說到管理個人事務和工作學習情況，被提及最多的是 OmniFocus、2Do 和 Things 這樣依照 GTD 系統(tǒng)設計的 App，或是 Wunderlist、Todoist 和滴答清單這樣較輕量級的 App。在體驗、學習、嘗試了很長時間上述的大部分應用后，我拋棄了這些以列表為核心的管理方式，轉而使用以看板為基礎的 Trello 搭建任務系統(tǒng)。
在介紹 Trello 前，請允許我先介紹一下看板?？窗迨菣C械制造業(yè)的「豐田生產模式」中的一個重要概念，是現在加工企業(yè)精益制造過程中經常被使用的一種管理工具。它的作用是幫助企業(yè)實現及時生產（JIT），即在正確的時間使用正確的零件生產正確數量的正確的產品，從而縮短生產周期、等待時間、減少浪費、降低庫存，進而提高生產效率、企業(yè)利潤、降低不必要的損失。
Trello 是一個以網頁為基礎的在線任務管理工具，和 Slack 一樣，提供了很多有利于團隊協(xié)作的功能和特性，被眾多大大小小的組織和公司使用。今年年初，Trello 被 Atlassian 收購，間接證明了它的成功和價值。Trello 的核心基礎是看板，有著看板具備的所有特點。每一個任務沒有勾選區(qū)域，而是以卡片的方式呈現，張貼在合適的列表區(qū)域下。當任務的狀態(tài)發(fā)生改變時，就將這張卡片從一個列表移動到另一個列表。通過卡片一次次轉移，最終到達終點實現完成這個狀態(tài)，整個流程就算結束了。對比 Trello 的網頁界面能直觀地察覺它和看板之間的相似性，可以看作是存儲在互聯(lián)網上的看版。
在使用 OmniFocus 或 Todoist 時，我經常會忘記做「回顧」這個步驟，也就是定期檢查已經完成的任務。沒有很好地學習和實踐 GTD 精神是一方面原因，另一方面原因在于列表的形式并不是好的展示方式。假設有多個項目，每個項目下又有數個子項目，要查看本周完成的任務情況就需要在一個個子項目間逐個查看。在 Todoist 中查看已經完成的任務尤為復雜，要點擊數次才能看到本列表下的內容，要遍歷所有列表，勢必要花上不少時間。
Trello 與其他任務管理服務和 App 不同之處就在于它獨特的呈現形式，拋棄常見的列表樣式，把所有的任務用卡片歸攏并且橫向鋪開。在電腦或平板上進入某個任務板，同時呈現數張列表，不僅是已經完成的任務，待完成、進行中或推遲完成的任務一并顯示，無疑相較在列表中反復切換更為直觀和方便。
只使用 Apple 的系統(tǒng)興許沒有跨平臺的煩惱，然而我同時使用著 iOS、Android、Windows 甚至 Chrome OS，就不得不考慮跨平臺的問題。最佳的解決方案是選擇基于網頁的服務，就算是 Ubuntu 也可以毫無障礙地訪問，Wunderlist、Todoist 等是 Trello 以外提供網頁版應用的服務?？紤]到學校要求完成短期的合作項目，倘若支持多人協(xié)作功能，能給將來管理任務提供便利。權衡之下，以網頁為主、提供免費小型團隊合作的 Trello 成為首選。
為好東西付費是理所當然，可能省則省也是應該。Trello 的免費版和付費版的差別并不大，免費版賬戶能夠創(chuàng)建無限多的私人任務版，可以創(chuàng)建團隊與他人一同管理，允許使用標簽、上傳附件、制定截止時間來為任務添加附屬信息。付費版擴充了附件容量、允許上傳自定義 Emoji、每個任務板支持三個拓展，可這些內容不會極大地影響個人事務和小型團隊的任務管理，甚至可以說毫無幫助，何況可以邀請他人加入 Trello 來換取付費版賬戶的體驗時長。
其他提供網頁版服務的任務管理工具為免費帳戶設定的限制相對較多，Wunderlist 在團隊協(xié)作上有所規(guī)定，Todoist 的免費版甚至不能為任務打上標簽。與之相比，Trello 可謂是真的免費又好用。
列表型的 App 用的時間長了，逐漸養(yǎng)成了奇怪的習慣。每天早上還沒開始一天的工作學習，App 就推送給我今天要做的所有事情。完成一個任務后，迫不及待地打開 App 把它打勾，順便一個個列表翻看尚未完成的事。如果某個任務沒有設定通知，這件事說不定就被忘記了。而打開 App 檢查當下的情況后，常?？刂撇蛔∽约旱氖?，多花了（一點點）時間把玩起手機。
