Excel數(shù)據(jù)處理的完整流程包括：數(shù)據(jù)輸入→數(shù)據(jù)存儲(chǔ)→數(shù)據(jù)加工→報(bào)表輸出。

我們使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的目的主要有三個(gè)：

I 事物性數(shù)據(jù)記錄；

II 制作報(bào)表、圖表；

III 利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

參照上述數(shù)據(jù)處理的流程和目的，我們可以將Excel表格分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表、事務(wù)性明細(xì)數(shù)據(jù)表、報(bào)表三大類。

I 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（事務(wù)性明細(xì)數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)源）

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是對(duì)需要記錄的事物的基本特性的描述，如商品編號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、單價(jià)、供應(yīng)商等數(shù)據(jù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)表也是確保統(tǒng)計(jì)對(duì)象唯一性的編碼與名稱+規(guī)格的對(duì)照表。

II 事務(wù)性明細(xì)數(shù)據(jù)表（數(shù)據(jù)分析的數(shù)據(jù)源）

可以理解為保存基礎(chǔ)、事務(wù)性數(shù)據(jù)的倉(cāng)庫，是記錄數(shù)據(jù)的清單，是一張由行和列組成的一維表格（首行為字段名、其它行為記錄）。表格中的一列數(shù)據(jù)記錄一類信息，一行數(shù)據(jù)記錄一個(gè)數(shù)據(jù)對(duì)象的多種信息，所以數(shù)據(jù)表也可以稱為“數(shù)據(jù)庫”。每列的第一行是字段名（變量名），其余列是字段值（變量值）。

“列”在數(shù)據(jù)庫中稱為“字段”，字段名稱在數(shù)據(jù)表中不能重復(fù)，每個(gè)字段只記錄同一個(gè)含義、同一類型的數(shù)據(jù)。

“行”是除去首行（標(biāo)題行）外的一行數(shù)據(jù)被稱為“一條記錄”。

III 報(bào)表

報(bào)表是呈現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)果的表格，是對(duì)事務(wù)性明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工后形成的表格。報(bào)表不僅需要具備直觀、易用和容易理解的特點(diǎn)，還需具備美觀、得體的特點(diǎn)。

常見的數(shù)據(jù)分析方式有：排序、分列匯總、篩選、應(yīng)用公式和函數(shù)、插入數(shù)據(jù)透視表等。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)性數(shù)據(jù)的規(guī)范是數(shù)據(jù)管理中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其在很大程序上決定著報(bào)表的質(zhì)量高低以及數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)只需要將“事務(wù)”完整地記錄下來，其在設(shè)計(jì)理念上也不同于報(bào)表。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事物性明細(xì)數(shù)據(jù)要確保數(shù)據(jù)記錄和分析的規(guī)范性，需要從以下方面進(jìn)行考慮或改善：

1 首行單元格中的內(nèi)容必須是首行以下各行數(shù)據(jù)記錄對(duì)象的屬性字段名稱（列字段）

列字段是數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表的字段依據(jù)。

常見的不規(guī)范做法就是將表格的首行或首行在內(nèi)的區(qū)域設(shè)置為表格名稱， 所以要盡量避免讓表格名稱占據(jù)數(shù)據(jù)表的首行（用來展示數(shù)據(jù)分析結(jié)果的報(bào)表可以）。而表格標(biāo)題在Excel中可以用其它的方式來表示：用工作簿或工作表的名稱來表示，如果需要打印數(shù)據(jù)源表格，也可以在頁面設(shè)置中用表格名稱來自定義頁眉。

另外，列字段不得為空白。

2 首行列字段不使用多行表頭和斜線表頭

首行列字段使用多行表頭和斜線表頭同樣會(huì)破壞數(shù)據(jù)關(guān)系或數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。單行表頭才能表示數(shù)據(jù)記錄的列字段。

3 不要合并單元格

在數(shù)據(jù)表使用合并單元格會(huì)嚴(yán)重破壞數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

