學(xué)習(xí) 2010-04-20 1. 頁面設(shè)置
“工欲善其事，必先利其器”，只有將論文的整體格式預(yù)先定義好，才有可能在以后的編排中改動最少。畢業(yè)論文撰寫規(guī)范通常會規(guī)定頁邊距、裝訂線、紙向、紙型、頁眉和頁腳的距邊界距離以及文章的行間距等，這些都是在“頁面設(shè)置”中進行設(shè)置的。
打開【文件】菜單，選擇【頁面設(shè)置】，相信大家對前面幾項沒有什么問題，只是可能對文檔網(wǎng)格的使用還不多，其實它是可以設(shè)置行間距的，比如說論文正文要求行間距是22磅，你就可以在此將行的跨度修改為相應(yīng)的數(shù)值就可以了。如圖1所示：（圖1）
然后點擊【字體設(shè)置】選項，將字體的格式修改為論文中要求的正文格式，這是因為正文內(nèi)容是文字最多的，最后確定就可以了。
2. 頁眉和頁腳
論文是要求增加頁眉和頁腳的，這本不是困難的事?？墒钱?dāng)論文篇輻較長時，就可能需要每一章的頁眉也有所差別。如果將不同的章節(jié)分解為若干個word文檔，則可能在自動生成目錄時遇到麻煩，也有可能在雙面打印時浪費紙張。實際上，Word的分節(jié)符就可以實現(xiàn)同一文檔擁有不同頁眉的功能。
第一步：插入分節(jié)符。光標(biāo)點到第一章的末尾，單擊菜單欄上的【插入】︱【分隔符】命令，分節(jié)符類型選【下一頁】，確定后，就在光標(biāo)所在的地方插入了一個分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。
第二步：鼠標(biāo)雙擊頁眉則會彈出【頁眉和頁腳】工具欄，當(dāng)我們需要各章的頁眉相互獨立時，按下“同前”按紐，也就是圖2中選擇的那一個，當(dāng)按紐被“激活”后，修改第二章的頁眉，完成后關(guān)閉該工具欄。（圖2）
第三步：重復(fù)上面步驟，就可以完成所有文檔的編輯了。
順便說一句，如果這時候頁腳的頁碼還是獨立編排的話，修改頁碼格式為【續(xù)前節(jié)】后，就可以實現(xiàn)全文統(tǒng)一編排頁腳了。
另外，使用分節(jié)符還有一個好處，就是不管前一章的版面有什么變化，后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁上。這樣，你就不必敲回車鍵來將新的一章來移動到新的一頁了，減少了我們許多修改工作量。
3. 三級的標(biāo)題
論文中的章節(jié)文字都有統(tǒng)一的格式，往往會要求論文有三級標(biāo)題，這樣整個論文看起來條理清楚，結(jié)構(gòu)井然。有的同學(xué)不喜歡樣式的功能，因為它有時會自作主張，并且不好修改。他們用統(tǒng)一的文字格式書寫好文字后，再修改章名的格式，最后用格式刷修改其它章名，來達到編排的效果。其實這只是沒有養(yǎng)好排版習(xí)慣而已，應(yīng)該說Word中的樣式功能還是能給我們提供許多方便的。
第一步：單擊菜單欄上的【格式】│【項目符號和編號】，在彈出的對話框中選擇【多級符號】，選擇“無”圖標(biāo)外的任意一個圖標(biāo)，然后單擊【自定義】按紐，：
第二步：在彈出的對話框中首先在【級別】列表中選擇1，表示對第一級的標(biāo)題定義，然后在【編號樣式】中選擇一種編號方式，還可以在此輸入編號前后的文字，如第一章，之后修改字體、編號位置等屬性，最后在【將級別鏈接到樣式】下拉框中選擇【標(biāo)題一】，就可以在預(yù)覽框中看到編號的效果了. 效果如圖3所示：
第三步：重復(fù)上面的操作，直至將標(biāo)題2和標(biāo)題3格式按照要求設(shè)置好。
第四步：在應(yīng)用樣式時，輸入引言，然后將文字選中，打開【樣式和格式】”選取“標(biāo)題1”，就會發(fā)現(xiàn)文字自動變成了“第一章 引言”了。同樣，對于其它的章、二級標(biāo)題和三級標(biāo)題，重復(fù)操作就可以完成了。
4. 圖、表和公式
在論文中可能會出現(xiàn)大量的圖表和公式，這一點在工科專業(yè)尤其明顯。如果一個一個手工編號的話，可能會在增加新的圖表或刪除舊的圖表時，編號就成為一個大問題。因為如果這樣的話，可能會需要修改當(dāng)前圖表之后的所有圖表的編號，還要修改文中所有引用此圖表的文字，這是一項很枯燥的任務(wù)。
其實Word可以實現(xiàn)對圖表的自動編號，那就是Word的“題注”功能，而且在編號改變時自動修改引用此圖表的所有內(nèi)容，下面用表的編號為例說明。
第一步：按照論文要求，第一章表的編號是“表1.×”。單擊菜單欄上的【插入】│【引用】│【題注】，彈出“題注”對話框。
第二步：新建一個標(biāo)簽，題注名修改為“圖1.”,如圖4所示,確定。當(dāng)需要插入第二個表時，重復(fù)這個命令，直接確定就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號
順便說一句，可能有的同學(xué)已經(jīng)將表格設(shè)置好，要想修改為三線表，只需要選擇表格后，點鼠標(biāo)右鍵選擇【表格自動套用格式】，就可以達到效果了。
5.2 頁眉線
當(dāng)需要頁眉時，就可能會要求頁眉文字下面帶有一條下劃線，這個時候，可以先選中頁眉文字，然后單擊菜單欄上【格式】│【邊框和底紋】，在彈出的對話框中，選擇【自定義】選項，然后點擊【下邊框】按紐.再根據(jù)需要選擇合適的線寬和線型，就可以設(shè)置好所需的頁眉線樣式了。當(dāng)然，你也可以使用此方法來刪除系統(tǒng)默認的下劃線。（圖6）
6. 參考文獻
如今的畢業(yè)論文都要求有一定數(shù)量的參考文獻，一方面，我們要養(yǎng)成習(xí)慣，當(dāng)引用了別人的觀點時自己要做好筆記，省得以后不知道這句話是從哪一本書摘錄下來的，從而避免了張冠李戴的現(xiàn)象；另一方面，參考文獻的編號也是一項很枯燥的，也是會隨著論文內(nèi)容的變動而變動的，手工地標(biāo)注參考文獻勢必也是一件繁瑣的任務(wù)。在Word自動維護這些編號的過程如下：
第一步：光標(biāo)放在引用參考文獻的地方，單擊菜單欄上的【插入】︱【引用】︱【腳注和尾注】，在彈出的對話框中選擇“尾注”，根據(jù)需要選擇位置是在“文檔結(jié)尾”，還是“節(jié)的結(jié)尾”，前者常用于本科生和碩士生的論文中，而后者常用于博士論文中，點擊【格式編號】修改格式為阿拉伯?dāng)?shù)字.如圖7所示。
