化做面對面的接觸，不至于脫節(jié)。員工不需要每天使衛(wèi)星辦公室用，這只是提供他們長途跋涉到辦公室的另一種選擇。
目前美國有300萬個上班族經(jīng)常利用這種方式上班，大部分的人都是一個星期一或兩大。到2000年，這個數(shù)字將會增加至1100萬，假如發(fā)生石油危機的話，這個數(shù)字甚至會更高。如果你每天必須開車長途通勤的話，這些時間不必全部都浪費掉，這是你獨自思考的好時間：你可以在干擾最小的情況下做計劃；可以利用行動電話做聯(lián)絡(luò)工作；如果有先進的語音郵件系統(tǒng)，你可以口述信件；當然，你可以在車上用口述錄音系統(tǒng)；還可以聽教學性和啟發(fā)性的錄音帶。然而，對大多數(shù)通勤者而言，長途開車多半是一種浪費時間，而且有時間壓力很大的經(jīng)驗，因此應(yīng)該慎重考慮省去通勤時間或善用這段時間。
四 創(chuàng)造時間區(qū)
拿破侖希爾建議經(jīng)理將工作組織起來，使他們的時間可以分段或分區(qū)。這些時間區(qū)段是經(jīng)理完全不受打擾，專心工作的時間。相對于創(chuàng)造時間區(qū)的另一個選擇是“大雜燴”，就象電腦花了太多的時間在程序與程序之間的來回奔波，結(jié)果卻一事無成一樣。
聽從這個建議并不容易，對多數(shù)人而言，干擾就是一種生活方式。某些職業(yè)的員工甚至是沐浴在電話和旁人的打擾中，這其實是一種錯誤的方式。電視現(xiàn)場轉(zhuǎn)播的制作人，或生意興隆的餐館經(jīng)理，必須在短短幾個小時間內(nèi)作上百個決定，但是只要有創(chuàng)意再加上自制，即使是這些專業(yè)人士也能在節(jié)目開播前或客戶上門前創(chuàng)造時間區(qū)。
以下是創(chuàng)造時間區(qū)的幾個建議：
1、早到或遲退。
很多高級主管會提早進辦公室，是因為他們知道電話還不會開始響個不停、其他人也還沒到，這正是凱柯波洛維茲的技巧。此外，他們也會延長工作時間。因為朝九晚五的員工已經(jīng)下班，而且在公司下班后也不會有電話進來。（假如你希望過均衡的生活，除非偶爾為之，否則盡量避免早到遲退。）
2、遠離工作。
有些很有成就的人每個星期會留在家里一天或兩個半天，目的就是創(chuàng)造時間區(qū)。顯然你需要有一個能容許你這么做的老板，或者你是自己就是老板。
3、在空檔時間中創(chuàng)造時間區(qū)。
艾莫禮大學醫(yī)學院臨床研究中心的董事達拉斯霍爾博士在往來三個辦公室之間發(fā)現(xiàn)了他的時間區(qū)。他的一個辦公室在校區(qū)內(nèi)，一個在葛萊狄醫(yī)院，另一個則是在附近的狄克市。“原先我以為有三個辦公室真是沒有效率，可是讓我驚喜的是，我發(fā)現(xiàn)我在三個辦公室做的事比在一個辦公室還多。”霍爾認為有另一個辦公室是一扇很好逃生門：“我開車往來辦公室之間所花的15分鐘，是一天之中最棒的思考及整理思緒的時間。”
很多經(jīng)常旅行的人在飛機上找到他們的時間區(qū)?！遁既A》的編輯蘇珊泰勒告訴我：“我非常喜歡坐飛機，那是完成工作最好的時間。”正如前面所說，對大多數(shù)人而言幾乎完全損失的通勤時間，其實可以轉(zhuǎn)化為寶貴的時間區(qū)。
4、為重要的一對一會談創(chuàng)造時間區(qū)。
