有網(wǎng)友咨詢：我之前從事業(yè)務(wù)工作，人到中年，領(lǐng)導(dǎo)突然讓我轉(zhuǎn)行去當(dāng)辦公室主任。我一沒有經(jīng)驗(yàn)，二性格內(nèi)向，三不太會(huì)說話，四不會(huì)寫材料，應(yīng)該怎么做？
從你的描述來看，你在基層單位，才會(huì)把你這位業(yè)務(wù)人才突然調(diào)任辦公室主任。如果在中高層單位，選辦公室主任還是比較慎重的。從你描述的困惑看，一是不寫材料，二是沒在綜合口工作過，三是性格內(nèi)向，四是不太會(huì)說話，從起步條件看，做辦公室主任的基礎(chǔ)還是比較薄弱的。好在你是在基層單位，你可以邊干邊學(xué)、慢慢成長。只要領(lǐng)導(dǎo)看上你了，這就是你最大的底氣。
先別著急，人到中年，轉(zhuǎn)任辦公室主任，不算什么好差事?；鶎愚k公室主任這個(gè)角色，好漢子不愿意干，孬漢子做不了。你要先知道辦公室主任有三大類四大型。三大類：公務(wù)事業(yè)單位辦公室主任、國企央企辦公室主任、外企民企私企辦公室主任。四大型：綜合協(xié)調(diào)型辦公室主任、文字+協(xié)調(diào)型辦公室主任、公關(guān)+服務(wù)型辦公室主任、家臣型辦公室主任。
辦公室主任，在體系內(nèi)的企事業(yè)單位，都是重要崗位，被提拔使用的概率還是比較大的，尤其是公務(wù)部門，辦公室主任甚至都高配一級。不管你將來要走什么類型之路，先記住四句話，這就是底層邏輯，也就是“道”，其他的事情都是“術(shù)”：
第一句話：贏得一把手的絕對信任。
第二句話：平衡好其他副職的利益和關(guān)系。
第三句話：把一把手交辦的大小事千方百計(jì)完成，在關(guān)鍵時(shí)刻勇于擔(dān)責(zé)背鍋。
第四句話：再有能力，也要把骨子里的清高洗掉，保持低調(diào)謙和的姿態(tài)，處理好“三服務(wù)”的關(guān)系。
我做過企業(yè)的辦公室主任多年，可惜的是，我自認(rèn)為我是一位失敗者。失敗的原因，我是文人性格，骨子里清高，看的內(nèi)幕和真相太多，有點(diǎn)看不慣，做得不舒服，也遭受了委屈，最后主動(dòng)轉(zhuǎn)型。如果讓我重新選擇，我這種性格不會(huì)再選辦公室主任這個(gè)職業(yè)。
體系內(nèi)對辦公室有正規(guī)的定位，就是“三服務(wù)”：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為同級服務(wù)，為基層服務(wù)。
其實(shí)，說“服務(wù)”是自謙的詞，有很多管理職能蘊(yùn)含在服務(wù)之中，有很多參謀助手作用也蘊(yùn)含在“服務(wù)”之中。不是簡單地“服務(wù)”領(lǐng)導(dǎo)日常生活這么簡單。但是，既然是“服務(wù)”，那么，就必須面對眾口難調(diào)的困境。什么是服務(wù)？就是給別人服務(wù)，還被別人挑三揀四，怎么做都不滿意。
先給你吹風(fēng)：你努力做好“三服務(wù)”，但要清醒地知道，你怎么服務(wù)也不會(huì)令所有人完全滿意。你所能需要做的就是：爭取讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，尤其是主要領(lǐng)導(dǎo)滿意，這是最基本的。
既然是基層單位的辦公室主任，又是新手，性格內(nèi)向，口才不佳，文字不寫，閱歷沒有，那么，如何切入這個(gè)難干的角色呢？你先牢牢記住一句話：別把自己當(dāng)人，也別把自己不當(dāng)人。你品，你細(xì)品。至于怎么做呢？我沒有好的經(jīng)驗(yàn)，只有失敗的教訓(xùn)，總結(jié)出5個(gè)潛規(guī)則。人到中年當(dāng)辦公室主任怎么辦？新手如何當(dāng)好辦公室主任？別做“二當(dāng)家”，高手都懂這5個(gè)潛規(guī)則，越混越好帶節(jié)奏。
第一，贏得主要領(lǐng)導(dǎo)信任，爭取其他人理解。
自古以來，就有伴君如伴虎的說法，辦公室主任就是首當(dāng)其沖的。雖然你是領(lǐng)導(dǎo)身邊人員，可以近水樓臺先得月，但成也蕭何敗也蕭何。如果一把手不信任你，那你就要直接滾蛋了，只要一把手還在位，你就沒有出頭之日。所以，取得主要領(lǐng)導(dǎo)的信任，必須擺在第一位。