第二步：應(yīng)用后Word就在光標(biāo)處插入了參考文獻的編號，并自動跳到文檔尾部相應(yīng)編號處請你輸入?yún)⒖嘉墨I的說明，在這里你就可以格式要求添加姓名、專著名、出版單位和出版時間等信息了。只是通常要求參考文獻的編號要加中括號，這時就需要手工地輸入了。
7. 目錄的制作
一本論文肯定是需要一個目錄的，有的同學(xué)是手工地一章一節(jié)地打上去，然后根據(jù)查看好的頁碼，加點編寫目錄。這樣的方法缺點一是不容易對齊，二是當(dāng)正文內(nèi)容發(fā)生變動時，有時會忘記修改目錄。
實際上，如果你是使用樣式編號的方法來編寫三級標(biāo)題的話，你可以很方便地自動生成目錄，將光標(biāo)定在文章開頭處，單擊菜單欄上的【插入】︱【引用】︱【索引和目錄】，按照要求選擇一種目錄格式，再根據(jù)需要確定顯示級別的數(shù)量（系統(tǒng)默認是3級，也正是多數(shù)論文格式所要求的），最后點確定鍵，一個整齊美觀的目錄就出現(xiàn)了。
如果你的論文沒有使用樣式來編排也沒關(guān)系的，你可以在“大綱”工具欄中進行設(shè)置。如圖8所示：
將光標(biāo)移動至“第一章 引言”文字的前面，然后在“正文文本”下拉框中選擇1級，就可以了。重復(fù)這一個過程，直至完成所有的章節(jié)名，然后和上面的方法一樣，就可以自動生成目錄了。
當(dāng)正文中的文字修改后，或者增加了新的章節(jié)，就需要更新目錄。方法是在“大綱”工具欄中點擊【更新目錄】，在彈出的對話框中，如果只是文字修改了，就選擇【只更新頁碼】；如果是章節(jié)也有所變化，就選擇【更新整個目錄】，從而實現(xiàn)了目錄的更新。
一篇好的論文不僅表現(xiàn)在內(nèi)容上，形式同樣是非常重要的。我們只有掌握好Word這些排版技巧，才可能在書寫論文中達到事半功倍的效果。當(dāng)然，文中所述的方法也可以用于一般論文和書籍的書寫。
現(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓(xùn)總結(jié)一下，以求拋磚引玉。
一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。
筆者認為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。
1、用好樣式
編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word 自動生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設(shè)定，這樣就會很方便的編寫論文了。
2、使用交叉引用設(shè)置編號
一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。 字串7
3、對齊 字串2
一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。
4、繪圖技巧
論文中會用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這里就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫。如果不能忍受Visio對象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。
5、編輯數(shù)學(xué)公式 字串9
在論文中編輯數(shù)學(xué)公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會增加一個菜單項，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒論文撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0后，撰寫公式的速度非?？?，占用少量的CPU。但是，當(dāng)你準備打印論文的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。 字串8
6、參考文獻的編輯和管理
如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，就已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻的習(xí)慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。
我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用（Ci
7、使用分節(jié)符
如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。 字串4
上述七點都是關(guān)于排版的建議，還是要強調(diào)一遍，作者關(guān)心的重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學(xué)一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。
8、使用子文檔 字串6
學(xué)位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一個文件里，打開、保存、關(guān)閉都需要很長的時間，且不保險。 字串3
建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。 字串4
9、及時保存、多做備份
設(shè)置自動保存，還有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。
10、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖 字串7
使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。 字串2
使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。 字串6
有人說，碩士寫畢業(yè)論文就像干一個月苦力搬運工一樣，累死累活，寫不了多少東西；博士寫畢業(yè)論文就像生孩子，挑燈夜戰(zhàn)也得一個春秋。上面的建議并不全面，但相信比較管用，希望各位論文撰寫者能從中有所收獲。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。
