Lotus Notes 作為新一代的協(xié)作平臺(tái)，不僅擁有電子郵件的功能，還提供了先進(jìn)的文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公自動(dòng)化、Web 服務(wù)和開(kāi)發(fā)環(huán)境。Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介紹 Notes 常用的一些技巧以及常見(jiàn)問(wèn)題的解決，幫助您更好的利用 Notes 來(lái)管理日常工作，提高工作效率。
郵件是我們每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 郵件使用技巧可以幫助您高效地的得到關(guān)鍵的郵件信息，有目的的進(jìn)行郵件處理。
打開(kāi)郵件數(shù)據(jù)庫(kù)，如 圖 1，選擇 More - Mail Rules。然后點(diǎn)擊 New Rule，如 圖 2，您可以在這里設(shè)置各種規(guī)則來(lái)管理郵件。根據(jù)發(fā)送者、標(biāo)題、重要程度等做相應(yīng)的處理，把不同的郵件放到不同的文件夾，對(duì)不需要的郵件也可以直接過(guò)濾成垃圾郵件。
打開(kāi) File-Preference-Mail( 如 圖 3)，可以給您關(guān)心的人發(fā)送的郵件設(shè)置背景和字體顏色。這樣只要這些人發(fā)送的郵件，就能很容易的被注意到了。
當(dāng)郵件容量超過(guò)指定的郵件服務(wù)器的容量時(shí)，會(huì)受到警告信息。選擇 Archive-Settings 可以設(shè)置郵件備份的規(guī)則，把郵箱里的部分郵件轉(zhuǎn)移到本地的另一個(gè)指定文件夾（如 圖 4）。當(dāng)您需要做郵件備份的時(shí)候，就可以選定一條規(guī)則進(jìn)行備份。您也可以在 Archive-Settings 里設(shè)置 schedule 來(lái)定時(shí)啟動(dòng)備份操作。對(duì)于備份好的郵件，可以在視圖 Archive 下面方便的找到您備份的這部分郵件。
如果對(duì)某些重要郵件，您很想確認(rèn)對(duì)方是否收到郵件?？梢栽谛陆ㄒ环忄]件的時(shí)候，點(diǎn)擊"Delivery Options"，在這里勾上"Return receipt"。這樣如果對(duì)方收了郵件，您就可以收到一封回執(zhí)。
當(dāng)您休假的時(shí)候您可以在郵件里設(shè)置 Out of Office。這樣在您休假的這段時(shí)間里，您的郵箱就會(huì)自動(dòng)給發(fā)信的人回復(fù)"Out of Office"的信息，以免耽誤重要事宜。
圖 6. 設(shè)置 Out of Office（查看大圖）
如果您需要經(jīng)常發(fā)一封標(biāo)題、格式、收件人都基本不變的郵件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封郵件，輸入您所需的信息、收件人、標(biāo)題、郵件內(nèi)容等等 ，選擇"More-Save as Stationery"（如 圖 7）。這樣以后如果再要發(fā)送內(nèi)容相似的郵件，就可以去郵箱的 Tools-Stationery（如 圖 8）找到保存的信件，基于這個(gè)模板，稍作修改就可以發(fā)送了，而不必要再去找回原來(lái)的郵件拷貝和粘貼了。
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利用 Notes 更好的管理文檔數(shù)據(jù)庫(kù)
Notes 提供了強(qiáng)大的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，巧用 Notes 來(lái)便捷的管理數(shù)據(jù)資料能夠大大提高工作效率。
通過(guò)創(chuàng)建 Bookmark，可以把您經(jīng)常用到的文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（圖 9）。
圖 9. 創(chuàng)建 Bookmark（查看大圖）
快速查找 Workspace 里的數(shù)據(jù)庫(kù)
方法一：通過(guò)建立多個(gè) workspace 頁(yè)面來(lái)分類管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相關(guān)的一些數(shù)據(jù)庫(kù)放在一個(gè)頁(yè)面去，可以便于查找數(shù)據(jù)庫(kù)（如 圖 10）。
圖 10. 設(shè)置 workspace 頁(yè)面
方法二：當(dāng) workspace 里有很多數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，可以通過(guò)在 OpenList 里輸入您要查找的數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵字，這樣就會(huì)在 OpenList 里把所有含有這個(gè)關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫(kù)都列出來(lái)（如 圖 11）。
圖 11. 在 OpenList 里查找數(shù)據(jù)庫(kù)
方法三：在 workspace 頁(yè)面上通過(guò) Ctrl+F 來(lái)搜索關(guān)鍵字也可以查找數(shù)據(jù)庫(kù)，Ctrl+F 不局限于 workspace 的當(dāng)前頁(yè)，而是會(huì)遍歷 workspace 上的所有數(shù)據(jù)庫(kù)名。
有時(shí)候一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里現(xiàn)有的視圖滿足不了您的需求。您可以在 Create 菜單里，通過(guò)創(chuàng)建私有視圖來(lái)定制您想要的視圖。比較簡(jiǎn)單的做法是基于現(xiàn)有的一個(gè)視圖拷貝它的設(shè)計(jì)，點(diǎn)擊"Save and Customize"（圖 12）。然后在 Design 界面上根據(jù)自己的需要定義選擇條件，增加列或者調(diào)整列。這種簡(jiǎn)單的私有視圖的設(shè)計(jì)，不需要熟悉 Lotus 腳本語(yǔ)言就能夠很方便的制作。對(duì)于高級(jí)用戶，還可以通過(guò)公式以及 Lotus 腳本語(yǔ)言來(lái)創(chuàng)建所需視圖。
