最近學(xué)習(xí)《別怕，Excel函數(shù)其實很簡單》（人民郵電出版社）。主要介紹了Excel最常用的20個函數(shù)，主要以win7和Excel2010為寫作環(huán)境。當(dāng)然，針對03，07或13，16版，其使用大體是相同的。高版本自不用說，肯定兼容，低版本的話，有些函數(shù)可能沒有，要實現(xiàn)功能需要細(xì)微的“曲線救國”，不過也并無大礙。作者是Excel home團(tuán)隊，這可以說是圖書質(zhì)量的保證吧。本文不做詳細(xì)的基礎(chǔ)功能展開，主要講解我的學(xué)習(xí)體會和使用時需要注意避開的坑。
Excel功能比我們想象中強大，我們的技能比自己以為的渺小。我們只用真正掌握最常用的20個函數(shù)，就足夠高效應(yīng)付大多數(shù)工作了；如果深入掌握50個函數(shù)，就可以說相當(dāng)厲害了，盡管這只占Excel函數(shù)總量的1/8左右。很多高手戲說，自己使用Excel多年，卻沒用上他全部功能的10%，可能吧。我也相信，如果掌握Excel全部功能的10%，一定可以馳騁職場。
先強調(diào)幾個觀點。1、Excel表格可分為數(shù)據(jù)表和報表。數(shù)據(jù)表類似于數(shù)據(jù)倉庫，里面的數(shù)據(jù)是給自己看的，最好不要有任何的統(tǒng)計和計算、分類和匯總、格式設(shè)置和更改對齊方式等等（例如，文本格式默認(rèn)是左對齊，數(shù)值默認(rèn)右對齊，如果人為更改，容易掩飾數(shù)據(jù)格式錯誤），不要有任何的修飾（例如合并單元格）；每類數(shù)據(jù)類型占一列，不同列的數(shù)據(jù)類型不同。另一類是數(shù)據(jù)報表。報表是呈現(xiàn)的結(jié)果，給別人看的，通過公式與數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)，能通過數(shù)據(jù)表的更改自動更新。2、Excel就像一個設(shè)計好的面包機，我們只需要按規(guī)定輸入原料，操作機器即可，并不需要了解其運作原理和過程。學(xué)Excel的函數(shù)，相當(dāng)于只學(xué)習(xí)機器的使用說明書。機器都設(shè)計好了，只要我們學(xué)個用法，說明書還不愿意看嗎？3、使用函數(shù)公式時，最好多用單元格引用，而不是直接輸入數(shù)據(jù)。因為引用單元格的話，方便后期的修改，而不用改動公式本身，更靈活。
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再開始總結(jié)函數(shù)。Excel函數(shù)大體分為：邏輯函數(shù)、數(shù)學(xué)運算和統(tǒng)計函數(shù)，文本處理函數(shù)，查找類函數(shù)，日期與時間函數(shù)。
（1）邏輯類函數(shù)，用于信息判斷，返回true或false。最常用的是IF函數(shù)了。一個if函數(shù)就是一次選擇，只能二選一，其輸入格式也較容易理解：=IF(條件判斷, 結(jié)果為真返回值, 結(jié)果為假返回值)。原理很簡單，但是如果能多想到、多去用，功能還是很豐富的！有兩點值得一提：① 用iserror函數(shù)或IFERROR(表達(dá)式，出錯時的返回值)能屏蔽錯誤結(jié)果。例如，if(iserror(C1/B1)，0，C1/B1)，正常的話顯示C1/B1，若有錯誤，則相似0。②如果要用到if函數(shù)的嵌套，為了方便閱讀和理清思路，“枝丫”最好往一個方向“生長”。例如：判斷學(xué)生成績，IF(B2>89, 'A', IF(B2>79,'B', IF(B2>69,'C', IF(B2>59,'D','E'))))，這樣，閱讀者思考時不會分散注意力。③and、or函數(shù)，分別求”且”和”或”，與if配套非常好用，能減少if嵌套的個數(shù)。