但是，如果你只圍著一把手轉(zhuǎn)，贏得他的絕對信任，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，不要忽視其他人尤其是其他副職對你的看法。自古以來，都有眾臣集體要求“清君側(cè)”的事件。如果其他人尤其是其他副職對你有意見，一把手也不強(qiáng)推你，他不會(huì)冒“觸犯眾怒”的風(fēng)險(xiǎn)。很多辦公室主任，恰恰就栽倒在這里。
辦公室主任，從工作角度是為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)的，從私人角度你就是主要領(lǐng)導(dǎo)的大內(nèi)總管，幫他管理單位內(nèi)部的日常運(yùn)行。說“實(shí)權(quán)”，還真沒有，你決策不了任何事情。說“沒有權(quán)利”也不對，別人覺得你的權(quán)利很大，都害怕你吹“耳旁風(fēng)”，都明白你可能辦不成事但能攪黃事。
所以，辦公室主任首先要擺正位置，堅(jiān)決為主要領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，取得主要領(lǐng)導(dǎo)的充分信任，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好內(nèi)部運(yùn)行。但是，你不能帶有任何私心雜念，不能在日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中摻入自己的私利，否則，必然引起其他人的非議。就算你公事公辦，別人還不信呢，如果你有私心，那就坐實(shí)了，早晚會(huì)被別人群起攻之。
第二，千萬別把自己當(dāng)“二把手”，水平要高，姿態(tài)要低。
別人見你都會(huì)恭維你是“二把手”，甚至是“二當(dāng)家的”、“大內(nèi)總管”等等。風(fēng)氣不好的單位，一把手非常霸道，辦公室主任自以為是二把手，司機(jī)都把自己當(dāng)三把手，都“死”得快。
所以說，你在思想境界上可以“二把手”思維，但在行為上，絕對不能有這個(gè)想法和行動(dòng)。為什么說在境界上你要有二把手思維呢？這是因?yàn)槟阏莆盏男畔⒘績H次于一把手，發(fā)揮參謀助手作用時(shí)，必要站位要高、思維要廣，達(dá)到或超越二把手的水平。但是，絕不能以二把手、二當(dāng)家的自居，否則，班子成員沒有一個(gè)對你滿意。
你是辦公室主任，從崗位定位上，你是中層人員，主要為單位集體服務(wù)，不是只為一把手服務(wù)，何來二把手的說法呢？如果你只圍著一把手轉(zhuǎn)，真的把自己當(dāng)二把手，只要你動(dòng)這個(gè)念頭，行為上就會(huì)顯露出來，那么，所有人都會(huì)暗暗仇恨你，最起碼那些班子副職心里是憋屈的。不是不報(bào)，時(shí)候未到，逮到機(jī)會(huì)，他們不會(huì)放過你的。
第三，堅(jiān)持“出以公心”這個(gè)底層邏輯，以整體利益為重才是生存之道。
辦公室主任遇到所有人，他們都會(huì)恭維你，“你是單位的大內(nèi)總管”，你千萬別上當(dāng)，不要“暖風(fēng)熏得游人醉”，真把自己當(dāng)盤菜，凌駕于其他副職和平級中層之上，你離“死”也不遠(yuǎn)了。
那么，你經(jīng)常面臨一把手的決策與其他人員的想法不一致怎么辦？辦公室主任夾在中間是非常難受的，這個(gè)時(shí)候就要站在公心的立場上，及時(shí)把大家的呼聲正向反饋給一把手，爭取讓他做出調(diào)整，對一把手和單位整體利益都有好處。
不要唯馬首是瞻，千萬不能拿著雞毛當(dāng)令箭。作為一把手的參謀助手，出好主意，準(zhǔn)確反饋大家的聲音，協(xié)助一把手做出正確的決策，這是辦公室主任的高明之處，而不是只聽一把手的，眼看著觸犯眾怒，不給一把手反饋。
平庸的辦公室主任不懂決策實(shí)施的厲害性，簡單說“這是一把手定的，我只是執(zhí)行者，出了問題由一把手頂”。最后出了問題，一把手也責(zé)怪你參謀助手作用沒發(fā)揮好，甚至可能把黑鍋甩在你頭上。高明的辦公室主任，出以公心，就是以整體利益為重，幫助一把手糾正決策方向，真正成為他干大事的“心腹”，而不是“狗腿子”，把主人賣了自己也會(huì)倒霉。