當(dāng)我們?cè)诩肄k公的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)覺(jué)得打開(kāi)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)或文檔的速度非常慢。對(duì)于這種情況，我們可以把常用的數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò) Replication 復(fù)制到本地，打開(kāi) File - Replication - New Replicate，得到 圖 13 的對(duì)話框。這樣在網(wǎng)絡(luò)不好或者斷網(wǎng)的情況下，我們可以先在本地的數(shù)據(jù)庫(kù)里工作，等到連上網(wǎng)了再把本地的數(shù)據(jù)復(fù)制到服務(wù)器上。在做 replication 的時(shí)候還可以有很多設(shè)置，比如可以選擇單向復(fù)制，只復(fù)制某一些視圖或文檔以減小空間，點(diǎn)擊對(duì)話框的“More Settings”就進(jìn)入到了配置頁(yè)面（如 圖 14）。
圖 13. 創(chuàng)建一個(gè) Replication
設(shè)置好 Homepage 也可以給工作帶來(lái)方便。Notes 默認(rèn)的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等幾個(gè)啟動(dòng)鍵。如 圖 15 所示。點(diǎn)擊“Click here for Home Page options”旁邊的這個(gè)箭頭就可以看到一個(gè)下拉單，在這個(gè)下拉單里提供了多種 Homepage 的樣式。在這里比較常用的一種是"My work"（如 圖 16）。您可以把您經(jīng)常用到的數(shù)據(jù)庫(kù)都設(shè)置在 My work Homepage 上，比如郵箱、日歷、Teamroom、甚至網(wǎng)頁(yè)，等等。點(diǎn)擊 My work Homepage 右上角的“Edit this page（圖 17）”，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框“Page Options”，在這里您就可以在“My Work”這個(gè)模版下設(shè)計(jì)您想要的 Homepage。圖 18 就是設(shè)置好的一種 My work Homepage ，這樣您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。當(dāng)然您也可以不依賴于已存的這些模版，建立一個(gè)新的 Home Page 完全根據(jù)您自己的想法來(lái)設(shè)計(jì) Home Page。
打開(kāi) Contacts 數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇 Advanced-Connections， 通過(guò) File Import/Export 就可以共享 Domino 服務(wù)器的連接信息。對(duì)于新來(lái)的員工，老員工往往會(huì)把他的連接信息導(dǎo)出到一個(gè)文件，新員工只要 Import 這個(gè)文件就可以得到相關(guān)的服務(wù)器的連接信息。如果您有多臺(tái)電腦，也可以通過(guò)這個(gè)方法來(lái)復(fù)制連接信息。
當(dāng)您選中一篇文檔，按住 ctrl 鍵，再切換視圖 ( 比如從 By Author 切換到 By Category)，切換后的視圖焦點(diǎn)還會(huì)在您選中的文檔上。比較 圖 20 和 圖 21，可以看到切換前后，視圖焦點(diǎn)一直在“test3”這篇文檔上。
圖 20. 用 Ctrl 來(lái)切換視圖——切換前的視圖（查看大圖）
很多人可能有這個(gè)苦惱，明明已經(jīng)將自己的郵件數(shù)據(jù)庫(kù)清除干凈了，系統(tǒng)還是提示沒(méi)有足夠的空間。這是由于 lotus 數(shù)據(jù)庫(kù)是典型的文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)，長(zhǎng)期使用后會(huì)占用較大硬盤空間，為此我們需要經(jīng)常對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行壓縮。常用的壓縮方法是用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 File-Application-Properties（圖 22），點(diǎn)擊對(duì)話框中的第二個(gè)屬性按鈕，并單擊"Compact"按鈕就可以完成。大家可以看一下自己的數(shù)據(jù)庫(kù)屬性，如果使用率低于 70% 就可以壓縮了。這里的“%used”的意思是在您現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)空間有多少被利用，而不是全部空間您利用了多少，所以這里的百分比是越高越好，不是越低越好。
圖 22. 數(shù)據(jù)庫(kù)壓縮（查看大圖）
Notes 一直支持文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接的托拽，從 85 開(kāi)始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的將 sametime 聯(lián)系人托動(dòng)到收件人列表中，也可以把收發(fā)件人通過(guò)托拽加入 sametime 聯(lián)系人列表中（圖 23）。
圖 23. 托拽 samtime 聯(lián)系人作為收件人（查看大圖）
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打開(kāi) File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在這里設(shè)置。
設(shè)置 Basic Notes Client Configuration
1）設(shè)置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 頁(yè)面上，勾上 AutoSave 這一項(xiàng)。Notes 就會(huì)每隔一定時(shí)間自動(dòng)保存文檔，這樣就可以避免在編輯文檔時(shí)候 Notes 意外退出，而丟失未保存的數(shù)據(jù)。
圖 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 給選定的郵件設(shè)上標(biāo)記
