為規(guī)范公司單據(jù)管理，確保會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，加強(qiáng)內(nèi)部管理，滿足公司財(cái)務(wù)信息采集的需要，特制定本制度。
第一章,總則
1、本公司所涉及的內(nèi)部財(cái)務(wù)憑證（具體單據(jù)見第二章）統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部印制、保管，其他部門不得印制此類憑證，以保證此類單據(jù)的規(guī)范使用。發(fā)票、支票、匯票、報(bào)關(guān)單等國家控制的憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一購買。
2、所有印制的單據(jù)的印刷本數(shù)、每本張數(shù)、聯(lián)次及用途需預(yù)先請(qǐng)示香港公司同意，印制完成后需報(bào)香港公司備案，每年末由財(cái)務(wù)部將單據(jù)的使用結(jié)果報(bào)香港公司備案審查。
3、各部門如需使用財(cái)務(wù)類單據(jù)，需在財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在單據(jù)使用登記表上簽字。每本單據(jù)使用完畢后交舊領(lǐng)新，作廢單據(jù)必需與存根聯(lián)一同交財(cái)務(wù)存檔。
4、各類單據(jù)的周轉(zhuǎn)數(shù)量由財(cái)務(wù)部與使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)大小另行確定。
5、財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人對(duì)財(cái)務(wù)類單據(jù)進(jìn)行登記、保管、發(fā)放、回收，不定期抽查單據(jù)的使用情況。
6、整本單據(jù)不得拆本使用，不得跳號(hào)使用，應(yīng)按實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序由頭至尾使用單據(jù)。
7、各部門應(yīng)按單據(jù)的內(nèi)容全面收集相關(guān)信息，不得漏填、錯(cuò)填，需不同人員簽字的應(yīng)簽字齊全。單據(jù)填寫部門應(yīng)及時(shí)將單據(jù)的其它聯(lián)次傳遞給相關(guān)部門。
8、手工書寫的單據(jù)應(yīng)字跡工整，易于辨認(rèn)。填寫錯(cuò)誤的不得在原單據(jù)上更改，應(yīng)作廢后重新填寫。
9、差旅費(fèi)報(bào)銷單、差旅費(fèi)申請(qǐng)單、來客招待申請(qǐng)單、汽車修理申請(qǐng)單、費(fèi)用申請(qǐng)單、對(duì)客戶的出貨單暫按電子文檔格式進(jìn)行電腦打印，其它單據(jù)按印刷格式使用。
第二章，財(cái)務(wù)單據(jù)及定義
1、收料單，正式收料時(shí)使用此單。按序編號(hào)，按編號(hào)先后順序使用，不得重復(fù)或跳號(hào)使用;后面必須附加工單、送貨單、發(fā)票，三單信息必須一致，信息不一致的必須先填開暫收料單，待信息齊全后用紅字沖回暫入庫信息再辦理正常收料手續(xù)；收料日期、物料編碼、材料名稱、規(guī)格、顏色、單位、數(shù)量、物料類別、倉庫名稱、供貨商、訂單號(hào)必須認(rèn)真完整地填寫，不得缺項(xiàng)目；收貨員、倉庫負(fù)責(zé)人、倉庫主管必須簽字以示負(fù)責(zé)。
2、暫收料單，單據(jù)不齊，或數(shù)量不符時(shí)使用此單。對(duì)加工單、送貨單、物料申購單不齊全或?qū)Ρ刃畔⒉环?，如?shù)量、規(guī)格、顏色等與加工單不同時(shí)，生產(chǎn)上又急需的物料應(yīng)由采購部經(jīng)理級(jí)以上人員和需領(lǐng)用物料的生產(chǎn)單位的副廠長以上人員簽字同意方可辦理暫收料手續(xù)，暫收料單只用于核算倉庫數(shù)量和財(cái)務(wù)上暫估材料和債務(wù)，不得用于辦理結(jié)算手續(xù)。暫收料單的信息填寫內(nèi)容和要求同收料單，以方便正常收料信息的采集。正式收料后必需用紅字沖銷對(duì)應(yīng)的暫收料單,不得以減少方法沖減其余額,以保障會(huì)計(jì)核算信息的準(zhǔn)確性.