第四，堅(jiān)持一碗水端平，正確處理好公務(wù)與私務(wù)的關(guān)系。
優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者是不應(yīng)該讓辦公室主任介入家務(wù)的，但在現(xiàn)實(shí)中又很難避免這種行為。領(lǐng)導(dǎo)也是凡人，也有私事，也需要信得過的人去辦理私事。辦公室主任最難處理的，就是如何正確辦理一把手的家庭私務(wù)問題。如果走得太近，別人背后譏諷你是“哈巴狗”。如果走得不近，如何深得一把手信任，為一把手全方位服好務(wù)？
作為辦公室主任，一定要把握這個(gè)度，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理家務(wù)的，你也當(dāng)做公事來辦，不要有家奴思想。其他副職遇到了家庭問題，你也大大方方服務(wù)。雖然你服務(wù)一把手的力度大，但副職是理解你的，畢竟你主要為一把手服務(wù)，但你只管一把手的家務(wù)，不理其他人的家務(wù)，你必然會(huì)落得“勢利眼”的負(fù)面標(biāo)簽，如果一把手不能強(qiáng)力推你上位，那么下一屆你就卷鋪蓋走人了。
第五，鍛煉綜合能力，爭做一個(gè)素質(zhì)全面的掃地僧。
辦公室是單位的運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，承上啟下、協(xié)調(diào)左右，調(diào)研參謀、督察督辦，文件起草、會(huì)議組織，撰寫材料、總結(jié)提煉，能說會(huì)道、善于應(yīng)酬。這些職能，看似不是實(shí)權(quán)，但確實(shí)考驗(yàn)?zāi)愕恼鎸?shí)水平。
真正優(yōu)秀的辦公室主任，應(yīng)該是一位復(fù)合型的全面手，各方面能力都比較綜合，拿得起放得下，出手過得硬，你可以不親自干，但你真的要懂。當(dāng)然了，要看一把手對辦公室主任的定位，有的一把手就把辦公室主任定位為家臣型的，咱就無話可說了。但是，要對自己負(fù)責(zé)，建議做好以下幾個(gè)具體技能：
一是綜合文字能力。能寫大報(bào)告、大講話、大理論文章的辦公室主任都能走上高位。你可以不親自寫，但你能夠把關(guān)，能夠提亮，能夠修改成高水平文章。
二是組織協(xié)調(diào)能力。辦公室辦文辦會(huì)、組織活動(dòng)、檢查督導(dǎo)，都是面上的工作，覆蓋整個(gè)單位，沒有組織協(xié)調(diào)能力，很難把面上工作推動(dòng)起來。
三是調(diào)研參謀能力。要熟悉單位全面事務(wù)，把握內(nèi)在規(guī)律，能夠真正為一把手當(dāng)好參謀助手。
四是督察督辦能力。單位的重大事項(xiàng)，和一把手交辦的大事，要抓在手上，督促承辦部門落實(shí)到位，這是辦公室主任的職能，把一把手的事盯著辦好辦扎實(shí)，發(fā)揮好“二當(dāng)家”的作用。
五是信息中樞能力。辦公室四通八達(dá)，信息來源廣泛，好聲音壞議論都能聽到。要去偽存真，提煉要點(diǎn)，及時(shí)給一把手通氣，這不是“小人”行為，這是“信息中樞”職能發(fā)揮。
六是勾兌和諧能力。單位里，正職與副職，上級與下級，平級之間，都是有矛盾的，不可能和氣相處的，這是基本人性。辦公室主任往往接觸到各種抱怨，要當(dāng)好泥瓦匠，把分歧勾兌好，千萬別煽風(fēng)點(diǎn)火，但也不能當(dāng)聾子裝瞎子，一把手都明白你知道，但你裝傻，也不是忠心耿耿的樣子。
七是平衡關(guān)系能力。對待副職，不要裝大頭，拿一把手去壓別人，人家讓你一步，早晚會(huì)報(bào)復(fù)你。副職的事情，盡量辦，實(shí)在辦不了，也要做好解釋工作。否則，副職怎么想？一把手的事能辦，副職的事就不能辦，你這是狗眼看人低呀。對待平級，要擺正位置，都是中層，你是服務(wù)協(xié)調(diào)，而不是下命令，否則平級也罵你勢利眼。對待下級，要熱情，來人來訪，至少給人泡杯茶，事情辦不了，他們不怪你，畢竟你不是決策者，但是你口大氣粗、趾高氣揚(yáng)，別人扭頭就罵你。
做好辦公室工作，重點(diǎn)看看這本書，基本就能應(yīng)對自如了。
