你是否有過這樣的經(jīng)歷：遇到問題遲遲無法下手，想做的事情常常沒有進(jìn)展，制定的計(jì)劃也經(jīng)常完不成。同樣的時(shí)間，別人做了很多的事情，而自己卻連日常的任務(wù)也完不成……
本期的話題，唐歌就來聊聊：怎樣提高工作效率？高效率人士的方法論。
一 建立預(yù)先準(zhǔn)備機(jī)制
我們要做的很多工作可以分為：做和想兩個(gè)部分，有些工作一旦想好了思路，真正執(zhí)行起來的時(shí)候就會(huì)很快。
很多人做事情之所以慢的原因之一就在于：執(zhí)行的時(shí)候，既要一邊想，還要一邊做，另外還需要不時(shí)地尋找工作中所需要用到的資料。
有時(shí)候，做之前沒想好，還需要不斷回頭調(diào)整執(zhí)行的路徑，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。
整個(gè)過程就好像是一個(gè)廚師去做菜，事先沒想好做什么菜，冥思苦想半天，終于想到了拿什么招待客人，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)沒有菜，也沒有醬油了，然后，又出去買菜，打醬油，搞了半天，客人等的都不耐煩了，結(jié)果菜都還沒有上。
解決盲目，瞎忙的方法之一就是：
① 提前預(yù)演需要執(zhí)行的任務(wù)，制定方案
對(duì)事情做好事先的調(diào)查和了解，知道大致是怎么做的，避免到時(shí)候手忙腳亂。
早上花五分鐘時(shí)間快速地整理下一天的工作思路，提前想好大概的對(duì)策，草稿，切記上來就做，沒有計(jì)劃。
想好完成需要做的工作，大概可以分成哪幾個(gè)步驟，會(huì)遇到哪些困難，如何解決，需要哪些資源，哪些可以在空余的碎片時(shí)間提前準(zhǔn)備起來。
② 要用的東西提前準(zhǔn)備好一部分
提前準(zhǔn)備工作中需要用到的資料。比如你是設(shè)計(jì)師，就可以在上班的路上思考設(shè)計(jì)的思路，上班前搜集好一些素材。這樣，真正工作的時(shí)候直接開始專注于做的這個(gè)部分就可以了。
③ 和任務(wù)相關(guān)的人員做好提前的溝通
有時(shí)候，我們需要跟別人協(xié)同工作，在提升自己效率的同時(shí)，還需要跟同事做好溝通，明確雙方一致的目標(biāo)和路徑。
上面的這些很多都可以在碎片時(shí)間，比如，上班路上，等車的時(shí)候，甚至是休息的時(shí)間抽空想一想。
這樣，真正工作的時(shí)候，你就可以盡量直接專注于做的部分就可以了。因?yàn)榇蟛糠值乃伎?，素材和資料的準(zhǔn)備在之前就已經(jīng)做好了。
每天下班前的十幾分鐘，好好想一想明天要干什么，可以提前準(zhǔn)備一下?；蛘呱习嗦飞弦?guī)劃一下，最近要做什么事情。
二 制定計(jì)劃 明確重心
根據(jù)每天的工作清單，任務(wù)清單，決定先做什么，后做什么，怎么做，需要什么資源，如何獲取，如何分配。
做之前專門花時(shí)間想好行動(dòng)的路徑，這樣做的時(shí)候才會(huì)高效，也減少了反復(fù)修改和調(diào)整行動(dòng)的時(shí)間。
劃分輕重緩急，做好項(xiàng)目的順序的安排。確定什么時(shí)間做什么，什么時(shí)候完成，計(jì)劃和目標(biāo)明確才不至于失去重點(diǎn)，把時(shí)間都花在一些不重要的事情上面。
三 善用清單 清空大腦
1 隨時(shí)記錄一些靈感和需要處理的事務(wù)，標(biāo)記好重要和緊急的程度。
2 每天梳理清單。
把記錄下來的，第二天，或者說以后要做的事情都?xì)w好類，分清輕重緩急，做好清單的整理。
3 整理每天，每周的代辦清單。
把重要的事情記錄到一些日常提醒的App當(dāng)中，清空大腦的內(nèi)存，減輕大腦的負(fù)擔(dān)。比如：今日代辦，明日代辦，本周待辦，本月待辦。
利用好日程提醒類的APP, 提前提醒自己，避免遺忘和忙亂。
四 把握高效率時(shí)段做重要的事情
找出自己每天效率比較高的時(shí)間段，安排重要的事情。
一般來說，大多數(shù)人在上午九點(diǎn)到十一點(diǎn)的工作效率比較高，盡量把一些重要的事情優(yōu)先安排在這個(gè)時(shí)間段。