當(dāng)數(shù)據(jù)源中有合并單元格，常常會(huì)給數(shù)據(jù)分析帶來困擾，或直接出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，特別是使用數(shù)據(jù)透視表時(shí)。對(duì)于數(shù)據(jù)表本身一些功能的使用也會(huì)帶來困難，如造成數(shù)據(jù)表排序、篩選、分類匯總的功能失效。

當(dāng)然，合并單元格也并不是一無是處，如果使用在呈現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)果的報(bào)表或不需用作數(shù)據(jù)分析源的表格中，使用合并單元格可以讓數(shù)據(jù)顯得更加美觀、大方、簡(jiǎn)潔。

4 數(shù)據(jù)表中的各字段（列）之間或者各記錄（行）之間不要人為插入空白列或空白行

在數(shù)據(jù)表中人為插入空白列或空白行，會(huì)破壞數(shù)據(jù)區(qū)域的連續(xù)性，使數(shù)據(jù)表的排序、篩選的功能失效?；蛘咴斐蓴?shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源選擇出錯(cuò)。

5 一個(gè)字段只記錄單一內(nèi)涵的一類數(shù)據(jù)

在數(shù)據(jù)表中，不能用一個(gè)字段來保存多種類別數(shù)據(jù)，也不能使用多個(gè)字段來保存同一屬性的數(shù)據(jù)。

6 確保每類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型的一致性，并與字段所需要的類型相匹配

如字段名為“銷售數(shù)量”的列中不能是文本類型，字段名為“日期”的列也不能是文本類型。當(dāng)然更要避免就某一列的某個(gè)單元格單獨(dú)修改為其它數(shù)據(jù)類型。

7 單元格中的數(shù)據(jù)的首尾或中間避免添加空格或不可見字符

當(dāng)在單元格中的數(shù)據(jù)的首尾或中間有空格或不可見字符時(shí)，會(huì)給數(shù)據(jù)分析（應(yīng)用函數(shù)或數(shù)據(jù)透視表）時(shí)帶來困擾，如同樣的數(shù)據(jù)值，但當(dāng)有的單元格的尾部有空格、有的沒有空格時(shí)，會(huì)被分析為不同的字段值。

8 不要在單元格中進(jìn)行數(shù)據(jù)換行

當(dāng)在單元格中使用“Alt+Enter'組合鍵進(jìn)行換行時(shí)，字段值只是第一行的數(shù)據(jù)。

9 不同位置的相同值數(shù)據(jù)必須完全一致

也就是不要對(duì)同一數(shù)值在不同區(qū)域交替使用簡(jiǎn)寫、別稱、全稱，要統(tǒng)一使用全稱、或簡(jiǎn)寫。如字段名為“部門”的列，不要時(shí)而是“人事部”，時(shí)而又是“人力資源部”或“人力部”。

10 為每個(gè)統(tǒng)計(jì)對(duì)象設(shè)置一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)（編號(hào)），如工號(hào)、物料編碼

在稱呼事物、應(yīng)用函數(shù)（如vlookup函數(shù)）、數(shù)據(jù)透視表時(shí)必須通過對(duì)統(tǒng)計(jì)或分析的對(duì)象通過唯一的編號(hào)來避免歧義。

如在公司、學(xué)?；蛘咂渌M織中，姓名并不能確保唯一，可以使用身份證號(hào)、工號(hào)、學(xué)號(hào)等編號(hào)。在貨物管理中，也需要通過貨物編號(hào)來代表某一貨物名稱及其規(guī)格，確保一物一碼。

11 不要在事務(wù)性記錄的數(shù)據(jù)表中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行小計(jì)、合計(jì)等操作

數(shù)據(jù)表作為數(shù)據(jù)源并不需要在數(shù)據(jù)表中一邊增加記錄，一邊進(jìn)行各種小計(jì)、合計(jì)的操作，這樣在后續(xù)的分類匯總、數(shù)據(jù)透視表操作時(shí)會(huì)出錯(cuò)。數(shù)據(jù)源表格中只需增加記錄、修改記錄就可以了。

