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引子
功能區(qū)（Ribbon）是Microsoft Office的新一代用戶界面，完全改變了Office界面風(fēng)格。從推出以來就飽受爭議，褒貶不一，我們估且不論其好壞，自待時(shí)間來評(píng)說，我們關(guān)注的是如何有效地使用功能區(qū)，如何掌控功能區(qū)，從而提升Office的使用效率。
從現(xiàn)在開始，我將細(xì)細(xì)研究Ribbon及其開發(fā)，并形成一系列文章，與大家分享自已的學(xué)習(xí)成果。
開始進(jìn)入正題之前，讓我們先花點(diǎn)時(shí)間來了解Office的界面發(fā)展史、熟悉新界面的核心——功能區(qū)（Ribbon）以及新界面中的一些組件，從而逐步進(jìn)入Ribbon開發(fā)的世界。
前言
本文以Microsoft Office界面的歷次發(fā)展和改進(jìn)為線條，揭示了為什么在Office 2007中引入全新的用戶界面的一些原因。本文在Jensen Harris的一系列文章的基礎(chǔ)上編寫，也參考了Office系統(tǒng)的幫助知識(shí)，大部分截圖直接采用了原文中的截圖，參考文章鏈接附后。
Jensen Harris是掌管MS Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)的程序設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，在Microsoft工作已近八年。開始的5年從事Outlook郵件和PIM設(shè)計(jì)程序，之后領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)重新設(shè)計(jì)了發(fā)布在Office 2003中的Outlook 2003用戶界面。在完成了Office 2003后，來到Office 用戶體驗(yàn)團(tuán)隊(duì)工作。
Office界面的源頭
Microsoft使用早期的Apple雛形開發(fā)了Word 1.0，它于1984年發(fā)布在最初的Mac中。Multiplan和Chart也在512K Mac下開發(fā)，最后它們于1985年合在一起作為Microsoft Excel 1.0發(fā)布：第一個(gè)在Macintosh上使用的轟動(dòng)一時(shí)的零售程序。
因此，早期的Microsoft Office程序根源于Mac，當(dāng)然，也反映在用戶界面上。作為Mac的第一個(gè)和最大的軟件提供者，在最初的Macintosh上做的一些UI決定受Microsoft開發(fā)團(tuán)隊(duì)的要求影響。當(dāng)然，Office圖形化用戶界面(特別是頂級(jí)菜單條)的最基本的輪廓有它在第一個(gè)Macintosh版本中的根源。
Office界面的演變
下面首先以Word為例，介紹Office用戶界面的演進(jìn)過程。
(1) Microsoft Word 1.0 for Windows于1989年發(fā)布，運(yùn)行在Windows 386上。Word 1.0有一個(gè)應(yīng)用程序級(jí)的菜單欄，這是從Mac的頂級(jí)菜單欄和顯示在Microsoft DOS程序底部菜單發(fā)展形成的。同時(shí)，Word 1.0也包含了新的界面元素：工具欄（在Microsoft Excel中首先使用過）。在Word 1.0的界面中，看起來好像有兩個(gè)工具欄，實(shí)際上僅僅上面的一欄稱作工具欄。有趣的是，底部的按鈕行稱作“Ribbon”。Word 1.0的界面如下圖1所示。

圖1 Word 1.0界面
(2) Word 2.0于1992年投放市場，此時(shí)，Word用戶界面的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)固定下來了，就像當(dāng)前的Word 2003一樣。菜單欄為：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口、幫助，下面是“常用”工具欄和“格式”工具欄。下圖2所示為15年前設(shè)計(jì)的Word 2.0界面，一直沿用到今天。

圖2 Word 2.0界面
(3) Word 6.0運(yùn)行在當(dāng)時(shí)流行的Windows 3.1上，它的發(fā)布給Office市場帶來了巨大的沖擊，這也是Word與WordPerfect競爭的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。Word 6.0中增加了一些新的用戶界面：右擊上下文菜單(right-click context menu)、標(biāo)簽選項(xiàng)卡對(duì)話框(tabbed dialog box)、向?qū)?wizard)、以及沿屏幕底部的工具條。Word 6.0的工具欄數(shù)量從原來的2個(gè)增加到了6個(gè)，因?yàn)樘砑恿诵鹿δ?，菜單也變得更加豐富。Word 6.0的界面如下圖3所示。