下午一兩點(diǎn)鐘，有些人會(huì)感覺比較困，就可以安排一些瑣事，整理和準(zhǔn)備的工作。這個(gè)因人而異，可以根據(jù)每個(gè)人自身的狀況進(jìn)行調(diào)整。
低效率的時(shí)間可以安排一些整理，溝通的工作，當(dāng)然，如果是非常重要的商業(yè)談判除外。
五 回顧和總結(jié)，優(yōu)化工作路徑
學(xué)會(huì)'偷懶'，不斷尋找完成工作的捷徑。
做好每天的周報(bào)，日?qǐng)?bào)，月報(bào)總結(jié)，可以讓自己認(rèn)識(shí)到工作當(dāng)中的不足，以及改進(jìn)的空間。
每天總結(jié)完成了什么，沒有完成什么，為什么沒完成，如何改進(jìn)，別人是怎么做的，哪些步驟可以加快提升，哪些步驟可以舍去或授權(quán)。
六 善于利用碎片時(shí)間
我們每個(gè)人每天都會(huì)有大量的碎片時(shí)間，盡管他們看起來很短，但是如果善于利用好他們疊加起來的效應(yīng)，也是一筆寶貴的時(shí)間財(cái)富。
比如，各種等待的時(shí)間，等車，等客戶的時(shí)間，可以根據(jù)工作的性質(zhì)和自身的情況安排思考一些工作的大綱，準(zhǔn)備工作中的需要用到的文件，素材等等短耗時(shí)的工作。
七 排除干擾
暫停一些社交媒體的消息提醒，他們會(huì)不斷地打斷我們工作的狀態(tài)，但對(duì)于一些重要的電話事先做好標(biāo)記，以免錯(cuò)過。
應(yīng)對(duì)意外事件的處理，先明確是否緊急重要，不緊急的等手上的事情處理完再說，頻繁地切換工作狀態(tài)會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間
八 對(duì)抗拖延癥
對(duì)抗事務(wù)拖延的一個(gè)方法就是：立即讓自己動(dòng)起來，哪怕只是一個(gè)簡(jiǎn)單的開始，千萬不要多想，因?yàn)橐幌?，人的各種惰性，借口就會(huì)隨之而來，讓你不斷地產(chǎn)生拖延地想法。
完成比完美更重要，先完成再完美，完美意味著花費(fèi)著大量的時(shí)間。每個(gè)人的時(shí)間，精力有限，有時(shí)候不可能把一件事情做的完美無缺，在限額的時(shí)間內(nèi)完成工作才是完成計(jì)劃的關(guān)鍵。
九 平和心態(tài)，勞逸結(jié)合
好的心情可以提高我們工作中做事的效率，而緊張和焦慮會(huì)讓我們頭腦發(fā)熱，思維混亂。
注重勞逸結(jié)合，每隔一段時(shí)間，可以深呼吸，做一些鍛煉，冥想。聽一聽音樂，走一走，和同事聊聊天，讓大腦保持清醒，讓心情保持愉悅。
十 整潔有規(guī)律的工作環(huán)境
東西亂放，雜亂無章，找不到想要的東西，經(jīng)常浪費(fèi)大量的時(shí)間在找東西上面，導(dǎo)致無法專心工作。
辦公桌面，電腦文件，資料的整理要有規(guī)律，經(jīng)常要用到的東西放在順手和顯眼的地方，方便自己快速地查找，節(jié)省時(shí)間。
十一 學(xué)會(huì)授權(quán)或請(qǐng)人幫忙
專業(yè)的事情請(qǐng)專業(yè)的人士來做，有些事情自己來做，一來容易做錯(cuò)，也不容易做好，還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。
同時(shí)，在工作中，我們還需要不斷學(xué)習(xí)一些能夠提升效率的工具，軟件，從而加快工作的節(jié)奏。
總結(jié)
提升工作效率，我們需要建立預(yù)先準(zhǔn)備機(jī)制，想好思路，準(zhǔn)備好資料，提前做好溝通，制定好計(jì)劃，明確重點(diǎn)。
同時(shí)，我們要善于利用清單，利用好一些日程提醒軟件，避免遺忘和忙亂。把一些重要的任務(wù)安排在工作效率高的時(shí)間段，工作完成以后，也要做好定期總結(jié)，思考不足和提升的空間。
對(duì)于一些自己不會(huì)的東西，要學(xué)會(huì)授權(quán)或者請(qǐng)人幫忙，不斷學(xué)習(xí)一些能夠提高效率的工具和軟件，讓自己的成為一個(gè)高效率的人士。
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