所謂模板，往往是一些好心人總結(jié)的審計套路和樣式，它或者根據(jù)某個公司的具體情況而來（所以很大可能并不適用你所在的公司），或者是足夠的泛泛以覆蓋大部分公司（所以跟你們公司的具體情況還是不搭），大致參考也許可以，想偷懶，拿來就用，那么審計是肯定做不好的。如果你已經(jīng)做過幾年的內(nèi)部審計，但跟人交流還是沒有自己的見解，一提到要做新項目第一反應(yīng)就是上網(wǎng)或者找朋友要模板，那么很可能你就是模板族了。 依賴各種模板是種生理病癥，根子在于心中缺少真經(jīng)。用填模板的勤奮掩蓋動腦子的懶惰，日復(fù)一日，看上去做過很多項目，實際上只是重復(fù)地填了一些模板而已。 所以，跟我一起念拯救模板族的真言：問、看、思、目標(biāo)、流程、風(fēng)險。 以計劃一個采購審計為例，示范一下這段真言如何使用。 問 不是問人要審計計劃的模板，而是問跟審計項目相關(guān)的利益各方，聽聽他們的關(guān)切。不要一想到做項目，就是找模板抽樣填底稿，走出你的辦公室，去問所有跟這個項目可能相關(guān)的人。很多時候，有價值的信息在這個階段會直接跳到你的眼前，而如果埋頭于填模板，則永遠不會發(fā)現(xiàn)。 首先要問自己，為什么要做這個項目，審計目標(biāo)是什么？是年度計劃中的一個例行項目，還是因為什么情況突然安排的例外項目？是常規(guī)審計還是掩蓋在常規(guī)審計下的有特定對象和事項的專項調(diào)查？你自己心里要有個思路和方向。套用一句雞湯般的話，叫沒有目標(biāo)的船，永遠不會遇到順風(fēng)。沒有審計目標(biāo)，你永遠不會知道自己要審什么。 然后，下面的這些人，都可以視情況去問。 一是問董事會的大佬，比如審計委員會的主席（這個視各人各公司和具體項目情況而定，只是小范圍適用。有些審計同仁可能從來沒見過董事會成員。），對這個項目有什么想法和建議。 二是問公司的總裁或者總經(jīng)理，對采購部的期望是什么，什么地方比較滿意，什么地方希望審計進行項目時多關(guān)注一下。審計部能夠切實了解并協(xié)助解決高層的關(guān)切，這是價值體現(xiàn)的一部分。 三是問采購總監(jiān)，了解采購部在過去一年的主要成績，新的一年的主要工作目標(biāo)和計劃，重點和難點，供應(yīng)商的開發(fā)和培養(yǎng)，采購員的培養(yǎng)、輪崗等等。 四是問公司的成本經(jīng)理，過去一段時間內(nèi)公司的成本趨勢，各種材料成本的分析是否發(fā)現(xiàn)任何異常。 五是問生產(chǎn)部門和品質(zhì)部的進料檢驗，采購材料的品質(zhì)如何，有沒有因為進料品質(zhì)問題導(dǎo)致停線，最近有沒有跟采購部吵架。 六是問設(shè)備維保部門，設(shè)備維保的合同執(zhí)行得如何？備品備件的庫存水平，質(zhì)量如何，耗用如何？ 七是問財務(wù)的應(yīng)付賬款部門，供應(yīng)商的賬期，付款。 八是問公司的法務(wù)部門，有沒有跟供應(yīng)商的糾紛和官司 只要你覺得有關(guān)，你可以繼續(xù)問下去。問之前記得先列好提問的提綱，問完后記得做好筆記以便記錄和綜合分析。至于具體怎么問，那是另一個專門的話題，也就是審計談話技巧了。 問完這些人，如果你的談話水平不錯且各部門基本配合的話，你會搜集到很多有用和有趣的信息，對采購部，也有了個立體的影像了。 看 是在正式審計之前，先看能夠搜集到的相關(guān)資料。 看采購部的組織架構(gòu)圖和崗位說明書，知道都有哪些人，分工是什么，職責(zé)內(nèi)容； 看采購部的KPI指標(biāo)，看看業(yè)績達成情況，看看驅(qū)動他們的都是哪些指標(biāo)； 看采購部的人員檔案，過往工作經(jīng)歷，獎懲，從知識和工作背景上是否能夠勝任 (視公司情況而定，有的公司查閱人員檔案會很敏感)； 看采購部的SOP，看看采購部的具體各項業(yè)務(wù)是如何開展的； 看公司的授權(quán)書，對各項采購業(yè)務(wù)的授權(quán)是多少； 看系統(tǒng)里的采購訂單，分個類，排個序，用數(shù)據(jù)透視表來回折騰多角度看看，看看一年采購花了多少錢，前10大供應(yīng)商中有沒有新進的供應(yīng)商，過去幾年哪些供應(yīng)商的采購份額發(fā)生較大變化； 看被列入黑名單的供應(yīng)商； 看供應(yīng)商考核的評分表； 看以前的有關(guān)采購的各種審計報告等等。 看完這些，采購部是朝著什么目標(biāo)按什么方式流程運轉(zhuǎn)（至少書面上的），應(yīng)該了然于胸。 思 是在問和看的基礎(chǔ)上，進一步動動腦子，結(jié)合目標(biāo)，流程，風(fēng)險三真言，來考慮一些問題 1、采購部的工作目標(biāo)是什么？高層對采購部的期望是什么？這種期望體現(xiàn)在其部門目標(biāo)和KPI考核中了嗎？實際的完成情況如何？ 2、目前的制度和流程從內(nèi)控設(shè)計的角度上是否完善和合理？能否支撐采購部的各項目標(biāo)的完成？ 3、大家對采購部的抱怨和不滿都有哪些，集中在哪些方面？哪些地方比較可疑甚至存在潛在舞弊風(fēng)險？ 4、關(guān)注異常供應(yīng)商，例如新供應(yīng)商突然占了很大份額，老供應(yīng)商突然被下掉，被列入黑名單的供應(yīng)商，被從黑名單中恢復(fù)的供應(yīng)商等等） 5、有哪些采購員比較奇怪？ 6、重點的風(fēng)險在哪里？ 展開一下，所謂目標(biāo)、流程、風(fēng)險，是思考和審視任何一項業(yè)務(wù)或部門時的一個切入角度，即業(yè)務(wù)的目標(biāo)是什么?為了達成目標(biāo)，具體是怎樣的流程來組織人、財、物實現(xiàn)？在這個過程中，有哪些可能的風(fēng)險？沒有目標(biāo)，就沒有風(fēng)險，把弄清楚業(yè)務(wù)的目標(biāo)和流程作為起點，然后才能去評估風(fēng)險。 至此，一個采購審計的計劃應(yīng)該已經(jīng)大致了然于胸了，接下來，就是起草一個審計計劃了。審計目標(biāo)，審計期間，主要審計的流程/控制點和風(fēng)險，時間安排，人員安排，等等。 沒有漫無目的的問人采購審計應(yīng)該怎么做，也沒有機械地去填一個計劃模板，但你對這個項目的計劃和實施卻是前所未有的信心百倍。 如果上面這些都弄完，你對做這個項目仍然沒有頭緒，那么相信我，就算是西天神佛開過光的模板也幫不了你了。
來源：微信公眾號“大王派我去巡山”