圖3 Word 6.0界面
(4) Word 95是第一個(gè)32位Word應(yīng)用程序版本，雖然它只是Word 6.0的過渡版本，但也引入了受大多數(shù)人歡迎的一個(gè)小的創(chuàng)新的功能：帶有紅色曲線的下劃線的拼寫檢查。有些人將Word 95作為簡單的、縮減的、互聯(lián)網(wǎng)之前的最后一代文字處理器。

圖4 Word 95界面
(5) Office 97是一款轟動(dòng)一時(shí)的產(chǎn)品，不僅對(duì)個(gè)人還是公司都帶來了巨大的沖擊，創(chuàng)下了軟件銷售的記錄。Word 97標(biāo)志著一個(gè)新的超豐富生產(chǎn)力應(yīng)用程序時(shí)期的開始。
Office 97引入了“命令欄”，一個(gè)完全定制的用戶界面，實(shí)際上與菜單和工具欄相同。每個(gè)菜單和工具欄能夠拖放到屏幕的任何地方，可以浮動(dòng)或者?？俊５强梢哉J(rèn)為，在Word 97中最重要的用戶界面(UI)是引入了層級(jí)菜單。而在所有以前的Word版本中，菜單是一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目列表，容易瀏覽和導(dǎo)航。而Excel從1-2-3復(fù)雜的用戶界面(UI)中吸取了線索，已經(jīng)引入了層級(jí)菜單，最后Excel模式成功了，于是Word 97采取了多層次的層級(jí)菜單。Word 97的界面如下圖5所示。

圖5 Word 97界面
Office 97也引入了“Office 助手”，它更像是為用戶提供上下文的幫助而設(shè)置的。“Office助手”如圖6所示。

圖6 Office助手
(6) Office 2000引入了幾個(gè)新的UI機(jī)制，即：
“自適應(yīng)菜單(Adaptive Menus)”或“擬人化菜單(Personalized Menus)”。在菜單中首先顯示的是最常用的菜單項(xiàng)(“短”菜單)，而當(dāng)光標(biāo)停留在菜單中一會(huì)兒后，會(huì)自動(dòng)展開顯示所有的菜單項(xiàng)(“長”菜單)，或者單擊下方向下的雙向箭頭，也會(huì)展開顯示所有的菜單項(xiàng)。并且，當(dāng)用戶使用菜單中不在默認(rèn)的“短”菜單中的功能時(shí)，下次會(huì)自動(dòng)將該菜單項(xiàng)添加到“短”菜單中。用戶可以在“自定義”選項(xiàng)框中選中“始終顯示整個(gè)菜單”關(guān)閉該功能。“自適應(yīng)菜單”見圖14所示。
“壓縮的工具欄(rafted toolbars)”。兩個(gè)或多個(gè)工具欄能夠容納在屏幕的同一行中，默認(rèn)情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄“被壓縮”在同一行中。由于在同一行中沒有空間監(jiān)控兩個(gè)工具欄，因此最少使用的命令會(huì)在最后溢出的區(qū)域中，當(dāng)用戶使用該命令后又會(huì)出現(xiàn)在可見的工具欄空間中，就像“自適應(yīng)菜單”一樣。“壓縮的工具欄”見圖15所示。

