出納員編制填寫的記賬憑證通常有兩類：一類是通用憑證，即不分收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證，只用統(tǒng)一格式的“記賬憑證”來處理所有的會計業(yè)務；一類是分錄憑證，即由收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證共同組成一套記賬憑證，分別處理貨幣資金收付業(yè)務與轉(zhuǎn)賬業(yè)務。其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專用憑證。以分錄憑證為例，出納員在編制記賬憑證時，應在以下三個方面特別注意。 首先，應當明確“收款憑證”和“付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款，是指單位收進的貨幣資金，包括現(xiàn)金和銀行存款，絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行設計印制的記賬憑證中，將收款憑證印制成“現(xiàn)金收入憑證”，將付款憑證印制成“現(xiàn)金付出憑證”，用來專門處理現(xiàn)金收付業(yè)務，而把銀行存款的收付業(yè)務用“轉(zhuǎn)賬憑證”處理，這就更不規(guī)范了。
其次，要正確填寫有關(guān)內(nèi)容。記賬憑證一般有七個要素，應按順序填寫有關(guān)欄目。一是要按記賬日期填寫年、月、日，且年份要寫全稱；二是按貨幣資金的收付事項分別編制“字號”，“總字號”一般留給會計員填寫；三是按業(yè)務內(nèi)容簡潔而清楚地填寫摘要，不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務，讓會計員也能從記賬憑證上看清發(fā)生了什么業(yè)務；四是依據(jù)收付款憑證分別填寫有關(guān)貨幣資金科目，以及與之相聯(lián)系的對應科目。一般來講，收款憑證上“借方科目”在憑證上方，可按業(yè)務內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱，其對應科目位置在憑證欄目內(nèi)；反之，付款憑證上“貸方科目”印制在憑證上方，可按業(yè)務內(nèi)容分別填寫“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目名稱，其對應科目位置在憑證欄目內(nèi)；五是將發(fā)生額清晰地填入同行對應科目的金額欄；六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫附件張數(shù)。注意：（1）用購買的膠水粘附件，不要用大頭針別上，也不要用面糊做成的糨糊粘貼，以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。（2）粘貼附件時留下憑證裝訂線，以供日后翻閱。（3）附件粘貼要整齊，一般是將上邊對齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊，不能裝訂后打不開；七是在憑證下方的“出納”或“制單”處簽章。
再次，要注意幾個事項：一是書寫要認真，字跡要清晰，數(shù)碼要規(guī)范；二是按規(guī)定使用筆墨，不能隨便使用紅筆，不準用圓珠筆、鉛筆填寫；三是正確改錯，不要隨意涂抹；四是提現(xiàn)業(yè)務與存現(xiàn)業(yè)務統(tǒng)一用“付款憑證”，提現(xiàn)時以“銀行存款”科目減少為主，對應科目即是“現(xiàn)金”；存現(xiàn)時反之，以“現(xiàn)金”科目增加為主，對應科目即是“銀行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異，只是在編寫字號時注意不要混淆，因為憑證格式一樣，顏色一樣，容易出錯。