（2）數(shù)學(xué)運算和統(tǒng)計函數(shù)，功能比較強大了。最常用的統(tǒng)計函數(shù)包括：Sum函數(shù)、Sumifs函數(shù)，Countifs函數(shù)，Average函數(shù)、averageifs函數(shù)。這三者其實用法都非常相似。這里只以sum函數(shù)系列為例：SUMIF(判斷區(qū)域，條件，求和區(qū)域)，注意，第1和第3個參數(shù)的相對位置關(guān)系一一對應(yīng)；sumifs(實際求和區(qū)域，第一個條件區(qū)域，第一個對應(yīng)的求和條件，第二個條件區(qū)域，第二個對應(yīng)的求和條件，第N個條件區(qū)域，第N個對應(yīng)的求和條件)，它是2007版及之后對sumif函數(shù)的升級版，真的是一個很棒的函數(shù)，可以設(shè)置127個求和條件，有了它，甚至可以放棄sumif啦。Count系列和average系列非常類似，具體可百度。
有幾點要注意：①這三類函數(shù)，若參數(shù)為單元格引用，如=sum(A2：A10)，Excel會忽略文本、邏輯值和空單元格，但不可以有錯誤值；當(dāng)然，若將文本和邏輯值直接設(shè)為函數(shù)的參數(shù)，如=sum(1,2,”abc”,true)，函數(shù)不會忽略。②使用sumif函數(shù)，可以處理包含錯誤值的區(qū)域，例如，輸入=SUMIF(G1:G17,'<=9e+307')，這里，用9e+307（9×10的307次方）這一接近excel處理上限的數(shù)值，來避開邏輯值。因為邏輯值比所有數(shù)值都大。③有時，輸入=sum(g1:g17,'>=I2')這種形式會報0，但是數(shù)據(jù)區(qū)域看上去是正常的。原因可能是，區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)不是數(shù)值類型，其中有一些看不到的字符，如空格等，所以就無法求和，顯示結(jié)果為0。④sumif函數(shù)為例，第三個參數(shù)和第一個參數(shù)是一一對應(yīng)關(guān)系，這里的對應(yīng)，是指相對位置的對應(yīng)，如影子一般，跟隨著平移。Sumif函數(shù)允許第三個參數(shù)與第一個參數(shù)區(qū)域尺寸不匹配，會自動以所輸入的求和區(qū)域最左上角的單元格為起點，擴展至能與第一個參數(shù)區(qū)域現(xiàn)狀匹配，但是小心sumifs函數(shù)不能自動智能擴展區(qū)域。⑤注意區(qū)分count函數(shù)：用于計算區(qū)域中，包含數(shù)字的單元格的個數(shù)。使用格式：count(數(shù)組、單元格引用或單元格區(qū)域)，不要和條件計數(shù)countifs函數(shù)弄混淆了！另外，注意：不自己寫，永遠(yuǎn)不知道雷區(qū)這么多。比如，要求非空單元格的個數(shù)，正確：=COUNTIF(B30:B36,'<>''')或正確：=COUNTIF(B30:B36,'=6')，錯誤：=COUNTIF(B30:B36,<>'')。
這里，值得一提的是對空單元格的理解。真空單元格：是指該單元格沒有任何內(nèi)容，沒有公式、沒有透明的字符、沒有不可見的符號。 假空單元格：是專指用公式得出的空單元格，是指用公式設(shè)定的空值，即單元格不顯示、有公式無內(nèi)容。真空與假空的共性：都可以用''來表示。注意：='' 是假空，=' ' 不是假空，雖然同樣看不到內(nèi)容，但是這是得出一個空格字符，用LEN(A1)統(tǒng)計則得值為1。非真空：就是指不是真正的空單元格，其包含了假空和有內(nèi)容的單元格，這兩種都不是真空單元格，說白了就是單元格寫入了內(nèi)容，不管是公式還是其他內(nèi)容。
Excel中的取舍函數(shù)。數(shù)值取舍分為3種：一是通過設(shè)置單元格格式，改變了數(shù)據(jù)的顯示方式，但是并沒有改變數(shù)據(jù)本身；二是四舍五入取舍，改變了數(shù)據(jù)，包括：ROUND函數(shù)；三是非四舍五入取舍，包括：INT，TRUNC函數(shù)。ROUND函數(shù)還包括Roundup函數(shù)：遠(yuǎn)離零值，絕對值增大舍入，和rounddown函數(shù)：指靠近零值，絕對值減小的方向，向下舍入。TRUNC函數(shù)直接按位數(shù)截取，INT函數(shù)對數(shù)值進(jìn)行向下舍、取到最接近的整數(shù)。
