現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，受信息化技術(shù)沖擊，現(xiàn)代企業(yè)管理運營不得不做出適應(yīng)時代的改變。其中，最顯著的一個變化現(xiàn)象為，電子文檔已替代紙質(zhì)文檔成為公司最重要的信息載體之一。企業(yè)在日常業(yè)務(wù)運作與辦公過程中，每天都在產(chǎn)生大量的電子文檔，特別是集團(tuán)化公司，由于業(yè)務(wù)豐富繁多，伴隨著業(yè)務(wù)開展無時無刻不在產(chǎn)生各種電子文檔。
企業(yè)電子文檔五花八門，包括不同格式與類型，內(nèi)容涉及行政財務(wù)管理、產(chǎn)品和技術(shù)研發(fā)、市場推廣方案、銷售支持材料等各個職能與業(yè)務(wù)部門的不同文檔，如公司制度規(guī)章、會議記錄、員工手冊、財務(wù)報表、技術(shù)文檔、需求文檔、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設(shè)計文檔、推廣方案、培訓(xùn)材料、項目文檔、項目合同等。為了解決海量的企業(yè)電子文檔的存儲與管理難題，充分發(fā)揮文檔價值，很多企業(yè)提出了建立統(tǒng)一高效的企業(yè)文庫管理平臺的需求。希望通過企業(yè)文庫管理平臺實現(xiàn)對企業(yè)電子文檔的集中式管理，有效地減少企業(yè)資源浪費，提高企業(yè)文檔管理水平和服務(wù)效率，幫助企業(yè)積累與傳承知識財富。缺乏系統(tǒng)有效的管理方式，這些電子文檔通常是粗放式管理或者處于無管理狀態(tài)，零散地存儲在不同設(shè)備或員工個人電腦中。很多有價值的電子文檔無法被及時查閱與有效利用，一方面埋沒了文檔價值，造成企業(yè)資源浪費，另一方面由于文檔信息溝通不暢，協(xié)同困難，在企業(yè)日常管理運營過程中容易引發(fā)各種問題。
海量文檔存儲管理困難：企業(yè)在源源不斷地產(chǎn)生文檔，而且經(jīng)過日積月累，企業(yè)數(shù)據(jù)龐大，種類繁雜；大量文檔資料散落在員工個人電腦上，一旦電腦中毒、硬件損壞或者人為誤操作，容易導(dǎo)致文件丟失；缺乏統(tǒng)一的存儲管理平臺，無法進(jìn)行集中備份和管理。
文檔版本管理混亂：尤其是與日常業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的文檔，需要經(jīng)常被調(diào)用，也會根據(jù)實際需求變化被不斷地修改修訂，往往造成文檔版本繁多。如果稍不注意就會發(fā)生用錯文檔版本的情況，最為嚴(yán)重的是新版本被老版本覆蓋掉，將錯就錯，釀成大錯。
文檔權(quán)限管理缺失：尤其是集團(tuán)化公司，公司部門、人員機(jī)構(gòu)復(fù)雜，缺乏規(guī)范、有效的權(quán)限管理制度，導(dǎo)致機(jī)密文檔泄露，給企業(yè)帶來巨大損失。
查找緩慢效率低下：文檔如果沒有被統(tǒng)一收集存儲管理，搜索查找文檔如同大海撈針，耗時耗力，查找非常緩慢、效率低下，甚至根本無法找到。再者，企業(yè)文檔種類眾多，更新速度非?？?，查找信息非常不方便，普通的搜索引擎功能難以滿足需求。
文檔使用繁瑣不便：緊張繁忙的工作中，存在各種迫切的文件使用需要，如在線預(yù)覽、快速打印、項目審批、獲取最新版本、查看文件歷史版本、外鏈分享等。如果無法第一時間滿足這些辦公文檔需求，容易導(dǎo)致工作開展不便甚至受阻，影響工作進(jìn)程。
重要文檔缺乏管控：文件歸檔移動、修改刪除、下載分享等操作缺乏有效的監(jiān)察管理，一旦出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致文檔信息遺失或者外泄，都有可能造成重大損失。信息安全問題，不容輕視。
文檔容易損壞遺失：缺乏統(tǒng)一的文檔管理平臺，沒有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)機(jī)制，文檔容易在存儲和傳送過程中損壞甚至遺失。對一些核心企業(yè)數(shù)據(jù)，備份存儲、多副本容災(zāi)、加密傳輸?shù)蕊@得尤為重要。
企業(yè)知識傳承受阻：當(dāng)有員工離職或者調(diào)崗時，如果相關(guān)的大量工作文檔被直接帶走，或者刪除，將導(dǎo)致知識無法有效傳承給工作繼任者，容易造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。重要崗位工作銜接不暢，甚至影響公司正常運營。
文檔無法有效協(xié)作：日常工作中，多數(shù)員工仍然習(xí)慣通過郵件、即時通訊軟件共享文檔，但是這樣只能共享少量文檔，大多數(shù)電子文檔流轉(zhuǎn)困難，處于封閉狀態(tài)。導(dǎo)致企業(yè)員工無法基于文檔進(jìn)行高效共享和協(xié)作，快速獲取他人手里的自己所需的文檔，充分釋放文檔價值。
移動辦公的需求：企業(yè)對于解決移動辦公的問題越來越重視。例如員工在出差的情況下，如果難以及時調(diào)用公司的文檔文件，獲得相應(yīng)支持，將會對業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
