作者：Moon Han 來源：道銳思
崗位是一個組織結(jié)構(gòu)中的基本單位，是構(gòu)成組織的細(xì)胞。崗位說明書則是對基于組織的崗位工作內(nèi)容與崗位任職標(biāo)準(zhǔn)的概括，反映了組織、崗位和任職者三者之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。
在以崗位為核心的人力資源管理體系中，通過進(jìn)行組織設(shè)計、工作分析與崗位評估，建立崗位等級與人員任職等級，形成崗位說明書，以實現(xiàn)對組織的結(jié)構(gòu)化管理。不同崗位在組織中發(fā)揮的功能有所不同，其目標(biāo)與產(chǎn)出也有差異。因此需要對各崗位特殊性進(jìn)行分析，并在崗位說明書中加以描述。崗位說明書中主要包括：崗位基本信息、崗位簡介、工作職責(zé)、工作關(guān)系、工作權(quán)限，以及任職要求等內(nèi)容。
崗位基本信息提供了該崗位的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系，即崗位名稱、所屬部門、直接上、下級職位及人數(shù)等。崗位簡介通常用一到兩句話來概述崗位的主要工作職責(zé)。在撰寫崗位簡介時需要思考三個問題：該職位對企業(yè)帶來的價值是什么？結(jié)果是如何完成的？完成其工作內(nèi)容有什么限制條件？可采用“為了……，根據(jù)……，做……”的格式。
崗位職責(zé)是崗位說明書的核心部分，崗位職責(zé)的編寫通常采用部門職能分解的方法，即基于部門職責(zé)分析的信息，將部門職責(zé)匹配到部門里的各個職位。流程中的職責(zé)的分析與編寫，也是對已有職責(zé)的可實施性的檢驗，常常需要通過這種方式對崗位職責(zé)進(jìn)行補充和細(xì)化，以理順崗位與上下游工作環(huán)節(jié)、關(guān)聯(lián)崗位之間的關(guān)系。部門職能按照組織、計劃、執(zhí)行、協(xié)助配合、審核審批等幾個方面分派到各個崗位，分解完的各個崗位的職責(zé)也是按照這幾個方面制定的。每一個崗位都有居于主要的獨立職責(zé)，也有進(jìn)行配合的部分職責(zé)、協(xié)作職責(zé)。崗位職責(zé)的編寫應(yīng)對崗位承擔(dān)的職責(zé)進(jìn)行排序，主要職責(zé)為先，然后是部分職責(zé)、協(xié)作職責(zé)。
工作關(guān)系分為內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系是指與本部門其他崗位、其他部門崗位、集團內(nèi)其他子公司的工作關(guān)系。如果涉及到公司全部部門，使用“公司各部門”字樣，如涉及公司各單位和部分子公司部門，則以“公司內(nèi)各部門所涉及的分子公司部門名稱”的方式描述。外部關(guān)系是指與公司之外的個體和機構(gòu)、單位或部門之間產(chǎn)生的工作關(guān)系。
制定崗位權(quán)限的目的是確定崗位的控制力度和崗位的決策范圍。組織權(quán)限按管理層次、流程環(huán)節(jié)、部門性質(zhì)，以不同的形式最終分布、落實到各個崗位。筆者認(rèn)為，崗位權(quán)限是指該崗位可以自主進(jìn)行決策的工作內(nèi)容，有關(guān)提出建議的工作內(nèi)容不宜歸為崗位權(quán)限，可根據(jù)提出建議的內(nèi)容和重要性，歸為其崗位職責(zé)的一部分。
任職要求包括顯性任職要求和隱性任職要求。顯性任職資格主要包括知識、技能、經(jīng)驗；隱性任職資格主要包括內(nèi)在的能力、素質(zhì)，素質(zhì)主要包括動機、態(tài)度、價值觀等。根據(jù)不同崗位對任職者的不同要求，在崗位說明書中對其知識、技能、經(jīng)驗以及能力、素質(zhì)方面要有層次區(qū)分。港口企業(yè)也要根據(jù)行業(yè)特殊性，對特殊崗位的特殊技能、經(jīng)驗及能力、素質(zhì)進(jìn)行特殊要求，以為招聘過程提供參考依據(jù)。
崗位說明書需要定期進(jìn)行審核、校訂，以保證其內(nèi)容與目前崗位要求匹配。當(dāng)職位發(fā)生較大的變化時也要重新校訂職位說明書，否則崗位書明書只是流于形式的擺設(shè)。