圖7 Word 2000界面
(7) 在Office XP和Office 2003中引入了任務(wù)窗格(Task Pane)，在其中放置新的功能。

圖8 Office XP界面

圖9 Office 2003界面
為什么要改進(jìn)界面
正如Jensen Harris先生所說，Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)的目的就是幫助用戶能夠“無縫地”找到和使用Office中的功能。我想，這可能是界面不斷改進(jìn)的一個(gè)最主要的原因。
(1) 功能越來越多，用途也越來越復(fù)雜
在Word 2.0中，有不到100個(gè)命令，工具欄也是簡單有效地復(fù)制了在菜單結(jié)構(gòu)中能找到的功能，沒有僅存在于工具欄中的任何其它功能，因此，當(dāng)時(shí)的Word開發(fā)團(tuán)隊(duì)能夠較容易地計(jì)劃理想的菜單結(jié)構(gòu)，并使它們組織得更有意義。在Word 2.0的界面中能直接且快速地瀏覽菜單，因?yàn)榇蠖鄶?shù)菜單少于10項(xiàng)，而且沒有子菜單項(xiàng)。
而Word 6.0的工具欄數(shù)量從原來的2個(gè)增加到了6個(gè)。
在Office 97中，豐富的功能使它變得更復(fù)雜。其工具欄的數(shù)量迅速達(dá)到了18個(gè)，在頂級(jí)菜單中的命令數(shù)幾乎增加了雙倍。再以Word為例，其頂級(jí)菜單已滿，雖然一些一直增加的功能僅僅能在工具欄中執(zhí)行，但是一些功能仍然需要添加到菜單項(xiàng)中，可是已沒有空間給它們了，而將命令添加到多級(jí)菜單中將為新的命令提供更多的空間，這樣也能提供更多的功能，再加上在Excel中的成功應(yīng)用。因此，在Word 97中也引入了層級(jí)菜單。
雖然功能越來越多，但用戶的需求是無止境的。因此，Office的每個(gè)版本都使開發(fā)者集中精力開發(fā)新的功能，但這些新功能放在哪里呢？每次都很難決定這些新功能的位置。
如果仍然按照以前的用戶界面結(jié)構(gòu)，則在Office 2007中將有比Office 2003多10倍的任務(wù)窗格，而在Word 2007中則將發(fā)布約100個(gè)任務(wù)窗格。如何排列和組織呢？因此，任務(wù)窗格是最后一次試圖找到調(diào)整老樣式UI的一種方法。
下面的圖10和圖11演示了從Word 1.0到Word 2003中所包含的頂級(jí)菜單項(xiàng)、工具欄和任務(wù)窗格的數(shù)據(jù)對(duì)比。

圖10 Word各版本中的頂級(jí)菜單項(xiàng)數(shù)

圖11 Word 各版本中的工具欄和任務(wù)窗格數(shù)
可以看出，在每個(gè)版本中功能數(shù)持續(xù)增加。下圖采用餅圖來演示W(wǎng)ord在過去15年中的成長過程，可以很清楚地對(duì)比各版本W(wǎng)ord所帶有的功能。

圖12 Word在每個(gè)版本中所添加的功能所占的比例
(2) 難以發(fā)現(xiàn)、查找和不方便使用一些命令
前面提到過，在Word 97中引入了層級(jí)菜單，但這也帶來了一些不利的方面，即增加了復(fù)雜性。層級(jí)菜單使得用戶難以瀏覽命令，每次都必須記住已訪問過哪層菜單，沒有訪問過哪層菜單。曾經(jīng)一個(gè)可視化的簡單的菜單結(jié)構(gòu)，現(xiàn)在由于帶有分支結(jié)構(gòu)而變得更復(fù)雜。瀏覽功能已不像查看商品列表，更像在研究一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。這樣，對(duì)命令不僅難以查找，也不方便使用。
在Office 2000中的菜單欄和工具欄實(shí)質(zhì)上都是充滿的，這樣在其中所添加的額外的項(xiàng)目只是整個(gè)結(jié)構(gòu)中的很小的一部分，從一個(gè)版本到另一個(gè)版本時(shí)，用戶根本不會(huì)注意到新添加的命令，也使得用戶難以發(fā)現(xiàn)他們?cè)?jīng)要求的已添加到Office中的功能?？傊?，這種菜單結(jié)構(gòu)使用戶難以發(fā)現(xiàn)和使用新功能。
Office XP引入的任務(wù)窗格試圖通過在屏幕中增加一個(gè)新的矩形框并在其中放置新的功能。任務(wù)窗格完全是一個(gè)附加物，它不試圖改變現(xiàn)有的菜單欄和工具欄結(jié)構(gòu)，大多數(shù)傳統(tǒng)的功能都在菜單和工具欄中，而在任務(wù)窗格中放置新的功能。PowerPoint開發(fā)團(tuán)隊(duì)在利用任務(wù)窗格方面做了大量的工作，一些傳統(tǒng)的功能例如幻燈片切換也遷移到了任務(wù)窗格中。但增加的任務(wù)窗格并未改進(jìn)用戶界面，相反，用戶又多了一個(gè)要查找功能的地方，給查找某個(gè)命令帶來了不方便。