假如有一個約會非常重要，請在約會前先告訴你的助理或秘書，除非有緊急事件或是非盡快處理不可的事情發(fā)生，否則你不希望被打擾。全美醫(yī)院發(fā)展協(xié)會的前任主席，現(xiàn)任費爾基金的總裁約翰奧爾森運用這個技巧已行之數(shù)年，他稱這種與部屬之間的會談為“固定時間會談”。奧爾森形容地的處理方式：“今天早上10點左右有一位職員來找我談，我們都希望能騰出充實的時間。從他找我會談的動機來看，他可以有三十到四十五分鐘屬于他的時間。這種固定時間會談讓職員知道他們的重要性，沒有任何事情可以中斷這段時間，沒有電話、沒有干擾，同時也是做一些費神事情的好機會。在這段時間內(nèi)如果有電話打進來怎么辦？奧爾森也是以時間區(qū)來處理。奧爾森只有在非固定時間會談或是在做些較不重要的事情時才接電話，他選在兩個時間區(qū)回復(fù)電話：一個在早上，另一個在下班前。奧爾森的結(jié)論：“我盡力創(chuàng)造不受干擾的時間區(qū)，盡量在兩到三個小時的時間區(qū)里工作。”
五 逆勢操作
什么是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數(shù)人都在買股票時賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時買股票的人；如果每個人都在觀望，逆绔操作者則瘋狂地大買大賣。日常生活中有很多運用逆勢操作原則的方式。拿破侖希爾建議大家“遠離高峰時刻，以避免一窩蜂。”
將逆勢操作原則運用在時間管理上，意味著當別人沒有在做某事時，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現(xiàn)支票、采購、所以他們不會在禮拜五下午支兌現(xiàn)支票，也不會在禮拜五下午上超級市場，而會選在晚上11點或早上6點逛逛24小時開放的超市。逆勢操作者退房的時間與其他人退房的時間不同，或是他們會選擇旅館自動退房的方式；如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應(yīng)該在早上9點、10點時去排長隊。在辦公室里，逆勢操作者則會在大多數(shù)職員外出午餐時，使用電腦印表機或復(fù)印機。
逆勢操作甚至不會想在過節(jié)期間買禮品。時間管理專家尤金不會在過節(jié)的時候購買禮品，他都是看到喜歡的禮物就買。假如他真的很喜歡那樣禮物，即使不知道最后會將它送給誰，他也會先買下來，而且相信有一天也會有人喜歡它。他把買回來的禮物放在一個大箱子里，并給箱子取名叫藏寶箱。每當有人過生日或過節(jié)時，尤金就去找藏寶箱，通常都能找到可以當禮物的好東西。因此不必特別放下手邊的工作，為了出去買不見得很喜歡而且可能還要花大錢的東西。
逆勢操作者會在人潮涌入飯店前外出吃飯，還會避免不接受訂位或訂位效率不佳的餐廳；他們會在餐廳的人較少，侍者和廚師比較輕松，廚房里的食物最好、最新鮮的時候提早吃午餐或晚餐。逆勢操作者甚至可以因為這個策略而省錢，因為有些餐廳提供早用餐者優(yōu)惠價格。
逆勢操作盡量將飛機班次安排在非高峰時段，如此一來，可以避免因飛機在跑道上等候起飛，或在天空盤旋等候降落而很費時間。一般情況下，旅行社的24小時售票服務(wù)在深夜，通常是半夜時，訂位服務(wù)的速度特別快。逆勢操作者也盡量在非高峰時刻開車，假如其他人都是在7點30分到9點中間上班，他們會希望在7點趕快進辦公室；或者他們會遲到晚走，享有與許多早到者相同的益處。一位成功人士說，他喜歡在深夜或清晨時開車旅行，他解釋：“卡車司機部盡量這么做，因為那個時候路上沒有車。”