此單一式四聯(lián),第一聯(lián),倉庫存根聯(lián)，倉庫留存并錄入進(jìn)銷存之暫收系統(tǒng)；第二聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，于三日內(nèi)傳財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)審核后作為暫估材料賬和暫估應(yīng)付款增加之憑證；第三聯(lián)采購聯(lián)，于次日傳采購部登記暫收料；第四聯(lián)，客戶聯(lián)，于客戶結(jié)算貨款時(shí)隨收料單一并收回。
采購部收齊送貨單、加工單、物料申購單、發(fā)票四單，并將此四類單據(jù)傳倉庫，倉庫開具紅字暫收料單和藍(lán)字收料單 ，此時(shí)紅字暫收料單四聯(lián)分別作為藍(lán)字收料單四聯(lián)的附件傳給財(cái)務(wù)、采購、客戶等對(duì)象，如客戶已不在公司，則兩單的客戶聯(lián)由采購部保管并轉(zhuǎn)交給客戶。
3、加工單，對(duì)外采購時(shí)使用此單。按序編號(hào)，按編號(hào)先后順序使用，不得重復(fù)或跳號(hào)使用;供應(yīng)商名稱、采購的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、顏色、數(shù)量、單價(jià)信息必須齊全；采購人、采購經(jīng)理、采購副總必須簽名，并有董事長簽名授權(quán)記錄，石材的采購還應(yīng)有香港公司的授權(quán)記錄。
4、送貨單，應(yīng)有供應(yīng)商的公章或簽名，以免因安全、質(zhì)量等原因發(fā)生爭議時(shí)無法追溯責(zé)任人。
5、領(lǐng)料單，生產(chǎn)部門向倉庫領(lǐng)料時(shí)使用此單。按順序編號(hào)，按編號(hào)順序填寫使用，倉庫名稱、領(lǐng)料單位、領(lǐng)料類別、生產(chǎn)批次(即客戶訂單號(hào))及其它表格內(nèi)容規(guī)范完整填寫，領(lǐng)料單位主管、領(lǐng)料員、倉管員、倉庫負(fù)責(zé)人等應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，領(lǐng)料單位存根聯(lián)，領(lǐng)料單位作為臺(tái)賬登記之憑證；第二聯(lián)倉庫聯(lián)，當(dāng)日錄入進(jìn)銷存系統(tǒng)；第三聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，先由倉庫在發(fā)料時(shí)代收，于第二日傳財(cái)務(wù)，作為材料減少之憑證。
6、退料入庫單,用于各廠多余物料的退庫，按順序編號(hào)，按編號(hào)順序填寫使用。退料部門、收料倉庫名稱、物料類別、余料生產(chǎn)批次(即客戶訂單號(hào))（訂單號(hào)）及其它表格內(nèi)容填寫規(guī)范完整，退料部門主管、退料經(jīng)辦人、收料倉管員、倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，退料單位存根聯(lián)，退料單位作為臺(tái)賬登記之憑證；第二聯(lián)倉庫聯(lián)，當(dāng)日錄入進(jìn)銷存系統(tǒng)；第三聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，先由倉庫在收料時(shí)代收，于第二日傳財(cái)務(wù)，作為材料增加和某批訂單生產(chǎn)所用物料減少之憑證。
7、物料外發(fā)加工單，我公司出主輔料委托外單位加工時(shí)使用此單。按順序編號(hào)，按編號(hào)順序填寫使用。加工商名稱、發(fā)出物料名稱、編碼、數(shù)量，應(yīng)收外發(fā)加工物料數(shù)量、實(shí)際回收數(shù)量，發(fā)出日期、應(yīng)收回日期、實(shí)際收回日期，加工單價(jià)、金額，訂單號(hào)和我公司跟進(jìn)人等應(yīng)填寫規(guī)范完整。此單一式四聯(lián)，第一聯(lián)，發(fā)出物料單位存根聯(lián)，發(fā)料單位作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)加工商聯(lián)，作為加工合同之文書,回收物料時(shí)收回此聯(lián)；第三聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，由發(fā)出物料單位于三日內(nèi)傳財(cái)務(wù)，作為物料減少之憑證，第四聯(lián)，采購聯(lián)，于外發(fā)加工部門登記跟催物料后,傳財(cái)務(wù)作為應(yīng)付款增加之憑證。
8、外發(fā)加工半成品回收入庫單，外發(fā)加工物料回收入庫時(shí)使用此單。按順序編號(hào)，按編號(hào)順序填寫使用。物料外發(fā)加工單號(hào)、加工商名稱、物料編碼、訂單號(hào)、入庫數(shù)量等填寫規(guī)范完整，倉庫主管、倉管員、生產(chǎn)部門收貨員等應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式四聯(lián)，第一聯(lián)，收料倉庫存根聯(lián)，收料倉庫作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)加工商聯(lián)，作為加工合同之文書；第三聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，收料單位于三日內(nèi)傳財(cái)務(wù)，作為物料增加之憑證，第四聯(lián)，采購聯(lián)，于物料收回時(shí)作為財(cái)務(wù)結(jié)算之憑證。
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