圖13 任務(wù)窗格
(3) 越來越給人一種“臃腫的”感覺
Office 97是一個(gè)里程碑式的產(chǎn)品，增加了很多新的功能，但隨之也給用戶界面增加了復(fù)雜性，使人開始覺得Office是“雍腫的”。實(shí)際上，應(yīng)用程序本身并不是“雍腫的”，至少，用戶所需求的大量功能表明人們希望UI團(tuán)隊(duì)在這個(gè)空間做更多的事情。然而，菜單和工具欄開始顯得與產(chǎn)品的豐富功能不太相稱，這使用戶界面開始感到臃腫。這樣，在Office 2000中引入了新的UI機(jī)制來減少這種“臃腫的”感覺，這也標(biāo)志著最終在Office 2007中重新設(shè)計(jì)新UI的開始。
Office 2000中的“自適應(yīng)菜單”試圖通過首先顯示最常用的菜單項(xiàng)使頂級(jí)菜單更短，當(dāng)用戶使用菜單時(shí)，經(jīng)常使用的菜單項(xiàng)將創(chuàng)建在“短”菜單中，而很少使用的菜單項(xiàng)會(huì)創(chuàng)建在“長”菜單中，如下圖14所示。然而，自適應(yīng)菜單是不成功的，實(shí)際上給界面添加了復(fù)雜性。首先，默認(rèn)的“短”菜單中包含的菜單項(xiàng)是建立在“每個(gè)人在Office中僅僅使用同樣的一些功能”假設(shè)的基礎(chǔ)上的，但事實(shí)是，用戶使用一個(gè)很廣范圍內(nèi)的功能，而不僅僅限于“短”菜單中的功能，因此，某人的理想的“短”菜單并不代表著其它人也常常使用這樣的“短”菜單。其次，如果用戶不能在默認(rèn)的“短”菜單中找到所需的功能，則必須瀏覽整個(gè)菜單，而這個(gè)過程需要先瀏覽“短”菜單，再單擊下方的雙向箭頭瀏覽“長”菜單，而在“長”菜單中的菜單項(xiàng)在“短”菜單項(xiàng)之間，因此需要重新瀏覽，這使得工作效率降低。再次，自動(dòng)定制的功能(即上次使用的菜單項(xiàng)將會(huì)出現(xiàn)在默認(rèn)的“短”菜單中)也使得菜單項(xiàng)更混亂，因?yàn)殚_始時(shí)某菜單項(xiàng)在某個(gè)位置，之后某個(gè)時(shí)候它又不在那里了。因此，即使在Office 2007中的一些應(yīng)用程序(例如Publisher、Project和Visio)仍使用老的用戶界面樣式，但已關(guān)閉了默認(rèn)的“自適應(yīng)菜單”。

圖14 自適應(yīng)菜單
Office 2000中“壓縮的工具欄”(如圖15所示)也是為了減少“臃腫的”感覺，但與“自適應(yīng)菜單”一樣，也給用戶界面添加了復(fù)雜性。命令的順序不再固定，瀏覽功能也變得低效。