逆勢操作者喜歡彈性上班的主意。許多公司將員工上班時間錯開，雖然辦公室上班的時間延長了，但是沒有人會從早待到晚，只有部分工作時間重疊；如此不僅有益公司，也有益?zhèn)€人。一位學員寫道：“我提早30到60分鐘上班，而且第一個小時不接任何電話，先過濾我的工作計劃表，然后在電話和突發(fā)事件開始前，找出一項我可以做完的工作。”如果原先沒有彈性上班這回事，逆勢操作者也會發(fā)明出來。
六 五點鐘俱樂部
拿破侖希爾說，我寧愿只睡5小時，早上5點或5點30分起床，以好好把握我的時間；也不愿睡得太晚，然后整天被時間控制?，旣悇P是5點鐘俱樂部的人。那么，什么是五點鐘俱樂部呢？當談到公司里的女職員如何把她們工作做完的一個題外話時，她提起了這個俱樂部。
瑪麗凱公司中的很多業(yè)務(wù)員都是有孩子的婦女，她們每天例行的工作包括煮早餐、準備午餐及帶孩子上學。每天面對這些家務(wù)事的她們?nèi)绾巫龊娩N售的工作？瑪麗凱說：“5點鐘俱樂部——每天早上5點是一天的開始。”要趕在太陽起前爬起來的確需要相當?shù)囊懔?，但好處頗多。早上沒有干擾、氣氛安祥，寧靜，讓你有一種幸福的感覺，你會覺得必須為了達成目標努力工作，而且任何發(fā)生在你身上的好事都是你該得的?，旣悇P建議地的業(yè)務(wù)員利用這段安靜、無干擾的時間檢查庫存量、下訂單、寫感謝函，然后計劃整天的工作。
許多非常成功的人也墾五點鐘俱樂部的成員雖然他們從未聽過瑪麗凱的說法。他們利用清晨時光慢跑、運動、寫寫東西、沉思、計劃、對很多人來說，這是個安靜的時刻，是他們反省、給心靈馬達熱身的時候。
前美國參議員赫爾曼塔爾梅奇是知名人士中訪問時間最早的人之一，他曾經(jīng)是美國最有權(quán)勢、最有名的參議員。他的秘書告訴尤金5點以后就可以打電話結(jié)他，尤金問是早上還是下午，他說：“早上，參議員很早就開始工作了。”尤金沒有那么大膽，敢在清晨5點就打電話過去。不過他倒是在隔天早上7點打了電話，當然是塔爾梅高親自接了電話，而且地顯得神清氣爽。
尤金首先為這么早打擾他致歉，但是他告訴尤金，他已經(jīng)起來好幾個小時了，他說，當他在法學院念書時就已經(jīng)開始這個習慣，他知道如果他是第一個圖書館的學生，一定可以借到限閱的書。
七 善用杠桿的力量：想辦法偷懶
人類許多最重要的發(fā)明都是由一些設(shè)法尋找較簡單做事方法的人所創(chuàng)造的。愛迪生在當電報操作員時，因為被人發(fā)現(xiàn)他發(fā)明了一種可以在工作時打盹的裝置而被炒魷魚。亨利福特小時候曾設(shè)計了一種不必下車就可以關(guān)大門的裝置，當他已經(jīng)是世界知名的汽車制造商后，福特仍舊繼續(xù)創(chuàng)造各種簡化工作的裝置。為了使工人不必浪費精力去取零件，福特在工廠裝了一個輸送帶，等輸送帶成為汽車制造過程中的標準配備后，地又發(fā)現(xiàn)工人彎腰靠在裝配線上上作會增加疲勞，同時會導(dǎo)致工作品質(zhì)不良和意外的發(fā)生，所以福特堅持將裝配線提高八英寸。這雖然只是一個簡單的調(diào)整，卻可以減輕工作時的疲勞，大幅度提高生產(chǎn)力。
