【PConline 技巧】序號是表格制作中不可缺少的一個元素，也是Excel中應(yīng)用最多的一個字段。有小伙伴說，這序號有啥可聊的，不過就是一堆數(shù)字羅列在一起。但在實(shí)際工作中，序號的作用可不僅僅是羅列數(shù)字這么簡單。比方說添刪行列后的序號自動更新、分部門重新排列序號、篩選后讓序號連續(xù)顯示等，都是一些日常經(jīng)常碰到，卻無法通過Excel傳統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。今天小編就教大家?guī)渍?，如何快速制作特殊序號?/p>
1. 添刪行后讓序號自動更新
日常工作中，經(jīng)常需要對一個已有的表格進(jìn)行添刪行操作。不過添加/刪除行后，Excel是不會自動更新序號列的。這就給我們造成了一個麻煩，每次在進(jìn)行完添刪行操作后，都得需要手工重新編排一遍序號。其實(shí)這個問題我們可以借助ROW函數(shù)解決！
這種情況很普遍，添刪某一行后，序號需要手工重新拖拽一遍
具體方法是：在序號列單元格中輸入公式“=ROW()-1”，再將公式拖拽到列尾。這時你會發(fā)現(xiàn)，再有添刪行操作時，序號欄也能自動進(jìn)行反映，不會再出現(xiàn)之前那種序號錯亂的情況了。
通過“ROW()”函數(shù)，可以讓序號欄自動跟隨添加刪除行變化
【公式解釋】 ROW()為取當(dāng)前行號函數(shù)，即當(dāng)光標(biāo)位于A2單元格時，ROW()函數(shù)應(yīng)返回數(shù)值“2”。不過由于表格通常會包含一個文本類標(biāo)題行（即本例中的“序號、姓名、辦事處”一欄），因此實(shí)際序號會比ROW()返回值少1，這便是公式中ROW()函數(shù)后面-1的原因了。
2. 分部門填寫序號
當(dāng)一個表格包含有多個部門數(shù)據(jù)時，可能需要以部門為單位進(jìn)行編號。傳統(tǒng)方法是手工添加，費(fèi)時費(fèi)力。其實(shí)一個更好的方案是借助COUNTIF函數(shù)快速解決。
分部門單獨(dú)編號也是日常遭遇較多的問題之一
具體方法是：在序號所在列單元格，輸入公式“=COUNTIF(B$2:B2,B2)”，接下來將公式拖拽至表格末尾，這樣便實(shí)現(xiàn)了按部門分類計數(shù)的功能。其中B列為“部門列”，也就是說如果你的表格“C列”為部門列時，上述公式就要變化為“=COUNTIF(C$2:C2,C2)”。
【公式解釋】 COUNTIF是對滿足某個條件的單元格進(jìn)行計數(shù)，其中“B$2”是行絕對引用，也就是說當(dāng)公式下拉到第三行、第四行、第五行……時，相應(yīng)公式會自動變成COUNTIF(B$2:B3,B3)、COUNTIF(B$2:B4,B4)、COUNTIF(B$2:B5,B5)……。其含義就是，計算B列中從B2單元格到當(dāng)前行所在B列區(qū)域內(nèi)，與本行B列值相同的單元格數(shù)，而這恰恰可以看作是同一部門的子編號集。
3. 篩選后連續(xù)填寫序號
我們知道，篩選操作后序號也會移動，從而變得不再連續(xù)。如果要求序號在篩選后也能自動更新并連續(xù)填寫，就需要使用另一組函數(shù)——“subtotal”。
篩選后序號自動重編
具體方法：在序號列所在單元格中點(diǎn)擊，輸入公式“=SUBTOTAL(3,B$2:B2)”，然后將公式填充到整個序號列。經(jīng)此設(shè)置后，無論是日常顯示還是數(shù)值篩選，序號列都會根據(jù)顯示結(jié)果自動排列，非常方便。
注意左側(cè)行號，篩選后序號仍會連續(xù)顯示
【公式解釋】 SUBTOTAL是一個分類匯總函數(shù)，其中“3”是功能項(xiàng)，意思是返回目標(biāo)區(qū)域中非空單元格的數(shù)量。而整個公式的含義是，計算B2列至B列當(dāng)前行范圍內(nèi)相同分類的數(shù)量，這一結(jié)果正好是同一類別下的連續(xù)序號。
4. 按照特殊格式編號
有時我們的編號不是傳統(tǒng)的“1、2、3……”，而是按照某一特定規(guī)律排列（比如600051、600053、600055……），尤其當(dāng)類似的序號量龐大時，傳統(tǒng)方法制作起來非常吃力。其實(shí)有一個比較省力的方法，那就是先輸入起始序號，接下來點(diǎn)擊“開始”→“單元格”→“填充”→“序列”，從對話框中點(diǎn)擊一個合適的類型，最后輸入“步長值”和“終止值”即可。確定后，一組特殊格式的序號就直接生成好了。
填充特殊序列
寫在最后
序號是Excel中最常用到的一個元素，由此引發(fā)的問題也很多。今天介紹的這些技巧，對于高手來說或許不算什么，但對于很多Office新人來說，卻能大大提高效率。