圖15 壓縮工具欄
因此，大多數(shù)用戶，特別是公司用戶，關(guān)閉了這兩項(xiàng)功能。
Office XP和Office 2003中的任務(wù)窗格也有一些缺點(diǎn)。增加了任務(wù)窗格后，所有的菜單和工具欄仍然必須存在，這樣，任務(wù)窗格占用了空間而沒有取代任何現(xiàn)有的用戶界面(UI)。并且，Office中現(xiàn)在有“短”菜單、“長”菜單、層級(jí)菜單、可視的工具欄、工具欄列表，還有任務(wù)窗格，這使得用戶仍然要在多處查找命令，增加了產(chǎn)品的復(fù)雜性。任務(wù)窗格的出現(xiàn)，也使得每個(gè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)都想將他們的功能作為一個(gè)任務(wù)窗格，畢竟任務(wù)窗格是一個(gè)全新且干凈的可放置功能的矩形框。這雖然使得設(shè)計(jì)者方便了，但卻給用戶帶來了不便。一些任務(wù)窗格類似帶多頁的向?qū)В恍┦聦?shí)上是對(duì)話框，一些只是帶有一串說明文本的命令。沒有真正考慮如何使所有的任務(wù)窗格協(xié)調(diào)一致，如何在老的UI中發(fā)現(xiàn)相關(guān)聯(lián)的功能，如何一次使用兩個(gè)功能。實(shí)際上，每個(gè)單獨(dú)的功能都需要它自已的矩形框。因此，為減少復(fù)雜性，在Office 2003中已將任務(wù)窗格作為一個(gè)可管理的用戶界面(UI)。
(4) Microsoft一直在努力改進(jìn)，使產(chǎn)品適應(yīng)發(fā)展的需求
正如在前面所看到的，Office界面一直在改進(jìn)，在向著更方便用戶的方向改進(jìn)。例如，在Office 2000中引入的“自適應(yīng)菜單”和“壓縮的工具欄”，原本是試圖改變應(yīng)用程序給人的“臃腫的”感覺，但適得其反，未獲成功。就像整理房間一樣，只是把一些自認(rèn)為不常用的東西藏到了床底下，乍一看是好的，但實(shí)際上不是。事后分析，這可能與沒預(yù)料到計(jì)算機(jī)硬件和軟件的迅速發(fā)展有關(guān)。還有更重要的一點(diǎn)是，僅考慮到了一個(gè)非常“窄”的范圍的用戶的需求，并且Office也是“保守的”，這點(diǎn)可以從自1989年以來其頂級(jí)菜單結(jié)構(gòu)從未發(fā)生過變化看出來。但這對(duì)一些用戶來說也是好事，因?yàn)楣?jié)省了他們需要重新培訓(xùn)所付出的代價(jià)。但是，無論怎樣改變，如果用戶界面的結(jié)構(gòu)沒有發(fā)生變化，所有的功能擴(kuò)充都處在矛盾之中，換句話說，考慮到了這一方面，可能會(huì)造成另一方面的不便。這樣，給人“臃腫的”感覺仍然會(huì)存在。而且每次添加一個(gè)新的UI機(jī)制時(shí)，它都會(huì)被塞滿，因?yàn)槲覀儍H僅是添加，而從沒有重新組織和移除它們，所以每個(gè)版本的復(fù)雜性都在持續(xù)增加。
Office 2007用戶界面設(shè)計(jì)基礎(chǔ)和思路
菜單和工具欄并不是不好，只是Office已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，使得菜單和工具欄不能很好的適應(yīng)，因此，需要對(duì)新版本的Office界面進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，目標(biāo)是為這些具備完整功能的高效的應(yīng)用程序創(chuàng)建一個(gè)新標(biāo)準(zhǔn)的用戶界面。而今天的Office 2007的用戶界面在很大程度上受益于之前的版本，汲取了以前版本對(duì)用戶界面所作改進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
(1) Office 2007改進(jìn)的思路
有幾種方式來改進(jìn)菜單和工具欄不成比例的問題。一種是從產(chǎn)品中裁剪掉一半的功能，剩下的作為用戶界面，這實(shí)際上要花大量的功夫來重新設(shè)計(jì)取消的另一半功能命令，但要取消哪一半命令呢？這很難取舍，因?yàn)闊o法想象哪些功能可能是一些人特別喜愛的。
另一種方式是將產(chǎn)品分解，例如，Word將會(huì)分成8個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用程序：文本編輯器、打印/頁面預(yù)覽程序、表格制作、圖片編輯、畫圖程序、拼寫/語法檢查器、郵件合并引擎和信封/標(biāo)簽打印機(jī)，每一個(gè)應(yīng)用程序都有一個(gè)易管理的菜單和工具欄結(jié)構(gòu)。這樣，當(dāng)安裝Office時(shí)，將會(huì)在開始菜單中放置65個(gè)圖標(biāo)。但這樣做的話，將完全背離了用戶的要求。因?yàn)橛脩艚?jīng)常希望UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)能對(duì)應(yīng)用程序做更多更好的整合。
因此，Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)決定不能夠使Office 2007變得更笨重或更“支離破碎”，相反，要使應(yīng)用程序成為一個(gè)整體，并重新創(chuàng)建用戶界面以便于在未來十年里能夠增加更豐富的功能。這也是為什么諸如上下文相關(guān)(contextualization)和圖形目錄(組，galleries)等概念對(duì)新的UI是如此重要的原因，它們將Office的功能分成更多可管理的單元但又維持著其整體性，從而使產(chǎn)品更強(qiáng)大。
(2) 大量收集和分析數(shù)據(jù)，為界面設(shè)計(jì)提供依據(jù)和基礎(chǔ)