在原始社會里，唯一的能量來源就是人類自己：但成人平均可以產(chǎn)生的能量不到一匹馬的十分之一；顯然單獨依賴人力的社會走不了多遠，而一個人如果只靠自己單打獨斗更不可能活得久。有時候你會聽到人們埋怨，對那些一輩子排命工作卻貧困以終的人來說：“人生”并不公平，但是這并不是公不公平的問題，老天爺只是比較眷顧那些知道如何有效開發(fā)能量的社會或個人。
問問你自己：“有沒有簡單一點的方法？”找出一個簡單的方法可能是你所做的最聰明的一件事。別將忙碌與效率混為一談，有時候企業(yè)里最好的職員最有生產(chǎn)力的時間，就是在作白日夢時。
事實上忙碌反而可能造成反效果。詹姆斯沃森說：“假如你要做大事，稍微降低工作量是必要的。”他與法蘭西斯克立克因為成功地發(fā)現(xiàn)DNA基因密碼而共享諾貝爾獎。一本敘述科學人性面的作品：《螺旋》，將他們?nèi)绾螠p少工作量，也就是他們游手好閑，度周末、舉行派對、作客以及其他娛樂的故事作了幽默的描述。
華特生與克立克有幸研究各種觀念，與許多領(lǐng)域的科學家交換意見，參加世界各地的會議。但是最重要的是，他們有時間去思考自身的所見、所聞、所讀，這也是華特生嘉許降低工作量之意。假如這兩位研究學者沒有獲得大筆的研究補助金，假如他們必須身兼兩份工作以維生，大概就無法成就改造生物學研獎的發(fā)現(xiàn)。多虧外界慷慨的贊助與英國大學強調(diào)思考的傳統(tǒng)，華特生與克立克的工作量少得足以讓他們?nèi)プ鲇幸饬x的事。
拿破侖希爾認為，騎腳踏車的人走不遠。假如你過于忙碌地工作而沒有時間去思考你做的事，你將無法充分利用你的成就。降低工作量，讓你在活動間有一段時間可以反省你剛完成與思考過的事情：“這有什么意義？”“如伺利用我曾經(jīng)做過的事？”同時還讓你有時間思考是否還有其他的方式，以及你是如何與別人配合的....。你可以檢查存貸，儲藏室的檔案柜里也許有尚未使用的資源可以利用。
降低工作量你才有空做廣泛而非狹隘的研究。假如你過于專注于自己小小的領(lǐng)域，你不會知道其他領(lǐng)域也許對你目前從事的事有極大的影響。除非有時間廣泛涉獵、學習他人所做的事，否則創(chuàng)新不可能發(fā)生。
全新的發(fā)明極少發(fā)生，革新幾乎總只是將兩種以上已知的觀念以新奇的方式組合在一起。例如，羅伯特富爾敦的商業(yè)性汽船就是由兩種發(fā)明組合而成的：一個是蒸汽引擎，另一個是造船技術(shù)。當然富爾敦必須對兩種技術(shù)都知道一點，才能發(fā)展出融合兩種技術(shù)的新技術(shù)。此外，他還需要時間來思考這些事情。有時候降低工作盡并非出于自愿，而是環(huán)境所能提供的機會有限使然。正如印度對待年輕的丘吉爾的情形；派駐在印度的丘吉爾便利用了當時的空閑時間錘練了更成熟的心智，他利用那些時間重新閱讀在大學時所忽略的書籍。帶隊將可口可樂引入日本的羅伯特布羅德沃特，在二次大戰(zhàn)期間曾被關(guān)在日本的戰(zhàn)俘營中將近四年，戰(zhàn)俘營的指揮官曾于戰(zhàn)前在日本教授英文，于是他從私人的圖書館中帶了一此書籍給戰(zhàn)俘閱讀。布洛德瓦特告訴我：“我是在那時候接受人文教育的，當時所學成為我后來在可口可樂公司中作決策的基礎(chǔ)。”
有一次一個記者問著名的作曲家狄米奇蕭斯塔高維奇，為什么他作曲的速度這么快，這位著名的作曲家答道：“我已經(jīng)思考很久了。”