12 采用Excel內(nèi)置的數(shù)據(jù)格式類型

如Excel中正確的日期數(shù)據(jù)格式類型為2017-7-31或2017/7/31，而不要采用2017.7.31或20170731等非法的日期格式。

13 合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)字段做為列標(biāo)題

數(shù)據(jù)字段設(shè)置的合理與否對(duì)數(shù)據(jù)分析結(jié)果很關(guān)鍵。同時(shí)，要避免將字段作為行標(biāo)題（要用列標(biāo)題作為字段，首行以外的其它行只是做為字段的值作為記錄）。

14 相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)記錄避免分散到不同的工作簿或工作表中

如有人喜歡按月去記錄相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，這樣在分析數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)帶來極大不便（當(dāng)然，通過VBA可以將不同工作表中相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)合并到一起）。很顯然進(jìn)行全年匯總、篩選、排序、遠(yuǎn)不如在一張工作表中合適。

15 數(shù)據(jù)表盡可能避免使用外部鏈接（如vlookup查找引用）

使用外部鏈接，不但影響表格的打開速度，而且當(dāng)工作表移動(dòng)或者刪除時(shí)，還容易出現(xiàn)斷鏈，不易于查找和修復(fù)。

16 數(shù)據(jù)表不宜大量使用批注，最好使用備注字段

一般對(duì)少量特殊的單元格內(nèi)容可以使用批注進(jìn)行特別說明，但是如果在大范圍內(nèi)需要對(duì)單元格說明時(shí)遠(yuǎn)不如設(shè)置“備注”字段，因?yàn)榱凶侄蜗啾扰碚f，更方便數(shù)據(jù)分析。

17 數(shù)值類型的單元格避免出現(xiàn)如“25+50”的文本數(shù)據(jù)

“25+50”的單元格是無法進(jìn)行數(shù)據(jù)的數(shù)值類型的運(yùn)算的。當(dāng)想讓數(shù)據(jù)內(nèi)涵更豐富、更有追溯性時(shí)可以寫成'=25+50'的形式。

18 同一張工作表只反映一個(gè)主題

多個(gè)主題宜規(guī)劃多個(gè)工作表。

19 不要把Excel當(dāng)作Word或PPT來使用

Excel適合處理小規(guī)模數(shù)據(jù)（大規(guī)模數(shù)據(jù)宜使用數(shù)據(jù)庫），Word適合用來處理文字，而PPT則側(cè)重于演示匯報(bào)數(shù)據(jù)。

20 對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行分析或處理前要先備份

因?yàn)檫M(jìn)行多步驟處理時(shí)，一旦中間某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到最初的狀態(tài)。

21 盡量不要大范圍使用計(jì)算量大的條件格式、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、數(shù)組公式。

因?yàn)榇罅渴褂盟鼈儠?huì)明顯降低表格的計(jì)算速度。

22 在使用函數(shù)，當(dāng)要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確時(shí)，務(wù)必在函數(shù)的最外層加上Round函數(shù)

如不使用Round函數(shù)，會(huì)出現(xiàn)四舍五入、浮點(diǎn)運(yùn)算導(dǎo)致的誤差。

23 在使用函數(shù)時(shí)，可使用iferror()函數(shù)屏蔽錯(cuò)誤值

24 對(duì)于共享的數(shù)據(jù)需要為不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限或設(shè)置文件的只讀屬性

25 使用一些常見的數(shù)據(jù)清理方法來規(guī)范數(shù)據(jù)源

26 報(bào)表的規(guī)范原則

報(bào)表不同于作為數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)表，在報(bào)表中可以使用合并單元格、多表頭、斜線進(jìn)行美化。但報(bào)表的設(shè)計(jì)應(yīng)力求結(jié)構(gòu)合理、層次清晰、重點(diǎn)突出、排版美觀、方便閱讀和打印。