或許這只是我的個例，我不認為過度依賴某個 App 來完成任務是件好事。相反，使用 App 的最終目的應該是提高自身的任務管理能力，沒有這個特定的 App 也可以高效、準確、完善地管理和組織事務。要減少依賴，最簡單的是去掉通知和 Todoist 那樣的獎勵反饋。更進一步，去掉軟件所獨有的特性，找一個能用現實生活中的工具完整表達的 App。Trello 不能按照時間或地點推送通知，沒有數值和等級機制，看板的表現形式可以用便條貼替代，大概是市面上最「無聊」最不能上癮的工具了。
缺少通知是把雙刃劍，一方面降低了 App 的存在感從而減少依賴，另一方面要求使用者定期查看任務板、合理規(guī)劃時間，確保任務不會逾期。為了彌補 Trello 在提醒上的不足，我會將 Trello 和日歷搭配使用，通過日歷事項間接地展示今日的待辦事項。
另一個明顯的缺點亦是緣于看板這個形式，收件箱中任務堆積是每個任務管理學習者都會面臨的問題，在 Trello 中更為嚴重。每次在大屏幕上打開任務板，大把大把的卡片撲面而來，沒有好好整理、歸檔任務卡片，要尋找最為緊急、最為重要的任務猶如大海撈針，最終收件箱就成為了垃圾箱，要做的事情越來越多。
學生的事務并不多，只設置了個人事務、學校的任務板，以及所主持的播客的任務板。
每個任務板有五個列表。
收件箱：所有新的任務卡片都會先存放在收件箱，等待分發(fā)到其他列表。
今日：存放今天需要完成的任務。
進行中：存放已經開始、尚未完成的任務。
推遲完成：未來某個時間點要做、現在還不能開始的任務。
已完成：已經做好的、不需要檢查的任務。
在學校的任務板中，不會為某個課程建立對應的列表，不同的課程、項目和分類使用標簽管理，不同的任務板中，紅色標簽均被統(tǒng)一為「緊急」。任務的具體說明寫在描述中，評論區(qū)不會作為任務說明補充來使用。相關鏈接以附件形式添加。打上完成時間的任務卡片按照時間先后在同一列表內排列。
每天早上、中午和晚上打開 Trello 檢查任務卡片，其他時刻盡可能地不查看整理。
有新的事物要做，如果能夠馬上完成就立刻進行，不能馬上完成就及時添加進 Trello。添加后不做多余操作。
檢查任務卡片時，為收件箱的每個任務添加合理的標簽、完成時間、簡介等信息，按照任務的完成情況移動到「今日」、「進行中」或「推遲完成」。查看存放在「今日」的任務卡片，更新其信息。
每晚檢查「今日」、「進行中」和「推遲完成」列表，將完成的任務卡片移入「已完成」，將第二天要做的移入「今日」列表。
每周結束時查看「已完成」列表，并且將列表內的卡片歸檔。
在今天早上，打開 Trello 看到「今日」列表中有三個任務卡片，每個任務卡片存放的是一個要讀的文章鏈接，綠色的標簽代表這些任務是要完成英語課布置的作業(yè)。在「進行中」列表里存放著英語課的作業(yè)，在課前要提交文章的閱讀報告，因此任務完成時間設定在下周一早上?！敢淹瓿伞沽斜砝锎娣胖蛱熳鐾甑氖隆螺d寫報告用的模板——模板并不是針對英語課的，因而使用了代表一般事務的黑色標簽，紅色的緊急狀態(tài)告訴我，這件事一定要在當日完成。
到了晚上再次打開 Trello，三篇待閱讀的文章已經看過，可以被安全地放入「已完成」列表中。第二天有大段的時間來寫閱讀報告，因而將寫報告的任務卡片移動到「今日」列表，并且在日歷里添加相應的事項，把明天下午的時間安排給該任務。報告的大綱寫在任務說明欄，用到的參考鏈接通過附件形式附加在任務中。
沒有完美的任務系統(tǒng)
上述即是從列表型到看版型任務系統(tǒng)轉變的過程和原因，以及使用 Trello 搭建任務系統(tǒng)的簡單分享。每個人都是獨特的個體，有人喜歡異性也有人喜歡同性，任務系統(tǒng)同樣是因人而異的。幫助我更好地管理事務的 Trello 或許并不是你的完美工具，尋找到最適合自己的服務和 App，遠比不加思考地全盤照搬更為重要。文中所寫的工作流也會隨著時間加以完善，在任務管理的領域還有太多值得改進和學習，一起努力吧。
