默認(rèn)分類 2010-08-18 14:54:01 閱讀100 評論0 字號：大中小 訂閱
剛剛辦理了一項借款事宜，所以今日就特別對《借款單》進(jìn)行一番學(xué)習(xí)與總結(jié)工作。
一、借款單的格式
首先我們得先來認(rèn)識一下借款單的格式，如圖1所示：
（圖1）
這是一般單位的內(nèi)外部借款單格式。對于好多單位來說，有短期往來，不涉及借款利息的話，會用到借款單。也有單位，給對方開借款收據(jù)，不用借款單。還有就是單位內(nèi)部人員，有時候需要預(yù)借現(xiàn)金，也可以用這個表格。我們公司用的就是這種格式的借款單，一式三聯(lián)，分別為付款憑證聯(lián)、結(jié)算憑證聯(lián)和回執(zhí)聯(lián)。
二、借款單的使用
一般來講，付款憑證聯(lián)是付款后作為支付憑證的附件，而結(jié)算憑證和回執(zhí)聯(lián)則都記錄該款項還款的情況，不同的是結(jié)算憑證是公司留底，一般在作為最后一次結(jié)算該借款憑證的附件，而回執(zhí)是員工留底作為結(jié)算和清賬的憑證。借款時將第一聯(lián)付款聯(lián)作為支付憑證的附件；第三聯(lián)給借款人保存（有的公司也采取暫保管的方法，我們公司便是），每次還款時在上面作記錄，在清賬后可以替代收據(jù)。第二聯(lián)結(jié)算聯(lián)由會計保存，每次還款時由會計在上面作和回執(zhí)聯(lián)同樣的記錄，在最后一次還清時附在清賬的憑證后。在這里我打算結(jié)合具體的實務(wù)操作來演練一下借款單的使用方法，譬如：我公司員工小張近日打算出差到外地，需要借用一些現(xiàn)金（1000元）做備用，等出差回來后用報銷單來沖減借款金額，那么該如何操作呢？
1.借款
首先，小張需要先到財務(wù)部領(lǐng)取一式三聯(lián)的借款單，即圖1格式的借款單三份，然后根據(jù)格式要求填好借款單，并找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字（后兩聯(lián)需用復(fù)寫紙來寫）。
然后，拿著此份借款單到財務(wù)部借錢就可，財務(wù)人員根據(jù)借款單上的金額把錢給借款人，并做賬如下：
借：其他應(yīng)收款---XX員工 1000
貸：現(xiàn)金 1000
此時，第一聯(lián)付款憑證聯(lián)做記賬附件，第二聯(lián)結(jié)算憑證聯(lián)交出納，第三聯(lián)回執(zhí)聯(lián)給小張（我們公司一并保管）。
2.報銷（還款）
報銷時，報銷人小張拿費用報銷單及回執(zhí)聯(lián)就可以了，分兩種情況：
（1）若報銷的金額超過借支的，如報銷金額為1500元，則做賬如下：
借：營業(yè)費用等 1500
貸：現(xiàn)金 500
其他應(yīng)收款---XX員工 1000
（2）若借支的錢沒花完，有剩余的，如報銷金額為800元，則做賬如下：
借：營業(yè)費用等 800
現(xiàn)金 200
貸：其他應(yīng)收款---XX員工 1000,
財務(wù)人員在結(jié)算聯(lián)和回執(zhí)聯(lián)的借款單付款記錄的位置處，標(biāo)明款已還清（在此也需使用到復(fù)寫紙），然后把其中的第三聯(lián)回執(zhí)聯(lián)交與借款人留存，第二聯(lián)結(jié)算聯(lián)附在清賬的憑證后，至此該筆業(yè)務(wù)完成。
三、其他
這里我在網(wǎng)上查詢了一些關(guān)于借款單的問題，結(jié)合自己的理解匯總了一下，希望能夠給讀者一些幫助，而且，作為剛剛步入會計行業(yè)的我來說，需要學(xué)習(xí)的東西實在是太多，我寫作本文的想法實在是出于自己的工作總結(jié)，希望在總結(jié)的過程中能夠發(fā)現(xiàn)自身的問題和不足之處，爭取最大化的學(xué)習(xí)到新的知識，也希望能夠把我的總結(jié)與學(xué)習(xí)寫出來后，給予像我一樣的新人們一點點的幫助，更重要的是迫切的希望前輩們能夠給予批評與指點，不甚感激。
問題（一）：我是分公司（分公司非獨立核算）的出納，會計讓我每個月都把費用帳記一下登陸到帳務(wù)系統(tǒng)，我看他以前的帳所有的費用都是這么記的，
借：**費用
貸：其他應(yīng)收款——個人——（分公司負(fù)責(zé)人）
分公司員工在我這借款時需要填《現(xiàn)金借款單》，然后回來報銷，那么我需要把分公司借款單這個帳記到總公司帳上嗎？如果要記得話，分錄該怎么寫呢？
答案：拿到總公司錢 借：現(xiàn)金/銀行
貸：其他應(yīng)付款-總公司
員工借支或說是領(lǐng)款 憑領(lǐng)款單或你說的現(xiàn)金借款單：
借：其他應(yīng)收款-某個人
貸：現(xiàn)金
員工回來報效時沖個人的其他應(yīng)收款
借：現(xiàn)金（如沒用完有現(xiàn)金余下)
管理費用/原材料.....
