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Excel萬能提醒功能制作教程，0基礎(chǔ)也能學(xué)會(huì)！

Excel辦公實(shí)戰(zhàn) >《待分類》

2021.06.29

關(guān)注

經(jīng)常有人問如何使用Excel制作提醒功能，所以我們來聊一期！

我們就拿生日提醒為例，合同到期提醒也是同理的！

實(shí)現(xiàn)的效果

先說一下思路，再來寫公式，我們要在生日前提醒，那么就是要計(jì)算今天和出生日期之間的間隔天數(shù)，當(dāng)然我們要忽略年份，那么最合適的就是DATEDIF這個(gè)函數(shù)（第三參數(shù)yd）。

假如我們要提前20天就提醒，那么我們可以這樣來寫

公式初步設(shè)置

這里我們先直觀的看一下，大于0的數(shù)據(jù)應(yīng)該有是有效的，我們要屏蔽小于0的，等于0應(yīng)該就是當(dāng)天就是生日

以上的邏輯怎么處理，你最可能想到的是IF吧~

但是上面的公式實(shí)在是太冗余了，就不貼出了！

學(xué)習(xí)了這么久，是時(shí)候用上之前學(xué)過的TEXT了，讓我們來優(yōu)化一下！

公式優(yōu)化

公式：=TEXT(20-DATEDIF(C2-20,TODAY(),"yd"),"0天后生日;;今日生日;")

是不是簡(jiǎn)化了很多！關(guān)于TEXT的學(xué)習(xí)，可以看之前寫的文章，這里不再贅述

TEXT光速入門（猛戳文章）：TEXT基礎(chǔ)入門

以上其實(shí)基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了我們想要的功能，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到我設(shè)計(jì)模板的預(yù)期！

要優(yōu)化??！

比如很多人喜歡顏色提醒，10天什么顏色，當(dāng)天什么顏色，還有提前寫你公式中，對(duì)于新手修改不方便呀?。?！

功能優(yōu)化-自由配置提醒天數(shù)

把提前提醒的天數(shù)分離出來，讓使用者自己配置，更加方便靈活！

功能優(yōu)化-顏色提醒

想要使用顏色提醒，還要根據(jù)日期變化，自動(dòng)標(biāo)記不同的顏色，那么就要考慮條件格式，使用條件格式的話，我們需要把TEXT函數(shù)去掉，放到條件格式中來處理！

> 去掉TEXT函數(shù)部分

> 使用自定義單元格格式替代TEXT

這么做可能你會(huì)覺得多次一舉，后面慢慢就會(huì)明白他的好處和必要性

設(shè)置完成后，基本和公式一樣，但是他只是看上去一樣，本質(zhì)結(jié)果是數(shù)值

是數(shù)值就方便我們?nèi)ズY選和判斷

今天生日：顏色提醒

其他我們也可以分別來設(shè)置（動(dòng)畫演示）

注意點(diǎn)：條件格式單元格，選擇區(qū)域的活動(dòng)單元格 比如這里的D5（觀察名稱框中的地址，這算是一個(gè)技巧，我只告訴你）

這里是設(shè)置的 5天以內(nèi)的，剩下的我們還可以繼續(xù)設(shè)置比如 7天以內(nèi)等等

顏色方便，我們使用條件格式就優(yōu)化到這里，下面我們?cè)倮^續(xù)優(yōu)化！

如果我們先篩選7天內(nèi)生日的怎么辦？每次都要取消篩選中輸入條件，太麻煩

那么我們使用切片器來優(yōu)化一下吧！

功能優(yōu)化-自動(dòng)化篩選

想要使用切片器自動(dòng)化篩選，我們要把日期提醒分段，比如5天，10天，15天

我們修改了部分測(cè)試數(shù)據(jù)，方便我們測(cè)試以下功能

> 新增一個(gè)字段，到期分段（或者提醒分段）

公式：=IFERROR(LOOKUP(D5,$G$3:$H$6),"")

用于實(shí)現(xiàn)日期分區(qū)間，方便我們篩選，同時(shí)單元格的方式，方便我們配置

> 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)區(qū)間篩選

Ctrl+T,點(diǎn)擊確認(rèn)，創(chuàng)建超級(jí)表！

> 插入切片器（動(dòng)畫演示）

篩選非常方便靈活，如果區(qū)間不是自己想要的，隨時(shí)在旁邊配置！

最后調(diào)整-完工（動(dòng)畫演示）

隱藏相關(guān)輔助內(nèi)容：分段和閾值等輔助部分

可以優(yōu)化一下顏色設(shè)置！演示時(shí)設(shè)置比較隨意！

調(diào)整切片器大小和位置，方便篩選，快來看看效果吧！

合同也是同理，只要大家掌握一種，那么提醒相關(guān)內(nèi)容都不是問題，小編把家底都抖落出來了，希望對(duì)大家有所啟發(fā)！

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