詞庫整理經(jīng)常要比較兩個詞庫哪些詞是共有的，哪些是獨有的，Excel的高級篩選就可以達(dá)到此目的。例如庫房里有一個總的件號明細(xì)表，今天有一個銷售明細(xì)表，想要知道今天銷售的那些是庫房里還有的，哪些是庫房里沒有的，并分別表示在兩個表里，其實就是求出兩個表的公共部分，就可以用高級篩選功能來實現(xiàn)。處理詞庫時，把代號列換成詞庫就行了。本方法還可以去掉重復(fù)的詞組，方法的把條件區(qū)域和數(shù)據(jù)區(qū)域填成同一列就行了。
這個方法可以合并詞庫，去掉錯詞。還可以去掉重復(fù)的詞組，方法的把條件區(qū)域和數(shù)據(jù)區(qū)域填成同一列就行了。
其他工具也能實現(xiàn)此功能，但Excel所見即所得，還可以配合各種函數(shù)及工具使用，處理詞庫乃最佳工具。
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實例：如上圖，左方是庫房存貨，右方是今天銷售的貨號，想求出兩者的公共部分。
步驟一：把光標(biāo)放在左方數(shù)據(jù)表的任意單元格，從“數(shù)據(jù)／篩選／高級篩選”里調(diào)出“高級篩選”對話框，并在“數(shù)據(jù)(列表)區(qū)域”和“條件區(qū)域”分別如圖示填上內(nèi)容。
步驟二：點擊確定按鈕得到如下圖所示結(jié)果。
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步驟三：在庫存表的最右一列里填上一個“1”，并把“1”復(fù)制到整個表的最右一列。如下圖。
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步驟四：點擊菜單“數(shù)據(jù)／篩選／全部顯示”(2007里是“清除”按鈕)，使篩選后隱藏的內(nèi)容顯示出來。如下圖。
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步驟五：再次調(diào)出“高級篩選”對話框，這次把上次的“條件區(qū)域”和“數(shù)據(jù)(列表)區(qū)域”互換，填上如上圖示的內(nèi)容，點擊確定，得出結(jié)果后在右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域里寫上一個“1”并復(fù)制到整列，再點擊菜單“數(shù)據(jù)／篩選／全部顯示”(2007里是“清除”按鈕)，使篩選后隱藏的內(nèi)容顯示出來。如下圖。
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標(biāo)有“1”的數(shù)據(jù)行就是兩個表的公共部分，沒有標(biāo)“1”的行就是獨有部分。
技巧要點：
1、要用于篩選的兩個列的標(biāo)題行內(nèi)容必需一致，如本例中A列和H列的標(biāo)題都是“代號”，并且在填寫條件時的“數(shù)據(jù)區(qū)域”和“條件區(qū)域”里的內(nèi)容要包含有標(biāo)題，如本例是“$H$1H$6”，而不是“$H$1H$6”。
2、為什么要標(biāo)“1”并復(fù)制。因為篩選實際上上是隱藏不符合條件的行，而在隱藏狀態(tài)下，許多操作都是不行的，所以要取消隱藏，而取消隱藏后，結(jié)果就看不到了，所以要在隱藏狀態(tài)下給符合條件的行最后加上一個“1”以示區(qū)別，這樣當(dāng)取消隱藏后仍能根據(jù)是否有“1”而看到結(jié)果。
3、用于篩選的兩列里不能有空白單元格，如本例里的兩個“代號”列，要連續(xù)，不能有空白單元格。
4、結(jié)果顯示出來后，隱藏的是整行，所以你在看左面的數(shù)據(jù)結(jié)果時會發(fā)現(xiàn)右邊的數(shù)據(jù)表也少了行數(shù)。
如果對本文和Excel其他方面有問題可以回復(fù)，本人將盡量答復(fù)。
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本帖最后由 gsm 于 2007-10-19 08:35 AM 編輯 ]
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