貸：其他應(yīng)收款--某個人
問題（二）：在實際的實務(wù)操作過程中，單位也存在使用“單聯(lián)式”的借款單或者“雙聯(lián)式”的借款單，這該如何理解呢?
答案：
1.“單聯(lián)式”借款單
我們知道在借款入賬時間的確認(rèn)方面，各單位根據(jù)不同的情況，大體會出現(xiàn)以下三種情形的操作：
（一）借款單一直不入賬，借款人還款時方才退還其借款單。像這種情況，我公司就是在使用“單聯(lián)式”的借款單，一般是在員工臨時借支，并會很快返還的情況下使用，往往就不在賬上表現(xiàn)了。當(dāng)然可能有人會指出這是一種不規(guī)范的做法，不能客觀、及時地進(jìn)行核算單位資產(chǎn)，導(dǎo)致資金體外循環(huán)，如果借款單毀損、丟失，則無法確認(rèn)借款事實，所以我特別強調(diào)了一下前期條件，自己靈活使用吧。
（二）發(fā)生借款當(dāng)時不入賬，在借款人當(dāng)月還款或報銷沖抵借款時退還借款單；如果借款人當(dāng)月沒有還款或沒有通過報銷費用來沖抵借款，則不退還借款單，借款單作為原始憑證入賬。這種情況在我公司很少存在，但是并不代表其他公司不存在，相反，可能還會有很多公司運用這種操作（還是單聯(lián)式借款單的使用）。我想他的做法還有一點補充就是借款單入賬使用，后期還款沖賬時另開收據(jù)。
（三）不論是在期初，還是在期末，一旦發(fā)生借款就入賬，不論當(dāng)月或以后還款與報銷沖抵借款，一律另開收據(jù)，均不退還借款單。這種操作應(yīng)該說是對單聯(lián)式借款單的最規(guī)范的操作了，該做法能夠真實、完整、及時地對實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項進(jìn)行會計核算，保證資金的安全。
2.“雙聯(lián)式”借款單
一聯(lián)是財務(wù)出納記賬，一聯(lián)給借款人留存。兩聯(lián)格式基本相同，但借款人留存的一聯(lián)可以多一個歸還日期和蓋財務(wù)章處。
1）若財務(wù)出納聯(lián)沒有作為原始憑證做賬，借款人就報銷了業(yè)務(wù)，那么這一聯(lián)可以退還給借款人，就像這樣的業(yè)務(wù)沒有發(fā)生似的，今后也不會有什么經(jīng)濟(jì)糾紛，像這樣的平時一聯(lián)就行了。
2）若財務(wù)出納聯(lián)已經(jīng)做賬了之后，借款人來報銷業(yè)務(wù)，按會計制度規(guī)定，原始憑證是不能抽出來退還給借款人的。借款人如果沒有什么他還款的憑證，會計和出納合伙坑借款人，就有糾紛發(fā)生的。這時只要借款人在報銷時拿出他的那一聯(lián)，讓財務(wù)人員寫上歸還日期和蓋上財務(wù)章就行了。