在用戶安裝Office 2003后不久，一個(gè)小氣球會(huì)彈出來詢問您是否想“幫助Office做得更好”，如果您單擊它，將會(huì)登錄到Microsoft Office用戶體驗(yàn)改進(jìn)程序(Microsoft Office Customer Experience Improvement Program)中，此后，您如何使用Office的一些數(shù)據(jù)信息(匿名的)就會(huì)間斷地傳送到Microsoft(注：不必?fù)?dān)心，只是收集使用信息，如軟件如何被使用、在什么硬件上使用等，您個(gè)人的數(shù)據(jù)信息不會(huì)被采集)。這些數(shù)據(jù)匯集到一個(gè)巨大的服務(wù)器中，供分析和作出決定。
下面是所收集的數(shù)據(jù)類型：命令的使用頻率、經(jīng)常使用的鍵盤快捷鍵、是否定制了工具欄、……等等。簡而言之，所收集的只是軟件本身的使用，決不會(huì)涉及到用戶私人的信息。
在Office 2003發(fā)布后，共收集了大約13億次會(huì)話。在前90天Word中超過3.52億單擊的命令欄。當(dāng)然，這些數(shù)據(jù)只是一小部分，不可能保留收集到的所有數(shù)據(jù)。
因此，這些數(shù)據(jù)也是幫助Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)做出明智的決定，即為Office 12開發(fā)新的用戶界面的最主要的原因之一。
當(dāng)然，數(shù)據(jù)只是輔助，但從中也可以了解到：用戶經(jīng)常使用哪些命令和不使用哪些命令、哪些命令在其它一些命令之前使用、哪些命令是使用鍵盤操作而很少使用鼠標(biāo)、用戶的屏幕多大、多少次使Excel最大化、哪些文檔僅使用一次、哪些命令從未使用、東亞地區(qū)的用戶經(jīng)常使用哪些命令、……等等。
(3) Word 2003中最常使用的5個(gè)命令
經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)分析和調(diào)查，在Word 2003中最常用的5個(gè)命令是(依先后順序列出)：
粘貼、保存、復(fù)制、撤銷、加粗
在Word 2003中，使用這5個(gè)命令的次數(shù)大約占所有使用的命令數(shù)的32%，僅“粘貼”就占11%，是“保存”所使用次數(shù)的2倍。
然而，最常使用的10個(gè)命令的統(tǒng)計(jì)曲線是相當(dāng)不平坦的。在使用率排第100位的命令(“接受變化”)和第400位的命令(“重設(shè)圖片”)之間的命令的使用比例是不同的，但與排在第1位的命令和第11位的命令(“改變字體大小”)之間的命令的使用比例不同大致相同。這表明用戶事實(shí)上使用Office的幅度的相當(dāng)大的，這也給創(chuàng)建新的用戶界面帶來了挑戰(zhàn)。
(4) 使用數(shù)據(jù)來影響和組織Office 2007用戶界面
下面是使用這些數(shù)據(jù)幫助設(shè)計(jì)Office 2007用戶界面的一個(gè)例子。最初，Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)并沒有認(rèn)真考慮將剪切/復(fù)制/粘貼按鈕放在“帶形功能區(qū)(Ribbon)”中，每個(gè)人都自認(rèn)為用戶最常的就是使用快捷鍵Ctrl+X/C/V來做這些操作，鼠標(biāo)用戶則使用單擊右鍵后彈出的上下文菜單項(xiàng)來執(zhí)行這些操作。直到Office UI開發(fā)團(tuán)隊(duì)分析數(shù)據(jù)后才知道，用戶雖然使用Ctrl+V和在上下文菜單中使用“粘貼”菜單項(xiàng)，但是使用工具欄中的“粘貼”按鈕更多。因此，一旦認(rèn)識(shí)到了“粘貼”按鈕的重要性后，它就被放置在了界面中第一個(gè)選項(xiàng)卡左側(cè)的第一個(gè)大按鈕中。這也是Office 2007界面設(shè)計(jì)的一個(gè)特點(diǎn)，即把最常用的命令放在最顯眼的位置。
如果將Office應(yīng)用程序所使用的命令繪制在一張圖表中，將會(huì)得到一條曲線，一些命令的使用將占得多數(shù)，而慢慢地每個(gè)命令的使用數(shù)將逐漸變緩。通過曲線可得知，用戶經(jīng)常使用哪些命令，也表現(xiàn)出了大多數(shù)用戶使用產(chǎn)品的總的格局和平均“深度”。而在一些方面，Office 2003用戶界面已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了。因此，現(xiàn)在所需要做的是分析數(shù)據(jù)并理解它們，使用它們配合設(shè)計(jì)以達(dá)到要實(shí)現(xiàn)的更好的目的。
一是要尋找值得保留但卻很少使用的功能，幫助用戶找到它們不知道放在哪里的那些有用的功能。這些功能一般是Office已有的，但用戶卻由于不知道而沒有使用，而是在別的地方尋求幫助或者自定義。因此，如果用戶能發(fā)現(xiàn)這些功能，他們可能就會(huì)喜歡使用它們。例如，在Word中可以在文檔后設(shè)置水印圖案，很多人不清楚該功能而詢問如何實(shí)現(xiàn)，因此在Word 2007中將其放在了突出的位置，這使得很多用戶將該功能視為“很好的新功能”。當(dāng)然也有一些例外，如低質(zhì)量或設(shè)計(jì)差的功能不管在UI中能夠如何容易發(fā)現(xiàn)它們，都將是不成功的，因此，重新增強(qiáng)一些舊功能而使得它們更引人注目；又如，用戶很少會(huì)使用有著不合適名稱的功能，因此，在新UI中變換了一些功能的名稱，讓更多的用戶了解和使用它(但感到矛盾的是，有些用戶已經(jīng)在使用這些功能，若更換名稱，會(huì)給他們帶來不變)。
二是尋找不在顯眼的界面中卻頻繁使用的功能。例如，Word中的“上標(biāo)”，在Word 2003中，雖然它必須通過自定義手動(dòng)添加到工具欄中，但它的單擊量占“格式”工具條的30%。新的用戶界面不僅突出了用戶喜歡的功能，而且讓更多的用戶能知道并使用它。
現(xiàn)在的Office 2007界面

