〔內(nèi)容提要〕數(shù)字城建檔案館的建設(shè)已成了各城建檔案館近幾年業(yè)務(wù)建設(shè)的頭等大事，期間取得成果的同時也產(chǎn)生了不少問題。為使數(shù)字城建檔案館建設(shè)良性發(fā)展，筆者認(rèn)為正確理解數(shù)字城建檔案館的概念、建設(shè)數(shù)字城建檔案館所需的條件及建設(shè)數(shù)字城建檔案館應(yīng)正確處理好的幾個關(guān)系很重要。本文對此做了一些簡單闡述。
The construction of digitizing urban constructive archiveshas being the most important things in the constructive archives inthe recent years. Achivements have been made together with manyproblems. Inorder to make the construction of digitizing urbanconstructive archives step toward right develop, I think the accurateunderstandance of conception of digitizing urban constructivearchives、the demands to construct digitizing urban constructivearchives and the relations should be well settled are very important.〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字城建檔案館數(shù)字技術(shù)條件關(guān)系
《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》里寫道：“數(shù)字城建檔案館是城建檔案信息化工作的又一個里程碑，各?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）要認(rèn)真總結(jié)近幾年城建檔案數(shù)字建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)－·一帶動本地區(qū)數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)①”。為達(dá)到這個目的，更好地建設(shè)數(shù)字城建檔案館，那就要正確理解數(shù)字城建檔案館的概念、建設(shè)數(shù)字城建檔案館所需的條件及建設(shè)數(shù)字城建檔案館應(yīng)正確處理好的幾個關(guān)系。
一、對數(shù)字城建檔案館的理解
數(shù)字城建檔案館是信息社會數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，也是二十一世紀(jì)城建檔案館發(fā)展的必然方向。要真正理解數(shù)字城建檔案館，先要了解數(shù)字技術(shù)。
數(shù)字技術(shù)是隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，它是把任何形式的原始信息如人們可以直接感受到的聲音、文字、圖像等光信號，通過專用設(shè)備如掃描儀、采集卡等轉(zhuǎn)換成電信號，再把這些電信號轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識別的數(shù)字信號記錄下來，最后通過計(jì)算機(jī)和其它專用設(shè)備，再把這些數(shù)字信號還原成光信號。這種技術(shù)被稱之為數(shù)字技術(shù)。只有經(jīng)過數(shù)字技術(shù)處理后的信息，才能轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并通過各種數(shù)字化輔助設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的貯存、傳輸和提供利用。
數(shù)字城建檔案館是一個數(shù)字化系統(tǒng)，僅僅實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。我們理解數(shù)字化城建檔案館是一個由數(shù)字化信息、數(shù)字化信息的管理、傳輸和提供利用組成的整體。數(shù)字化信息是基礎(chǔ)，數(shù)字化信息的管理是手段，數(shù)字化信息的傳輸是保障，數(shù)字化信息的提供利用是目的，幾者相互依存，共同完成數(shù)字城建檔案館高密度存貯、快速傳輸和無地域、無時限資源共享的功能，最終實(shí)現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服
務(wù)模式。
二、建設(shè)數(shù)字城建檔案館所需的條件
（一）資金保障
建設(shè)數(shù)字城建檔案館所需資金與其它城建檔案事業(yè)建設(shè)相比數(shù)額是巨大的。一般建設(shè)數(shù)字城建檔案館的開支從廣義上講由兩部分組成，即硬件開支和軟件開支。硬件開支是指購置各種專業(yè)設(shè)備和環(huán)境改造所需的資金。由于現(xiàn)行的檔案館保管的主體是紙制檔案，保管設(shè)施、提供利用的形式和閱覽場所都是以此為中心設(shè)計(jì)的，不能滿足數(shù)字信息的保管和提供利用的要求，需進(jìn)行一整套包括信息轉(zhuǎn)換系統(tǒng)如計(jì)算機(jī)、掃描儀……，電子檔案保管系統(tǒng)如防磁、防塵專用設(shè)備，數(shù)字信息傳輸系統(tǒng)如網(wǎng)站及支持網(wǎng)絡(luò)傳送的通訊線路等各種基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施的購置和建設(shè)，還有適應(yīng)數(shù)字城建檔案閱覽的場所。軟件開支是指保障數(shù)字城建檔案館正常運(yùn)行的技術(shù)開支和人力開支。將現(xiàn)有的館藏檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，除必要的硬件設(shè)施還必須有相應(yīng)的技術(shù)支持，如購置、開發(fā)一定數(shù)量的應(yīng)用軟件，對現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換等。所有這一切都需要充足的資金做保障才能得以實(shí)現(xiàn)。缺少資金保障，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)和發(fā)展將受到很大程度的制約。
（二）資源保障
數(shù)字城建檔案館海量存貯和快速傳輸?shù)墓δ?，要求檔案館要有足夠多的可傳輸?shù)臄?shù)字信息?，F(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙制、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息少而又少，這勢必影響到數(shù)字城建檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷，這正所謂巧婦難為無米之炊。加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是滿足社會各界的廣泛利用需求，使數(shù)字城建檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力必不可少的一環(huán)。
（三）人力保障