開始云企業(yè)文庫管理平臺建設(shè)解決方案針對如何解決企業(yè)文檔管理問題，開始云結(jié)合自身十多年的技術(shù)實踐和豐富的成功案例經(jīng)驗，為企業(yè)提供了完整成熟的解決方案。其中，通過分析常見的文檔管理需求和云計算技術(shù)特點，開始云提出了幫助企業(yè)建立統(tǒng)一高效的基于云服務(wù)的企業(yè)文庫管理平臺。利用云存儲和云服務(wù)實現(xiàn)對企業(yè)電子文檔的統(tǒng)一集中管理，基于KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)產(chǎn)品內(nèi)核，一站式滿足文件的安全存儲、高效協(xié)同、移動辦公等各種不同的業(yè)務(wù)需求。1. 企業(yè)文庫管理平臺的系統(tǒng)架構(gòu)
根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)安全存儲、文檔管理、文檔檢索、協(xié)同辦公等需求，企業(yè)文庫管理平臺按照三層系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，可分為底層架構(gòu)層、基礎(chǔ)服務(wù)層、應(yīng)用層三個部分。如圖所示：
1. 應(yīng)用層
門戶終端： PC桌面版、網(wǎng)頁版、移動端
操作管理：提供文檔的發(fā)布管理、文檔預(yù)覽管理、上傳下載、移動歸類、復(fù)制收藏等日常操作功能，用戶可以評注和查閱版本、發(fā)起流程、外鏈分享等。
目錄分類：提供文檔目錄分類、樹狀瀏覽方式、查看子文件夾結(jié)構(gòu)、列視圖配置、回收站管理和歸檔等應(yīng)用。
文檔檢索：提供給用戶全文檢索、按屬性檢索、標(biāo)簽檢索、關(guān)聯(lián)檢索、在結(jié)果中檢索等。
文檔安全管理：對文檔目錄、文件夾、單個文檔，多種方式分級的權(quán)限控制和訪問授權(quán)，支持水印保護(hù)和電子簽章，并對外鏈分享文檔可預(yù)設(shè)訪問密碼、有效時間等，有效保障文檔的安全，對核心數(shù)據(jù)保密處理，防范外泄。
其他輔助功能：提供文檔使用與協(xié)作的相關(guān)輔助功能，如消息提醒、通知、訂閱、鎖定、鬧鐘、標(biāo)記狀態(tài)、操作行為、統(tǒng)計分析報表等。
2. 基礎(chǔ)服務(wù)層
元數(shù)據(jù)：元數(shù)據(jù)管理平臺，可通過元數(shù)據(jù)服務(wù)功能，為應(yīng)用功能提供元數(shù)據(jù)服務(wù)。
工作流：流程引擎提供了標(biāo)準(zhǔn)的流程設(shè)計模板，方便文檔管理員和系統(tǒng)管理員自定義配置和修改，以及為了快速跟蹤響應(yīng)與調(diào)整適應(yīng)變化的管理流程，提供了監(jiān)控工具和擴(kuò)展接口。
搜索引擎：企業(yè)級搜索引擎提供全文檢索和分類屬性檢索需要，支持二次搜索，并具備快速響應(yīng)能力，提高檢索的準(zhǔn)確性，高效完成搜索調(diào)度任務(wù)。
消息引擎：能夠?qū)⑾到y(tǒng)內(nèi)的文檔操作提醒和流程發(fā)布等系統(tǒng)消息實時提醒。同時，支持集成短信提醒，企業(yè)專用短信渠道，發(fā)送短信到用戶手機(jī)，保障消息傳達(dá)的及時性。
權(quán)限管理：文檔管理員和系統(tǒng)管理員自定義設(shè)置角色和分配權(quán)限，支持多種類型分級授權(quán)（文件夾、單個文件、組、單個用戶、靈活設(shè)置），支持對授權(quán)行為進(jìn)行監(jiān)督，避免權(quán)限失控，滿足各種特殊需求。
文檔轉(zhuǎn)換：支持將各種文檔格式快速轉(zhuǎn)換為pdf格式，實現(xiàn)快速預(yù)覽與水印等需求。
數(shù)據(jù)分析：對文檔使用進(jìn)行跟蹤、分析、提醒和審核，提供日志查看，統(tǒng)計分析報表，也提供備份和恢復(fù)的功能。
擴(kuò)展服務(wù)：通過提供系統(tǒng)的對象模型、接口方法、開放API／SDK支持二次開發(fā)。
1. 底層架構(gòu)層
采用解決海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的樹狀存儲及高IO吞吐的KFS企業(yè)級分布式文件系統(tǒng)。根據(jù)系統(tǒng)規(guī)模、數(shù)據(jù)量、并發(fā)訪問量、吞吐能力等要求，可靈活支持DAS、iSCSI、NAS、SAN、云存儲等各種類型存儲，由內(nèi)容管理平臺進(jìn)行存儲資源的統(tǒng)一配置管理。
系統(tǒng)部署模型：支持阿里云等主流云計算平臺，以及私有云環(huán)境。
建立一個統(tǒng)一高效的企業(yè)文庫管理平臺，有利于企業(yè)實現(xiàn)對電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一收集管理、安全存儲、有效控制等，也是企業(yè)員工基于文檔共享協(xié)作提高工作效率的有效手段。開始云作為國內(nèi)首家專業(yè)的企業(yè)內(nèi)容管理云端解決方案提供商，專注于企業(yè)內(nèi)容管理10余年，依托成熟的產(chǎn)品技術(shù)經(jīng)驗，以及對客戶業(yè)務(wù)的深刻了解，致力于通過信息化技術(shù)手段為企業(yè)解決文件管理難題。開始云企業(yè)文庫管理平臺建設(shè)解決方案，將有助于企業(yè)對電子文檔集中管理，減少文檔資源的流失，提升文檔利用價值，促進(jìn)企業(yè)高效運營，提升企業(yè)核心競爭力。