圖16 Office 2007界面
(1) 簡潔明了的設(shè)計(jì)。程序更簡單易用，命令更容易找到。
各個(gè)按鈕分布在窗口頂部且以分組形式顯示，所需命令就是呈現(xiàn)在用戶眼前，也不會(huì)讓包含命令的隱藏工具欄隱藏在菜單或單獨(dú)的窗格中，而是提供了一個(gè)控制中心，將各種要素集中在一起，使得它們極易被看到。按鈕總是顯示在相應(yīng)位置，也不會(huì)消失。
(2) 將命令集形式提供的命令精簡為最常用的命令。用戶最喜歡使用且反復(fù)使用的命令被放在了最顯眼的位置。
(3) 在“功能區(qū)(Ribbon)”中劃分核心任務(wù)，每個(gè)任務(wù)由一個(gè)選項(xiàng)卡表示。
(4) 許多命令按功能排列形成各個(gè)命令集(即組)，將完成某類任務(wù)的所有可能需要的命令集中在一起。
(5) 許多命令僅在需要時(shí)才顯示。即某些命令僅在執(zhí)行相應(yīng)操作時(shí)才會(huì)出現(xiàn)，而不是始終顯示每個(gè)命令。
(6) 可以自定義“快速訪問工具欄(QAT)”，使它像以前版本中的工具欄一樣。
(7) 可以方便的在窗口中切換視圖。
(8) “功能區(qū)”會(huì)自動(dòng)調(diào)整以適應(yīng)屏幕的大小。
結(jié)語
從上面所述可以看出，Office的每一個(gè)版本都是盡量融合用戶的需求，朝用戶滿意的方向改進(jìn)，雖然說有時(shí)候可能適得其反。此外，隨著Office的發(fā)展，必須有新的用戶界面相適應(yīng)，而重新設(shè)計(jì)的Office 2007用戶界面，可以說是一個(gè)質(zhì)的飛躍和創(chuàng)新。
Office軟件本身就是一門藝術(shù)，是發(fā)展和智慧的結(jié)晶。

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