數(shù)字城建檔案館的建設(shè)對人員結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)提出了要求。一方面，面對各種計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)含量的專業(yè)設(shè)施，需要一批具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修，從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。另一方面，隨著專業(yè)技術(shù)水平的提高和信息化進(jìn)程的加快，各種應(yīng)用管理軟件需要不斷升級、更新，相應(yīng)的軟件開發(fā)人員也是不可缺少的。再有，各級檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)也要做出調(diào)整，除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好數(shù)字化的信息，做好數(shù)字化資源的服務(wù)。
三、建設(shè)數(shù)字城建檔案館應(yīng)該正確處理的幾個關(guān)系
（一）入與出的關(guān)系
數(shù)字城建檔案館在建設(shè)和運(yùn)行中，有效地緩解了傳統(tǒng)城建檔案館在館藏空間上不足的矛盾，拓展了城建檔案館的服務(wù)功能，提高了工作效率，但也帶來了新的問題，即錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問題。這些關(guān)系如果處理不好，就容易產(chǎn)生要找的內(nèi)容找不到、泄密、侵權(quán)或信息內(nèi)容被惡意刪改問題。為避免這種尷尬局面，處理好入與出的關(guān)系，必須做好以下幾點(diǎn)：一是根據(jù)不同信息載體形式，選擇通用性好、存儲質(zhì)量好、存儲容量大的存儲格式，便于信息的流通，減少信息的丟失；二是規(guī)范文件的標(biāo)識如名稱、編號、主題詞、關(guān)鍵詞和邏輯結(jié)構(gòu)等，便于對文件進(jìn)行
組織、分配和檢索；三是依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本地區(qū)、本館的實(shí)際情況，對館藏檔案中準(zhǔn)備上網(wǎng)公布的檔案，進(jìn)行檔案內(nèi)容、價值以及檔案權(quán)屬關(guān)系的鑒定，嚴(yán)格區(qū)分開放、，限制開放和不開放檔案、一般檔案和珍品檔案、受知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和非產(chǎn)權(quán)保護(hù)的檔案，分門別類做出對應(yīng)的業(yè)務(wù)處理和技術(shù)處理，如嚴(yán)禁不開放檔案和受知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的檔案上開放網(wǎng)絡(luò)，限制開放檔案、珍品檔案只公布檔案目錄并加注限制使用說明，對上網(wǎng)公布的檔案進(jìn)行防刪改、防復(fù)制和部分加密等技術(shù)性保護(hù)處理，防止泄密、侵權(quán)或信息內(nèi)容被刪改的發(fā)生。
（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系
隨著數(shù)字城建檔案館建設(shè)進(jìn)程的加快，電子檔案的數(shù)量逐漸增多。它們一部分來源于新進(jìn)館的，一部分來源于由其它載體形式信息向數(shù)字信息轉(zhuǎn)換過程中形成的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，各有所長，各有所短。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附著在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附著在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然信息存儲量大，節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的保管條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，且不易被察覺，因此對電子檔案的真實(shí)性的鑒別有一定難度。我們要對電子文件從形成到歸檔整個過程既要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格管理，還要相互支持，才能保證電子文件及其歸檔后形成電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性。②
《中華人民共和國電子簽名法》己于2004年8月頒布，2005年4月1日起施行。《電子簽名法》規(guī)定電子簽名與傳統(tǒng)手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力。有了《電子簽名法》的保駕護(hù)航，電子文件的接收與歸檔案工作應(yīng)有新的突破，例如電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套保存制應(yīng)該取消。
（三）現(xiàn)實(shí)與發(fā)展的關(guān)系
長久以來，如何提供可持續(xù)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)使文件利用者能及時獲取準(zhǔn)確、可靠、真實(shí)、完整和有用的各類文件，一直是世界各國文件和檔案工作者共同奮斗的目標(biāo)，也是文件和檔案工作者隨社會進(jìn)步不斷迎接的挑戰(zhàn)，數(shù)字化時代的到來更是加重了這一挑戰(zhàn)。近年來，各國檔案工作者在尋找適合電子文件的管理方法方面作出了種種努力。文件連續(xù)體模式是被國際檔案界廣泛認(rèn)可的，可適用于檔案學(xué)背景下的一切文件管理，包括電子和非電子的檔案和文件管理③。它的定義是：“從文件形成（包括形成前文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”④。文件形成、保存與長久利用應(yīng)納入一體化管理。城建檔案館也不例外，應(yīng)該改變工作模式，用文件連續(xù)體理論指導(dǎo)城建檔案工作，實(shí)現(xiàn)文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制，并注重文件元數(shù)據(jù)的提取與運(yùn)用。
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得與之相適應(yīng)的各種硬件設(shè)備和技術(shù)軟件、應(yīng)用軟件不斷更新、升級。但很多單位在引進(jìn)軟件系統(tǒng)時不考慮兼容性問題，只考慮到眼前現(xiàn)實(shí)而未兼顧未來發(fā)展，導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的不可讀和不可利用。在以后系統(tǒng)設(shè)計(jì)中應(yīng)增加元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)。元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，是結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的信息，可以保證同領(lǐng)域內(nèi)或跨領(lǐng)域間的文件的形成、登記、分類、訪問、保管和處置。文
件管理元數(shù)據(jù)可以用于對文件以及下列要素進(jìn)行識別、確認(rèn)和證實(shí)以說明其背景關(guān)系：形成、管理、維護(hù)和使用文件的人、流程、系統(tǒng)以及文件管理政策。文件管理元數(shù)據(jù)的作用之一是為高效、成功的實(shí)現(xiàn)從一種計(jì)算機(jī)平臺到另一種計(jì)算機(jī)平臺的遷移提供支持⑤。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)在立足現(xiàn)實(shí)的同時一定要兼顧未來。
作者：張遼亞 大學(xué) 館員 原載《浙江檔案》2005年論文集