勾上"Show check marks in margin for selected documents"，如 圖 24 所示。這樣用空格選定的郵件，就會(huì)標(biāo)記上“√”，可以非常方便的選擇多個(gè)郵件。如 圖 25。
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打開(kāi)的文檔和數(shù)據(jù)庫(kù)太多，可以選擇用 Group documents 模式將同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的文檔歸為一個(gè) tab（如 圖 26）。
圖 26. Windows and Themes（查看大圖）
2）繼承操作系統(tǒng)的主題
如果您希望 Notes 也能擁有操作系統(tǒng)里個(gè)性的外表，可以改變 Theme 一項(xiàng)，設(shè)置成 Operation System Theme。這樣就可以根據(jù)個(gè)人喜愛(ài)給 Notes 換上華麗的外表，可以是綠色，藍(lán)色，粉色，.. 這個(gè)功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一個(gè)功能，在這里建議大家給操作系統(tǒng)和 Notes 換上綠色的皮膚，有助于緩解視疲勞。圖 27 就是設(shè)置了“Group document”模式以及繼承操作系統(tǒng)外表后的 Notes。
在 Fonts and Colors 一頁(yè)里，可以設(shè)置字體大小，比如把字體設(shè)得更大一些，讓人看得更舒服一點(diǎn)。也可以設(shè)置未讀郵件的字體和顏色。默認(rèn)的設(shè)置當(dāng)中，未讀郵件是以加粗的黑體顏色來(lái)顯示，如果有人覺(jué)得這樣看著不顯著，在這里可以把未讀郵件設(shè)成紅色以引起注意。這兩個(gè)功能也是 Notes 85 的新功能。
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Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷鍵，在這里著重列舉一些。
在一個(gè)表格中選中一行或者多行，按住 Ctrl 鍵，再按 Arrow 的向上或者向下鍵就可以方便的移動(dòng)表格中行的順序。
如果您想在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)視圖中快速的瀏覽未讀的文檔，只需按 Tab 鍵就可以跳到下一個(gè)未讀文檔上。
Alt+Enter 用來(lái)調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù) / 文檔 / 文本等的屬性。
Insert 鍵用來(lái)改變文檔的未讀 / 已讀狀態(tài)。
F2 和 Shift+F2 是分別用來(lái)增大和減小字體。
F8 和 Shift+F8 分別用來(lái)增進(jìn)和縮減段落。
F9 不僅可以用來(lái)刷新視圖，在最新的 Notes 里還可以用 F9 來(lái)刷新文檔。
當(dāng)您的 Notes 打開(kāi)很多窗口的時(shí)候，按 Ctrl+F8 可以方便的切換 Tab。
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷鍵 (圖 29) 。
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當(dāng)表格中有合并的單元格時(shí)，刪除行或者列就會(huì)出錯(cuò)，這個(gè)時(shí)候需要先拆分一下單元格再做刪除操作。單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 Split Cell。
在使用過(guò)程中，當(dāng) Notes 異常退出時(shí)，如何才能再次運(yùn)行 Notes ？
殺死 Notes 相關(guān)的進(jìn)程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平臺(tái)上分別有如下主要進(jìn)程：
檢查一下 View-Advanced Menu 是否已經(jīng)勾上。
為什么我給一個(gè)郵件組回復(fù)郵件的時(shí)候會(huì)發(fā)不出去？
因?yàn)槟慊貜?fù)的這個(gè)郵件組是在服務(wù)器的 names.nsf 上，你需要把這個(gè)郵件組的地址信息拷貝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外一個(gè)臺(tái)機(jī)器上重裝 Notes，哪些重要數(shù)據(jù)需要保存呢？
需要保存以下數(shù)據(jù)：
| 文件 | 目錄 | 用途 |
| bookmark.nsf | Notes\Data | 保存 bookmark 和 Home Page 的數(shù)據(jù) |
| desktop8.ndk | Notes\Data | 保存 workspace 里的所有數(shù)據(jù) |
| names.nsf | Notes\Data | 保存聯(lián)系人，網(wǎng)絡(luò)連接以及位置信息 |
| notes.ini | Notes\ | 保存 Preference 的設(shè)置 |
| user.dic | Notes\Data | 用戶自定義的字典 |
| id | Notes\Data | 您的 id，有 id 才能使用 Notes |
另外，如果您自己創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)包括備份郵件以及 replication 的數(shù)據(jù)庫(kù)也放在了 Notes\Data 下面，也要記得保存一下。但是通常我們建議那些數(shù)據(jù)庫(kù)存不要存放在 C 盤。
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本文主要從郵件管理、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、Preference 設(shè)置以及快捷鍵使用這幾個(gè)方面來(lái)介紹 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以幫助您提高工作效率。Notes 功能強(qiáng)大，本文涉及之處非常有限，希望有更多的人一起來(lái)挖掘和分享 Notes 的使用技巧。
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